Administration af brugernes Outlook-regler fra Udvekslingsstyringsskal (med)

Outlook-regler hjælper brugerne med at organisere deres postkasser. Takket være dem kan sigtning af spam fra vigtige meddelelser være mere automatisk, og brugernes postkasser kan se mindre kaotiske ud. Det er den lyse side af Outlook regler. Den mindre lyse side er, at brugerne er meget afhængige af dem, og hver gang der er et problem vedrørende reglerne, admins befinder sig i stormens øje. Du kan dog forblive rolig, da jeg vil vise dig, hvordan du administrerer brugernes Outlook-regler ved hjælp af . Men først skal du kende forskellen mellem de to typer af disse regler, for at lære, hvad du kan gøre med , og hvad der kræver en direkte indgriben i brugernes e-mail-klienter.

Server-side regler vs. klient-side regler

Outlook regler kan være enten server-side eller klient-side. At forstå forskellene mellem dem er afgørende for en administrator, da typen bestemmer, hvornår de udføres, og hvilke cmdlet ‘ er der kan bruges til at styre dem.

• Server-side regler: deres udførelse udføres udelukkende af Udvekslingsserveren. De håndhæves, selv når brugerens Outlook-klient er offline. Du kan bruge alle cmdlet ‘ er, der er anført i den yderligere del af artiklen. Husk, at regler, der er oprettet i Outlook-appen, altid er serverside. Mulige anvendelser af disse Outlook-regler inkluderer:

1. ændre prioriteten for en e-mail,
2. Flyt en indgående meddelelse til en anden mappe,
3. Slet en e-mail.

• regler på klientsiden: disse regler udføres kun, når Outlook er online, og brugeren er logget ind. Det fungerer ikke, hvis der åbnes en e-mail fra en anden e-mail-klient eller en mobilenhed. Hvad mere er, er det umuligt at bruge til at oprette eller ændre dem med ny-Inboksregel og Set-Inboksregel ved hjælp af klient-side regler, Outlook kan f. eks.:

1. Flyt meddelelser til en PST-fil,
2. Afspil en bestemt lyd, når mail fra en bestemt adresse ankommer
3. Marker en meddelelse som læst

for at kontrollere, om en regel er serverside eller klientside, kan du bruge vinduet Administrer regler & advarsler i Outlook. Regler på klientsiden har (kun klient) tekst tilføjet til deres navn, mens serverregler ikke gør det:

dette Outlook-vindue er det eneste sted, hvor du kan kontrollere typen af en Outlook-regel med sikkerhed. Der er ingen bestemt måde at bestemme dette i Udvekslingsstyringsskal. Det er rigtigt, at regler på klientsiden normalt har en kortere beskrivelse i EMS, som vist i den anden del af artiklen, men det er næppe en idiotsikker måde at bestemme en regeltype på.

håndtering af Outlook-regler med Strømshell

fra Udvekslingsserver 2010 har Microsoft givet mulighed for at bruge Strømshell til fjernstyring af Outlook-regler. De cmdlet ‘ er, der anvendes til dette formål, er som følger:

• få vist regelsættet for en bestemt postkasse,
• ny-Indboksregel, der opretter en ny regel eksternt,
• aktiver-Indboksregel og deaktiver-Indboksregel, der bruges til at slå regler til og fra,
• Set-Indboksregel, der ændrer regler,
• fjern indboksregel, som kan bruges til at slette regler

husk, at en vellykket udførelse af enhver cmdlet fra listen ovenfor (bortset fra get-indboksregel) fjerner alle regler på klientsiden, der er oprettet i Outlook for en bruger (Se dette Docs-sted for mere information).

Startkasseregel

denne cmdlet bruges primært til at forhåndsvise alle regler, der er angivet for en bestemt postkasse. I sin grundlæggende form ser det sådan ud:

Get-InboxRule -Mailbox <mailbox_name>

som du kan se, har hver regel sin egen, særskilte Regelidentitetsparameter. Denne parameter kan bruges til at se dens indstillinger og beskrivelse, sådan:

Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_name> -Identity <number> | FL

det er dog meget nemmere og mere effektivt at søge og se Outlook-regler efter deres navn og beskrivelse:

Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_user> | Select Name, Description | FL

her kan du se forskellen mellem server – side og klient-side regler, nævnt før: i Kraftshell, beskrivelsen af førstnævnte er komplet, mens beskrivelsen af sidstnævnte er meget kortere, viser kun regelens betingelser:

Outlook:

udveksling Management Shell:

ny boks regel

denne cmdlet lader en Udvekslingsserveradministrator oprette en server-side-regel eksternt. Det kan ikke bruges til at oprette en klientside-regel. Med andre ord kan du kun oprette en sådan regel ved hjælp af en brugers Outlook-klient.

jeg vil vise, hvordan man opretter to forskellige regler ved hjælp af denne cmdlet.

følgende cmdlet opretter en regel, der flytter meddelelser, der indeholder ordet “spam” i emnet til mappen Uønsket E-mail:

New-InboxRule -Name "Move to Spam" -Mailbox j.doe -MoveToFolder '[email protected]:\Junk Email' -SubjectContainsWords "Spam" -StopProcessingRules $True

