după ce proiectul a fost împărțit în activități și resurse atribuite acestor activități, este timpul să determinați duratele activității. Această importanță a acestui pas nu trebuie luată cu ușurință, deoarece aceste durate vor fi utilizate pentru a construi programul proiectului.
la fel ca micile inele o care au doborât Naveta spațială Challenger, o mică subestimare duce adesea la o reacție în lanț pe care proiectul nu o poate recupera.
PMBOK
PMBOK conține un proces numit „estimați duratele activității” care cuprinde sarcinile implicate în pregătirea estimărilor duratei activității.
PMBOK, ediția a 5-A, secțiunea 6.5, „estimarea duratelor activității”
estimarea duratelor activității este procesul de estimare a numărului de perioade de lucru necesare pentru finalizarea activităților individuale cu resurse estimate. Beneficiul cheie al acestui proces este că oferă cantitatea de timp fiecare activitate va lua pentru a finaliza, care este o contribuție majoră în procesul de dezvoltare program.
pentru a determina disponibilitatea resurselor, un manager de proiect consultă un document numit calendar de resurse. Aceasta afirmă disponibilitatea unei resurse, de exemplu,
marca este la locul de muncă X din Sep. 1 până în Sep. 30
evident, noul proiect planificat nu poate folosi acest lucrător în acel moment (cu excepția cazului în care se fac aranjamente cu celălalt manager de proiect, presupun). Calendarul de resurse poate varia de la o simplă listă a disponibilității lucrătorilor la calendarul complet în cadrul software-ului de management de proiect care urmărește programele angajaților.
pe pagina anterioară am enumerat cele trei tipuri principale de estimări. Pe această pagină le vom extinde, vom lucra prin ele și vom adăuga încă una. Cele patru tipuri de estimări sunt:
- estimare analogă
- estimare parametrică
- estimare în trei puncte
- judecată Expert
estimare analogă
după cum sugerează și numele, aceasta este atunci când faceți o analogie cu aceeași sarcină sau similară care a fost efectuată înainte. Aceasta este cea mai bună sursă de informații, deoarece munca efectivă finalizată este extrem de fiabilă, chiar dacă necesită ajustări. Pentru exemplul nostru log home, proiectele anterioare oferă o comparație excelentă pentru a determina resursele, costurile și duratele. De fapt, multe companii au numeroase proiecte similare, iar acesta este punctul de plecare natural. Cu toate acestea, pentru fiecare sarcină, de multe ori trebuie să faceți unele ajustări. Iată o listă de verificare a ajustărilor:
- sarcina este mai mare sau mai mică decât ultima.
scalați durata în sus sau în jos cu suma corespunzătoare. De exemplu, casa de bușteni are ceva mai multe metri pătrați, sau aleea este mai lungă sau au fost adăugate mai multe ferestre. Acest lucru ar putea părea evident, dar nu lucrurile mari și evidente cauzează probleme managerilor de proiect, ci lucrurile mici și trebuie să vă asigurați că includeți suficiente situații neprevăzute pentru ei. - sarcina are nevoie de produse sau servicii de specialitate pe care ultima nu le-a făcut.
în acest caz, adăugați produsele și serviciile corespunzătoare și continuați ca de obicei. Acest lucru pare, de asemenea, evident, dar are un potențial la fel de mare pentru depășirea proiectelor. De exemplu, fermele de acoperiș puțin mai mari necesită următoarea dimensiune mai mare a macaralei. Sau Fundația necesită îndepărtarea rocii în loc de lut. - sarcina este pentru un produs final ușor diferit.
determinați diferența de materiale și / sau manoperă și aflați diferența de resurse, cost și timp. De exemplu, ai putea calcula din planurile pe care casa jurnal necesită 20% mai mult lemn decât cel precedent. Apoi, ați putea estima că ar dura cu 20% mai mult timp în sarcina de lucru a lemnului.
una dintre cele mai problematice probleme cu estimarea analogă este că este la fel de fiabilă ca sarcina din care se ia estimarea. Adesea trebuie să fi fost managerul de proiect al proiectului comparator sau cel puțin suficient de aproape de acesta pentru a ști ce s-a întâmplat și cum a mers. Spuneți, de exemplu, macaraua s-a stricat și a petrecut patru zile pe site în loc de două, ați fi dublu durata (și prețul) dacă nu ați ști despre acel detaliu și, prin urmare, nu ați ține cont de el.
