Suivi efficace des bons de commande grâce à l’automatisation du flux de travail

Les bons de commande jouent un rôle important dans le processus d’approvisionnement. L’acheteur génère un bon de commande (bon de commande) contenant les détails des biens ou services requis et les termes et conditions de l’achat. Une fois que le vendeur accepte le bon de commande, il devient un document juridiquement contraignant qui sert de référence en cas de problèmes pouvant survenir lors de l’exécution du bon de commande. Le suivi d’un bon de commande est essentiel pour assurer la livraison rapide des marchandises. Un suivi des achats est une partie importante du système de gestion des bons de commande.

Qu’est-ce que le suivi des commandes?

Le suivi des bons de commande est essentiel pour un processus d’approvisionnement efficace. Comme mentionné ci-dessus, le bon de commande est un document important dans le processus d’approvisionnement. Les acheteurs et les vendeurs considèrent le bon de commande comme un document juridiquement contraignant qui les guide tout au long du processus d’approvisionnement. Un bon de commande protège l’acheteur et le vendeur et fournit des informations essentielles pour le logiciel de suivi des stocks. La tenue d’un journal des bons de commande permet à l’équipe d’approvisionnement de suivre efficacement les bons de commande.

Le suivi des bons de commande signifie simplement suivre le cycle de vie d’un bon de commande.
Émis : il s’agit de la première étape du cycle de vie au cours de laquelle le bon de commande approuvé est envoyé au vendeur portant un numéro de bon de commande unique.

Un bon de commande peut être créé dans une feuille de calcul Excel ou à l’aide d’un système de bon de commande numérique.

Accusé de réception : Une fois qu’un bon de commande est délivré au vendeur, l’accusé de réception du vendeur implique qu’il peut répondre aux exigences de la commande d’achat. Une fois accepté, le bon de commande devient un document juridiquement contraignant. La reconnaissance du fournisseur signifie le respect des délais de livraison et de la qualité des livrables.

Livré: Une fois que le vendeur a exécuté la commande et l’a livrée, le statut du bon de commande devient livré. Un reçu de marchandise (GRN) est créé par l’acheteur pour noter la livraison de la commande et saisir les données.

Fermé : Un PO à l’état fermé implique que le PO ne nécessite plus d’action. Le statut fermé est attribué lorsque le bon de commande est livré ou lorsque la commande est livrée et que les factures associées sont payées.

Le suivi des bons de commande se fait soit dans une feuille de calcul Excel, soit sur un modèle de suivi des bons de commande fourni dans un système électronique de gestion des bons de commande.

Le suivi des bons de commande aide les entreprises à gérer tout le cycle de vie des bons de commande, de la création à l’approbation. Les petites entreprises ou les start-ups peuvent ne pas avoir besoin d’un système de suivi des bons de commande, mais à mesure que l’entreprise se développe et que la portée des opérations augmente, un logiciel de gestion des bons de commande est indispensable au bon fonctionnement des entreprises. Un système de bons de commande permet d’éliminer les erreurs de données et les doublons dans les bons de commande.

Les redondances et les inefficacités du flux de travail des bons de commande peuvent être éliminées par un système de suivi des bons de commande.

Voici 5 façons dont le suivi des bons de commande aide les entreprises:

• Permet d’économiser du temps et des efforts pour l’équipe d’approvisionnement en automatisant la création, le routage et l’approbation d’un bon de commande
• Offre un moyen efficace de stocker et d’accéder aux bons de commande
• Aide à optimiser les dépenses organisationnelles en améliorant la précision et la cohérence du traitement des bons de commande
• Normalise le traitement des bons de commande
• Améliore la conformité réglementaire et la vérifiabilité du traitement des bons de commande

Besoin de suivre les bons de commande

Le bon de commande est une partie importante du processus d’approvisionnement. Il contient les détails complets de la commande, la date et l’heure de livraison et les conditions générales à respecter lors de l’exécution de la commande. Le suivi de l’état des bons de commande est tout aussi important.

Voici pourquoi les entreprises doivent suivre les bons de commande:

1) Pour s’assurer que le bon de commande est acheminé à la bonne personne et que l’approbation a lieu dans les délais. Le suivi de l’état du bon de commande tout au long du cycle de vie élimine les retards et les goulots d’étranglement dans le processus d’approbation du bon de commande.

2) Améliorer la transparence et la visibilité des dépenses organisationnelles. L’équipe d’approvisionnement peut garder un œil sur les dépenses organisationnelles à tout moment en suivant le bon de commande.