Husk, at du kan kombinere det med en poststrømsregel, der tilføjer ordet “spam” til e-mail-emnet, når du opfylder visse betingelser.

den næste cmdlet genererer en regel, der flytter e-mails modtaget før 15. April 2017, fra Indbakke til Arkivundermappen:

New-InboxRule -Name "To archive" -Mailbox [email protected] -MoveToFolder "[email protected]:\Inbox\Archive" -ReceivedBeforeDate "04.15.2017"

aktiver-Indboksregel, Deaktiver-Indboksregel,

du kan bruge dem til at slå Outlook-regler til og fra

du kan kontrollere, hvilke regler der er aktiveret ved hjælp af Hent-Indboksregel:

Get-InboxRule –Mailbox <mailbox_name>

deaktivering og aktivering af en regel fungerer på samme måde:

Disable-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>

Enable-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>

set-Inboksregel

denne cmdlet lader dig ændre enhver server-side regel. Det er en god praksis at kontrollere den detaljerede beskrivelse af den regel, du vil ændre. Du kan gøre det med den tidligere beskrevne Get-Inboksregel cmdlet:

Get-InboxRule –Identity <rule_name> Mailbox <mailbox_user> | Select Name, Description | FL

lad os ændre dens forhold, så det reagerer på ordet “spam” inkluderet i e-mail-kroppen i stedet for dets emne:

Set-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name> -BodyContainsWords "spam" -SubjectContainsWords $nule

Fjern-Indboksregel

den sidste cmdlet fjerner uigenkaldeligt enhver regel, du angiver, fra en postkasse.

Remove-InboxRule -Identity <rule_name> -Mailbox <mailbox_name>

almindelige problemer med Outlook-regler

Outlook-regler giver brugerne mulighed for at kontrollere og organisere deres postkassers indhold. Samtidig skaber disse regler problemer med meddelelserne. Nedenfor er de mest almindelige problemer Udvekslingsserveradministratorer støder på:

regler konflikt

konflikter opstår normalt, når mere end en regel gælder for en indgående e-mail. For eksempel:

John modtager en besked fra Tony med emnet vigtigt. Johns Outlook har to regler, der gælder for denne e-mail. Den første skal flytte alle meddelelser fra Tony til undermappen kolleger. Den anden regel skal flytte e-mails med emnet vigtigt for den vigtige e-mails undermappe.

hvis begge regler er klientsiden, udføres de i henhold til den prioritet, de har (du kan kontrollere reglernes prioritet ved hjælp af Get-Inboksregel-postkasse <mailboksnavn>). I denne situation vil meddelelsen fra Tony gå til undermappen for medarbejdere, og den anden regel håndhæves ikke på grund af konflikten.

men det virkelige problem begynder, når server-side og klient-side regler blandes. Når Outlook-klienten er offline, udføres regler på serversiden først, selvom de har en lavere prioritet. Lad os gå tilbage til eksemplet ovenfor. Hvis den første regel er klientsiden, og den anden er serversiden, flyttes meddelelsen til forskellige mapper, afhængigt af om klienten kører eller ej.

Videresendelsesregler

evnen til at oprette sådanne regler fører ofte til, at e-mails enten duplikeres, mangler eller går til en forkert modtager. Et sådant problem kan opstå, hvis en bruger glemmer, at før de går på ferie, sætter de en regel, der videresender deres korrespondance til en anden (og det sker meget).

du kan løse sådanne problemer ved hjælp af logfiler fra Get-MessageTracingLog cmdlet. Du kan finde sådanne uregelmæssigheder ved at kigge efter postkasseregelindgang under Kildehovedet:

så kan du filtrere denne mailboksregel begivenhed:

og endelig brug Get-Inboksregel regel for at lære, hvis regel er ansvarlig for problemet:

Outlook-regler i en virksomhed

bortset fra at hjælpe individuelle brugere, kan Outlook-regler også bruges til at organisere arbejdsgang for en hel virksomhed. For eksempel kan du eksternt oprette undermapper i brugernes Indbakkemapper og derefter oprette en regel, der flytter e-mails fra et internt firmaapplikation til de nyoprettede mapper. Det vil hjælpe med at holde korrespondancen velorganiseret i hele en hel virksomhed.

for det første kan du bruge et script til at oprette mapper i dine brugeres postkasser.

derefter kan du ved hjælp af ny-Indboksregel oprette en regel, der flytter de meddelelser, du vælger, til de nyoprettede undermapper.

Bemærk, at dette er et enkelt eksempel på, hvordan Outlook-regler kan bruges i en virksomhed.

uden tvivl kan Outlook-regler komme til nytte i mange situationer. Samtidig kan styring af dem sammen med poststrømsregler være ret overvældende fra en Udvekslingsserveradministrators perspektiv. I nogle tilfælde kan en lang række af disse regler forårsage en større forstyrrelse i virksomhedens poststrøm. For at gøre en administrators job meget lettere kan du bruge udvekslingsregler Pro. En af dens mange funktioner er, at det hjælper med at styre transportregler og sikre, at poststrømmen ikke forstyrres.