Une fois le projet divisé en tâches et ressources affectées à ces tâches, il est temps de déterminer les durées des tâches. Cette importance de cette étape ne doit pas être prise à la légère, car ces durées seront utilisées pour construire le calendrier du projet.
Tout comme les minuscules joints toriques qui ont fait tomber la navette spatiale Challenger, une petite sous-estimation entraîne souvent une réaction en chaîne dont le projet ne peut se remettre.
Le PMBOK
Le PMBOK contient un processus appelé « Estimer les durées d’activité » qui englobe les tâches impliquées dans la préparation des estimations de la durée des tâches.
PMBOK, 5e édition, Section 6.5, « Estimer les durées d’activité »
Estimer les durées d’activité est le processus d’estimation du nombre de périodes de travail nécessaires pour terminer des activités individuelles avec des ressources estimées. Le principal avantage de ce processus est qu’il fournit le temps nécessaire à la réalisation de chaque activité, ce qui constitue une contribution majeure au processus d’élaboration du calendrier.
Pour déterminer la disponibilité des ressources, un chef de projet consulte un document appelé calendrier des ressources. Cela indique la disponibilité d’une ressource, par exemple, la marque
se trouve sur le chantier X à partir de septembre. 1 au sept. 30
Évidemment, le nouveau projet en cours de planification ne peut pas utiliser ce travailleur à ce moment-là (sauf si des arrangements sont pris avec l’autre chef de projet, je suppose). Le calendrier des ressources peut aller d’une simple liste de disponibilité des travailleurs à un calendrier complet dans un logiciel de gestion de projet qui suit les horaires des employés.
Sur la page précédente, nous avons énuméré les trois principaux types d’estimations. Sur cette page, nous allons les développer, les parcourir et en ajouter un de plus. Les quatre types d’estimations sont:
- Estimation analogue
- Estimation paramétrique
- Estimation à trois points
- Jugement d’expert
Estimation analogue
Comme son nom l’indique, c’est lorsque vous faites une analogie avec la même tâche ou une tâche similaire qui a été effectuée auparavant. C’est la meilleure source d’information car le travail réalisé est extrêmement fiable, même s’il nécessite des ajustements. Pour notre exemple de maison en rondins, les projets précédents fournissent une excellente comparaison pour déterminer les ressources, les coûts et les durées. En fait, de nombreuses entreprises ont de nombreux projets similaires, et c’est le point de départ naturel. Pour chaque tâche, cependant, vous devez souvent faire quelques ajustements. Voici une liste de contrôle des ajustements:
- La tâche est plus grande ou plus petite que la dernière.
Augmentez ou diminuez la durée de la quantité appropriée. Par exemple, la maison en rondins a un peu plus de pieds carrés, ou l’allée est plus longue, ou plusieurs autres fenêtres ont été ajoutées. Cela peut sembler évident, mais ce ne sont pas les grandes choses évidentes qui causent des problèmes aux chefs de projet, ce sont les petites choses, et vous devez vous assurer d’inclure suffisamment d’imprévus pour eux. - La tâche nécessite des produits ou des services spécialisés que la dernière n’avait pas.
Dans ce cas, ajoutez les produits et services appropriés et procédez comme d’habitude. Cela semble également évident, mais présente un potentiel tout aussi élevé de dépassements de projet. Par exemple, les fermes de toit légèrement plus grandes nécessitent la prochaine taille de grue plus grande. Ou la fondation nécessite l’enlèvement de la roche au lieu de l’argile. - La tâche concerne un produit final légèrement différent.
Déterminez la différence de matériaux et / ou de fabrication et déterminez la différence de ressources, de coûts et de temps. Par exemple, vous pouvez calculer à partir des plans que la maison en rondins nécessite 20% de bois de plus que la précédente. Ensuite, vous pourriez estimer que cela prendrait 20% de temps de plus dans la tâche de travail du bois.
L’un des problèmes les plus problématiques avec l’estimation analogue est qu’elle n’est aussi fiable que la tâche dont l’estimation est tirée. Souvent, vous devez avoir été le chef de projet du projet comparateur, ou du moins assez proche de celui-ci pour savoir ce qui s’est passé et comment cela s’est passé. Disons que, par exemple, la grue est tombée en panne et a passé quatre jours sur place au lieu de deux, vous auriez le double de la durée (et du prix) si vous ne connaissiez pas ce détail et ne le teniez donc pas en compte.
