planul de implementare a Software-ului: 5 pași critici

pe piața de astăzi, întreprinderile mici trebuie să concureze împotriva întreprinderilor masive. O modalitate de a vă asigura că pot ține pasul este utilizarea instrumentelor și software-ului potrivit pentru a îmbunătăți procesele, a optimiza fluxurile de lucru și a crește productivitatea. Cu un flux de lucru puternic și eficient pentru toate procesele majore dintr-o afacere, este posibil să aduceți mai multe venituri în mai puțin timp.

dar dacă ar fi atât de ușor, toate întreprinderile ar face-o. Găsirea platformei perfecte pentru nevoile afacerii dvs. înseamnă că trebuie să petreceți timp și atenție cercetând și opțiuni posibile și, în majoritatea cazurilor, o investiție financiară potențial semnificativă.

nu numai acest lucru, dar oamenii sunt creaturi de obicei și aceste obiceiuri sunt dificil de a schimba. Echipa dvs. poate fi obișnuită să facă lucrurile într-un anumit mod deja și dacă acest mod funcționează bine pentru ei, schimbarea completă a proceselor lor de afaceri poate provoca rezistența lor la schimbare. Această rezistență s-ar putea dovedi dăunătoare întregii companii.

răspunsul: elaborați mai întâi un plan.

ce este un Plan de Implementare Software? De Ce Ai Nevoie De Unul?

un plan de implementare software vă ajută compania să găsească și să implementeze software-ul potrivit pentru nevoile dvs. de afaceri. Adoptarea de software nou este atât consumatoare de timp și poate fi costisitoare în ceea ce privește finanțele și resursele umane. Fără un plan în loc înainte de începerea procesului, este probabil adoptarea software-ul va eșua.

cu un plan dezvoltat în mod corespunzător, puteți evita luarea deciziilor pripite, asigurați-vă că oamenii corecți sunt implicați în implementare, configurați corect sistemul și creați o situație în care angajații pot aprecia cu adevărat beneficiile complete pe care le oferă software-ul, oferind în același timp o pregătire adecvată.

pentru multe companii, adoptarea de software nou este o întreprindere serioasă. Dacă încurcați procesul de implementare, veți experimenta probabil timpi de nefuncționare operațională, ceea ce se traduce prin venituri pierdute. Pe de altă parte, dacă vă faceți timp pentru a vă face cercetarea și pentru a vă pregăti din timp, compania dvs. poate beneficia de multe beneficii, inclusiv creșterea accelerată, economiile de costuri, creșterea eficienței procesului și îmbunătățirea vizibilității.

plan de Implementare Software: 5 pași critici

pasul unu: Construiți-vă afacerea

indiferent de cât de mare sau de mică este afacerea dvs., implementarea de software nou nu este ceva ce faceți doar pentru că aveți chef.

în timp ce întreprinderile mai mici sunt mai agile decât concurenții lor mai mari, greșelile de orice fel pot fi costisitoare și pot afecta orice companie, în special cele cu un buget limitat.

schimbările, cum ar fi actualizarea software-ului actual sau lansarea a ceva nou, sunt dificile și pentru organizațiile mai mari, deoarece procesul de luare a deciziilor devine mai complex pe măsură ce o companie crește. Cercetările arată că aproximativ 72% dintre directorii executivi consideră că deciziile strategice proaste au fost „la fel de frecvente ca cele bune sau au fost norma predominantă în organizația lor.”

cum îți faci cazul?

• luați în considerare punctele dvs. de durere: cu ce provocări se confruntă compania dvs.? Ce aspecte trebuie îmbunătățite? Discutați cu personalul dvs. și cu alte părți interesate relevante pentru a obține răspunsuri. Dacă descoperiți că eficiența organizațională este scăzută și compania pierde venituri, concentrați-vă eforturile asupra acestui lucru. Lucrați pentru a vă alinia obiectivele de afaceri cu obiectivele dvs.
• Vino cu o soluție: Oferiți o schiță detaliată, de exemplu, a modului în care un nou software de achiziție sau un nou software de management de proiect ar putea îmbunătăți atât eficiența, cât și productivitatea echipei și de ce este esențial pentru abordarea punctelor de durere pe care le-ați găsit.
• efectuați o analiză a costurilor și beneficiilor: principalul motiv pentru a construi un caz de afaceri puternic este de a justifica investiția. Analizați atât costurile tangibile, cât și cele intangibile, împreună cu câștigurile tangibile și intangibile pe care compania le va realiza cu o implementare de succes.
• dezvoltați o cronologie: Stabiliți așteptări rezonabile de timp în jurul duratei de evaluare a software-ului, implementați noul sistem și realizați o rentabilitate a investiției.
• planificați modul în care veți gestiona schimbarea: Cercetările indică faptul că 70% din programele de transformare organizațională eșuează. Când este mai puțin riscant să refuzi o propunere, directorii pot avea mai greu să decidă să o susțină. Subliniați costul de a nu aborda aceste puncte de durere și asigurați-vă că înțeleg că știți riscurile, precum și pașii pe care îi veți lua pentru a evita aceleași greșeli pe care alte organizații le-au făcut în trecut. Managementul schimbării este crucial pentru o fază de implementare lină.

