Un ghid complet pentru planificarea unei conferințe sau convenții de succes

planificarea conferinței poate fi un efort interesant, deoarece aștepți cu nerăbdare să creezi un eveniment împlinit pentru toți cei care participă. Există de obicei o mulțime de sarcini de jonglat, cu o planificare atentă care ajută la îmbunătățirea întregului proces și, prin urmare, mai plăcută pentru toți cei implicați în planificare.

alegeți cel mai bun centru de conferințe pentru tipul dvs. de eveniment

există o mare varietate de conferințe și convenții, variind de la cele vizate pentru o anumită companie sau industrie până la cele deschise unui public mai larg. Există convenții care sunt ținute în mod privat, precum și deschise publicului, într—un spectru de dimensiuni-deși aceste tipuri de evenimente, în general, sunt mai mari decât o întâlnire corporativă tipică.

indiferent de specificul conferinței sau Convenției dvs., ceea ce este cel mai important este să creați un eveniment care să îndeplinească sau să depășească obiectivele dvs. pentru evenimentul corporativ și să satisfacă participanții la conferință.

Lista de verificare a planificării Conferinței

Planificarea pentru acest tip de eveniment începe adesea cu cel puțin un an înainte, cu următoarele elemente găsite de obicei aproape de începutul procesului:

• scop general: este aceasta, de exemplu, o convenție educațională pentru oamenii din industria dvs.? Sperați să utilizați acest eveniment pentru a crea publicitate pentru compania dvs.? Este scopul de a genera venituri sau de a sparge chiar? Ce altceva ar trebui clarificat cu privire la scopul conferinței de la început? Pe tot parcursul procesului de planificare, pe măsură ce luați decizii, păstrați acest scop în minte.
• buget :câți bani trebuie să investești în conferință în avans? Veți căuta sponsori? Ce procent din cheltuieli sperați să acoperiți prin taxele plătite de participanți? Cât de mult ar putea să aveți nevoie pentru a ajusta planurile dacă vânzările de bilete sunt mai mici decât se anticipase? Cât spațiu de manevră există în bugetul dvs.? Cât de mult puteți pune deoparte pentru cheltuieli neașteptate?
• structura generală: veți avea, de exemplu, un eveniment care este plin de difuzoare specifice industriei? Vor exista grupuri de discuții breakout organizate în săli de conferințe separate? Participanții vor primi certificări sau credite de educație continuă după ce au participat la evenimentul tău?
• Data și orele evenimentului: va fi aceasta o conferință de o zi? Una care durează tot weekendul, sau poate chiar o săptămână întreagă? Există date specifice când acest lucru trebuie să aibă loc? Dacă nu, care sunt câteva date preferate? Va fi un eveniment 9-la-5 sau sunt implicate serile? Aveți nevoie să ajutați participanții să rezerve camere de hotel în zonă?
• centru de conferințe: pentru un eveniment de dimensiuni semnificative, așa cum sunt multe conferințe și convenții, este posibil să nu fie ușor să găsiți un loc care să vă satisfacă toate nevoile. Câți oameni anticipați că vor fi prezenți? Aveți deja în minte un anumit loc? Câte săli de conferințe sunt necesare? Datele de care aveți nevoie sunt disponibile? Ce trebuie să faceți pentru a asigura acel loc?

un alt element cheie al planificării conferinței este mâncarea pe care o vor mânca participanții. Ce mese veți oferi,dacă există? Micul dejun, prânzul și cina? Mesele vor fi servite sau este stilul bufet preferinta ta? Bufetele pot muta masa mai repede și oferă oamenilor șansa de a se ridica și de a se întinde, în timp ce mesele așezate oferă oamenilor posibilitatea de a se relaxa și de a discuta cu colegii de masă.

poate că în timpul conferinței sau expoziției dvs. ar avea mai mult sens să aduceți vânzători de alimente pentru ca participanții dvs. să mănânce la confortul lor în jurul evenimentelor și activităților programate pe tot parcursul zilei.

pentru mai multe detalii, consultați lista noastră completă de planificare a Conferinței.

modul în care planificatorii Conferinței rămân organizați

cea mai bună metodă va depinde de structura Comitetului dvs. de planificare, deși există factori comuni între aceste comitete. În general, veți elabora un plan care conține sarcini clar definite care sunt atribuite persoanelor sau grupurilor cu termene specifice atașate acestora. Fiecare sarcină ar trebui să vină cu o gamă de buget pentru a realiza ceea ce este necesar. Instrumentele de colaborare pot fi la fel de simple ca Google Docs și foi de calcul Google sau ceva mai high-tech, poate folosind software-ul întreprinderii companiei dvs.

asigurați-vă că împărțiți sarcinile mari în sub-sarcini și atribuiți datele scadente pentru fiecare dintre componente. Scopul este de a menține procesul în mișcare într-un mod constant, astfel încât să nu existe o panică sau o grabă de ultim moment când se apropie data conferinței și să vă asigurați că nu pierdeți nimic important.

