Rapport d’activité: Qu’est-ce que c’est et Comment l’écrire? (Étapes et format)

Le passage de la rédaction académique, telle que des essais et des articles, à des rapports commerciaux complexes, peut être effrayant!

Un rapport d’activité est nécessaire dans presque tous les domaines de travail. Ce sont des documents fondés sur des faits qui sont utilisés pour prendre des décisions dans une entreprise.

Vous pouvez utiliser des rapports commerciaux à plusieurs fins telles que présenter une idée, analyser une idée, présenter une fusion, analyser une fusion, prouver que votre entreprise respecte les directives légales et sociales ou tout sujet spécifique lié à votre travail et à votre travail.

Donc, si vous avez un emploi, il est essentiel que vous compreniez le concept des rapports d’affaires et comment les rédiger efficacement.

Dans cet article, nous parlerons des différents types de rapports et de leur objet, de l’importance des rapports d’affaires et de la manière de structurer les vôtres de manière percutante!

Mais bon, tout d’abord. Comprenons un peu mieux le concept de rapports d’affaires.

Qu’est-ce qu’un Rapport d’activité? (Définition)

Un rapport d’activité est défini comme un document officiel qui contient des informations factuelles, des données statistiques, des résultats de recherche ou toute autre forme d’information pertinente au cours de l’emploi.

Ce rapport est un document officiel rédigé à la lettre pour transmettre des informations de manière concise mais claire. Les rapports commerciaux sont principalement utilisés pour la communication interne au sein d’une organisation.

L’objectivité est un élément majeur lors de la rédaction de rapports d’affaires. Tout ce que vous dites devrait être étayé par des données et des faits, pas par une opinion et une perspective. Par exemple, au lieu de dire « les ventes du dernier trimestre ont été très faibles », vous le montrez au moyen de données.

Le rapport peut varier d’une page à plusieurs pages selon l’objet et le type de rapport, ce qui nous amène à la deuxième partie : Types de rapports d’activité.

En savoir plus: Lettres d’affaires: Définition, Types, Format et Conseils!

Types de rapports d’activité

Il existe de nombreux types de rapports d’activité utilisés dans une organisation à diverses fins. De toute évidence, vous ne pouvez pas utiliser le même rapport pour analyser la performance et les ventes des employés au dernier trimestre, n’est-ce pas?

Voici quelques types courants de rapports commerciaux:

Rapports d’information

Vous utilisez ce rapport lorsque votre patron vous demande des données purement objectives, c’est-à-dire des faits simples sans raisonnement ni résultats potentiels. Par exemple, un rapport sur les effectifs indiquant le nombre d’employés dans l’entreprise, leurs fonctions, leur département de travail et leurs responsabilités.

En savoir plus : Comment rédiger des Rapports de projet qui « Épatent  » Vos clients ? (Modèle inclus)

Rapport analytique

Comme son nom l’indique, ce rapport est utilisé lorsque certaines données critiques de l’entreprise doivent être analysées afin de prendre des décisions éclairées.

Par exemple, en analysant la baisse des ventes au cours du dernier exercice. Ce rapport comprend les chiffres des ventes, une comparaison de ces chiffres avec les années précédentes et la recherche des raisons de la chute. Le rapport indiquera également les mesures possibles que l’entreprise peut prendre pour résoudre ce problème.

Rapport de recherche

Vous utilisez un rapport de recherche lorsque quelque chose de grand se prépare! Il pourrait s’agir d’une fusion potentielle, d’une nouvelle gamme de produits ou d’un changement dans la façon de travailler actuelle.

Un grand changement nécessite un rapport complet qui étudie toutes ses implications. Par exemple, si l’entreprise souhaite introduire un nouveau produit, le rapport de recherche comprendra des éléments tels que le public cible, la stratégie marketing, les campagnes publicitaires, etc.

Rapport explicatif

Vous utilisez ce rapport lorsque vous souhaitez expliquer votre projet individuel à toute l’équipe. Supposons que vous ayez effectué des recherches.

Un rapport explicatif présentera les faits, énumérera les résultats et déterminera la conclusion de la recherche. Il doit être écrit dans des mots très simples, concis et clairs. Bien que les lecteurs soient pour la plupart des pairs de la même industrie, le jargon doit être évité.

Rapport d’étape

Il s’agit d’un petit rapport utilisé pour notifier les mises à jour dans une entreprise.

Comment s’est passée la semaine précédente?

Comment se présente la vente pour ce trimestre ?

Quelle est la variation en pourcentage des conversions depuis la dernière semaine/mois ?

Des questions comme celles-ci sont répondues dans un rapport d’étape. Il ne contient pas d’analyses. Seules les informations et les modifications.

