regulile Outlook ajută utilizatorii să își organizeze cutiile poștale. Datorită acestora, cernerea spamului din mesajele importante poate fi mai automată, iar cutiile poștale ale utilizatorilor pot părea mai puțin haotice. Aceasta este partea bună a regulilor Outlook. Partea mai puțin strălucitoare este că utilizatorii depind foarte mult de ei și de fiecare dată când există o problemă cu privire la reguli, administratorii se găsesc în ochiul furtunii. Totuși, puteți rămâne calm, deoarece vă voi arăta cum să gestionați regulile Outlook ale utilizatorilor folosind PowerShell. Dar mai întâi, trebuie să cunoașteți diferența dintre cele două tipuri de reguli, pentru a afla ce puteți face cu PowerShell și ce necesită o intervenție directă în clienții de e-mail ai utilizatorilor.
reguli Server-side vs.reguli client-side
regulile Outlook pot fi fie server-side sau client-side. Înțelegerea diferențelor dintre ele este crucială pentru un administrator, deoarece tipul determină când sunt executate și ce cmdleturi pot fi utilizate pentru a le gestiona.
- reguli Server-side: executarea lor este efectuată în întregime de serverul Exchange. Acestea sunt aplicate chiar și atunci când Clientul Outlook al utilizatorului este offline. Puteți utiliza toate cmdleturile enumerate în partea următoare a articolului. Rețineți că regulile create în Outlook Web App sunt întotdeauna pe partea de server. Utilizările posibile ale acestor reguli Outlook includ:
- modificați prioritatea unui e-mail,
- mutați un mesaj primit într-un alt folder,
- ștergeți un e-mail.
- reguli din partea clientului: aceste reguli sunt executate numai atunci când Outlook este online și utilizatorul este conectat. Nu va funcționa dacă un e-mail este accesat de pe un alt client de e-mail sau de pe un dispozitiv mobil. Mai mult, este imposibil să utilizați PowerShell pentru a le crea sau modifica cu New-InboxRule și Set-Inboxrule folosind reguli din partea clientului, Outlook poate de ex.:
- mutați mesajele într-un fișier PST,
- redați un sunet specific atunci când ajunge e-mailul de la o anumită adresă
- marcați un mesaj ca citit
pentru a verifica dacă o regulă este Server-side sau Client-side, puteți utiliza fereastra Gestionare reguli & alerte în Outlook. Regulile din partea clientului au text (Numai client) adăugat la numele lor, în timp ce regulile serverului nu:
această fereastră Outlook este singurul loc în care puteți verifica cu siguranță tipul unei reguli Outlook. Nu există o anumită modalitate de a determina acest lucru în Exchange Management Shell. Este adevărat că, de obicei, regulile din partea clientului au o descriere mai scurtă în EMS, așa cum se arată în partea ulterioară a articolului, dar este cu greu un mod infailibil de a determina un tip de regulă.
gestionarea regulilor Outlook cu PowerShell
pornind de la Exchange Server 2010, Microsoft a oferit posibilitatea de a utiliza PowerShell pentru gestionarea la distanță a regulilor Outlook. Cmdleturile utilizate în acest scop sunt următoarele:
- Get-InboxRule, care previzualizează setul de reguli pentru o cutie poștală specificată,
- New-InboxRule, care creează o nouă regulă de la distanță,
- Enable-InboxRule și Disable-InboxRule folosit pentru a activa și dezactiva regulile,
- Set-Inboxrule, care modifică Regulile,
- remove-inboxrule, care poate fi folosit pentru a șterge regulile
rețineți că executarea cu succes a oricărui cmdlet din lista de mai sus (în afară de get-inboxrule), elimină toate regulile client-side create în Outlook pentru un utilizator (consultați acest site Docs pentru mai multe informații).
Get-InboxRule
acest cmdlet este utilizat în principal pentru a previzualiza toate regulile stabilite pentru o anumită cutie poștală. În forma sa de bază se pare că:
Get-InboxRule -Mailbox <mailbox_name>
după cum puteți vedea, fiecare regulă are propriul parametru RuleIdentity distinct. Acest parametru poate fi utilizat pentru a vizualiza setările și descrierea acestuia, astfel:
Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_name> -Identity <number> | FL
cu toate acestea, este mult mai ușor și mai eficient să căutați și să vizualizați regulile Outlook după numele și descrierea lor:
Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_user> | Select Name, Description | FL
aici, puteți vedea diferența dintre regulile server-side și client-side, menționate mai înainte: în PowerShell, descrierea primului este completă, în timp ce descrierea acestuia din urmă este mult mai scurtă, arătând doar condițiile regulii:
Outlook:
Exchange Management Shell:
New-InboxRule
acest cmdlet permite unui administrator Exchange Server să creeze o regulă server-side de la distanță. Nu poate fi folosit pentru a crea o regulă client-side. Cu alte cuvinte, puteți configura o astfel de regulă numai utilizând clientul Outlook al unui utilizator.
vă voi arăta cum să creați două reguli diferite folosind acest cmdlet.
următorul cmdlet creează o regulă care mută mesajele care conțin cuvântul „spam” în subiect în dosarul de poștă electronică nedorită:
New-InboxRule -Name "Move to Spam" -Mailbox j.doe -MoveToFolder '[email protected]:\Junk Email' -SubjectContainsWords "Spam" -StopProcessingRules $True
rețineți că îl puteți combina cu o regulă de flux de e-mail care adaugă cuvântul „spam” la subiectul e-mailului atunci când îndepliniți anumite condiții.