3) Pour fournir un accès centralisé aux points de vente. Un système de suivi des bons de commande fournit un accès centralisé aux points de vente et aux données connexes.

4) Pour suivre les modifications apportées aux données PO. Les informations sur le bon de commande changent souvent au cours de son traitement. Les raisons de modifier les données peuvent varier d’un changement dans les articles achetés en raison d’un changement dans les exigences à un changement dans la quantité requise. Le suivi des commandes d’achat garantit que l’équipe d’approvisionnement est au courant de ces changements.

5) Pour améliorer la conformité et la vérifiabilité du traitement des commandes d’achat. L’accès centralisé aux données de bon de commande et le suivi en temps réel des modifications apportées aux données de bon de commande améliorent la conformité et la vérifiabilité du processus.

6) Pour gagner du temps et des efforts pour l’équipe d’approvisionnement. L’automatisation de la création, de l’acheminement et de l’approbation du bon de commande élimine les retards et fait gagner du temps à l’équipe d’approvisionnement.

Comment suivre les bons de commande et suivre les achats des clients? Le suivi des bons de commande à l’aide d’un modèle de feuille de calcul est l’une des méthodes de suivi des bons de commande les plus suivies. L’utilisation d’une feuille de calcul Excel comme outil de suivi des bons de commande est un processus géré manuellement au cours duquel un membre de l’équipe d’approvisionnement saisit et valide les données. Le suivi des achats à l’aide de feuilles de calcul est idéal pour les entreprises qui gèrent de faibles volumes de bons de commande, des modifications limitées aux points de vente et des personnes limitées qui gèrent les bons de commande.

La deuxième option pour suivre les bons de commande est via une application de bons de commande. Un système automatisé de gestion des bons de commande assure un traitement efficace et une meilleure conformité. Il est particulièrement utile pour les entreprises avec des volumes de points de vente élevés, des modifications fréquentes et multiples des données de points de vente, plusieurs points de contact dans la gestion des points de vente et une grande base de données de fournisseurs.

La troisième option pour suivre les bons de commande est l’utilisation de systèmes comptables tels que l’ERP et les livres rapides. Bien qu’elle soit un moyen utile et efficace de suivre les POs, cette option convient aux volumes de PO de 10 à 20 par mois et à un système de gestion des stocks simple et prévisible.

Suivi conventionnel des bons de commande

Le suivi manuel des bons de commande est géré par l’équipe d’approvisionnement. De la création à l’approbation du PO, tout se fait manuellement à l’aide de feuilles de calcul Excel pour enregistrer les données. Les détails du formulaire de suivi des commandes sont remplis manuellement par les employés. Le suivi des achats excel est créé pour suivre chaque bon de commande et son statut. Les employés de l’équipe d’approvisionnement enregistrent le statut de chaque bon de commande dans un format spécifique. Les données du bon de commande sont traitées par les employés.

Le suivi traditionnel des bons de commande était entièrement sur papier. Deux copies d’un bon de commande sont créées, l’une est envoyée au fournisseur et l’autre est stockée pour référence interne. Dans les cas où il y avait plusieurs copies du bon de commande, chaque copie était colorée différemment afin que les documents puissent être correctement joints et classés.

Les avantages des méthodes conventionnelles de suivi des achats:

Facile à démarrer: Les méthodes manuelles de suivi des commandes d’achat telles que les feuilles de calcul Excel sont extrêmement faciles à utiliser et à comprendre. La saisie et la validation des données sont faciles à effectuer pour les entreprises traitant un faible volume de points de vente.

Peu ou pas de formation requise: Travailler sur des feuilles de calcul Excel nécessitait très peu ou pas de formation pour les employés. L’accessibilité des données sur Excel est rapide et facile dans un système de suivi des bons de commande Excel.

Les inconvénients des méthodes classiques de suivi des achats:

Incidents de mauvais placement et de dommages:

Plusieurs exemplaires du bon de commande sont nécessaires pour le traitement manuel. Ces copies pourraient être facilement déplacées ou endommagées lors de leur manipulation par les employés. Garder une trace de plusieurs copies, les joindre au bon ensemble de documents et les classer est un processus fastidieux qui est sujet à une mauvaise manipulation.

Manque de précision et de cohérence:

Le suivi traditionnel des bons de commande est géré par des humains, de la saisie des données à la validation en passant par l’approbation des bons de commande, tous les processus sont exécutés par des employés. Chaque personne a sa propre méthodologie de travail. Par conséquent, il y a un manque de cohérence et d’exactitude dans les données sur les PO.

