Zarządzanie regułami Outlooka użytkowników z Exchange Management Shell (z PowerShell)

reguły programu Outlook pomagają użytkownikom organizować skrzynki pocztowe. Dzięki nim odsiewanie spamu z ważnych wiadomości może być bardziej automatyczne, A skrzynki pocztowe użytkowników mogą wyglądać mniej chaotycznie. To jest jasna strona zasad Outlook. Mniej pozytywną stroną jest to, że użytkownicy bardzo na nich polegają i za każdym razem, gdy pojawia się problem dotyczący zasad, administratorzy znajdują się w oku burzy. Możesz jednak zachować spokój, ponieważ pokażę Ci, jak zarządzać regułami Outlooka użytkowników za pomocą PowerShell. Ale najpierw musisz poznać różnicę między tymi dwoma typami tych reguł, aby dowiedzieć się, co możesz zrobić z Powershellem i co wymaga bezpośredniej interwencji w klientach poczty e-mail użytkowników.

reguły po stronie serwera vs.reguły po stronie klienta

reguły programu Outlook mogą być zarówno po stronie serwera, jak i po stronie klienta. Zrozumienie różnic między nimi ma kluczowe znaczenie dla administratora, ponieważ Typ określa, kiedy są one wykonywane i które cmdlety mogą być używane do zarządzania nimi.

• reguły po stronie serwera: ich wykonanie jest wykonywane w całości przez serwer Exchange. Są one egzekwowane nawet wtedy, gdy klient Outlook użytkownika jest offline. Możesz użyć wszystkich cmdletów wymienionych w dalszej części artykułu. Pamiętaj, że reguły tworzone w aplikacji Outlook Web App są zawsze po stronie serwera. Możliwe zastosowania tych reguł Outlook obejmują:

1. Zmień priorytet wiadomości e-mail,
2. Przenieś wiadomość przychodzącą do innego folderu,
3. Usuń wiadomość e-mail.

• reguły po stronie klienta: reguły te są wykonywane tylko wtedy, gdy Outlook jest online, a użytkownik jest zalogowany. Nie zadziała, jeśli wiadomość e-mail jest dostępna z innego klienta poczty e-mail lub urządzenia mobilnego. Co więcej, nie jest możliwe użycie PowerShella do tworzenia lub modyfikowania ich za pomocą New-InboxRule I Set-InboxRule przy użyciu reguł po stronie klienta, Outlook może np.:

1. Przenieś Wiadomości do pliku PST,
2. Odtwórz określony dźwięk, gdy nadejdzie poczta z określonego adresu
3. Oznacz wiadomość jako przeczytaną

aby sprawdzić, czy reguła jest po stronie serwera lub klienta, możesz użyć Zarządzaj regułami & okno alertów w programie Outlook. Reguły po stronie klienta mają (tylko klient) tekst dodany do ich nazwy, podczas gdy reguły serwera nie:

to okno programu Outlook jest jedynym miejscem, w którym można sprawdzić typ reguły programu Outlook. Nie ma pewnego sposobu na określenie tego w Exchange Management Shell. Prawdą jest, że zazwyczaj reguły po stronie klienta mają krótszy Opis W EMS, jak pokazano w dalszej części artykułu, ale nie jest to niezawodny sposób na określenie typu reguły.

zarządzanie regułami programu Outlook za pomocą PowerShell

począwszy od Exchange Server 2010, firma Microsoft dała możliwość korzystania z PowerShell do zdalnego zarządzania regułami programu Outlook. Cmdlety używane do tego celu są następujące:

• Get-InboxRule, który wyświetla zestaw reguł dla określonej skrzynki pocztowej,
• New-InboxRule, który tworzy zdalnie nową regułę,
• Enable-InboxRule i Disable-InboxRule używane do włączania i wyłączania reguł,
• Set-InboxRule, który modyfikuje reguły,
• remove-inboxrule, który może być użyty do usunięcia reguł

pamiętaj, że pomyślne wykonanie dowolnego polecenia z powyższej listy (z wyjątkiem get-inboxrule), usuwa wszystkie reguły po stronie klienta utworzone w programie Outlook dla użytkownika (Więcej informacji można znaleźć w tej witrynie Docs).

Get-InboxRule

ten cmdlet jest używany głównie do podglądu wszystkich reguł ustawionych dla określonej skrzynki pocztowej. W swojej podstawowej formie wygląda tak:

Get-InboxRule -Mailbox <mailbox_name>

jak widać, każda reguła ma swój własny, odrębny parametr RuleIdentity. Ten parametr może być użyty do wyświetlenia jego ustawień i opisu, w ten sposób:

Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_name> -Identity <number> | FL

jednak znacznie łatwiej i wydajniej jest wyszukiwać i przeglądać reguły programu Outlook według ich nazwy i opisu:

Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_user> | Select Name, Description | FL

tutaj możesz zobaczyć różnicę między regułami po stronie serwera i po stronie klienta, wspomnianą wcześniej: w PowerShell opis pierwszego jest kompletny, podczas gdy Opis drugiego jest znacznie krótszy, pokazując tylko warunki reguły:

Outlook:

Exchange Management Shell:

New-InboxRule

ten cmdlet pozwala administratorowi serwera Exchange zdalnie utworzyć regułę po stronie serwera. Nie można go użyć do utworzenia reguły po stronie klienta. Innymi słowy, można skonfigurować taką regułę tylko za pomocą klienta Outlook użytkownika.

pokażę, jak utworzyć dwie różne reguły za pomocą tego cmdleta.

następujący cmdlet tworzy regułę, która przenosi wiadomości zawierające słowo „spam” w temacie do folderu Wiadomości-śmieci:

