effektiv Inköpsorderspårning genom Arbetsflödesautomation

inköpsorder spelar en viktig roll i upphandlingsprocessen. Köparen genererar en inköpsorder (PO) som innehåller uppgifter om de varor eller tjänster som krävs och villkoren för köpet. När säljaren accepterar PO blir det ett juridiskt bindande dokument som används som referens vid eventuella problem som kan uppstå vid uppfyllandet av inköpsordern. Att spåra en inköpsorder är viktigt för att säkerställa snabb leverans av varor. En inköpsspårare är en viktig del av inköpsorderhanteringssystemet.

vad är inköpsorderspårning?

spårning av inköpsorder är avgörande för en effektiv upphandlingsprocess. Som nämnts ovan är inköpsordern ett viktigt dokument i upphandlingsprocessen. Köpare och säljare anser PO som ett juridiskt bindande dokument som styr dem under hela upphandlingsprocessen. En inköpsorder skyddar köparen och säljaren och ger kritiska ingångar för lagerspårningsprogramvara. Att upprätthålla en PO-logg gör det möjligt för upphandlingsteamet att hålla reda på inköpsorder effektivt.

spårning av inköpsorder betyder helt enkelt att spåra livscykeln för en inköpsorder.
utfärdat: detta är det första steget i livscykeln där den godkända inköpsordern skickas till säljaren med ett unikt PO-nummer.

en inköpsorder kan skapas i ett Excel-kalkylblad eller med ett digitalt inköpsordersystem.

bekräftad: när en PO har utfärdats till säljaren innebär bekräftelsen från säljaren att de kan uppfylla inköpsorderkraven. En gång accepterad blir PO ett juridiskt bindande dokument. Bekräftelse från säljaren innebär att leveranstidslinjerna och kvaliteten på leveranserna följs.

levereras: när säljaren uppfyller beställningen och levererar den ändras statusen för PO till levererad. En varukvitto (GRN) skapas av köparen för att notera leveransen av ordern och fånga data.

stängd: en PO i den stängda statusen innebär att PO inte kräver någon mer åtgärd. Den stängda statusen tilldelas när inköpsordern levereras, eller när beställningen levereras och relaterade fakturor betalas.

Inköpsorderspårning görs antingen i ett excel-kalkylblad eller på en po tracker-mall som tillhandahålls i ett elektroniskt po-hanteringssystem.

spårning av inköpsorder hjälper företag att hantera hela PO-livscykeln, från skapande till godkännande. Småföretag eller nystartade företag kanske inte kräver ett inköpsorderspårningssystem, men när verksamheten växer och verksamhetsomfånget ökar är programvara för inköpsorderhantering ett måste för att företagen ska fungera smidigt. Ett inköpsordersystem hjälper till att eliminera datafel och dubbletter i inköpsorder.

uppsägningarna och ineffektiviteten i arbetsflödet för inköpsorder kan elimineras med ett system för spårning av inköpsorder.

här är 5 Sätt på vilka inköpsorderspårning hjälper företag:

• sparar tid och ansträngning för upphandlingsteamet genom att automatisera skapandet, routing och godkännande av en inköpsorder
• erbjuder ett effektivt sätt att lagra och få tillgång till inköpsorder
• hjälper till att optimera organisatoriska utgifter genom att förbättra noggrannheten och konsistensen av inköpsorderhantering
• standardiserar PO-bearbetningen
• förbättrar regelefterlevnad och granskbarhet för PO-bearbetning

behov av att spåra inköpsorder

inköpsordern är en viktig del av upphandlingsprocessen. Den innehåller fullständiga detaljer om beställningen, datum och tid för leverans och de villkor som ska följas när beställningen uppfylls. Att spåra status för inköpsorder är lika viktigt.

här är varför företag måste spåra inköpsorder:

1) för att säkerställa att PO dirigeras till rätt person och godkännande sker inom tidsfrister. Att spåra status för PO under hela livscykeln eliminerar förseningar och flaskhalsar i PO-godkännandeprocessen.

2) för att förbättra insynen och synligheten i organisatoriska utgifter. Upphandlingsteamet kan alltid hålla en flik på de organisatoriska utgifterna genom att spåra inköpsordern.

