Business Report: co je to a jak to napsat? (Kroky & Formát)

posun od akademického psaní, jako jsou eseje a články, ke složitým obchodním zprávám, může být děsivý!

obchodní zpráva je nutná téměř v jakékoli oblasti práce. Jedná se o dokumenty založené na faktech, které se používají k rozhodování v podnikání.

obchodní zprávy můžete použít k několika účelům, jako je nadhazování nápadu, analýza nápadu, nadhazování fúze, analýza fúze, prokázání, že vaše společnost dodržuje právní a sociální pokyny nebo jakékoli konkrétní téma související s vaší prací a prací.

takže pokud máte práci, je důležité, abyste pochopili koncept obchodních zpráv a jak je efektivně psát.

v tomto článku budeme hovořit o různých typech zpráv a jejich účelu, významu obchodních zpráv a o tom, jak efektivně strukturovat své vlastní!

ale hej, první věc první. Pojďme pochopit koncept obchodních zpráv o něco lépe.

co je to obchodní zpráva? (Definice)

obchodní zpráva je definována jako oficiální dokument, který obsahuje faktické informace, statistické údaje, výsledky výzkumu nebo jakoukoli jinou formu informací relevantních pro průběh práce.

tato zpráva je formálním dokumentem psaným k věci, který sděluje informace stručným, ale jasným způsobem. Obchodní zprávy se většinou používají pro interní komunikaci v rámci organizace.

objektivita je hlavním prvkem při psaní obchodních zpráv. Cokoli řeknete, by mělo být podpořeno daty a fakty, ne názorem a perspektivou. Například místo toho, abyste řekli „tržby v posledním čtvrtletí byly velmi nízké“, ukážete to pomocí dat.

zpráva se může lišit od jedné stránky na několik stránek v závislosti na účelu a typu zprávy, což nás přivádí k druhé části: typy obchodních zpráv.

Přečtěte si více: obchodní dopisy: definice, typy, formát a tipy!

typy obchodních zpráv

existuje mnoho typů obchodních zpráv používaných v Organizaci pro různé účely. Je zřejmé, že nemůžete použít stejnou zprávu k analýze výkonu a prodeje zaměstnanců v posledním čtvrtletí, že?

zde jsou některé běžné typy obchodních zpráv:

informační zprávy

tuto zprávu používáte, když váš šéf požádá o data, která jsou čistě objektivní, tj. Například zpráva pracovní síly uvádějící počet zaměstnanců ve společnosti, jejich povinnosti, oddělení práce a odpovědnosti.

Přečtěte si více: jak psát zprávy o projektu, které “ Wow “ vaše klienty? (Včetně šablony)

Analytická zpráva

jak název napovídá, tato zpráva se používá, když je třeba analyzovat některá kritická data společnosti, aby bylo možné činit informovaná rozhodnutí.

například analýza poklesu tržeb v posledním finančním roce. Tato zpráva se skládá z prodejních čísel, srovnání těchto čísel s dřívějšími roky, a hledání důvodů pro pokles. Zpráva také uvede možná opatření, která může společnost přijmout k vyřešení tohoto problému.

Výzkumná zpráva

používáte výzkumnou zprávu, když se blíží něco velkého! Mohlo by to být potenciální sloučení, nebo nová produktová řada, nebo posun v současném způsobu práce.

velká změna vyžaduje komplexní zprávu, která studuje všechny její důsledky. Pokud například společnost chce představit nový produkt, výzkumná zpráva se bude skládat z prvků, jako je cílové publikum, marketingová strategie,reklamní kampaně atd.

vysvětlující zpráva

tuto zprávu použijete, když chcete vysvětlit svůj individuální projekt celému týmu. Předpokládejme, že jste provedli výzkum.

vysvětlující zpráva představí fakta, vyjmenuje zjištění a určí závěr výzkumu. Mělo by být napsáno velmi jednoduchými, stručnými a jasnými slovy. Ačkoli čtenáři jsou většinou vrstevníci stejného odvětví, je třeba se vyhnout žargonu.

zpráva o pokroku

Jedná se o malou zprávu, která slouží k oznámení aktualizací ve společnosti.

jaký byl předchozí týden?

jak probíhá prodej za toto čtvrtletí?

jaká je procentuální změna konverzí od posledního týdne / měsíce?

takové otázky jsou zodpovězeny ve zprávě o pokroku. Neobsahuje analytiku. Pouze informace a změny.

zprávy o pokroku jsou dobrým prostředkem pro společnosti, aby sledovaly svou každodenní práci a přicházely s novými nápady pro růst a expanzi.

stále nejste přesvědčeni? Zde jsou 4 přesvědčivé důvody, proč jsou obchodní zprávy důležité pro efektivní pracovní postup v Organizaci.