pe lângă planificarea evenimentului în sine, poate avea sens să creezi și un plan de marketing care să fie derulat în etape pe tot parcursul procesului. Veți, De exemplu:

• publicați Comunicate de presă sau alte informații pe site-ul dvs. web și alte publicații relevante?
• utilizați marketingul prin e-mail pentru a oferi mesaje publicului probabil pentru conferința dvs.?
• folosiți puterea rețelelor sociale pentru a atrage noi participanți?

de asemenea, desemnați timpii de-a lungul procesului în care efectuați verificări bugetare. Sunt cheltuielile până în prezent în concordanță cu veniturile? Dacă nu, de ce nu? S-ar putea ca o echipă să fie mai departe de-a lungul procesului de planificare decât se anticipase și să fi folosit fonduri înainte de termen. Sau, ar putea însemna că cheltuielile de marketing au fost mai mari decât se aștepta. În unele cazuri, acestea pot fi discrepanțe destul de minore față de plan. Alteori, poate fi necesar să aruncați o privire asupra bugetului și să luați decizii pentru a-l readuce în echilibru.

dacă Comitetul dvs. este format din persoane angajate de aceeași companie sau aparținând aceleiași organizații, ați putea avea întâlniri în persoană pentru a vă verifica unul cu celălalt. Sau, dacă Comitetul dvs. este mai răspândit geografic, puteți utiliza sisteme bazate pe cloud pentru a partaja documente și a utiliza tehnologii precum Zoom sau Skype pentru a avea apeluri.

cum să crești participarea la conferință

nu este neobișnuit ca unii participanți să aștepte până în ultimul moment pentru a se înscrie la o conferință. Totuși, acest lucru poate crea provocări pentru planificatori, inclusiv incertitudinea cu privire la veniturile disponibile și la cantitatea de alimente și alte materiale necesare. Și, dacă aveți spațiu limitat în sălile de conferințe, evoluția numerelor de participare poate însemna fie că va trebui să refuzați oamenii (ceea ce nu doriți să faceți), fie să faceți o luptă de ultim moment pentru a vă ajusta aspectul conferinței.

în mod ideal, desigur, participanții s—ar înscrie mai devreme în acest proces-și întrebarea poate deveni cum să încurajați înscrierile pentru a vă aduce prezența la niveluri optime.

în primul rând, poate ajuta la cântărirea argumentelor pro și contra de a oferi o reducere pentru persoanele care se înscriu și plătesc devreme pentru conferință. Beneficiile reducerilor cu plată anticipată includ modul în care acest lucru poate:

• oferiți Comitetului dvs. o infuzie timpurie de numerar, care vă poate ajuta să finanțați elementele pe care trebuie să le plătiți înainte de conferință
• creați buzz pe măsură ce cifrele de participare cresc, ceea ce poate ajuta la creșterea participării în continuare
• mulțumiți persoanelor care se înscriu și plătesc devreme

dezavantajele includ modul în care acest lucru vă poate reduce veniturile globale, ceea ce poate avea un impact negativ asupra buget și capacitatea de a crea o experiență premier. În plus, poate crea percepția nedorită că evenimentul dvs. poate să nu merite prețul complet—și poate duce uneori la situația incomodă în care participanții care nu s-au înscris devreme vor solicita să plătească prețul mai mic.

pe lângă faptul că vă decideți asupra nivelurilor de prețuri, capacitatea dvs. de a crește participarea la conferințe poate fi legată în mare măsură de profunzimea și eficacitatea campaniilor dvs. de marketing și Relații Publice. Începeți devreme cu marketingul dvs., incluzând atât strategii mai largi, cum ar fi comunicatele de presă, cât și tehnici de nișă, cum ar fi cultivarea anumitor grupuri și indivizi.

cum să lucrați cu planificatorii de evenimente

planificarea unei conferințe poate necesita timp și atenție semnificative. Deci, dacă lucrați la planificarea conferinței, gestionând în același timp volumul de muncă obișnuit, acest lucru poate deveni destul de provocator. Acesta este adesea motivul pentru care oamenii care aleg să lucreze cu un planificator de evenimente iau această decizie—și adesea au beneficii suplimentare.

pe lângă eliberarea timpului, planificatorii de evenimente vă pot ajuta comitetul să acorde prioritate cheltuielilor dvs. pentru a vă maximiza bugetul conferinței. În plus, planificatorii cu experiență știu ce capcane trebuie evitate, protejându-vă de surprize nedorite, în timp ce aveți grijă de detaliile de planificare care nu sunt întotdeauna evidente. Acestea pot varia de la verificarea specificului WiFi până la tratarea cererilor dietetice speciale.

