Der Erfolg eines Projekts wird normalerweise mit traditionellen Bewertungsparametern berechnet, die nur die Tatsache berücksichtigen, dass das Projekt das Budget und das Programm eingehalten hat. Oft reicht dies jedoch nicht aus.
Einige Organisationen berücksichtigen breitere Parameter als die traditionellen – Kosten, Planung und Betrieb – und bestimmen den Erfolg des Projekts durch die Bewertung von Leistungsindikatoren, den sogenannten KPIs.
Dieser Ansatz generiert relevantere, fairere und ausgewogenere Projektleistungsbewertungen.
Einige Organisationen haben jedoch keine konsistente Möglichkeit, die Parameter zu bestimmen, die angewendet werden sollten, um festzustellen, wie ein Projekt seine Ziele erreicht hat und wie es das Unternehmen auf greifbare und nicht greifbare Weise beeinflusst hat.
Sehen wir uns daher in diesem Artikel die möglichen Bewertungsparameter an, um den Erfolg des Projekts zu quantifizieren.
Warum den Erfolg eines Projekts messen?
Dies mag wie eine dumme Frage erscheinen, aber was ist der wichtigste Punkt, um den Erfolg des Projekts zu messen?
Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, können Sie nicht mehr viel dagegen tun, egal ob es ein Erfolg oder ein Misserfolg ist, oder?
Dies war lange Zeit die Hauptphilosophie, aber mit der Entwicklung des Konzepts des Lernens und der Best Practice hat sich der Wert der Aufzeichnung von Informationen über die Vergangenheit einer Organisation als Leitfaden für ihre zukünftige Strategie verstärkt.
Heutzutage wird der Wert der kontinuierlichen Verbesserung auf der Grundlage vergangener Daten erkannt, und auf dieser Grundlage können Unternehmen verstehen, was während eines bestimmten Projekts schief gelaufen ist, damit sie bei nachfolgenden Projekten nicht in dieselben Fehler geraten.
Durch die Integration von neuem Wissen, insbesondere über Erfolge und Misserfolge, in neue Prozesse werden weniger Fehler gemacht und höhere Leistungen erzielt.
Aus diesem Grund ist die Messung des Projekterfolgs für jeden Projektmanager von entscheidender Bedeutung.
Das Problem bei der Messung des Projekterfolgs ist, dass es nicht so einfach ist, wie es sich anhört.
Was ist so schwierig an der Erfolgsmessung eines Projekts?
Es erscheint logisch, dass durch die Messung des Erfolgs eines Projekts Daten darüber gesammelt werden können, was besonders gut oder schlecht gelaufen ist, und dass Sie diese Erfolgsfaktoren genau bestimmen können, die auf zukünftige Projekte angewendet werden sollen.
Was passiert, wenn das Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets geliefert wird, der Kunde aber zwei Monate später nicht vom Ergebnis profitiert? Oder sind Sie absolut unzufrieden?
Im Gegenteil, einige Kunden sind möglicherweise mit dem Ergebnis eines Projekts zufrieden, das in Bezug auf das Management fast eine Katastrophe darstellt, z. B. unvorhergesehene Verzögerungen, übermäßige Ressourcen, finanzielle Verluste für das Unternehmen usw.
Seit Jahren versucht das Projektmanagement, eine genauere Vorstellung davon zu bekommen, was unter „Projekterfolg“ zu verstehen ist, und seit Jahren versuchen wir herauszufinden, was erforderlich ist, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen.
Zu diesem Thema wurde viel geforscht und viele Studien veröffentlicht.
Die Ergebnisse waren jedoch nicht so homogen: Trotz Tausender und abertausender Texte zum Thema Projektmanagement, trotz jahrzehntelanger individueller und kollektiver Erfahrung und trotz eines erheblichen Anstiegs der Projektarbeit haben die Daten gezeigt, dass der Erfolg eines Projekts auch teilweise sehr subjektiv ist und je nach Situation, Organisation, Branche und Stakeholder variiert.