următorul cmdlet generează o regulă care mută e-mailurile primite înainte de 15 aprilie 2017, din Inbox în subfolderul arhivă:
New-InboxRule -Name "To archive" -Mailbox [email protected] -MoveToFolder "[email protected]:\Inbox\Archive" -ReceivedBeforeDate "04.15.2017"
Enable-InboxRule, Disable-InboxRule,
le puteți utiliza pentru a activa și dezactiva regulile Outlook
puteți verifica ce reguli sunt activate Folosind Get-Inboxrule:
Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_name>
dezactivarea și activarea unei reguli funcționează în același mod:
Disable-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>
Enable-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>
Set-InboxRule
acest cmdlet vă permite să modificați orice regulă din partea serverului. Este o bună practică să verificați descrierea detaliată a regulii pe care doriți să o modificați. Puteți face acest lucru cu cmdletul Get-InboxRule descris anterior:
Get-InboxRule –Identity <rule_name> Mailbox <mailbox_user> | Select Name, Description | FL
să-i schimbăm condițiile astfel încât să reacționeze la cuvântul „spam” inclus în corpul de e-mail, în loc de subiectul său:
Set-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name> -BodyContainsWords "spam" -SubjectContainsWords $nule
Remove-InboxRule
ultimul cmdlet elimină ireversibil orice regulă pe care o specificați dintr-o cutie poștală.
Remove-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>
probleme comune cu regulile Outlook
regulile Outlook oferă utilizatorilor posibilitatea de a controla și organiza conținutul căsuțelor poștale. În același timp, aceste reguli generează probleme cu mesajele. Mai jos sunt cele mai frecvente probleme pe care administratorii Exchange Server le întâlnesc:
conflict de reguli
conflictele apar de obicei atunci când se aplică mai multe reguli unui e-mail primit. De exemplu:
John primește un mesaj de la Tony cu subiectul Important. Outlook John are două reguli care se aplică la acest e-mail. Primul ar trebui să mute toate mesajele de la Tony La subfolderul colegilor. A doua regulă ar trebui să mute e-mailurile cu subiectul Important în subfolderul Important de e-mailuri.
dacă ambele reguli sunt de tip client-side, acestea vor fi executate în funcție de prioritatea pe care o au (Puteți verifica prioritatea regulilor Folosind Get-InboxRule-Mailbox <mailbox_name>). În această situație, mesajul de la Tony va merge la subfolderul colegilor, iar a doua regulă nu va fi pusă în aplicare din cauza conflictului.
dar problema reală începe, atunci când regulile server-side și client-side se amestecă. Când Clientul Outlook este offline, Regulile din partea serverului vor fi executate mai întâi, chiar dacă au o prioritate mai mică. Să revenim la exemplul de mai sus. Dacă prima regulă este client-side și a doua este server-side, mesajul va fi mutat în foldere diferite, în funcție de faptul dacă clientul rulează sau nu.
reguli de redirecționare
capacitatea de a crea astfel de reguli duce adesea la e-mailuri fie duplicate, fie lipsă, fie la un destinatar greșit. O astfel de problemă poate apărea dacă un utilizator uită că, înainte de a pleca în vacanță, stabilește o regulă care transmite corespondența cu altcineva (și se întâmplă foarte mult).
puteți rezolva astfel de probleme folosind jurnalele din cmdletul Get-MessageTracingLog. Puteți găsi astfel de anomalii căutând intrarea MAILBOXRULE sub antetul sursă:
apoi puteți filtra acest eveniment MAILBOXRULE:
și în cele din urmă, utilizați regula Get-InboxRule pentru a afla a cărui regulă este responsabil pentru problema:
reguli Outlook într-o companie
în afară de a ajuta utilizatorii individuali, regulile Outlook pot fi, de asemenea, utilizate pentru a organiza fluxul de lucru al unei companii întregi. De exemplu, puteți crea de la distanță subfoldere în folderele Inbox ale utilizatorilor și apoi puteți crea o regulă care mută e-mailurile dintr-o aplicație internă a companiei în folderele nou create. Aceasta va ajuta la menținerea corespondenței bine organizată în întreaga companie.
în primul rând, puteți utiliza un script bazat pe EWS pentru a crea foldere în cutiile poștale ale utilizatorilor.
apoi, folosind New-InboxRule, puteți crea o regulă care va muta mesajele alese de dvs. în subfolderele nou create.
rețineți că acesta este un singur exemplu al modului în care regulile Outlook pot fi utilizate într-o companie.
fără îndoială, regulile Outlook pot fi utile în multe situații. În același timp, gestionarea acestora împreună cu regulile fluxului de poștă poate fi destul de copleșitoare din perspectiva unui administrator Exchange Server. În unele cazuri, o multitudine de aceste reguli poate provoca o perturbare majoră în fluxul de e-mail al companiei. Pentru a face munca unui administrator mult mai ușoară, puteți utiliza Exchange Rules Pro. Una dintre numeroasele sale caracteristici este că ajută la gestionarea regulilor de transport și la asigurarea faptului că fluxul de poștă nu este perturbat.