3) för att ge centraliserad åtkomst till POs. Ett inköpsorderspårningssystem ger centraliserad åtkomst till POs och relaterad data.

4) för att spåra ändringarna i PO-data. Informationen om inköpsordern ändras ofta under behandlingen. Skälen till att ändra data kan variera från en förändring av inköpta varor på grund av en förändring av kraven, till en förändring av den mängd som krävs. Spårning av inköpsorder säkerställer att upphandlingsteamet är på toppen av dessa förändringar.

5) för att förbättra efterlevnad och granskbarhet av inköpsorderbehandling. Centraliserad åtkomst till PO-data och spårning i realtid av ändringar i PO-data förbättrar processens efterlevnad och granskbarhet.

6) för att spara tid och ansträngning för upphandlingsteamet. Att automatisera skapandet, dirigeringen och godkännandet av inköpsordern eliminerar förseningar och sparar tid för upphandlingsteamet.

Hur spårar du inköpsorder och håller reda på kundköp? Spårning av inköpsorder med hjälp av en kalkylarkmall är en av de mest populära PO-spårningsmetoderna. Att använda ett Excel-kalkylblad som en inköpsorderspårare är en manuellt hanterad process där en upphandlingsteammedlem anger och validerar data. Köpspårning med kalkylblad är perfekt för företag som hanterar låga PO-volymer, begränsade ändringar av POs och begränsade personer som hanterar inköpsorder.

det andra alternativet att spåra inköpsorder är via en inköpsorder-app. Ett automatiserat inköpsorderhanteringssystem säkerställer effektiv bearbetning och bättre efterlevnad. Det är särskilt användbart för företag med höga PO-volymer, frekventa och flera ändringar av PO-data, flera kontaktpunkter vid hantering av POs och en stor leverantörsdatabas.

det tredje alternativet för att spåra inköpsorder är användningen av redovisningssystem som ERP och Quick books. Även om det är ett användbart och effektivt sätt att spåra POs, är det här alternativet lämpligt för PO-volymer på 10-20 per månad och ett förutsägbart och enkelt lagerhanteringssystem.

konventionell Inköpsorderspårning

Manuell inköpsorderspårning hanteras av upphandlingsteamet. Från skapandet till godkännandet av PO görs allt manuellt med Excel-kalkylblad för att spela in data. Detaljerna på orderspårningsformuläret fylls manuellt av de anställda. Köp tracker excel är skapad för att hålla reda på varje inköpsorder och dess status. Anställda från upphandlingsteamet registrerar statusen för varje inköpsorder i ett specifikt format. Uppgifter om inköpsordern hanteras av anställda.

traditionell inköpsorderspårning var helt pappersbaserad. Två kopior av en inköpsorder skapas, en skickas till leverantören och den andra lagras för intern referens. I de fall där det fanns flera kopior av PO, varje kopia färgades annorlunda så att pappersarbetet kunde fästas ordentligt och arkiveras.

fördelarna med konventionella inköpsspårningsmetoder:

lätt att komma igång: manuella inköpsorderspårningsmetoder som Excel-kalkylblad är extremt lätta att använda och förstå. Datainmatning och validering är lätt att utföra för företag som arbetar med en låg volym POs.

liten eller ingen utbildning krävs: att arbeta med Excel-kalkylblad krävde mycket liten eller ingen utbildning för de anställda. Tillgång till data i excel är snabbt och enkelt i ett excel-system för spårning av inköpsorder.

nackdelarna med konventionella inköpsspårningsmetoder:

incidenter av felplacering och skada:

flera kopior av inköpsordern krävs för manuell bearbetning. Dessa kopior kan lätt förskjutas eller skadas medan de hanteras av de anställda. Att hålla reda på flera kopior, bifoga dem till rätt uppsättning dokument och arkivera dem är en besvärlig process som är benägen att misshandla.

brist på noggrannhet och konsekvens:

traditionell inköpsorderspårning hanteras av människor, från datainmatning till validering till PO-godkännande utförs alla processer av anställda. Varje person har sin egen arbetsmetodik. Som ett resultat är det brist på konsistens och noggrannhet i PO-data.

