7 Moduri de a-i determina pe oameni să participe la o întâlnire virtuală

gândiți-vă la întâlnirile dvs. virtuale din această săptămână. Câți dintre ei au fost productivi? Și câți dintre ei au participat la grup?

nu știu despre tine, dar am alergat și am stat la o mulțime de întâlniri în care oamenii erau pe laptopurile lor și nu erau angajați. M-am simțit ca o pierdere de timp.

obținerea oamenilor de a participa și de a fi implicați necesită comunicarea și conducerea potrivită, în special pentru o întâlnire virtuală.

urmați aceste 7 sfaturi, astfel încât să rulați întâlniri productive, virtuale pe care oamenii le așteaptă cu nerăbdare și să obțineți cele mai bune rezultate din echipa dvs.

Sfat # 1: invitați oamenii necesari la întâlnire

„de ce sunt exact aici?”

dacă nu sunteți atenți la cine invitați la întâlnire, la asta se gândesc unii oameni dacă nu trebuie să fie acolo. Mai mult nu este merrier.

înainte de întâlnire, ia timp să se gândească prin oamenii care într-adevăr nevoie pentru a fi acolo pentru decizii, brainstorming sau team-building. Dacă nu trebuie să participe și au nevoie doar de o actualizare, luați în considerare dacă un e-mail după întâlnire ar fi suficient de bun.

dacă nu faceți acest lucru, cel mai rău caz este că o persoană neesențială preia întâlnirea și deraiază conversația!

desigur, trebuie să invitați anumite persoane din motive politice și este în regulă. Doriți să calibrați cultura companiei și să vă asigurați că oamenii se simt incluși. Atâta timp cât toți ceilalți trebuie să fie acolo, ați stabilit scena potrivită pentru participare.

Sfat #2: încurajați oamenii să folosească Video

dacă doriți mai multă participare la întâlniri, apoi porniți aparatul de fotografiat și au participanți porniți camerele lor, de asemenea.

pornirea camerei vă va face un prezentator mai atrăgător. Camera vă va permite să atingeți modalitatea vizuală a publicului dvs. și să îi implicați la un nivel mai profund decât utilizarea sunetului. De asemenea, dacă îți pot vedea fața, se vor simți mai obligați social să răspundă la întrebările și discuțiile tale. Deci, conduceți calea și porniți camera atunci când prezentați și apoi rugați-i pe alții să facă același lucru.

când alții din întâlnire își pornesc camerele, atunci vor avea mai puține șanse să facă mai multe sarcini și vor participa mai mult. Multi-tasking este criminalul de participare.

Imaginați-vă că vă aflați într-o întâlnire în care alții răspund la e-mailuri, spală rufe, navighează articole de știri și multe altele. Cât de probabil sunt acei oameni să participe la întâlnirea dvs. virtuală? Da, e un Zero mare!

deci, dacă doriți ca oamenii să facă mai puțin multitasking și să fie mai implicați în întâlnire, rugați-i să pornească camerele. Apoi, utilizați propriul videoclip pentru a vă conecta cu ei și pentru a le atrage atenția.

Sfat# 3 salutați oamenii după nume când vin

cu mult timp în urmă, un profesor de-al meu a spus: „dacă doriți să maximizați participarea, atunci trebuie să maximizați siguranța.”

gândiți-vă la asta. Dacă te simți amenințat sau neliniștit, ți-ai ridica îngrijorarea sau ți-ai împărtăși părerea într-o întâlnire? Cel mai probabil nu.

una dintre cele mai bune metode pe care le-am găsit pentru a spori siguranța în cadrul întâlnirii este să încep cu o primire prietenoasă a participanților pe măsură ce vin. Imaginați-vă vă conectați într-o întâlnire virtuală, și veți vedea gazda pe video cu un zâmbet, umeri relaxat, și spune, „Hei Jack, Bine ai venit!”

te vei simți minunat în acel moment. Asta facem în cursurile noastre săptămânale online de public speaking. Avem profesioniști să se alăture din toată țara. Ne asigurăm că toată lumea este binevenită pe nume. Când am început să facem această practică, am observat o îmbunătățire masivă a nivelului de confort al participanților.

dacă putem determina oamenii să se relaxeze și să participe la o clasă de vorbire în public, atunci sunt sigur că acest sfat va funcționa ca magia în întâlnirile dvs. virtuale.

Sfat # 4: Asigurați-vă că echipa înțelege scopul întâlnirii

în calitate de participant, dacă nu sunteți clar despre ce este vorba despre întâlnire, scopul mai mare, este confuz și va scădea probabilitatea de a vorbi.

știu că acest lucru mi s-a întâmplat în trecut, când vin la o întâlnire și cineva începe prin a merge direct în buruieni pe un aspect al proiectului fără a oferi un context adecvat. Se poate simți ca deschiderea unei cărți la mijloc și încercarea de a urmări ceea ce se întâmplă.

o parte din explicarea scopului este identificarea subiectului, de ce este important, apoi explicarea rezultatului: este aceasta o întâlnire de luare a deciziilor, o întâlnire de brainstorming, o actualizare? Oferindu-le oamenilor o idee despre ce să se aștepte va crește șansele de a participa, deoarece au acea previziune.

acum, echipa dvs. înțelege scopul acestei întâlniri și puteți să vă ridicați angajamentul și mai mult, amintindu-le cum se referă această întâlnire la viziunea generală a proiectului. Care este scopul final? Amintindu-le oamenilor la ce lucrează sau viziunea mai mare, poate revitaliza energia și le poate oferi oamenilor un impuls de inspirație. Această energie adăugată poate fi utilă în special într-un cadru virtual.

