urmărirea eficientă a comenzilor de achiziție prin automatizarea fluxului de lucru

comenzile de achiziție joacă un rol important în procesul de achiziție. Cumpărătorul generează o comandă de achiziție (PO) care conține detalii despre bunurile sau serviciile solicitate și termenii și condițiile achiziției. Odată ce vânzătorul acceptă PO, acesta devine un document obligatoriu din punct de vedere juridic care este utilizat ca referință în cazul oricăror probleme care pot apărea în timpul îndeplinirii comenzii de achiziție. Urmărirea unei comenzi de achiziție este esențială pentru a asigura livrarea la timp a mărfurilor. Un tracker de cumpărare este o parte importantă a sistemului de gestionare a comenzilor de achiziție.

ce este urmărirea comenzilor de cumpărare?

urmărirea comenzilor de achiziție este esențială pentru un proces eficient de achiziție. După cum sa menționat mai sus, comanda de achiziție este un document important în procesul de achiziție. Cumpărătorii și vânzătorii consideră PO ca un document obligatoriu din punct de vedere juridic care îi ghidează pe tot parcursul procesului de achiziție. O comandă de achiziție protejează cumpărătorul și vânzătorul și oferă intrări critice pentru software-ul de urmărire a inventarului. Menținerea unui jurnal PO permite echipei de achiziții să urmărească eficient comenzile de achiziție.

Urmărirea comenzilor de achiziție înseamnă pur și simplu urmărirea ciclului de viață al unei comenzi de achiziție.
emis: acesta este primul pas din ciclul de viață în care comanda de achiziție aprobată este trimisă vânzătorului care poartă un număr unic de PO.

o comandă de achiziție poate fi creată într-o foaie de calcul Excel sau utilizând un sistem digital de comandă de achiziție.

recunoscut: odată ce un PO este emis vânzătorului, confirmarea de la vânzător implică faptul că poate îndeplini cerințele comenzii de achiziție. Odată acceptat PO devine un document obligatoriu din punct de vedere juridic. Recunoașterea din partea vânzătorului înseamnă respectarea termenelor de livrare și a calității livrabilelor.

livrat: odată ce vânzătorul îndeplinește comanda și o livrează, starea PO se schimbă în livrat. O notă de primire a mărfurilor (GRN) este creată de cumpărător pentru a nota livrarea comenzii și a capta datele.

închis: un PO în starea închis implică faptul că PO nu mai necesită nicio acțiune. Statutul închis se acordă atunci când comanda de achiziție este livrată sau când comanda este livrată și facturile aferente sunt plătite.

Urmărirea comenzilor de achiziție se face fie într-o foaie de calcul excel, fie pe un șablon po tracker furnizat într-un sistem electronic de gestionare a PO.

Urmărirea comenzilor de achiziție ajută companiile să gestioneze întregul ciclu de viață al PO, chiar de la creare până la aprobare. Este posibil ca întreprinderile mici sau start-up-urile să nu necesite un sistem de urmărire a comenzilor de achiziție, dar pe măsură ce afacerea crește și sfera operațiunilor crește, software-ul de gestionare a comenzilor de achiziție este o necesitate pentru buna funcționare a afacerilor. Un sistem de comenzi de achiziție ajută la eliminarea erorilor de date și a duplicatelor din comenzile de achiziție.

redundanțele și ineficiențele din fluxul de lucru al comenzilor de achiziție pot fi eliminate printr-un sistem de urmărire a comenzilor de achiziție.

Iată 5 moduri în care urmărirea comenzilor de cumpărare ajută companiile:

• economisește timp și efort pentru echipa de achiziții prin automatizarea creării, rutării și aprobării unei comenzi de achiziție
• oferă o modalitate eficientă de a stoca și accesa comenzile de achiziție
• ajută la optimizarea cheltuielilor organizaționale prin îmbunătățirea acurateței și consecvenței procesării comenzilor de achiziție
• standardizează procesarea PO
• îmbunătățește conformitatea cu reglementările și auditabilitatea procesării PO

necesitatea urmăririi comenzilor de achiziție

comanda de achiziție este o parte importantă a procesului de achiziție. Acesta conține detalii complete ale comenzii, data și ora livrării și termenii și condițiile care trebuie respectate în timpul îndeplinirii comenzii. Urmărirea stării comenzilor de cumpărare este la fel de importantă.

iată de ce întreprinderile trebuie să urmărească comenzile de cumpărare:

1) pentru a se asigura că PO este direcționat către persoana potrivită și aprobarea are loc în termenele limită. Urmărirea stării op pe tot parcursul ciclului de viață elimină întârzierile și blocajele din procesul de aprobare a OP.

