fie că sunteți un comerciant unic sau un comerciant cu amănuntul în creștere, una dintre primele comenzi de afaceri ar trebui să fie determinarea modului de a urmări facturile și plățile. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să rămâneți organizat.
importanța contabilității
urmărirea plăților are un impact direct asupra fluxului de numerar al afacerii dvs., deci este important să eficientizați acest proces cu un sistem de contabilitate organizat. Dacă nu primiți plățile clienților în timp util, nu veți avea fondurile necesare pentru a vă plăti propriile cheltuieli. În plus, creditul poate suferi ca urmare a unui flux de numerar diminuat.
cel mai bun sistem de contabilitate va depinde de mai mulți factori:
-
tipul afacerii
-
model de afaceri
-
obiective pe termen scurt și lung
-
structura fiscală
cum să urmăriți plățile primite
pare simplu în teorie – trimiteți o factură unui client și primiți o plată în schimb.
deci, de ce este atât de dificil să țineți evidența plăților uneori? De multe ori se reduce la sincronizare. Dacă utilizați metoda tradițională de contabilitate pentru trimiterea facturilor și așteptarea unui răspuns, urmărirea manuală a tuturor plăților, pot exista întârzieri lungi între fiecare etapă. Nu numai că trebuie să așteptați ca clientul să primească factura, dar trebuie să așteptați plata. Este nevoie de timp pentru plata pentru a șterge în contul dvs. bancar, și de această dată, ar putea fi o perioadă de contabilitate cu totul nou.
când stabiliți cum să urmăriți plățile PRIMITE, trebuie să lucrați acest decalaj de timp în ecuație. În mod ideal, dacă aveți o afacere online, puteți primi pur și simplu plăți electronice prin intermediul site-ului dvs. web. Pentru acele companii care trebuie să prezinte factura, cu toate acestea, aici sunt câțiva pași simpli pentru a simplifica procesul:
-
utilizați un șablon uniform pentru facturi și verificați toate informațiile de plată pentru a evita întârzierile de procesare.
-
puneți un sistem de urmărire pentru facturile întârziate. Nu așteptați până când facturile sunt restante de 60 de zile. Pentru a evita întârzieri suplimentare, plasați un apel telefonic de curtoazie cu clientul dvs. imediat ce plata este întârziată.
-
Urmăriți-vă rapoartele financiare. Urmăriți plățile primite într-o foaie de calcul, actualizând în mod regulat Declarația de profit și pierdere pentru a afișa orice modificări.
-
utilizați software de contabilitate pentru a automatiza procesul. Un program software bun poate emite automat facturi, urmări plățile și vă poate avertiza cu privire la orice discrepanțe între cele două.
cum să urmăriți facturile și plățile datorate
după ce ați dat seama de creanțe sau cum să urmăriți plățile clienților, va trebui să vă gândiți la urmărirea cheltuielilor și cheltuielilor. Punerea în aplicare a unui sistem puternic vă asigură că nu pierdeți nicio factură, dar ajută și la bugetare, deoarece puteți analiza și anticipa costurile regulate.
-
primul pas în determinarea modului de a urmări facturile și plățile datorate este de a plasa toate plățile lunare în categorii. Acestea ar trebui împărțite în funcție de tipul de plată. De exemplu, s-ar putea să plătiți unele facturi cu contul dvs. de verificare, iar altele cu cardul dvs. de credit de afaceri.
-
realizați o foaie de calcul care detaliază toate plățile efectuate în fiecare lună, evidențiind diferite tipuri de plăți în funcție de culoare pentru a le distinge. De asemenea, le puteți organiza după data scadenței, factoring în timpii de procesare bancară.
-
utilizați software-ul de urmărire a plăților pentru a vă asigura că plățile dvs. sunt trimise automat. Cele mai bune programe de contabilitate vă oferă o imagine clară a tuturor conturilor de verificare și credit dintr-un tablou de bord central.
-
actualizați foaia de calcul pe măsură ce plățile vă părăsesc conturile și facturile sunt plătite.
luați în considerare să mergeți digital
mai utilizați facturi pe hârtie? Luați în considerare să mergeți fără hârtie la birou pentru a urmări plățile mai eficient. Digitalizați toate facturile, facturile, extrasele bancare, fișierele angajaților și orice alte situații financiare.
digitalizându-vă finanțele, veți avea acces rapid la tot ce aveți nevoie dintr-o privire. Documentele scanate sunt mai ușor de trimis către IRS sau contabilul dvs. personal și puteți verifica dacă facturile clienților au fost sau nu plătite.
ce să caute în software-ul de contabilitate
un sistem de software de contabilitate este un must-have pentru întreprinderile de astăzi. Cu toate acestea, nu toate software-urile sunt create la fel. Căutați următoarele caracteristici pentru a urmări mai eficient facturile și plățile:
-
compatibil cu mai mulți utilizatori: în mod ideal, fiecare angajat ar trebui să poată introduce propriile cheltuieli și să înregistreze facturile.
-
sistem bazat pe Cloud: Ar trebui să puteți utiliza programul de contabilitate de oriunde.
-
structura prețurilor rentabile: întreprinderile mai mari vor avea nevoie de un plan mai cuprinzător, dar comercianții la scară mică ar putea avea nevoi minime de contabilitate pentru o mână de clienți.
-
securitate: dacă stocați date financiare sensibile, asigurați-vă că sunt protejate cu niveluri adecvate de criptare.
vă putem ajuta
GoCardless vă ajută să automatizați colectarea plăților, reducând cantitatea de administrator cu care trebuie să se ocupe echipa dvs. atunci când urmăriți facturile. Aflați cum vă poate ajuta GoCardless cu plăți ad hoc sau plăți recurente.
GoCardless este utilizat de peste 70.000 de companii din întreaga lume. Aflați mai multe despre modul în care puteți îmbunătăți procesarea plăților la afacerea dvs. astăzi.
Aflați mai multe
