Hur man definierar roller och ansvar för att öka ansvarigheten

definiera tydliga roller och ansvar är en vanlig ”gå till” – lösning för teamledare när saker går sönder i ditt team. Men tänk om du kunde definiera roller och ansvar på ett sätt som också förbättrar ansvarsskyldigheten?

vanliga uppdelningar i ett lag inkluderar missade tidsfrister eller personer som inte håller sina åtaganden gentemot varandra. Det kan också innehålla viktiga saker som faller genom sprickorna utan att någon tar ägande. Symtomen på dessa nedbrytningar är ofta en kombination av finger som pekar på ”dem” och motiverar att ”jag gjorde min del”.

att definiera tydliga roller och ansvar är en bra praxis för att bilda ett framgångsrikt team. Även om denna praxis tillfälligt kan ta itu med uppdelningarna, uppstår ofta de underliggande problemen som orsakas av brist på tydlighet. Det är därför jag rekommenderar att du går ett steg längre genom att också genomföra Stiftelsen för ökad ansvarsskyldighet. Kombinationen av både klargörande roller och ansvar och genomförande av praxis för ansvarsskyldighet kommer att underlätta hållbar hög prestanda.

två steg för att förbättra lagprestanda

först, ta dig tid att tydligt definiera (eller omdefiniera) rollen för varje teammedlem. Detta inkluderar det specifika ansvaret för varje roll som säkerställer att du har rätt personer och rätt kompetens i laget för att utföra ditt teams uppdrag. På så sätt klargör du vilka typer av bidrag varje teammedlem kan göra. Denna tydlighet ger alla i teamet en förståelse för vad du kan uppmana specifika människor att göra.

det andra steget är att teammedlemmarna ska bli tydliga om vad de behöver av varandra för att lyckas. Det är detta andra steg som sällan tas upp. Ändå är detta steg nyckeln till att skapa den ansvarsnivå som är nödvändig för hög prestanda.

Nedan följer en ytterligare förklaring av varje steg, varför de spelar roll och hur de arbetar tillsammans för att säkerställa hög prestanda.

Steg 1: Hur definierar du Roller och ansvar?

en enskild roll i ett team är inte samma sak som en arbetsbeskrivning. Roller för enskilda teammedlemmar drivs av teamets uppdrag och färdigheter, erfarenhet, kunskap etc. det är viktigt för att uppnå lagets mål. Teamledarens (eller projektledare) roller och ansvar är kanske det enklaste att definiera. De är ansvariga för lagets framgång, som ofta börjar med att definiera framgång. Deras roll är att bygga laget och styra strategin, planeringen och genomförandet. Naturligtvis är lagledarens ultimata roll att leda och hantera laget till framgång.

teamroller definieras baserat på det bidrag som krävs från varje teammedlem för att utföra uppdraget.

Tänk på dessa bidragsdomäner när du definierar varje teammedlemsroll:

1. kompetens och / eller kunskap (dvs. vad vet de?)
2. erfarenhet (dvs vad har de gjort?)
3. kapacitet (dvs vad kan de göra för laget?)

ansvaret definieras av den typ av engagemang som teamet kräver av individen i sin roll.

sa ett annat sätt, vad räknar du specifikt med att de ska göra för laget?

till exempel:

1. ge vägledning och råd.
2. bidra strategiskt tänkande.
3. skapa innovativa ideer.
4. utför en specifik uppgift eller typ av uppgift.

det råder ingen tvekan om att tydligt definiera roller och ansvar kan bidra till att underlätta ett teams effektivitet. Men det här räcker inte om du vill skapa förutsättningar för hög prestanda.

varför definiera roller och ansvar ensam är inte tillräckligt

för att säkerställa hållbar hög prestanda, det finns en underförstådd tro på att om roller och ansvar är tydliga (dvs. alla vet vad de ska göra), då kommer saker att bli gjorda och fungera smidigt. Jag föreslår att tro är en myt och här är varför.

roller och ansvar är en slags gräns som skiljer en persons roll från en annan. De är användbara när det gäller att delegera uppgifter och hantera arbete. Men tydligt definierade roller och ansvar på egen hand är otillräckliga för att stödja och uppmuntra lagarbete.

detta beror på att gränser är vad som skiljer människor snarare än att föra dem samman. När du bara definierar gränserna kommer du oundvikligen att upptäcka något du inte tydligt har definierat. Och det kommer bara att vara en fråga om tid innan något annat faller genom sprickorna. När detta händer kommer du att hitta dig själv försöker återigen definiera roller och ansvar.

dessutom ser diagrammet nedan verkligen ut som ett lag för dig?

