7 sätt att få människor att delta i ett virtuellt möte

Tänk tillbaka på dina virtuella möten den här veckan. Hur många av dem var produktiva? Och hur många av dem fick gruppen att delta?

jag vet inte om dig, men jag har sprang och satt i massor av möten där människor var på sina bärbara datorer och inte engagerade. Det kändes som slöseri med tid.

att få människor att delta och vara engagerade kräver rätt kommunikation och ledarskap, särskilt för ett virtuellt möte.

följ dessa 7 tips så att du kör produktiva, virtuella möten som människor ser fram emot och får ut det bästa av ditt team.

Tips # 1: Bjud in nödvändiga personer till mötet

” Varför är jag exakt här?”

om du inte är uppmärksam på vem du bjuder in till mötet, det är vad vissa människor kanske tänker om de inte behöver vara där. Ju mer är inte bättre.

innan ditt möte, ta dig tid att tänka igenom de människor som verkligen behöver vara där för beslut, brainstorming eller teambuilding. Om de inte behöver delta och bara behöver en uppdatering, överväga om ett e-postmeddelande efter mötet skulle vara tillräckligt bra.

om du inte gör det här är det värsta fallet att en icke-väsentlig person tar över mötet och spårar samtalet!

naturligtvis måste du bjuda in vissa människor av politiska skäl och det är okej. Du vill kalibrera till företagskulturen och se till att människor känner sig inkluderade. Så länge alla andra behöver vara där, har du satt rätt scen för deltagande.

Tips #2: uppmuntra människor att använda Video

om du vill ha mer deltagande i dina möten, slå sedan på kameran och låt deltagarna slå på sina kameror också.

att sätta på kameran gör dig till en mer engagerande presentatör. Kameran låter dig utnyttja publikens visuella modalitet och engagera dem på en djupare nivå än att bara använda ljud. Om de kan se ditt ansikte kommer de också att känna sig mer socialt skyldiga att svara på dina frågor och diskussioner. Så visa vägen och slå på kameran när du presenterar och be andra att göra detsamma.

när andra i mötet slår på sina kameror, då kommer de att vara mindre benägna att multi-task och mer benägna att delta. Multi-tasking är deltagarmördaren.

Tänk dig att vara i ett möte där andra svarar på e-post, tvättar, surfar på nyhetsartiklar och mer. Hur troligt är dessa människor att delta i ditt virtuella möte? Ja, det är en stor noll!

så om du vill att folk ska göra mindre multitasking och vara mer engagerade i mötet, låt dem slå på sina kameror. Utnyttja sedan din egen video för att få kontakt med dem och få deras uppmärksamhet.

Tips# 3 välkomna människor med namn när de kommer in

för länge sedan sa en lärare till mig: ”om du vill maximera deltagandet måste du maximera säkerheten.”

Tänk på det. Om du känner dig hotad eller orolig, skulle du ta upp din oro eller dela din åsikt i ett möte? Troligtvis inte.

ett av de bästa sätten jag fann för att öka säkerheten i mötet är att börja med ett vänligt välkomnande till deltagarna när de kommer in. Tänk dig att du loggar in på ett virtuellt möte, och du ser värden på video med ett leende, avslappnade axlar, och säger, ”Hej Jack, välkommen!”

du kommer att må bra i det ögonblicket. Det är vad vi gör i våra veckovisa online-talklasser. Vi får proffs att gå med från hela landet. Vi ser till att alla välkomnas med namn. När vi började göra denna övning märkte vi en enorm förbättring av deltagarnas komfortnivå.

om vi kan få folk att koppla av och delta i en offentligt talande klass, är jag säker på att detta tips kommer att fungera som magi i dina virtuella möten.

Tips # 4: Se till att laget förstår syftet med mötet

som deltagare, om du inte är klar över vad mötet handlar om, desto större syfte är det förvirrande och minskar sannolikheten för att du kommer att tala upp.

jag vet att detta har hänt mig tidigare, där jag kommer till ett möte och någon börjar med att gå rakt in i ogräset på en aspekt av projektet utan att ge rätt sammanhang. Det kan kännas som att öppna en bok i mitten och försöka följa vad som händer.

en del av att förklara syftet är att identifiera ämnet, varför det är viktigt, sedan också förklara resultatet: är detta ett beslutsfattande möte, brainstorma möte, uppdatering? Att ge människor en uppfattning om vad de kan förvänta sig kommer att öka chanserna de deltar eftersom de har den framsynen.

nu förstår ditt team syftet med det här mötet, och du kan höja deras engagemang ännu mer genom att påminna dem om hur detta möte relaterar till projektets övergripande vision. Vad är slutmålet? Genom att påminna människor om vad de arbetar mot eller den större visionen kan det återuppliva energin och ge människor en boost av inspiration. Denna extra energi kan vara särskilt användbar i en virtuell miljö.