2) pentru a îmbunătăți transparența și vizibilitatea cheltuielilor organizaționale. Echipa de achiziții poate păstra în permanență o filă a cheltuielilor organizaționale, urmărind comanda de achiziție.

3) pentru a oferi acces centralizat la POs. Un sistem de urmărire a comenzilor de achiziție oferă acces centralizat la POs și la datele aferente.

4) pentru a urmări modificările datelor PO. Informațiile privind comanda de achiziție se modifică adesea în timpul procesării acesteia. Motivele pentru modificarea datelor pot varia de la o modificare a articolelor achiziționate din cauza unei modificări a cerințelor, la o modificare a cantității necesare. Urmărirea comenzilor de cumpărare asigură faptul că echipa de achiziții se află pe partea de sus a acestor modificări.

5) pentru a îmbunătăți conformitatea și auditabilitatea procesării comenzilor de cumpărare. Accesul centralizat la datele PO și urmărirea în timp real a modificărilor aduse datelor PO îmbunătățește conformitatea și auditabilitatea procesului.

6) pentru a economisi timp și efort pentru echipa de achiziții. Automatizarea creării, rutării și aprobării comenzii de achiziție elimină întârzierile și economisește timp pentru echipa de achiziții.

cum să urmăriți comenzile de cumpărare și să urmăriți achizițiile clienților? Urmărirea comenzilor de cumpărare folosind un șablon de foaie de calcul este una dintre cele mai populare metode de urmărire a PO. Utilizarea unei foi de calcul Excel ca tracker pentru comenzi de achiziție este un proces gestionat manual în care un membru al echipei de achiziții introduce și validează datele. Urmărirea achizițiilor folosind foi de calcul este ideală pentru întreprinderile care gestionează volume reduse de PO, modificări limitate la POs și persoane limitate care gestionează comenzile de cumpărare.

a doua opțiune pentru a urmări comenzile de cumpărare este printr-o aplicație pentru comenzi de cumpărare. Un sistem automat de gestionare a comenzilor de achiziție asigură o procesare eficientă și o mai bună conformitate. Este deosebit de util pentru întreprinderile cu volume mari de PO, modificări frecvente și multiple ale datelor PO, mai multe puncte de contact în gestionarea POs și o bază de date mare de furnizori.

a treia opțiune pentru urmărirea comenzilor de cumpărare este utilizarea sistemelor contabile precum ERP și Quick books. Deși o modalitate utilă și eficientă de a urmări POs, această opțiune este potrivită pentru volume de PO de 10-20 pe lună și un sistem previzibil și simplu de gestionare a inventarului.

urmărirea ordinelor de achiziție convenționale

urmărirea manuală a comenzilor de achiziție este gestionată de echipa de achiziții. De la creare până la aprobarea PO, totul se face manual folosind foi de calcul Excel pentru a înregistra date. Detaliile din formularul de urmărire a comenzilor sunt completate manual de către angajați. Trackerul de achiziție excel este creat pentru a urmări fiecare comandă de achiziție și starea acesteia. Angajații din echipa de achiziții înregistrează starea fiecărei comenzi de achiziție într-un format specific. Datele privind comanda de achiziție sunt gestionate de angajați.

urmărirea tradițională a comenzilor de achiziție a fost complet bazată pe hârtie. Sunt create două copii ale unei comenzi de achiziție, una este trimisă furnizorului, iar cealaltă este stocată pentru referință internă. În cazurile în care existau mai multe copii ale op, fiecare copie era colorată diferit, astfel încât documentele să poată fi atașate și depuse corespunzător.

avantajele metodelor convenționale de urmărire a achizițiilor:

ușor de început: metodele manuale de urmărire a comenzilor de cumpărare, cum ar fi foile de calcul Excel, sunt extrem de ușor de utilizat și de înțeles. Introducerea și validarea datelor sunt ușor de realizat pentru întreprinderile care se ocupă de un volum redus de POs.

puțin sau deloc de formare necesare: lucru pe foi de calcul Excel necesare foarte puțin sau deloc de formare pentru angajați. Accesibilitatea datelor în excel este rapidă și ușoară într-un sistem de urmărire a comenzilor de achiziție excel.

contra de cumpărare convenționale metode de urmărire:

incidente de misplacement și daune:

mai multe copii ale comenzii de cumpărare sunt necesare pentru prelucrarea manuală. Aceste copii ar putea fi ușor deplasate sau deteriorate în timp ce sunt manipulate de angajați. Urmărirea mai multor copii, atașarea lor la setul corect de documente și depunerea acestora este un proces greoi care este predispus la manipularea greșită.

lipsa de precizie și consecvență:

urmărirea tradițională a comenzilor de achiziție este gestionată de oameni, de la introducerea datelor până la validare până la aprobarea PO toate procesele sunt executate de angajați. Fiecare persoană are propria metodologie de lucru. Ca urmare, există o lipsă de coerență și precizie în datele PO.