de asemenea, productivitatea muncii este un aspect important. Pentru lucrătorii din domeniul cunoașterii, cum ar fi inginerii, adăugarea mai multor dintre ei încetinește uneori procesul de producție și de luare a deciziilor în loc să-l accelereze. La fel, un muncitor foarte experimentat are o productivitate mai mare decât unul mai puțin experimentat. Astfel, dacă proiectul anterior a folosit un muncitor neexperimentat pentru a plasa fermele de acoperiș și de data aceasta veți folosi unul mai experimentat, estimarea poate și ar trebui să fie diferită.
estimarea parametrică
o a doua metodă comună pentru estimarea duratelor sarcinii necesită ca lucrarea să fie forată într-un cost unitar, cum ar fi un timp de construcție pe metru pătrat de casă de bușteni. Iată câteva exemple:
- timpul total de construcție pe picior pătrat de jurnal acasă.
- timp de turnare pe curte cubică de beton.
- timpul de instalare a covorului pe picior pătrat.
în industria ingineriei aproape totul se face în acest fel, de la timpul de inginerie până la materialele de construcție. În cazul în care compania log home a ținut evidența timpului de construcție, în special pentru sarcina individuală a „lucrărilor din lemn”, împreună cu suprafața pătrată a casei, ar putea ajunge în cele din urmă la o estimare parametrică destul de bună pentru durata sarcinii. Dacă compania dvs. are multe proiecte similare și nu face acest lucru, ar trebui.
uneori, o valoare parametrică include elemente fixe, cum ar fi ușile și ferestrele care necesită un timp fix pentru instalare, indiferent de cantitatea de lemn de construit. În acest caz, elementele fixe pot fi separate și adăugate la estimarea parametrică generală.
trei puncte estimarea
în această metodă, Estimatorul determină trei numere:
- optimist
- cel mai probabil
- pesimist
al doilea, „cel mai probabil” este media duratei sarcinii dacă ar fi efectuată de mai multe ori. Este estimarea „normală” pe care altfel ați putea să o veniți folosind celelalte metode. Celelalte două reprezintă limitele superioare și inferioare pe care nu este probabil să le depășiți.
pentru a face acest lucru numeric, ați atribui un interval de încredere pentru limitele superioare și inferioare (valori optimiste și pesimiste), cum ar fi 90%. Multe manuale folosesc 99% sau o altă valoare, metodologia variază. Dar dacă consultați proiectele anterioare și determinați intervalul de încredere de 90% (1 din 10 proiecte depășește), puteți rula cu asta.
în general se utilizează una dintre cele două distribuții. Distribuția triunghiulară este pur și simplu o medie a celor trei estimări, iar distribuția beta este puțin mai strânsă.
| distribuție triunghiulară (medie) | distribuție Beta |
|---|---|
| te = (a + m + b) / 3 | te = (a + 4m + b) / 6 |
unde:
- te = durata așteptată
- a = optimist
- m = cel mai probabil
- b = pesimist
distribuția triunghiulară va înclina rezultatele la valoarea care este departe de valoarea cea mai probabilă. Dacă doriți ca estimarea să fie mai strânsă (mai aproape) de valoarea cea mai probabilă, utilizați distribuția beta. Nu cred că ar trebui să fie mai complicat de atât. Trebuie să decideți cât de strâns la valoarea cea mai probabilă pe care doriți să fie.
de exemplu, să presupunem că durata preconizată a activității Wood Work este de 18 zile (m = 18) și vă dați seama că există un potențial semnificativ de întârzieri. Estimarea optimistă este de 15 zile (a = 15), dar estimarea pesimistă este de 33 de zile (b = 33). Distribuția beta produce:
te = (15 + 4 x 18 + 33) / 6 = 20 de zile
estimarea inițială a fost de 18 zile, dar din cauza potențialului de a ajunge până la 33 de zile, estimarea ar trebui crescută la 20 de zile.
