hur företag kan hålla reda på betalningar

oavsett om du är en enskild näringsidkare eller växande e-handel återförsäljare, en av de första beställningarna av verksamheten bör bestämma hur man håller reda på fakturor och betalningar. Här är några tips som hjälper dig att hålla dig organiserad.

vikten av bokföring

att hålla reda på betalningar har en direkt inverkan på ditt företags kassaflöde, så det är viktigt att effektivisera denna process med ett organiserat bokföringssystem. Om du inte får kundbetalningar i tid har du inte de medel som krävs för att betala dina egna utgifter. Dessutom kan kredit drabbas till följd av ett minskat kassaflöde.

det bästa bokföringssystemet beror på flera faktorer:

• typ av verksamhet

• affärsmodell

• korta och långsiktiga mål

• skattestruktur

hur man håller reda på mottagna betalningar

det verkar enkelt i teorin – du skickar en faktura till en kund och får en betalning i gengäld.

så, varför är det så svårt att hålla reda på betalningar ibland? Det kokar ofta ner till timing. Om du använder den traditionella bokföringsmetoden för att skicka ut fakturor och vänta på ett svar, spåra alla betalningar manuellt, kan det finnas långa fördröjningar mellan varje steg. Du behöver inte bara vänta på att kunden får fakturan, men då måste du vänta på betalningen. Det tar tid för betalningen att rensa in på ditt bankkonto, och vid den här tiden kan det vara en helt ny redovisningsperiod.

när du bestämmer hur du ska hålla reda på mottagna betalningar måste du arbeta med denna tidsfördröjning i ekvationen. Helst, om du har en online-verksamhet, kan du helt enkelt ta emot betalningar elektroniskt via din webbplats. För de företag som måste lämna faktura, dock, här är några enkla steg för att förenkla processen:

1. använd en enhetlig mall för fakturor och verifiera all betalningsinformation för att undvika förseningar.

2. sätt ett uppföljningssystem på plats för sena fakturor. Vänta inte tills fakturorna är 60 dagar förfallna. För att undvika ytterligare förseningar, ringa ett telefonsamtal med din klient så snart betalningen är försenad.

3. Håll koll på dina finansiella rapporter. Spåra betalningar som tas emot i ett kalkylblad, uppdatera din resultaträkning regelbundet för att visa eventuella ändringar.

4. använd bokföringsprogramvara för att automatisera processen. Ett bra program kan automatiskt utfärda fakturor, spåra betalningar och varna dig för eventuella skillnader mellan de två.

hur man håller reda på räkningar och betalningar som är skyldiga

när du har räknat ut kundfordringar eller hur man håller reda på kundbetalningar måste du tänka på att spåra dina utgifter och utgifter. Att sätta ett starkt system på plats säkerställer att du inte missar några räkningar, men det hjälper också med budgetering eftersom du kan analysera och förutse regelbundna kostnader.

1. det första steget i att bestämma hur man håller reda på räkningar och betalningar är att placera alla dina månatliga betalningar i kategorier. Dessa ska delas upp efter betalningstyp. Du kan till exempel betala några räkningar med ditt checkkonto och andra med ditt företagskreditkort.

2. gör ett kalkylblad som beskriver alla dina utgående betalningar varje månad och markerar olika betalningstyper efter färg för att skilja dem åt. Du kan också ordna dem efter förfallodatum, factoring i bank handläggningstider.

3. använd betalningsspårningsprogramvara för att säkerställa att dina betalningar skickas ut automatiskt. De bästa bokföringsprogrammen ger dig en tydlig bild av alla kontroll-och kreditkonton från en central instrumentpanel.

4. uppdatera kalkylarket när betalningar lämnar dina konton och räkningar betalas.

överväg att gå digitalt

använder du fortfarande pappersfakturor? Överväg att gå papperslös på kontoret för att hålla reda på betalningar mer effektivt. Digitalisera alla dina fakturor, räkningar, kontoutdrag, anställdas filer och andra finansiella rapporter.

genom att digitalisera din ekonomi får du snabb tillgång till allt du behöver med en överblick. Skannade dokument är lättare att skicka till IRS eller din personliga revisor, och du kan verifiera om kundfakturor har betalats eller inte.

vad du ska leta efter i bokföringsprogram

ett bokföringsprogram är ett måste för företag idag. Men inte all programvara skapas lika. Leta efter följande funktioner för att hålla reda på räkningar och betalningar mer effektivt:

• kompatibel med flera användare: helst bör varje anställd kunna ange sina egna utgifter och registrera fakturor.

• molnbaserat system: Du bör kunna använda bokföringsprogrammet var som helst.

• kostnadseffektiv prissättningsstruktur: större företag behöver en mer omfattande plan, men småskaliga handlare kan ha minimala bokföringsbehov för en handfull kunder.

• säkerhet: om du lagrar känsliga finansiella data, se till att den är skyddad med rätt krypteringsnivåer.

vi kan hjälpa

GoCardless hjälper dig att automatisera betalning insamling, skära ner på mängden admin ditt team behöver ta itu med när jagar fakturor. Ta reda på hur GoCardless kan hjälpa dig med ad hoc-betalningar eller återkommande betalningar.