efterlevnad och granskbarhet:

traditionell inköpsorderspårning är inte standardiserad. Mänsklig bias och fel är dominerande i en manuellt hanterad process. Som ett resultat visar manuella inköpsspårningsarbetsflöden dålig efterlevnad och granskbarhet.

brist på synlighet:

manuella inköpsspårningsprocesser ger inte synlighet i inköpsorderstatus. På grund av bristen på synlighet har upphandlingen ingen aning om orsaken till förseningar och flaskhalsar i processen.

baserat på ovanstående diskussion uppväger nackdelarna med ett manuellt köpspårningssystem proffsen. Växande företag måste anta effektivare inköpsspårningsmetoder som kan hantera högre volymer av inköpsorder.

effektiv spårning av inköpsorder

elektroniska inköpshanteringssystem kan generera inköpsorder och spåra dem effektivt och integrera dem med andra leverantörsorderhanteringsprogram. Molnbaserade inköpsspårningssystem möjliggör skapande och spårning i realtid av POs från vilken plats som helst och vilken enhet som helst. Digitala inköpsordersystem ger hög noggrannhet av data och eliminerar risken för betalningsmix-ups genom att länka POs till motsvarande fakturor.

att anta elektroniska inköpsorderspårningsmetoder förbättrar processens effektivitet och produktivitet. Dessa system minskar mänsklig ansträngning och pappersarbete som är förknippat med traditionella PO-spårningsarbetsflöden. Programvara för spårning av inköpsorder ger en standardiserad mall som teamet kan använda för att skapa en inköpsorder. Orderspårningsdatabasen upprätthåller en korrekt och uppdaterad PO-logg som kan nås var som helst, när som helst.

ett inköpsorderspårningssystem genererar POs automatiskt och meddelar godkännaren när PO har loggats in i systemet. Att ha en kundorderspårningsmall standardiserar PO-skapandeprocessen och förbättrar efterlevnad och granskbarhet. Upphandlingsteamet befrias från uppgiften att söka igenom hundratals e-postmeddelanden och kalkylblad för att spåra inköpsordern. Alla viktiga detaljer som PO-nummer, orderdatum och leverantörsinformation är lätt tillgängliga i databasen. Ett automatiserat inköpsorderspårningssystem kan hantera stora volymer av inköpsorder effektivt. Felmarginalen i automatiserad spårning av inköpsorder är nästan försumbar. Ett inköpsorderspårningssystem stöder också flera ändringar från flera platser av flera personer. Spårningsprogramvaran konsoliderar alla ändringar och presenterar en uppdaterad version av inköpsordern.

ett elektroniskt inköpsordersystem förbättrar leverantörshanteringen. Automatiserad spårning och godkännande av inköpsorder eliminerar förseningar och flaskhalsar i PO-behandlingen. När godkända POs dirigeras till säljaren för orderuppfyllelse. När PO: s status ändras till” levererad ” genereras motsvarande faktura automatiskt och dirigeras för godkännande. Snabbt godkännande och betalning av leverantörsfakturor hjälper till att upprätthålla hälsosamma och starka leverantörsrelationer.

digitala inköpsorderspårningssystem ger en konsoliderad bild av inköpsorderstatus och data. Tillgång till PO-data är enklare med ett automatiserat spårningssystem. Synlighet och transparens förbättras avsevärt av det centraliserade förvaret för alla inköpsorder. Inköpshanteraren och godkännare får uppdateringar i realtid om PO: s status och undviker därmed förseningar eller flaskhalsar i processarbetsflödet. Genom att integrera spårningssystemet med andra Finans-och upphandlingsappar kan processens totala effektivitet förbättras avsevärt.

upphandlingsteamets totala produktivitet kan förbättras genom att anta ett automatiserat po-spårningssystem. Anställda får mer tid att fokusera på högt värde, strategiska uppgifter snarare än vardagliga administrativa uppgifter. Medarbetarnas tillfredsställelse förbättras också eftersom de känner sig viktigare att arbeta med strategiska initiativ.