Pasul doi: alegeți furnizorul potrivit

odată ce aveți suportul necesar, trebuie să găsiți cel mai potrivit furnizor de software. Indiferent de furnizorul pe care îl alegeți va fi un partener strategic în afacerea dvs., deci este important să vă luați timp cu procesul de selecție.

întrebări pentru a cere în timp ce restrânge opțiunile includ:

• de ce ai nevoie? luați în considerare lucruri precum caracteristici, preț, bazat pe cloud vs.on-premise vs. hibrid și așa mai departe.
• cât timp a fost vânzătorul în afaceri? Care sunt acreditările lor?
• este software-ul scalabil?
• există costuri ascunse?
• ce au de spus clienții lor despre ei?
• software-ul se integrează cu sistemele pe care le aveți deja?
• furnizorul oferă instruire software?
• costurile de implementare includ suportul post-vânzare?
• sunt actualizări și upgrade-uri bazate pe cloud?

Pasul trei: proteja împotriva Creep domeniul de aplicare

dacă nu ești atent, caracteristici suplimentare diferite opțiuni de software oferi poate speria pe pista. Piața de software oferă o varietate de opțiuni și personalizări, astfel încât pregătirea unui document de nevoi care să contureze tot ceea ce căutați este critică atunci când vine vorba de evaluarea software-ului.

în mod ideal, documentul ar trebui să ofere vânzătorilor o imagine clară a nevoilor specifice ale organizației dvs. Dacă decideți să configurați software-ul care fiecare funcționalitate disponibilă sau pentru a personaliza toate capacitatea sa la un moment dat, acest lucru este atunci când se întâmplă creep domeniul de aplicare. Este o capcană veți cădea în care rezultă în:

• creșterea exponențială a costurilor
• părțile interesate care își pierd interesul
• tragerea procesului de implementare

proiectele rareori se dovedesc exact așa cum se așteaptă, iar implementarea software-ului nu este diferită. Modificările din timpul ciclului de viață al proiectului sunt o parte naturală a afacerii, dar pentru a preveni creep-ul domeniului de aplicare, trebuie să exercitați o anumită cantitate de control.

acesta este motivul pentru care este esențial ca echipa dvs. de implementare să aplice cele mai bune practici de management de proiect și ca toată lumea să lucreze împreună pentru a maximiza utilizarea software-ului pentru departamentele lor.

indiferent de dimensiunea echipei dvs., un instrument de management de proiect colaborativ vă permite să eliminați planul procesului de implementare a software-ului. Unele opțiuni includ:

• Wrike: Aceasta este o alegere bună pentru funcțiile de urmărire a proiectelor, cum ar fi diagramele Gantt și plăcile Kanban.
• Asana: această opțiune este ideală pentru funcții de lucru sau centrice, cum ar fi monitorizarea volumului de muncă. acesta conține o serie de șabloane de proiect încorporate și este ușor de utilizat.
• Basecamp: aceasta este o alegere ideală pentru prioritizarea sarcinilor, funcțiile de planificare și stocarea documentelor.
• Trello: aceasta este o platformă extrem de personalizabilă care poate fi adaptată oricărui flux de lucru sau proces. Plăcile constau din cărți, care pot fi atribuite persoanelor fizice și mutate după cum este necesar. Se integrează și cu o serie de alte instrumente.