ändå är det traditionella organisationsschemat exakt det sammanhang du förstärker när du bara fokuserar på att definiera roller och ansvar. Vilket leder till det väsentliga andra steget som är att definiera hur ”rutorna” ansluter. Med andra ord måste du också definiera hur de människor som sitter i rutan för varje roll faktiskt kommer att arbeta tillsammans för att optimera den positiva effekten.

steg 2: Definiera vad du kan lita på från varandra

det finns något enkelt, men otroligt viktigt, som saknas i den traditionella definitionen av roller och ansvar. Det som saknas är tydlighet om vad teammedlemmar kan lita på från varandra. Det är detta steg som gör att du kan öka ansvarigheten i ditt team.

genom att klargöra hur människor kan och måste stödja varandra ser du till att arbetet blir gjort och att relationerna fungerar. Detta är ett mycket effektivt tillvägagångssätt för att förbättra lagarbete och resultat.

när du definierar roller och ansvarsområden klargör du vad varje teammedlem kan göra och förväntas göra. Men det är först när teammedlemmar utvecklar en bättre förståelse för vad de kan lita på från varandra som du kommer att skapa förutsättningar för fortsatt framgång. Tydlighet och förtroende för vad du kan lita på från varandra ersätter också fenomenet ”jag gjorde min del” men ”de gjorde inte deras” med en attityd av ”vad behöver vi göra för att lyckas”.

enkelt sagt, ett teams prestanda är en direkt återspegling av teammedlemmarnas förmåga att vara beroende av varandra.

hur man gör övergången från att göra min del till att göra vad som krävs för att lyckas tillsammans

vill du stoppa saker från att falla genom sprickorna? Är du intresserad av att ge människor möjlighet att ta personligt ansvar för att göra vad som behöver göras? Vill du hellre ha människor fokuserade på att producera resultat snarare än att oroa sig för vems jobb det är att göra vad?

klargör sedan kopplingarna mellan teammedlemmarna genom att låta dem aktivt förhandla om avtal med varandra för att säkerställa ömsesidig framgång. Så här börjar du bygga en bro mellan den hierarkiska modellen vi har ärvt och de metoder som är nödvändiga för att vara effektiva i en dynamisk arbetsmiljö.

att använda detta tillvägagångssätt orsakar en övergång från mitt jobb vs. ditt jobbtänkande till en tankegång om vad vi alla behöver göra för att säkerställa vår gemensamma framgång.

när teammedlemmar lovar varandra och hedrar dem, stärker de både sina arbetsrelationer och deras teams framgång. När människor frågar efter vad de behöver med förtroende för att deras lagkamrater kommer att leverera, vinner alla. Så här ser ansvarsskyldigheten ut i aktion.

Hur definierar roller, ansvar och ansvarighet fungerar tillsammans

när ni båda deltar i att klargöra roller och ansvar och utveckla ansvarsfulla relationer, är ditt team utrustat för att lära sig och anpassa sig för att hantera vad som kommer nästa.

roller och ansvarsområden kommer aldrig att definieras perfekt eftersom du sällan kommer att kunna tänka på allt som någon behöver göra i förväg. Dessutom kommer oförutsedda omständigheter oundvikligen att uppstå. Men när du utvecklar disciplinen att klargöra avtal mellan människor med tanke på deras roller, blomstrar lagarbete.

genom att inte bara fokusera på vad varje teammedlem måste göra som individer, utan också på vad teammedlemmar kan lita på från varandra, bygger du förtroende och utvecklar en ansvarsfull kultur.

när ni båda tydligt definierar roller och ansvarsområden, samt definierar vilka teammedlemmar som kan lita på varandra, bygger ni praktiken av ansvarsskyldighet i strukturen i ditt teams relationer. Detta är en vinnande kombination, inte bara för bättre resultat, men också för att bygga en hållbar grund för hög prestanda.