Outlook-regler hjälper användare att organisera sina brevlådor. Tack vare dem kan siktning av skräppost från viktiga meddelanden vara mer automatisk och användarnas brevlådor kan se mindre kaotiska ut. Det är den ljusa sidan av Outlook-reglerna. Den mindre ljusa sidan är att användarna är mycket beroende av dem och varje gång det finns en fråga om reglerna, administratörer befinner sig i stormens öga. Du kan dock vara lugn, eftersom jag kommer att visa dig hur du hanterar användarnas Outlook-regler med PowerShell. Men först måste du veta skillnaden mellan de två typerna av dessa regler, för att lära dig vad du kan göra med PowerShell och vad som kräver ett direkt ingripande i användarnas e-postklienter.
server-side regler vs. klientsidan regler
Outlook regler kan vara antingen serversidan eller klientsidan. Att förstå skillnaderna mellan dem är avgörande för en administratör, eftersom typen bestämmer när de körs och vilka cmdlets som kan användas för att hantera dem.
- server-side rules: deras utförande utförs helt av Exchange-servern. De verkställs även när användarens Outlook-klient är offline. Du kan använda alla cmdlets som anges i den andra delen av artikeln. Tänk på att regler som skapats i Outlook Web App alltid är serversidan. Möjliga användningar av dessa Outlook-regler inkluderar:
- ändra prioriteten för ett e-postmeddelande,
- flytta ett inkommande meddelande till en annan mapp,
- ta bort ett e-postmeddelande.
- regler på klientsidan: dessa regler körs endast när Outlook är online och användaren är inloggad. Det fungerar inte om ett e-postmeddelande nås från en annan e-postklient eller en mobil enhet. Dessutom är det omöjligt att använda PowerShell för att skapa eller ändra dem med New-InboxRule Och Set-InboxRule med hjälp av regler på klientsidan, Outlook kan t. ex.:
- flytta meddelanden till en PST-fil,
- spela upp ett visst ljud när e-post från en viss adress kommer
- markera ett meddelande som läst
för att kontrollera om en regel är Server-eller klientsidan kan du använda Hantera regler & varningsfönster i Outlook. Klientsidan regler har (endast klient) text läggs till deras namn, medan serverregler inte:
det här Outlook-fönstret är det enda stället där du säkert kan kontrollera typen av en Outlook-regel. Det finns inget säkert sätt att bestämma detta i Exchange Management Shell. Det är sant att, vanligtvis, klientsidan regler har en kortare beskrivning i EMS, som visas i den andra delen av artikeln, men det är knappast en idiotsäkert sätt att bestämma en regeltyp.
hantera Outlook-regler med PowerShell
från och med Exchange Server 2010 har Microsoft gett möjlighet att använda PowerShell för fjärrhantering av Outlook-regler. De cmdlets som används för detta ändamål är följande:
- Get-InboxRule, som förhandsgranskar regeluppsättningen för en viss postlåda,
- New-InboxRule, som skapar en ny regel på distans,
- Enable-InboxRule och Disable-Inboxrule används för att aktivera och inaktivera regler,
- Set-Inboxrule, som ändrar regler,
- remove-inboxrule, som kan användas för att ta bort regler
tänk på att framgångsrikt utförande av en cmdlet från listan ovan (bortsett från get-inboxrule), tar bort alla regler på klientsidan som skapats i Outlook för en användare (se den här Dokumentwebbplatsen för mer information).
Get-InboxRule
denna cmdlet används främst för att förhandsgranska alla regler för en viss postlåda. I sin grundläggande form ser det ut så:
Get-InboxRule -Mailbox <mailbox_name>
som du kan se har varje regel sin egen, distinkta RuleIdentity-parameter. Denna parameter kan användas för att visa dess inställningar och beskrivning, så:
Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_name> -Identity <number> | FL
det är dock mycket enklare och effektivare att söka och visa Outlook-regler med namn och beskrivning:
Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_user> | Select Name, Description | FL
här kan du se skillnaden mellan serversidan och klientsidan regler, som nämnts tidigare: i PowerShell är beskrivningen av den förra komplett, medan beskrivningen av den senare är mycket kortare och visar endast regelns villkor:
Outlook:
Exchange Management Shell:
New-InboxRule
denna cmdlet låter en Exchange Server-administratör skapa en serversidan regel på distans. Det kan inte användas för att skapa en klientregel. Med andra ord kan du bara ställa in en sådan regel med en användares Outlook-klient.
jag kommer att visa hur man skapar två olika regler med hjälp av denna cmdlet.
följande cmdlet skapar en regel som flyttar meddelanden som innehåller ordet ”spam” i ämnet till skräppostmappen:
New-InboxRule -Name "Move to Spam" -Mailbox j.doe -MoveToFolder '[email protected]:\Junk Email' -SubjectContainsWords "Spam" -StopProcessingRules $True
Tänk på att du kan kombinera det med en e-postflödesregel som lägger till ordet ”spam” till e-postämnet när du uppfyller vissa villkor.