Tips # 5: skapa en förväntan om deltagande

när du har ställt in syftet måste du ställa in reglerna för engagemang. Detta skapar en ”förväntan om deltagande”direkt.

låt alla veta att du vill ha och värdera deras input och att det är säkert att chime in. Ofta talar människor inte för att de är rädda för att låta dumma eller ha en ”dålig” IDE, inte för att de inte bryr sig.

om det är en brainstorm, berätta för dem att du vill ha alla möjliga ideer här ute. Om det är ett beslutsfattande möte, nämna kriterierna (behöver alla komma överens?).

och om du vill ha en fokuserad session, be om bärbara datorer ner och telefoner bort. Det visar ledarskap och kommunicerar att du förväntar dig att mötet ska vara engagerande.

med tiden kommer medarbetare att associera engagerande möten med din ledarstil. Så sätt reglerna!

Tips # 6: pausa för att låta människor smälta och reflektera.

på Magnetic Speaking talar vi om pausen i många sammanhang eftersom det är ett mångfacetterat och kraftfullt verktyg. En fördel med pausen är att det gör det möjligt för människor att bättre förstå vad du säger eftersom det saktar ner din pacing, vilket ger lyssnarnas hjärnor en paus för att smälta information. Detta kan vara särskilt användbart om ämnet är komplext eller tekniskt.

många människor kämpar för att pausa i allmänhet och hävdar att även en 1 sekunders paus kan kännas som en evighet! Att pausa kan kännas ännu mer utmanande i en virtuell miljö men det är ännu mer kritiskt här eftersom vi i det virtuella rummet har mindre visuella signaler runt oss. Så du behöver definitivt bli bekväm med att pausa i ett virtuellt möte.

först vill du se till att du lägger till naturliga pauser till vad du säger i allmänhet. Prova en paus mellan ideer, vilket ger människor möjligheter att absorbera informationen. De kommer att vara mer benägna att tala om de helt förstår vad du säger!

då är det ett måste när man direkt frågar människor en fråga som pausar. Om du bara buzz genom vad du säger och sedan fråga, ”OK vad tror du”…Du kan få syrsor. Det är normalt att människor tar längre tid att delta i en virtuell miljö eftersom de känner sig mindre sedda än i ett riktigt rum, så känn dig inte tvungen att omedelbart fylla tystnaden själv. Låt det sitta och till och med ställa en uppföljningsfråga som ”är det meningsfullt?”eller” är du med mig?”att uppmana folk.

du kan också direkt ge människor tillåtelse att stanna upp och tänka genom att säga något som: ”jag skulle gärna höra din feedback, ta en stund och låt mig veta vad du tycker.”

slutligen, i ett virtuellt möte, finns det ofta en naturlig fördröjning. Det kan kännas som en evighet först, och igen kan du känna lusten att fylla tystnaden, men bli bekväm med det och du kommer att se att den extra pausen kan ge ännu mer utrymme för deltagande.

#7 RING på personer med namn

om du har lagt ut grunden, Ställ förväntningar och gjorde allt som anges i tidigare tips ser du mer deltagande än någonsin.

om det har varit ett långt möte och fokus börjar vackla kan du använda den här metoden för att injicera omedelbar energi i mötet. Metoden är att ringa folk med namn så att du håller dem uppmärksamma och på tårna.

när du börjar ringa folk ut med namn, kommer människors öron att börja piggna upp. Detta händer för att ingen vill bli uppmanad och verkar clueless till vad som händer och fråga, ”ledsen, jag saknade det…vad var frågan?”

här är ett exempel:

Facilitator: ”så vad tycker ni?”

*tystnad *

Facilitator: ”någon?”

det är inte en rolig situation att vara i. Men om du har lågt deltagande kan du ringa på någon med namn för att få sina tankar att starta konversationen. Du kan sedan uppmana någon att hålla konversationen vid liv.

det kallas ’att ha en provocerande underlättande stil’. Detta kommer att provocera samtal för att få bollen att rulla för nu Brian har att kommentera vad Sarah sa.

detta håller inte bara människor på tårna, det hjälper också till att uppmuntra de mer inåtvända eller blyga människorna att prata i mötet och uttrycka sina tankar för gruppen. Eftersom introverta människor inte öppet delar sina tankar lika lätt som utåtriktade människor, är det bra att erbjuda denna extra nudge. Det är vad du ger dem när du ringer på dem med namn, uppmuntran att tala upp.

att börja med människor du känner är öppna för att dela och sedan expandera lite efter lite är en bra strategi för att bygga förtroende som ett team.

använda dessa tips hjälper dig att få maximal engagemang i ditt nästa virtuella möte. Med tiden sätter dessa metoder tonen för att ha livliga, energiska och produktiva konversationer.