De plus, la productivité du travail est une considération importante. Pour les travailleurs du savoir tels que les ingénieurs, l’ajout d’un plus grand nombre d’entre eux ralentit parfois le processus de production et de prise de décision au lieu de l’accélérer. De même, un ouvrier très expérimenté a une productivité plus élevée qu’un ouvrier moins expérimenté. Ainsi, si le projet précédent a utilisé un ouvrier inexpérimenté pour placer les fermes de toit, et que cette fois-ci vous en utiliserez une plus expérimentée, l’estimation peut et doit être différente.
Estimation paramétrique
Une deuxième méthode courante pour estimer la durée des tâches nécessite que le travail soit foré en un coût unitaire, tel qu’un temps de construction par pied carré de maison en rondins. Voici quelques exemples:
- Temps total de construction par pied carré de maison en rondins.
- Temps de coulée par mètre cube de béton.
- Temps d’installation du tapis par pied carré.
Dans l’industrie de l’ingénierie, presque tout est fait de cette façon, du temps d’ingénierie aux matériaux de construction. Si l’entreprise de maisons en rondins suivait le temps de construction, en particulier pour la tâche individuelle de « travail du bois », ainsi que la superficie en pieds carrés de la maison, elle pourrait éventuellement arriver à une assez bonne estimation paramétrique de la durée de la tâche. Si votre entreprise a de nombreux projets similaires et ne le fait pas, elle le devrait.
Parfois, une valeur paramétrique inclut des éléments fixes, tels que des portes et des fenêtres qui nécessitent un temps d’installation fixe, quelle que soit la quantité de bois à construire. Dans ce cas, les éléments fixes peuvent être séparés et ajoutés à l’estimation paramétrique globale.
Estimation en trois points
Dans cette méthode, l’estimateur détermine trois nombres:
- Optimiste
- Très probablement
- Pessimiste
Le second, « Le plus probable », est la moyenne de la durée de la tâche si elle était exécutée plusieurs fois. C’est l’estimation « normale » que vous pourriez autrement trouver en utilisant les autres méthodes. Les deux autres représentent les limites supérieure et inférieure que vous n’êtes pas susceptible de dépasser.
Pour ce faire numériquement, vous attribuez un intervalle de confiance pour les bornes supérieure et inférieure (valeurs optimistes et pessimistes), comme 90%. De nombreux manuels utilisent 99% ou une autre valeur, la méthodologie varie. Mais si vous consultez des projets précédents et déterminez l’intervalle de confiance de 90% (1 projet sur 10 dépasse), vous pouvez exécuter avec cela.
Généralement, l’une des deux distributions est utilisée. La distribution triangulaire est simplement une moyenne des trois estimations et la distribution bêta est un peu plus serrée.
| Distribution triangulaire (moyenne) | Distribution bêta |
|---|---|
| te =(a+m+b) / 3 | te =(a+4m+b) / 6 |
Où:
- te = Durée prévue
- a = Optimiste
- m = Très probable
- b = Pessimiste
La distribution triangulaire faussera les résultats à la valeur qui est loin de la valeur la plus probable. Si vous souhaitez que l’estimation soit plus proche de la valeur la plus probable, utilisez la distribution bêta. Je ne crois pas que ça devrait devenir plus compliqué que ça. Vous devez décider à quel point vous êtes serré par rapport à la valeur la plus probable que vous voulez être.
Par exemple, disons que la durée prévue du travail du bois est de 18 jours (m = 18), et vous imaginez qu’il existe un potentiel important de retards. L’estimation optimiste est de 15 jours (a = 15), mais l’estimation pessimiste est de 33 jours (b = 33). Les rendements de la distribution bêta:
te = (15 + 4 x 18 + 33) / 6 = 20 jours
L’estimation initiale était de 18 jours, mais en raison du potentiel d’atteindre jusqu’à 33 jours, l’estimation devrait être augmentée à 20 jours.