Conformité et vérifiabilité :

Le suivi traditionnel des bons de commande n’est pas normalisé. Les biais et les erreurs humaines sont prédominants dans un processus géré manuellement. En conséquence, les flux de travail de suivi manuel des achats montrent une conformité et une vérifiabilité médiocres.

Manque de visibilité :

Les processus manuels de suivi des achats ne donnent pas de visibilité sur l’état du bon de commande. En raison du manque de visibilité, l’approvisionnement n’a aucune idée de la raison des retards et des goulots d’étranglement dans le processus.

Sur la base de la discussion ci-dessus, les inconvénients d’un système de suivi manuel des achats l’emportent sur les avantages. Les entreprises en croissance doivent adopter des méthodes de suivi des achats plus efficaces qui peuvent gérer des volumes plus élevés de commandes.

Suivi efficace des bons de commande

Les systèmes électroniques de gestion des achats peuvent générer des bons de commande et les suivre efficacement et les intégrer à d’autres logiciels de gestion des commandes des fournisseurs. Les systèmes de suivi des achats basés sur le cloud permettent la création et le suivi en temps réel des points de vente depuis n’importe quel emplacement et n’importe quel appareil. Les systèmes de bons de commande numériques fournissent des niveaux de données de haute précision et éliminent le risque de confusion des paiements en reliant les points de vente aux factures correspondantes.

L’adoption de méthodes de suivi électronique des bons de commande améliore l’efficacité et la productivité du processus. Ces systèmes réduisent les efforts humains et la paperasse associés aux flux de travail traditionnels de suivi des PO. Le logiciel de suivi des bons de commande fournit un modèle standardisé que l’équipe peut utiliser pour créer un bon de commande. La base de données de suivi des commandes maintient un journal de commande précis et mis à jour, accessible de n’importe où et à tout moment.

Un système de suivi des bons de commande génère automatiquement des points de vente et notifie l’approbateur une fois que le point de vente a été enregistré dans le système. Avoir un modèle de suivi des commandes client normalise le processus de création de PO et améliore la conformité et l’auditabilité. L’équipe d’approvisionnement est libérée de la tâche de passer au crible des centaines d’e-mails et de feuilles de calcul pour suivre le bon de commande. Tous les détails essentiels tels que le numéro de commande, la date de commande et les informations sur le fournisseur sont facilement disponibles dans la base de données. Un système automatisé de suivi des bons de commande peut gérer efficacement de grands volumes de bons de commande. La marge d’erreur dans le suivi automatisé des bons de commande est presque négligeable. Un système de suivi des bons de commande prend également en charge plusieurs modifications effectuées à partir de plusieurs emplacements par plusieurs personnes. Le logiciel de suivi consolide toutes les modifications et présente une version mise à jour du bon de commande.

Un système de bon de commande électronique améliore la gestion des fournisseurs. Le suivi et l’approbation automatisés des bons de commande éliminent les retards et les goulots d’étranglement dans le traitement des bons de commande. Une fois approuvés, les points de vente sont acheminés vers le fournisseur pour l’exécution de la commande. Lorsque le statut du bon de commande devient « livré », la facture correspondante est automatiquement générée et acheminée pour approbation. L’approbation et le paiement des factures fournisseurs en temps opportun aident à maintenir des relations saines et solides avec les fournisseurs.

Les systèmes numériques de suivi des bons de commande fournissent une vue consolidée de l’état et des données des bons de commande. L’accès aux données PO est plus facile grâce à un système de suivi automatisé. La visibilité et la transparence sont grandement améliorées par le référentiel centralisé pour tous les bons de commande. Le responsable des achats et les approbateurs reçoivent des mises à jour en temps réel sur l’état du bon de commande, évitant ainsi tout retard ou goulot d’étranglement dans le flux de travail du processus. En intégrant le système de suivi à d’autres applications de finance et d’approvisionnement, l’efficacité globale du processus peut être considérablement améliorée.

La productivité globale de l’équipe d’approvisionnement peut être améliorée en adoptant un système automatisé de suivi des commandes. Les employés ont plus de temps pour se concentrer sur des tâches stratégiques de grande valeur plutôt que sur des tâches administratives banales. La satisfaction des employés s’améliore également à mesure qu’ils se sentent plus importants à travailler sur des initiatives stratégiques.