Přečtěte si více: Co je zpráva o pokroku a jak ji napsat?

význam obchodních zpráv

způsob komunikace

víte, jak text nebo volání v každodenním životě komunikovat? V podnicích jsou na to připraveny zprávy. Můžeme říci, že obchodní zprávy fungují jako prostředek komunikace v Organizaci.

ale proč se to dělá?

ve velkých společnostech existuje celá řada pracovních postupů. To je také známé jako delegování povinností. V tomto pracovním postupu existují pobočky, dílčí pobočky, oddělení a specializované zóny. Pokud se komunikace provádí slovně, informace se mohou ztratit nebo kontaminovat.

takže pro každou důležitou část komunikace je vytvořena písemná zpráva. Každý, kdo potřebuje přístup k těmto informacím, si může přečíst zprávu a vybavit se údaji z první ruky.

rozhodování

přemýšlíte o spuštění nové produktové řady? Připravte zprávu.

s cílem snížit náklady společnosti? Připravte zprávu.

od rozhodování o cílové skupině až po propouštění zaměstnanců je každé rozhodnutí přijato na základě podrobných zpráv připravených s fakty a statistikami.

zprávy jsou přenášeny obousměrně v Organizaci. Zaměstnanci vytvářejí obchodní zprávy a zasílají je vyššímu vedení pro rozhodování. Vyšší management vytváří zprávy pro rozesílání informací, úkolů atd. mezi pracovní silou.

krizové řízení

v případě krize, chaosu a vypuknutí paniky má každý na tuto záležitost názor a přenos myšlenek ústně vede k drby na pracovišti.

v takové situaci jsou vytvořeny obchodní zprávy, aby se všichni dostali na stejnou stránku a poté problém fakticky analyzovali.

zprávy o krizovém řízení obsahují příčinu problému, kroky, které je třeba podniknout pro kontrolu škod, a politiky navrhující budoucí ochranu před takovou krizí.

efektivní řízení

delegování povinností se provádí prostřednictvím zpráv. Každý zaměstnanec má své vlastní úkoly s přiděleným termínem. To pomáhá při zdravějším a efektivnějším řízení společnosti.

všechny informace jsou v životaschopných písemných dokumentech, rozhodnutí jsou přijímána po pečlivé analýze a celkové fungování společnosti je lepší pomocí obchodních zpráv.

takže teď, když víme, že musíme připravit obchodní zprávy, abychom přežili v podnikovém světě, přejdeme k další a pravděpodobně nejdůležitější části, kde vás naučíme, jak můžete začít psát správnou zprávu.

Přečtěte si více: Business Requirements Document (BRD): co, proč a jak psát?

Jak napsat obchodní zprávu? (Kroky a formát)

postupujte podle tohoto průvodce krok za krokem a vytvořte si výkonnou obchodní zprávu:

Krok 1: Vytvořte akční plán

píšete obchodní zprávu, nikoli školní esej. Nemůžete založit svou zprávu na myšlenkách, kdy a kdy přijdou. Před zahájením zprávy určete její účel.

Definujte, čeho chcete se zprávou dosáhnout a jak ji plánujete prezentovat. Nebijte kolem keře! To vám pomůže napsat jasnou a stručnou zprávu.

Krok 2: Zkontrolujte interní formát

vaše společnost může mít specifický formát pro psaní zpráv. Požádejte svého nadřízeného nebo si přečtěte příručku společnosti, abyste ji našli. Nevěřte slepě internetu.

pokud však není zadán žádný takový formát, můžete použít standardní globální formát uvedený v následujících krocích.

Krok 3: Přidejte název

název zprávy může být uveden v briefu, který jste obdrželi od svého nadřízeného. Pokud ne, můžete napsat svůj vlastní název. Měla by být jasná, ostrá a měla by být schopna sdělit účel zprávy.

měli byste se vyhnout používání velmi dlouhých a komplikovaných titulů. Například použijte „zprávu o prodeji za FY 2020-21 „místo“ analýzy interakce zákazníků se společností za posledních 12 měsíců ve srovnání s předchozími roky“. Lidé budou zívat a opustit místnost na začátku vaší zprávy!

přidejte také své jméno a jména dalších osob zapojených do vytváření zprávy. Zobrazovat tvrdou práci někoho jiného jako svou vlastní je na pracovišti velmi neetické.

Krok 4: Napište obsah

stránku s obsahem byste měli zahrnout, pouze pokud je zpráva dlouhá a obsahuje podsekce.

pokud je tato stránka přidána, nezapomeňte psát obsah přesně tak, jak jsou nadpisy zapsány uvnitř zprávy. Veškerý obsah by měl být správně očíslován, aby čtenář mohl snadno procházet zprávou nebo skočit na konkrétní sekci.

Krok 5: Přidejte shrnutí / Abstrakt

Toto je velmi důležitá stránka v každé zprávě. Abstrakt byste měli napsat takovým způsobem, že i když člověk nečte celou zprávu, Tato stránka jim může poskytnout jasnou a podrobnou představu o celé věci.

měl by obsahovat váš název, problém, klíčová zjištění a závěry. Měli byste v podstatě shrnout vše, co jste napsali ve zprávě, aby se vešly do abstraktu.

Krok 6: Napište Úvod

nyní začíná vaše skutečná zpráva. Na této stránce uveďte účel psaní zprávy spolu se stručnou představou o hlavním argumentu.

na této stránce můžete také zahrnout některé pozadí tématu.