In der Tat könnte jeder eine andere Wahrnehmung des Projekts und seines Ergebnisses haben.
Glücklicherweise haben sich aber auch einige Good Practices herauskristallisiert, die einem Projektmanager helfen sollen, den Erfolg seiner Projekte anhand einfacher Prozesse zu messen.
Kriterien für ein erfolgreiches Projektmanagement
In diesen Kriterien finden wir alle, die das Projekt selbst und seine Umsetzung betreffen.
Diese helfen insbesondere dabei, die interne Effizienz der Organisation bei der Umsetzung von Projekten zu messen, und hier finden wir die „klassischen“ Elemente des Projektmanagements:
- Das Projekt ist innerhalb des Zeitplans abgeschlossen
- Das Projekt ist innerhalb des Budgets abgeschlossen
- Das Projekt erfüllt seine Qualitätsziele
Weitere Projektmanagementkriterien können hinzugefügt werden, z:
- Das Projekt umfasst alle vom Geltungsbereich abgedeckten Punkte
- Das Projekt erfüllt kommerzielle Ziele in Bezug auf Umsatz und Gewinn
Und auch in dieser Kategorie ist es möglich, Kriterien in Bezug auf verschiedene Interessengruppen aufzunehmen:
- Zufriedenheit des Projektteams
- Zufriedenheit der Endnutzer
- Zufriedenheit der Lieferanten
Die Subjektivität des Erfolgs wird daher durch die Verwendung vordefinierter Erfolgskriterien minimiert.
Jeder wird wissen, woran er arbeitet und wann es Zeit ist, den Erfolg zu messen, werden etablierte Benchmarks verfügbar sein.
Das Paradigma „Definieren, ausrichten und genehmigen“
Um sicherzustellen, dass die festgelegten Erfolgskriterien zufriedenstellend realistisch sind, muss die Entwicklung der Kriterien dem Paradigma „Definieren, ausrichten und genehmigen“ folgen.
Kurz gesagt, die Erfolgskriterien müssen messbar dargelegt, an den Bedürfnissen und Einschränkungen des Projekts ausgerichtet und von allen am Entscheidungsprozess beteiligten Parteien genehmigt werden.
Sehen wir uns jeden Punkt genauer an:
1. Erfolgskriterien müssen explizit festgelegt werden
Erfolgskriterien müssen in spezifischen Begriffen angegeben werden, die sich auf die Ausführung des Projektmanagementprozesses, die Projektaktivitäten und deren Ergebnisse beziehen. Zum Beispiel: Es ist ein Erfolg, wenn das Projekt bis Ende Q4 abgeschlossen ist.
2. Erfolgskriterien müssen adäquat ‚ausgerichtet‘ werden.
Die Erfolgskriterien müssen angemessen auf die Vision, den Umfang und den Aufwand des Projekts abgestimmt sein, wobei der Gesamtzweck, der zu erzielende Nutzen, die organisatorische Kapazität, die Prioritäten, die Risiken und die betrieblichen Einschränkungen zu berücksichtigen sind. Beispielsweise: es ist ein Erfolg, wenn das Projekt zu einer Reduzierung der Berichte über Probleme im Zusammenhang mit dem Fernzugriff auf das System um 5% führt.
3. Erfolgskriterien müssen ordnungsgemäß genehmigt werden
Erfolgskriterien müssen in einem strukturierten und kollaborativen Prozess entwickelt und definiert werden, wobei alle am Entscheidungsprozess beteiligten Parteien die Möglichkeit haben, Input zu liefern, Hypothesen in Frage zu stellen, zu verhandeln und schließlich Akzeptanz und Zustimmung zu geben.
Unabhängig von dem betreffenden Projekt werden, wenn es möglich ist, den Erfolg anhand optimaler Bewertungsparameter zu messen, kritische Informationen erhalten, die möglicherweise nicht zur Verbesserung des Projekts selbst führen, sondern dazu beitragen, eine Wissensdatenbank für die Entwicklung zukünftiger erfolgreicher Programme und Projekte zu erstellen.