Pasul patru: puneți împreună o echipă de implementare

echipa dvs. de implementare a software-ului este crucială pentru succesul proiectului. Poate fi la fel de mic ca doi oameni și poate crește la cât mai mulți oameni de care aveți nevoie pentru a face treaba. De obicei, cu cât mai multe departamente au nevoie de software, cu atât echipa de implementare devine mai mare. Fiecare departament ar trebui să aibă un reprezentant care să funcționeze ca campion al noului software. Acest reprezentant va răspunde, de asemenea, la întrebări și va ajuta la formarea colegilor.

o echipă poate include:

• proprietar de proiect: acesta este de obicei șeful unei afaceri sau departamentul care implementează noul sistem. Poate fi, de asemenea, o echipă de directori, mai degrabă decât o singură persoană.
• Manager de proiect: Aceasta este persoana responsabilă de organizarea procesului de implementare, inclusiv bugetul.
• administrator de sistem: această persoană supraveghează configurarea sistemului și administrarea tehnică
• legătură de comunicare: această persoană servește ca legătură între echipa de proiect și utilizatorii finali.
• membrii Departamentului de bază: Aceștia sunt oamenii care susțin software-ul, de la fiecare departament din organizația dvs.

amintiți-vă, Tipul de persoane pe care le-ați atribuit echipei dvs. de implementare reflectă angajamentul dvs. față de succesul inițiativei. Ca atare, cel mai bine este să includeți doar membrii echipei care sunt extrem de talentați, orientați spre echipă și dedicați în mod egal succesului proiectului.

Pasul Cinci: pune-l să folosească

ultimul lucru pe care doriți este software-ul nimeni nu vrea să folosească. Desigur, dacă sunteți șeful, puteți cere pur și simplu echipei dvs. să adopte noul sistem, indiferent dacă le place sau nu. Dar, dacă faceți acest lucru, ar trebui să fiți pregătiți pentru împingere și o creștere a nemulțumirii angajaților.

pentru a evita să forțați echipa să utilizeze noul software, există câteva lucruri pe care le puteți face:

• pregătiți-vă echipa pentru schimbare cât mai curând posibil: cu cât anunțați mai devreme angajații despre schimbare, cu atât vor accepta mai mult.
• atribuiți un manager de modificări: Această persoană va conduce schimbarea și va oferi angajaților o persoană clară de abordat atunci când vine vorba de întrebări, instruire, feedback și alte informații.
• comunicați clar beneficiile: când toată lumea înțelege beneficiile pe care le oferă software-ul, este mai probabil să vedeți rate de adopție mai mari.
• oferiți instruire adecvată: pentru ca angajații să utilizeze software-ul și să profite de beneficii, trebuie să știe cum funcționează.
• continuă să ofere sprijin: Chiar dacă procesul de implementare în sine se mișcă fără probleme, este important să ne așteptăm ca problemele să apară mai ales în primele etape. Pentru a menține lucrurile să funcționeze cât mai bine posibil, asigurați-vă că am help desk sau echipa de suport tehnic este disponibil pentru a ajuta atunci când este necesar.

puteți utiliza modelul de schimbare ADKAR pentru a asigura adoptarea susținută. Mai bine, puteți utiliza această metodologie pentru a gestiona orice fel de schimbare în cadrul organizației dvs.

• conștientizare: asigurați-vă că toată lumea recunoaște problema.
• Desire: Stimulați utilizarea beneficiilor și consecințelor
• cunoștințe: știți cum să creați și să mențineți schimbarea
• abilitate: lucrați pentru a închide lacunele de calificare care restricționează schimbarea
• armare: măsurați și recompensați câștigurile

deși poate fi tentant să folosiți aceeași mesagerie și comunicare despre procesul de implementare pentru fiecare echipă din organizația dvs., veți avea mai mult noroc dacă vă faceți timp pentru a personaliza toate acestea pentru fiecare echipă din organizație, veți avea mai mult noroc echipa. Fiecare echipă este probabil să aibă obiective diferite pe care noul sistem îi ajută să le atingă. Prin respectarea acestor obiective specifice echipei, veți putea conduce adoptarea.

este posibil să dureze timp pentru a-i aduce pe toți la viteză maximă cu noul sistem și este în regulă. Atâta timp cât veți continua să lucrați mai bine cu software-ul în fiecare zi, veți ajunge acolo. Pentru a sprijini implementarea pe termen lung a noului software, acordați prioritate capabilităților care trebuie stăpânite mai întâi. Acest lucru ajută la influențarea instruirii și oferă repere pentru check-in-urile dvs.

concentrați eforturile pe îmbunătățirea continuă. Formarea este o parte centrală a acestui proces. După instruirea personalului cu privire la modul de utilizare a sistemului, oferiți oportunități suplimentare de învățare, după cum este necesar. Atunci când există o actualizare majoră a sistemului, luați în considerare găzduirea unei alte sesiuni de instruire pentru a vă asigura că toată lumea înțelege modificările.

pentru o implementare software de succes, comunicarea este cheia. Liderii IT, campionii sistemului și echipele de implementare împărtășesc procesul și toți joacă un rol în implicare și adoptare.