Les rapports d’étape sont un bon moyen pour les entreprises de suivre leur travail quotidien et de proposer de nouvelles idées de croissance et d’expansion.

Toujours pas convaincu ? Voici 4 raisons impérieuses pour lesquelles les rapports commerciaux sont importants pour un flux de travail efficace dans une organisation.

En savoir plus : Qu’est-ce qu’un Rapport d’étape et Comment en rédiger un ?

Importance des Rapports d’affaires

Mode de communication

Vous savez comment vous textez ou appelez dans la vie quotidienne pour communiquer? Dans les entreprises, des rapports sont préparés pour cela. On peut dire que les rapports commerciaux agissent comme un moyen de communication dans une organisation.

Mais pourquoi est-ce fait?

Eh bien, dans les grandes entreprises, il y a toute une gamme de flux de travail qui a lieu. Il est également connu sous le nom de délégation de tâches. Dans ce flux de travail, il existe des branches, des sous-branches, des départements et des zones spécifiques à des créneaux. Si la communication se fait verbalement, l’information peut être perdue ou contaminée.

Ainsi, pour chaque communication importante, un rapport écrit est créé. Toute personne ayant besoin d’accéder à ces informations peut lire le rapport et s’équiper de données de première main.

Prise de décision

Vous envisagez de lancer une nouvelle gamme de produits? Préparez un rapport.

Visant à réduire les coûts de l’entreprise? Préparez un rapport.

De la décision du public cible au licenciement des employés, chaque décision est prise sur la base de rapports détaillés préparés avec des faits et des statistiques.

Les rapports sont transférés dans les deux sens dans une organisation. Les employés créent des rapports commerciaux et les envoient à la direction supérieure pour la prise de décision. La haute direction crée des rapports pour faire circuler l’information, les tâches, etc. parmi la main-d’œuvre.

Gestion de crise

En cas de crise, de chaos et de poussées de panique, tout le monde a une opinion sur la question, et le transfert de pensées donne lieu verbalement à des ragots sur le lieu de travail.

Dans une telle situation, des rapports commerciaux sont créés pour mettre tout le monde sur la même longueur d’onde, puis analyser le problème de manière factuelle.

Les rapports de gestion de crise comprennent la cause du problème, les mesures à prendre pour contrôler les dommages et les politiques suggérant une protection future contre une telle crise.

Gestion efficace

La délégation des tâches se fait par rapport. Chaque employé a ses propres tâches à accomplir avec une date limite assignée. Cela contribue à une gestion plus saine et efficace de l’entreprise.

Toutes les informations sont dans des documents écrits viables, les décisions sont prises après une analyse minutieuse et le fonctionnement global de l’entreprise est meilleur à l’aide de rapports d’activité.

Maintenant que nous savons que nous DEVONS préparer des rapports commerciaux pour survivre dans le monde de l’entreprise, passons à la section suivante et probablement la plus importante où nous vous apprenons comment vous pouvez commencer à rédiger un rapport approprié.

En savoir plus: Document sur les exigences métier (BRD): Quoi, Pourquoi et Comment rédiger?

Comment rédiger un rapport d’activité ? (Étapes et format)

Suivez ce guide étape par étape pour créer votre rapport d’activité puissant:

Étape 1: Créez un plan d’action

Vous rédigez un rapport d’activité, pas un essai scolaire. Vous ne pouvez pas baser votre rapport sur les pensées au fur et à mesure qu’elles arrivent. Avant de commencer le rapport, identifiez son objectif.

Définissez ce que vous souhaitez réaliser avec le rapport et comment vous prévoyez de le présenter. Ne battez pas autour de la brousse! Cela vous aidera à rédiger un rapport clair et concis.

Étape 2: Recherchez un format interne

Votre entreprise peut avoir un format spécifique pour la rédaction de rapports. Demandez à votre superviseur ou consultez le manuel de l’entreprise pour le trouver. Ne faites pas aveuglément confiance à Internet.

Cependant, si aucun format de ce type n’est spécifié, vous pouvez utiliser le format global standard répertorié dans les étapes suivantes.

Étape 3: Ajouter un titre

Le titre du rapport peut être spécifié dans le mémoire que vous avez reçu de votre superviseur. Sinon, vous pouvez écrire votre propre titre. Il doit être clair, net et être en mesure de transmettre le but du rapport.

Vous devez éviter d’utiliser des titres très longs et compliqués. Par exemple, utilisez « Rapport des ventes pour l’exercice 2020-21 » au lieu de « Analyser l’interaction du client avec l’entreprise au cours des 12 derniers mois par rapport aux années précédentes ». Les gens bâilleront et quitteront la pièce au début de votre rapport!