En suivant cette voie, l’écart-type de la tâche est simplement:
σte =(b-a) / 6
Si vous additionnez toutes les durées (∑m) et les écarts-types (σσ) pour chaque tâche, vous aurez la durée totale du projet ainsi que son écart-type. Vous pouvez en tirer les conclusions suivantes:
- Le niveau de confiance dans un écart type, c’est-à-dire M ± σ est d’environ 68%.
- Le niveau de confiance dans deux écarts types, c’est-à-dire M ± σ est d’environ 95%.
- Le niveau de confiance dans deux écarts types, c’est-à-dire M ± σ est d’environ 99,7%.
Dans l’exemple ci-dessus, pour la tâche de travail du bois, l’écart type est (33 – 15) / 6 = 3.0. Par conséquent, la durée de la tâche est:
- 20 jours est l’estimation officielle.
- 23 jours avec une confiance de 68%.
- 26 jours avec une confiance de 95%.
- 29 jours avec une confiance de 99,7%.
Votre patron n’adorerait-il pas cela?
Ne vous laissez pas berner par des statistiques fantaisistes si vos données d’entrée ne sont pas fiables. Le résultat n’est aussi bon que les données d’entrée, en d’autres termes, entrée, sortie.
Jugement d’expert
Les estimateurs professionnels vous diront que malgré toutes les techniques du livre, un expert technique sera la meilleure ressource que vous puissiez avoir. Ils pourraient être la seule ressource dont vous avez besoin pour estimer. Les experts techniques sont notoirement occupés car leur expertise est utilisée sur de nombreux projets. Mais si vous en avez accès, que ce soit à l’intérieur de l’entreprise ou à l’extérieur, vous devriez trouver un moyen de les utiliser.
Mais que se passe-t-il si un expert technique contredit les autres méthodes? Par exemple, disons que vous installez du tapis et que votre installateur de tapis vous indique qu’un certain projet prendra 4 jours, mais une expérience passée (analogue) vous indique que cela prendra 10 jours. Quelle est alors la valeur de l’avis de l’expert? Il est difficile de donner de bons conseils qui s’appliquent à toutes les situations. Vous devez simplement peser les deux méthodes l’une par rapport à l’autre, en tenant compte des données sous-jacentes de chaque méthode. Par exemple, peut-être que cet installateur de tapis sous-estime fréquemment la durée, ou que les estimations de l’expérience passée sont faussées par une certaine donnée.
La gestion de projet elle-même n’existe pas indépendamment de l’expertise technique inhérente au projet. C’est-à-dire que le chef de projet ou l’équipe de direction doit au moins connaître les aspects techniques du travail ou que le projet a peu de chances de réussir.
Exemple de projet
Pour construire notre maison en rondins, nous inspectons chaque table de ressources de l’étape précédente et déterminons le temps requis. Dans ce cas, j’ai inclus des contingences comprises entre 50% et 100%, car la durée doit inclure les temps d’arrêt. Par exemple, il peut y avoir 3 jours de plomberie, mais la tâche doit inclure le temps avant leur arrivée, et je ne crois pas qu’ils arriveront probablement à l’heure.
| ID de tâche | Nom | Durées | Coût |
|---|---|---|---|
| 110 | Excavation | 6 jours | $5,850 |
| 120 | Verser le fond de teint | 10 jours | $4,700 |
| 210 | Travail du bois | 20 jours | $60,850 |
| 310 | Électricité & Plomberie | 10 jours | $20,260 |
| 320 | Plancher | 8 jours | $18,760 |
| 330 | Finition | 12 jours | $16,760 |
| 410 | Aménagement paysager | 14 jours | $7,620 |
| TOTAL | 80 jours | $134,800 | |
Pensez-vous pouvoir construire une petite maison en rondins pour 134 800 $?
La durée totale de 80 jours à ce stade ne signifie pas grand-chose. Une simple addition de durées de tâches ne tient pas compte d’une réduction potentielle due à l’exécution des tâches en parallèle, ni d’une augmentation potentielle due à la disponibilité des ressources. À l’étape suivante, nous déterminerons le « chemin critique » afin que nous puissions potentiellement raccourcir le calendrier.
