succesul unui proiect este de obicei calculat cu parametrii de evaluare tradiționali care iau în considerare doar faptul că proiectul a respectat bugetul și programul. Destul de des, însă, acest lucru nu este suficient.
unele organizații iau în considerare parametri mai largi decât cei tradiționali – cost, planificare și funcționare – și determină succesul proiectului prin evaluarea indicatorilor cheie de performanță, așa-numitele KPI.
această abordare generează evaluări mai relevante, corecte și echilibrate ale performanței proiectului.
cu toate acestea, unele organizații nu au o modalitate consecventă de a determina parametrii care ar trebui aplicați pentru a determina modul în care un proiect și-a atins obiectivele și modul în care a influențat compania într-un mod tangibil și non-tangibil.
prin urmare, să vedem în acest articol care sunt parametrii de evaluare posibili pentru a cuantifica succesul proiectului.
de ce să măsurăm succesul unui proiect?
aceasta poate părea o întrebare prostească, dar care este principalul punct de măsurare a succesului proiectului?
la urma urmei, odată ce un proiect este terminat, nu mai puteți face multe în acest sens, indiferent dacă este un succes sau un eșec, nu?
aceasta a fost filozofia primară de mult timp, dar odată cu dezvoltarea conceptului de învățare și a celor mai bune practici, valoarea înregistrării informațiilor despre trecutul unei organizații pentru a-și ghida strategia viitoare a devenit mai răspândită.
în prezent, valoarea îmbunătățirii continue pe baza datelor anterioare este recunoscută și se bazează pe aceasta că companiile pot înțelege ce a mers prost în timpul unui proiect dat, astfel încât să nu cadă în aceleași greșeli în timpul proiectelor ulterioare.
prin integrarea noilor cunoștințe, în special despre succese și eșecuri, în noi procese, se fac mai puține greșeli și se pot obține performanțe mai mari.
de aceea, măsurarea succesului proiectului a devenit critică pentru fiecare manager de proiect.
problema cu măsurarea succesului proiectului este că nu este atât de ușor pe cât pare.
ce este atât de dificil în măsurarea succesului unui proiect?
pare logic că prin măsurarea succesului unui proiect, va fi posibil să se colecteze date despre ceea ce a mers deosebit de bine sau rău și că veți putea identifica acei factori de succes care vor fi aplicați proiectelor viitoare.
ce se întâmplă dacă proiectul este livrat la timp și la buget, dar două luni mai târziu clientul nu beneficiază de rezultat? Sau nu ești absolut mulțumit?
dimpotrivă, unii clienți pot fi complet mulțumiți de rezultatul unui proiect care a fost aproape un dezastru în ceea ce privește managementul, de exemplu, întârzieri neprevăzute, resurse excesive, pierderi financiare pentru companie etc.
de ani de zile managementul de proiect încearcă să vină cu o idee mai precisă despre ceea ce se înțelege prin „succesul proiectului” și de ani de zile încercăm să identificăm ceea ce este necesar pentru a asigura succesul proiectului.
au fost efectuate multe cercetări pe această temă și au fost publicate multe studii.
cu toate acestea, rezultatele nu au fost atât de omogene: în ciuda a mii și mii de texte scrise despre managementul proiectelor, în ciuda deceniilor de experiență individuală și colectivă și în ciuda unei creșteri considerabile a volumului de muncă bazată pe proiecte, datele au condus la evidențierea faptului că succesul unui proiect este, de asemenea, parțial foarte subiectiv și variază în funcție de situații, organizații, sectoare și părți interesate.
într-adevăr, toată lumea ar putea avea o percepție diferită a proiectului și a rezultatului acestuia.
din fericire, însă, au apărut și unele bune practici care ar trebui să ajute un manager de proiect să măsoare succesul proiectelor sale folosind procese simple.
criterii pentru managementul de proiect de succes
în aceste criterii vom găsi toate cele referitoare la proiectul în sine și la implementarea acestuia.
acestea ajută în special la măsurarea eficienței interne a Organizației pentru implementarea proiectelor și aici găsim elementele „clasice” ale managementului de proiect:
- proiectul este finalizat în grafic
- proiectul este finalizat în buget
- proiectul își îndeplinește obiectivele de calitate
pot fi adăugate alte criterii de management de proiect, cum ar fi:
- proiectul include toate punctele acoperite de domeniul de aplicare
- proiectul îndeplinește obiectivele comerciale în ceea ce privește veniturile și profiturile
și din nou în această categorie este posibil să se includă criterii legate de diferite părți interesate:
- satisfacția echipei de proiect
- satisfacția utilizatorului final
- satisfacția furnizorului
subiectivitatea succesului este, prin urmare, minimizată prin utilizarea unor criterii de succes predefinite.
toată lumea va ști la ce lucrează și când este timpul să măsoare succesul, vor fi disponibile repere stabilite.
paradigma „define, align and approve”
pentru a se asigura că criteriile de succes stabilite sunt realiste în mod satisfăcător, dezvoltarea criteriilor trebuie să urmeze paradigma „define, align and approve”.
pe scurt, criteriile de succes trebuie să fie stabilite în mod corespunzător în termeni măsurabili, trebuie să fie aliniate la nevoile și constrângerile proiectului și trebuie să fie aprobate de toate părțile implicate în procesul decizional.
să vedem fiecare punct în detaliu:
1. Criteriile de succes trebuie să fie stabilite în mod explicit
criteriile de succes trebuie să fie menționate în termeni specifici legați de executarea procesului de management al proiectului, activitățile proiectului și rezultatele acestora. De exemplu: este un succes dacă proiectul este finalizat până la sfârșitul Q4.
2. Criteriile de succes trebuie să fie ‘aliniate’ în mod adecvat.
criteriile de succes trebuie să fie aliniate în mod adecvat cu viziunea, scopul și efortul proiectului, luând în considerare scopul general, beneficiile care trebuie atinse, capacitatea organizațională, prioritățile, riscurile și constrângerile operaționale. De exemplu: este un succes dacă proiectul duce la o reducere cu 5% a rapoartelor privind problemele legate de accesul la distanță la sistem.
3. Criteriile de succes trebuie aprobate în mod corespunzător
criteriile de succes trebuie elaborate și definite utilizând un proces structurat și colaborativ, prin care toate părțile implicate în procesul decizional au posibilitatea de a furniza contribuții, de a contesta ipoteze, de a negocia și, în final, de a oferi acceptare și aprobare.
oricare ar fi proiectul în cauză, atunci când este posibil să se măsoare succesul prin parametri optimi de evaluare, se vor obține informații critice care, probabil, nu vor duce la îmbunătățirea proiectului în sine, ci vor contribui la crearea unei baze de date de cunoștințe pentru dezvoltarea viitoarelor programe și proiecte de succes.