Ajoutez également votre nom et les noms des autres personnes impliquées dans la rédaction du rapport. Dépeindre le travail acharné de quelqu’un d’autre comme le vôtre est très contraire à l’éthique sur le lieu de travail.

Étape 4: Rédiger une table des matières

Vous ne devez inclure une page de table des matières que si le rapport est long et contient des sous-sections.

Si cette page est ajoutée, assurez-vous d’écrire le contenu exactement de la manière dont les en-têtes sont écrits dans le rapport. Tout le contenu doit être correctement numéroté pour que le lecteur puisse facilement naviguer dans le rapport ou sauter sur une section spécifique.

Étape 5: Ajouter un résumé / Résumé

Il s’agit d’une page très importante dans tout rapport. Vous devez écrire le résumé de manière à ce que même si une personne ne lit pas l’intégralité du rapport, cette page puisse lui donner une idée claire et détaillée de l’ensemble.

Il doit contenir votre titre, votre numéro, vos principales constatations et conclusions. Vous devez essentiellement résumer tout ce que vous avez écrit dans le rapport pour tenir dans le résumé.

Étape 6: Écrivez une introduction

Commence maintenant votre rapport réel. Sur cette page, spécifiez le but de la rédaction du rapport avec une brève idée de l’argument principal.

Vous pouvez également inclure un arrière-plan du sujet sur cette page.

Étape 7: Indiquez votre méthodologie

Sur cette page, indiquez aux lecteurs comment vous avez créé ce rapport. Il comprend les sources d’information, le type de données (qualitatives ou quantitatives), les canaux de réception des informations, etc.

Il s’agit d’équiper vos lecteurs du processus que vous avez traversé ou, comme on peut le dire dans l’argot urbain, du BTS du rapport. Cela rend votre rapport plus crédible.

Étape 8: Présentez vos résultats

C’est la section principale où vous présentez vos résultats. Cela devrait indiquer que vous avez fait des recherches approfondies. Incluez donc des statistiques, des faits et des graphiques pour représenter les informations.

Pour éviter que cela ne soit désordonné, alignez les données en différentes rubriques et sous-rubriques. Utilisez des pointeurs, à puces ou numérotés chaque fois que nécessaire.

Étape 9: Donnez une conclusion ou une recommandation

Terminez votre rapport par une conclusion convaincante. Cela devrait être tiré des conclusions énoncées précédemment.

Vous pouvez également donner des recommandations de modification ou d’amélioration d’une politique, étayées par une documentation valide. La conclusion devrait être solide, basée sur des données factuelles, et non sur des opinions ou des opinions biaisées.

Étape 10: Ajouter une bibliographie et des références

L’ajout de cette section est une contrainte légale dans tout rapport dans lequel les données sont tirées ou inspirées de sources publiées précédemment.

Expliquons-le simplement. Si vous avez ajouté des données ou des statistiques dans votre rapport, vous devez donner le crédit nécessaire à l’auteur original. Sinon, cela compte comme du plagiat, ce qui est une infraction punissable.

Notez également la différence entre les références et la bibliographie, et ne confondez pas les deux !

Voici un exemple:

Supposons que vous ayez lu un rapport d’activité en ligne et que vous vous en soyez inspiré. Bien que vous n’ayez utilisé aucune de ses données dans votre propre rapport. Dans ce scénario, vous listerez ce rapport sous la section bibliographie.

Cependant, si vous avez pris des données de ce rapport pour les inclure directement dans le vôtre, vous les énumérerez dans la section référence.

Étape 11: Relire

La relecture ou la révision est très importante avant de finaliser un rapport. Dans cette section, vérifiez les erreurs d’orthographe, de grammaire ou de ponctuation. Ce sont de petites mésaventures qui peuvent faire très mauvaise impression.

De plus, lors de la relecture, vérifiez les citations, les notes de bas de page, les annexes, etc., selon les normes de l’entreprise. Il peut y avoir des directives que vous avez manquées lors de la rédaction du rapport!

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Vous avez même un suivi des documents pour voir qui ouvre votre rapport et combien de temps ils y ont passé.

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Conclure

Comme nous l’avons vu, la rédaction d’un rapport d’activité implique de nombreux aspects. Tout le temps et l’énergie sont consommés dans la rédaction de contenu engageant, et on a tendance à oublier l’élément de conception.

Oui, la conception est un aspect très important de tout rapport. Lorsque votre rapport est visuellement attrayant, il engage le lecteur et se démarque dans une pièce pleine de texte en noir et blanc.

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