Mergând mai departe pe acest drum, deviația standard a sarcinii este pur și simplu:
ectapte = (b – A) / 6
dacă adăugați Toate duratele (mie) și abaterile standard (mie) pentru fiecare sarcină, veți avea durata totală a proiectului, precum și abaterea standard. Din aceasta puteți trage următoarele concluzii:
- nivelul de încredere într-o singură deviație standard, adică M, este de aproximativ 68%.
- nivelul de încredere în două deviații standard, adică M, este de aproximativ 95%.
- nivelul de încredere în două deviații standard, adică M, este de aproximativ 99,7%.
în exemplul de mai sus, pentru sarcina de prelucrare a lemnului abaterea standard este (33 – 15) / 6 = 3.0. Prin urmare, durata sarcinii este:
- 20 zile este estimarea oficială.
- 23 zile cu încredere de 68%.
- 26 zile cu încredere de 95%.
- 29 zile cu încredere de 99,7%.
nu i-ar plăcea șefului tău asta?
nu vă lăsați păcăliți de statistici fanteziste dacă datele dvs. de intrare nu sunt fiabile. Rezultatul este doar la fel de bun ca datele de intrare, cu alte cuvinte, gunoi în, gunoi afară.
opinia expertului
estimatorii profesioniști vă vor spune că, în ciuda tuturor tehnicilor din carte, un expert tehnic va fi cea mai bună resursă pe care ați putea-o avea vreodată. Ar putea fi singura resursă de care aveți nevoie pentru estimare. Experții tehnici sunt notorii ocupați, deoarece expertiza lor este folosită în multe proiecte. Dar dacă aveți acces la unul, fie în interiorul companiei, fie în afara acesteia, ar trebui să găsiți o modalitate de a le folosi.
dar dacă un expert tehnic contrazice celelalte metode? De exemplu, să presupunem că instalați carpet și instalatorul de covoare vă spune că un anumit proiect va dura 4 zile, dar experiența trecută (analagous) vă spune că va dura 10 zile. Cât de valoroasă este opinia expertului atunci? Este dificil să oferiți sfaturi bune care se aplică tuturor situațiilor. Trebuie să cântăriți pur și simplu cele două metode una împotriva celeilalte, luând în considerare datele de bază ale fiecărei metode. De exemplu, poate că acest instalator de covoare subestimează frecvent durata sau estimările experienței anterioare sunt înclinate de o anumită informație.
managementul de proiect în sine nu există independent de expertiza tehnică inerentă proiectului. Adică, managerul de proiect sau echipa de management trebuie să fie cel puțin familiarizat cu aspectele tehnice ale lucrării sau proiectul are șanse mici de succes.
exemplu de proiect
pentru a construi casa noastră jurnal, ne-ar inspecta fiecare tabel de resurse de la pasul anterior și de a determina cantitatea de timp necesar. În acest caz, am inclus situații neprevăzute între 50% și 100%, deoarece durata trebuie să includă timpii morți. De exemplu, ar putea exista 3 zile de instalații sanitare, dar sarcina trebuie să includă timpul înainte de a ajunge și nu cred că este posibil să ajungă la timp.
| Id sarcină | nume | durate | Cost |
|---|---|---|---|
| 110 | excavare | 6 zile | $5,850 |
| 120 | se toarnă fundație | 10 zile | $4,700 |
| 210 | prelucrarea lemnului | 20 zile | $60,850 |
| 310 | electrice & sanitare | 10 zile | $20,260 |
| 320 | podele | 8 zile | $18,760 |
| 330 | finisare | 12 zile | $16,760 |
| 410 | amenajare a teritoriului | 14 zile | $7,620 |
| TOTAL | 80 zile | $134,800 | |
crezi că ai putea construi o casă mică de bușteni pentru 134.800 de dolari?
durata totală de 80 de zile în acest moment nu înseamnă prea mult. O simplă adăugare a duratelor sarcinilor nu ia în considerare o reducere potențială datorată îndeplinirii sarcinilor în paralel și nici o creștere potențială datorată disponibilității resurselor. În pasul următor vom determina „calea critică”, astfel încât să putem scurta programul.