în plus, Planificatorul de evenimente vă poate ajuta să furnizați furnizori care se potrivesc nevoilor dvs. de conferință sau convenție în bugetul dvs., negociind oferte mai bune pe care le-ați putea putea face pe cont propriu. Cu toate aceste probleme gestionate de un planificator, vă puteți concentra pe a vă bucura de conferință și de a beneficia de rețea, de împărtășirea cunoștințelor și multe altele.

dacă decideți să angajați un planificator de evenimente, iată câteva sfaturi pentru a eficientiza procesul:

• comunicați clar ceea ce doriți și aveți nevoie și, atunci când nu sunteți sigur de opțiuni, întrebați. Planificatorul dvs. poate veni cu idei creative pe care nu le-ați luat în considerare înainte, indiferent dacă este în legătură cu configurarea camerei, modul în care sunt servite mesele sau altceva în întregime.
• ascultați ideile prezentate de planificatorul dvs. și cântăriți-le cu atenție. În cele din urmă, este conferința dvs., astfel încât să obțineți ultimul cuvânt printre opțiunile disponibile—dar puteți profita din plin de sfaturile profesionale neprețuite ale persoanei atunci când analizați avantajele și dezavantajele alegerilor.
• flexibilitatea este crucială. Există anumite lucruri care pot fi deja fixate. De exemplu, este posibil să fi ales data conferinței în urmă cu un an și să fi promovat pe scară largă acea dată. Dar, de fiecare dată când există unele cameră să ia în considerare opțiunile, rămânând deschis la posibilitățile vă poate ajuta să aibă o convenție care va fi amintit de ani de zile să vină.

rețineți că, atunci când alegeți Thrasher-Horne Conference Center, coordonatorul nostru de închiriere vă va oferi asistență, inclusiv lucrul cu Planificatorul de evenimente, dacă alegeți să angajați unul. Dacă decideți să nu angajați un profesionist pentru a vă planifica Conferința, am fi bucuroși să vă ajutăm să creați o experiență unică pentru vorbitorii și participanții dvs.

tipuri de Expo & săli de conferințe

centrele de conferințe pot include, de exemplu, hoteluri, colegii și centre de afaceri. Adesea au spații dedicate întâlnirilor, cu mese și scaune, capabilități WiFi și multe altele. Atunci când alegeți un hotel, oaspeții pot sta acolo și peste noapte, după cum este necesar. Provocările pot include să aveți suficiente săli de conferințe dacă organizați mai multe sesiuni simultan sau doriți să aveți spații de rupere. Poate fi necesar să utilizați furnizorul lor desemnat, de asemenea.

pentru a crea un eveniment de reținut, puteți lua în considerare și o locație cu atracții unice. Thrasher-Horne Center, de exemplu, are spațiu de galerie disponibil pentru evenimente de închiriere—iar expozițiile artistice din galeriile noastre pot face ca conferința dvs. să iasă cu adevărat în evidență.

alegând Centrul de conferințe Thrasher-Horne
la Thrasher-Horne, veți primi servicii de cinci stele la locul nostru modern accesibil. Cele cinci camere personalizabile pot găzdui aspectul de care aveți nevoie pentru a vă aduce la viață viziunea conferinței. Mai precis, avem mai mult de 6.135 de metri pătrați, care include o cameră mare pentru evenimente mari, împreună cu camere multifuncționale cu pereți despărțitori mobili pentru flexibilitate maximă.

avantajele suplimentare ale alegerii centrului nostru de conferințe includ:

• flexibilitate opțiune de relaxare, cu Configurări personalizate și defalcări
• alegerea dvs. de dimensiuni și forme de masă și scaune cu perne confortabile
• Parcare gratuită semnificativă
• lumini și temperaturi controlate independent în fiecare cameră
• disponibilitate de securitate la fața locului

puteți închiria o varietate de echipamente, eliminând necesitatea de a-l transporta dintr-o instalație de închiriere în sălile dvs. de conferințe. Acestea includ lenjerie albă, Microfoane, cărucioare A/V, podiumuri și multe altele. Putem oferi recomandări pentru furnizori, inclusiv furnizorii de alimente și alcool, iar coordonatorii noștri experimentați de evenimente vă vor sta la dispoziție.

puteți găsi mai multe informații despre facilitatea noastră frumoasă situată în campusul pitoresc al Colegiului de Stat St.Johns River din Orange Park. Locul de desfășurare este situat convenabil de numeroase orașe și comunități din nord-estul Floridei, inclusiv:

• 35 la câteva minute de centrul orașului Jacksonville
• 48 de minute de plajele din Jacksonville
• 58 de minute de St. Augustine
• la mai puțin de 90 de minute de Plaja Fernandina
• lângă restaurantele și hotelurile populare din Insula Fleming pentru oaspeții care au nevoie de cazare peste noapte

vă invităm să ne contactați la 904-276-6815, extensia 2, pentru a programa un tur și a discuta despre cum vă putem ajuta cu conferința sau convenția viitoare.