Krok 7: uveďte svou metodiku

na této stránce sdělte čtenářům, jak jste vytvořili tuto zprávu. Zahrnuje zdroje informací, typ dat (kvalitativní nebo kvantitativní), kanály přijímání informací atd.

to je vybavit vaše čtenáře procesem, kterým jste prošli, nebo, jak můžeme říci v městském slangu, BTS zprávy. To dělá vaši zprávu důvěryhodnější.

Krok 8: prezentujte svá zjištění

Toto je hlavní část, kde prezentujete svá zjištění. Mělo by to sdělit, že jste provedli důkladný výzkum. Zahrňte tedy statistiky, fakta a grafy, které zobrazují informace.

aby se zabránilo dostat chaotický, zarovnat data do různých záhlaví a podpoložek. V případě potřeby použijte ukazatele, odrážky nebo číslované.

Krok 9: uveďte závěr nebo doporučení

ukončete svou zprávu přesvědčivým závěrem. Vyplývá to z dříve uvedených zjištění.

můžete také dát doporučení pro změnu nebo zlepšení v politice, podporované platnou dokumentací. Závěr by měl být silný, založený na faktických datech, nikoli na zaujatých názorech nebo názorech.

Krok 10: Přidat bibliografii a odkazy

přidání této části je právním nátlakem v jakékoli zprávě, kde jsou data převzata nebo inspirována z dříve publikovaných zdrojů.

vysvětlíme to jednoduše. Pokud jste do zprávy přidali jakékoli údaje nebo statistiky, musíte původnímu autorovi poskytnout náležitý kredit. Jinak se počítá jako plagiátorství, což je trestný čin.

všimněte si také rozdílu mezi odkazy a bibliografií a nezaměňujte je!

zde je příklad:

Předpokládejme, že jste si přečetli obchodní zprávu online a inspirovali se tím. Ačkoli jste ve své vlastní zprávě nepoužili Žádná data. V tomto scénáři uvedete tuto zprávu v části bibliografie.

pokud jste však data z této zprávy převzali přímo do své zprávy, uvedete je v referenční části.

krok 11: korektura

před dokončením zprávy je velmi důležité provést korekturu nebo revizi. V této části zkontrolujte pravopisné chyby, gramatické chyby nebo interpunkce. Jedná se o malé nehody, které mohou udělat velmi špatný dojem.

při korektuře také zkontrolujte citace, poznámky pod čarou, přílohy atd. Při psaní zprávy vám mohou chybět pokyny!

Bit.ai: konečným nástrojem pro psaní obchodních zpráv

s jeho new-age cloud technologie bit dává vaše obchodní zprávy supervelmoci!

můžete si vybrat z předem navržených šablon a jen se starat o vložení obsahu do něj.

díky inteligentní integraci bitu můžete do svých obchodních zpráv během několika sekund přidat prvky bohatých médií, jako jsou odkazy, PDF, embeds, matematické rovnice, grafy a mnoho dalšího.

nejen to, bit.ai umožňuje pracovat se svým týmem v reálném čase. Můžete společně upravovat a používat Vložené komentáře, abyste přivedli své kolegy na stejné místo, abyste mohli rozhodovat o vašich obchodních zprávách.

máte dokonce sledování dokumentů, abyste zjistili, kdo otevírá vaši zprávu a kolik času na ní strávili.

zkuste dnes použít jednu z bezplatných šablon bitu.

zabalit

jak jsme viděli, psaní obchodní zprávy zahrnuje mnoho aspektů. Veškerý čas a energie se spotřebovává při psaní poutavého obsahu a člověk má tendenci zapomenout na designový prvek.

Ano, Návrh je velmi důležitým aspektem každé zprávy. Když je vaše zpráva vizuálně přitažlivá, zaujme čtenáře a vynikne v místnosti plné černobílého textu.

… a bit vám pomůže udělat právě to!

na bitu můžete upravit dokument podle typu zprávy, kterou jste vytvořili, aniž byste ohrozili návrh. Hrajte si se stovkami písem, motivů a barevných palet s bitem, abyste vytvořili dopad na vaši práci!

jaká byla vaše poslední obchodní zpráva, která skutečně přinesla změnu? Který nástroj jste použili k jeho výrobě?

napište nám @bit_docs a dejte nám vědět!

další čtení:

plán kontinuity podnikání: co, proč & jak jej vytvořit?

7 typů zpráv, které vaše firma určitě potřebuje!

Zpráva O Výkonu: Co je to & jak jej vytvořit? (Kroky v ceně)

formální zprávy: Co jsou & jak je vytvořit!

obchodní dokumenty: definice, typy, výhody & kroky k jejich vytvoření!

Obchodní Vertikály: Definice, Výhody & Příklady!

Technická zpráva: definice, význam a jak ji napsat?

16 nejlepších obchodních nástrojů, které každý podnik potřebuje v roce 2021

Jak napsat obchodní případ: průvodce krok za krokem

Jak napsat obchodní návrh?

Jak Vytvořit Úplný Důkaz Obchodní Plán?