Sfat # 5: Creați o așteptare de participare

după ce ați stabilit scopul, trebuie să setați regulile de implicare. Acest lucru creează o „așteptare de participare” chiar în față.

să știe toată lumea că doriți și valoarea lor de intrare și că este sigur să chime în. Adesea, oamenii nu vorbesc pentru că le este frică să pară proști sau să aibă o idee „rea”, nu pentru că nu le pasă.

dacă este un brainstorming, Spune-le că vrei toate ideile posibile aici. Dacă este o întâlnire de luare a deciziilor, menționați criteriile (toată lumea trebuie să fie de acord?).

și dacă doriți o sesiune concentrată, cereți laptopurile jos și telefoanele departe. Arată conducerea și comunică că vă așteptați ca întâlnirea să fie antrenantă.

de-a lungul timpului, colegii vor asocia întâlnirile antrenante cu stilul tău de conducere. Deci, setați regulile!

Sfat # 6: pauză pentru a permite oamenilor să digere și să reflecte.

la Magnetic Speaking, vorbim despre pauză în multe contexte, deoarece este un instrument cu mai multe fațete și puternic. Un beneficiu al pauzei este că permite oamenilor să înțeleagă mai bine ceea ce spui, deoarece încetinește ritmul tău, oferind creierului ascultătorilor o pauză pentru a digera informațiile. Acest lucru poate fi util mai ales dacă subiectul este complex sau tehnic.

mulți oameni se luptă să facă o pauză în general și susțin că chiar și o pauză de 1 secundă se poate simți ca o eternitate! Întreruperea poate fi și mai dificilă într-un mediu virtual, dar este și mai critică aici, deoarece în spațiul virtual avem mai puține indicii vizuale în jurul nostru. Deci, cu siguranta ai nevoie pentru a obține confortabil cu pauză într-o întâlnire virtuală.

în primul rând, doriți să vă asigurați că adăugați pauze naturale la ceea ce spuneți în general. Încercați o pauză între idei, oferind oamenilor oportunități de a absorbi informațiile. Vor avea mai multe șanse să vorbească dacă înțeleg pe deplin ceea ce spui!

apoi, atunci când cere direct oamenilor o întrebare pauză este o necesitate. Dacă doar buzz prin ceea ce spui și apoi cere, „OK ce crezi”…s-ar putea obține greieri. Este normal ca oamenii să dureze mai mult pentru a participa într-un mediu virtual, deoarece se simt mai puțin văzuți decât într-o cameră reală, așa că nu vă simțiți obligați să umpleți imediat tăcerea. Lăsați-l să stea și chiar puneți o întrebare de urmărire de genul: „are sens?”sau” ești cu mine?”pentru a-i îndemna pe oameni.

de asemenea, puteți oferi direct oamenilor permisiunea de a se opri și de a gândi spunând ceva de genul: „Mi-ar plăcea să aud feedback-ul dvs., să iau un moment și să-mi spuneți ce credeți.”

în cele din urmă, într-o întâlnire virtuală, există adesea o întârziere naturală. S-ar putea să vă simțiți ca pentru totdeauna la început și, din nou, s-ar putea să simțiți nevoia de a umple tăcerea, dar să vă simțiți confortabil cu ea și veți vedea că pauza adăugată poate permite și mai mult spațiu pentru participare.

#7 apel la oameni după nume

dacă ați pus bazele, setați așteptările și a făcut tot ce enumerate în sfaturile anterioare veți vedea mai mult de participare decât oricând.

dacă a fost o întâlnire lungă și focalizarea începe să se clatine, puteți utiliza această metodă pentru a injecta energie imediată în întâlnire. Metoda este de a apela oamenii pe nume, astfel încât să le păstrați atent și pe degetele de la picioare.

când începi să chemi oamenii pe nume, urechile oamenilor vor începe să se ridice. Acest lucru se întâmplă pentru că nimeni nu vrea să fie chemat și să pară lipsit de idee despre ce se întâmplă și să întrebe: „îmi pare rău, am ratat asta…care a fost întrebarea?”

Iată un exemplu:

Facilitator: „deci, ce credeți?”

*tăcere*

Facilitator: „oricine?”

asta nu e o situație amuzantă. Dar dacă aveți o participare scăzută, puteți apela pe cineva pe nume pentru a-și face gândurile să înceapă conversația. Puteți apela apoi pe cineva pentru a menține conversația în viață.

asta se numește ‘a avea un stil provocator de facilitare’. Acest lucru va provoca conversație pentru a obține mingea de rulare, deoarece acum Brian trebuie să comenteze ceea ce a spus Sarah.

nu numai că îi ține pe oameni pe picioare, ci ajută și la încurajarea celor mai introvertiți sau timizi să vorbească în cadrul întâlnirii și să-și exprime gândurile către grup. Deoarece persoanele introvertite nu își împărtășesc deschis gândurile la fel de ușor ca persoanele extrovertite, este util să oferiți acest ghiont suplimentar. Asta le dai când îi chemi pe nume, încurajându-i să vorbească.

începând cu oamenii pe care îi cunoașteți sunt deschiși să împărtășească și apoi să se extindă încetul cu încetul este o strategie bună pentru a construi încrederea ca echipă.

utilizarea acestor sfaturi vă va ajuta să obțineți un angajament maxim în următoarea întâlnire virtuală. De-a lungul timpului, aceste metode au dat tonul conversațiilor pline de viață, energizate și productive.