New-InboxRule -Name "Move to Spam" -Mailbox j.doe -MoveToFolder '[email protected]:\Junk Email' -SubjectContainsWords "Spam" -StopProcessingRules $True

pamiętaj, że możesz połączyć go z regułą przepływu poczty, która dodaje słowo „spam” do tematu wiadomości e-mail po spełnieniu określonych warunków.

następny cmdlet generuje regułę, która przenosi wiadomości e-mail otrzymane przed 15 kwietnia 2017 r. ze skrzynki odbiorczej do podfolderu Archiwum:

New-InboxRule -Name "To archive" -Mailbox [email protected] -MoveToFolder "[email protected]:\Inbox\Archive" -ReceivedBeforeDate "04.15.2017"

Enable-InboxRule, Disable-InboxRule,

możesz ich użyć do włączania i wyłączania reguł programu Outlook

możesz sprawdzić, które reguły są włączone za pomocą Get-InboxRule:

Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_name>

wyłączenie i włączenie reguły działa w ten sam sposób:

Disable-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>

Enable-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>

Set-InboxRule

ten cmdlet umożliwia modyfikację dowolnej reguły po stronie serwera. Dobrą praktyką jest sprawdzenie szczegółowego opisu reguły, którą chcesz zmodyfikować. Możesz to zrobić za pomocą poprzednio opisanego polecenia Get-InboxRule:

Get-InboxRule –Identity <rule_name> Mailbox <mailbox_user> | Select Name, Description | FL

zmieńmy jego warunki tak, aby reagował na słowo „spam” zawarte w treści e-maila, zamiast na jego temat:

Set-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name> -BodyContainsWords "spam" -SubjectContainsWords $nule

Remove-InboxRule

ostatni cmdlet nieodwracalnie usuwa wszelkie reguły określone ze skrzynki pocztowej.

Remove-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>

typowe problemy z regułami programu Outlook

reguły programu Outlook dają użytkownikom możliwość kontrolowania i organizowania zawartości skrzynek pocztowych. Jednocześnie reguły te generują problemy z komunikatami. Poniżej znajdują się najczęstsze problemy, z którymi spotykają się administratorzy serwera Exchange:

konflikt reguł

konflikty zwykle występują, gdy więcej niż jedna reguła dotyczy przychodzącej wiadomości e-mail. Na przykład:

John otrzymuje wiadomość od Tony ’ ego z ważnym tematem. John ’ s Outlook ma dwie zasady, które mają zastosowanie do tego e-maila. Pierwszy powinien przenieść wszystkie wiadomości od Tony ’ ego do podfolderu współpracowników. Druga reguła ma na celu przeniesienie wiadomości e-mail z tematem ważnym do podfolderu ważne wiadomości e-mail.

jeśli obie reguły są typu po stronie klienta, będą wykonywane zgodnie z ich priorytetem (możesz sprawdzić priorytet reguł używając Get-InboxRule-Mailbox <mailbox_name>). W tej sytuacji wiadomość od Tony ’ ego trafi do podfolderu współpracowników, a druga zasada nie będzie egzekwowana z powodu konfliktu.

ale prawdziwy problem zaczyna się, gdy reguły po stronie serwera i klienta mieszają się. Gdy klient programu Outlook jest offline, reguły po stronie serwera będą wykonywane jako pierwsze, nawet jeśli mają niższy priorytet. Wróćmy do powyższego przykładu. Jeśli pierwsza reguła jest po stronie klienta, a druga po stronie serwera, wiadomość zostanie przeniesiona do różnych folderów, w zależności od tego, czy klient jest uruchomiony, czy nie.

reguły przekazywania

możliwość tworzenia takich reguł często prowadzi do powielania wiadomości e-mail, ich znikania lub trafiania do niewłaściwego odbiorcy. Taki problem może wystąpić, gdy użytkownik zapomni, że przed wyjazdem na wakacje ustalił regułę, która przekazuje swoją korespondencję komuś innemu (a zdarza się to często).

możesz rozwiązać takie problemy używając logów z polecenia Get-MessageTracingLog. Możesz znaleźć takie anomalie, szukając wpisu MAILBOXRULE pod nagłówkiem źródłowym:

następnie możesz filtrować to zdarzenie skrzynki pocztowej:

i wreszcie, użyj reguły Get-InboxRule, aby dowiedzieć się, czyja reguła jest odpowiedzialna za problem:

reguły Outlooka w firmie

oprócz pomocy indywidualnym użytkownikom, reguły Outlooka mogą być również używane do organizowania przepływu pracy całej firmy. Na przykład można zdalnie tworzyć podfoldery w folderach skrzynki odbiorczej użytkowników, a następnie tworzyć regułę, która przenosi wiadomości e-mail z wewnętrznej aplikacji firmowej do nowo utworzonych folderów. Pomoże to utrzymać dobrze zorganizowaną korespondencję w całej firmie.

po pierwsze, możesz użyć skryptu opartego na EWS do tworzenia folderów w skrzynkach pocztowych użytkowników.

następnie, używając New-InboxRule, możesz utworzyć regułę, która przeniesie wybrane wiadomości do nowo utworzonych podfolderów.

zauważ, że jest to jeden przykład tego, jak reguły programu Outlook mogą być używane w firmie.

bez wątpienia reguły Outlooka mogą się przydać w wielu sytuacjach. Jednocześnie zarządzanie nimi wraz z regułami przepływu poczty może być dość przytłaczające z punktu widzenia administratora serwera Exchange. W niektórych przypadkach mnogość tych zasad może spowodować poważne zakłócenia w przepływie poczty firmy. Aby ułatwić pracę administratorowi, możesz użyć Exchange Rules Pro. Jedną z jego wielu funkcji jest to, że pomaga w zarządzaniu regułami transportu i zapewnieniu, że przepływ poczty nie jest zakłócany.