nästa cmdlet genererar en regel som flyttar e-postmeddelanden som mottagits före April 15, 2017, från inkorgen till undermappen Arkiv:
New-InboxRule -Name "To archive" -Mailbox [email protected] -MoveToFolder "[email protected]:\Inbox\Archive" -ReceivedBeforeDate "04.15.2017"
aktivera-Inboxrule, inaktivera-Inboxrule,
du kan använda dem för att aktivera och inaktivera Outlook-regler
du kan kontrollera vilka regler som är aktiverade med Get-Inboxrule:
Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_name>
inaktivera och aktivera en regel fungerar på samma sätt:
Disable-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>
Enable-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>
Set-InboxRule
denna cmdlet kan du ändra någon serversidan regel. Det är en bra praxis att kontrollera den detaljerade beskrivningen av regeln du vill ändra. Du kan göra det med den tidigare beskrivna Get-InboxRule cmdlet:
Get-InboxRule –Identity <rule_name> Mailbox <mailbox_user> | Select Name, Description | FL
Låt oss ändra dess villkor så att det reagerar på ordet ”spam” som ingår i e-postkroppen, istället för dess ämne:
Set-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name> -BodyContainsWords "spam" -SubjectContainsWords $nule
Remove-InboxRule
den sista cmdlet tar bort alla regler du anger från en postlåda oåterkalleligt.
Remove-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>
vanliga problem med Outlook rules
Outlook rules ger användarna möjlighet att styra och organisera sina brevlådor innehåll. Samtidigt genererar dessa regler problem med meddelandena. Nedan är de vanligaste problemen Exchange Server-administratörer stöter på:
regler konflikt
konflikter uppstår vanligtvis när mer än en regel gäller för ett inkommande e-postmeddelande. Till exempel:
John får ett meddelande från Tony med ämnet viktigt. Johns Outlook har två regler som gäller för detta e-postmeddelande. Den första ska flytta alla meddelanden från Tony till medarbetarnas undermapp. Den andra regeln är tänkt att flytta e-postmeddelanden med ämnet som är viktigt för undermappen viktiga e-postmeddelanden.
om båda reglerna är klientsidan, kommer de att utföras enligt den prioritet de har (du kan kontrollera rules’ priority med Get-InboxRule-Mailbox <mailbox_name>). I den här situationen kommer meddelandet från Tony att gå till medarbetarnas undermapp och den andra regeln kommer inte att verkställas på grund av konflikten.
men det verkliga problemet börjar, när serversidan och klientsidan regler mix. När Outlook-klienten är offline körs regler på serversidan först, även om de har lägre prioritet. Låt oss gå tillbaka till exemplet ovan. Om den första regeln är klientsidan och den andra är serversidan flyttas meddelandet till olika mappar, beroende på om klienten körs eller inte.
Vidarebefordringsregler
möjligheten att skapa sådana regler leder ofta till att e-postmeddelanden antingen dupliceras, saknas eller går till fel mottagare. Ett sådant problem kan uppstå om en användare glömmer att innan de går på semester sätter de en regel som vidarebefordrar sin korrespondens till någon annan (och det händer mycket).
du kan lösa sådana problem med loggar från Get-MessageTracingLog cmdlet. Du kan hitta sådana avvikelser genom att leta efter POSTBOXRULE under Källhuvudet:
då kan du filtrera denna MAILBOXRULE händelse:
och slutligen, använd Get-InboxRule-regeln för att lära dig vars regel är ansvarig för problemet:
Outlook-regler i ett företag
förutom att hjälpa enskilda användare kan Outlook-regler också användas för att organisera arbetsflödet för ett helt företag. Du kan till exempel fjärrskapa undermappar i användarnas inkorg-mappar och sedan skapa en regel som flyttar e-postmeddelanden från ett internt företagsprogram till de nyskapade mapparna. Det kommer att hjälpa till att hålla korrespondensen välorganiserad i hela företaget.
först kan du använda ett EWS-baserat skript för att skapa mappar i användarnas brevlådor.
nästa, med hjälp av New-InboxRule, kan du skapa en regel som flyttar meddelandena du väljer till de nyskapade undermapparna.
Observera att detta är ett enda exempel på hur Outlook-regler kan användas i ett företag.
utan tvekan kan Outlook-regler komma till nytta i många situationer. Samtidigt kan hantering av dem tillsammans med E-postflödesregler vara ganska överväldigande ur en Exchange Server-administratörs perspektiv. I vissa fall kan en mängd av dessa regler orsaka en stor störning i företagets postflöde. För att göra en administratörs jobb mycket enklare kan du använda Exchange Rules Pro. En av dess många funktioner är att det hjälper till med att hantera transportregler och se till att postflödet inte störs.