conformitate și auditabilitate:

urmărirea tradițională a comenzilor de achiziție nu este standardizată. Prejudecățile și erorile umane sunt predominante într-un proces gestionat manual. Drept urmare, fluxurile de lucru de urmărire manuală a achizițiilor arată o Conformitate și o auditabilitate slabă.

lipsa vizibilității:

procesele de urmărire manuală a achizițiilor nu oferă vizibilitate în starea comenzii de achiziție. Din cauza lipsei de vizibilitate, achiziția nu are nicio idee despre motivul întârzierilor și blocajelor din proces.

pe baza discuției de mai sus, dezavantajele unui sistem manual de urmărire a achizițiilor depășesc avantajele. Întreprinderile în creștere trebuie să adopte metode mai eficiente de urmărire a achizițiilor care să poată gestiona volume mai mari de comenzi de cumpărare.

urmărirea eficientă a comenzilor de achiziție

sistemele electronice de gestionare a achizițiilor pot genera comenzi de achiziție și le pot urmări eficient și le pot integra cu alte programe de gestionare a comenzilor furnizorilor. Sistemele de urmărire a achizițiilor bazate pe Cloud permit crearea și urmărirea în timp real a POs-urilor din orice locație și orice dispozitiv. Sistemele digitale de comandă a achizițiilor oferă niveluri ridicate de precizie a datelor și elimină riscul de mixare a plăților prin conectarea POs-urilor la facturile corespunzătoare.

adoptarea metodelor electronice de urmărire a comenzilor de cumpărare îmbunătățește eficiența și productivitatea procesului. Aceste sisteme reduc efortul uman și documentele asociate fluxurilor de lucru tradiționale de urmărire a PO. Software-ul de urmărire a comenzilor de achiziție oferă un șablon standardizat pe care echipa îl poate utiliza pentru a crea o comandă de achiziție. Baza de date de urmărire a comenzilor menține un jurnal po precis și actualizat, care poate fi accesat de oriunde, în orice moment.

un sistem de urmărire a comenzilor de achiziție generează automat POs și notifică aprobatorul odată ce PO a fost conectat în sistem. A avea un șablon de urmărire a comenzilor clienților standardizează procesul de creare a PO și îmbunătățește conformitatea și auditabilitatea. Echipa de achiziții este eliberată de sarcina de a cerne prin sute de e-mailuri și foi de calcul pentru a urmări comanda de achiziție. Toate detaliile esențiale, cum ar fi numărul PO, data comenzii și informațiile despre Furnizor sunt disponibile în baza de date. Un sistem automat de urmărire a comenzilor de achiziție poate gestiona eficient volume mari de comenzi de achiziție. Marja de eroare în urmărirea automată a comenzilor de achiziție este aproape neglijabilă. Un sistem de urmărire a comenzilor de achiziție acceptă, de asemenea, mai multe editări din mai multe locații de către mai multe persoane. Software-ul de urmărire consolidează toate modificările și prezintă o versiune actualizată a comenzii de achiziție.

un sistem electronic de comenzi de achiziție îmbunătățește gestionarea furnizorilor. Urmărirea automată și aprobarea comenzilor de cumpărare elimină întârzierile și blocajele în procesarea PO. Odată ce POS-urile aprobate sunt direcționate către Vânzător pentru îndeplinirea comenzii. Când starea PO se schimbă în „livrat”, factura corespunzătoare este generată automat și direcționată spre aprobare. Aprobarea în timp util și plata facturilor furnizorului ajută la menținerea unor relații sănătoase și puternice cu furnizorii.

sistemele digitale de urmărire a comenzilor de achiziție oferă o imagine consolidată a stării și datelor comenzii de achiziție. Accesul la datele PO este mai ușor cu un sistem automat de urmărire. Vizibilitatea și Transparența sunt mult îmbunătățite de depozitul centralizat pentru toate comenzile de cumpărare. Managerul de achiziții și aprobatorii primesc actualizări în timp real cu privire la starea PO, evitând astfel orice întârzieri sau blocaje în fluxul de lucru al procesului. Prin integrarea sistemului de urmărire cu alte aplicații de finanțare și achiziții, eficiența generală a procesului poate fi îmbunătățită considerabil.

productivitatea generală a echipei de achiziții poate fi îmbunătățită prin adoptarea unui sistem automat de urmărire a PO. Angajații primesc mai mult timp pentru a se concentra pe sarcini strategice de mare valoare, mai degrabă decât pe sarcini administrative banale. Satisfacția angajaților se îmbunătățește, de asemenea, pe măsură ce se simt mai importanți lucrând la inițiative strategice.