Geschäftsbericht: Was ist das und wie schreibe ich es? (Schritte & Format)

Die Verlagerung vom akademischen Schreiben wie Essays und Artikeln zu komplexen Geschäftsberichten kann beängstigend sein!

Ein Geschäftsbericht wird in fast jedem Arbeitsbereich benötigt. Dies sind faktenbasierte Dokumente, die verwendet werden, um Entscheidungen in einem Unternehmen zu treffen.

Sie können Geschäftsberichte für verschiedene Zwecke verwenden, z. B. zum Pitchen einer Idee, zum Analysieren einer Idee, zum Pitchen einer Fusion, zum Analysieren einer Fusion, zum Nachweis, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen und sozialen Richtlinien einhält, oder für ein bestimmtes Thema im Zusammenhang mit Ihrem Job und Ihrer Arbeit.

Wenn Sie also einen Job haben, ist es wichtig, dass Sie das Konzept der Geschäftsberichte verstehen und wissen, wie Sie sie effektiv schreiben.

In diesem Artikel werden wir über die verschiedenen Arten von Berichten und deren Zweck, die Bedeutung von Geschäftsberichten und wie Sie Ihre eigenen wirkungsvoll strukturieren können, sprechen!

Aber hey, das erste zuerst. Lassen Sie uns das Konzept der Geschäftsberichte etwas besser verstehen.

Was ist ein Geschäftsbericht? (Definition)

Ein Geschäftsbericht ist definiert als ein offizielles Dokument, das sachliche Informationen, statistische Daten, Forschungsergebnisse oder andere für den Arbeitsablauf relevante Informationen enthält.

Dieser Bericht ist ein formelles Dokument, das auf den Punkt gebracht wurde, um Informationen auf prägnante und dennoch klare Weise zu vermitteln. Geschäftsberichte werden hauptsächlich für die interne Kommunikation innerhalb einer Organisation verwendet.

Objektivität ist ein wichtiges Element beim Schreiben von Geschäftsberichten. Was auch immer Sie sagen, sollte durch Daten und Fakten gestützt werden, nicht durch Meinungen und Perspektiven. Anstatt beispielsweise zu sagen, dass der Umsatz im letzten Quartal sehr niedrig war, zeigen Sie dies anhand von Daten an.

Der Bericht kann je nach Zweck und Art des Berichts von einer Seite bis zu mehreren Seiten variieren, was uns zum zweiten Teil bringt: Arten von Geschäftsberichten.

Lesen Sie mehr: Geschäftsbriefe: Definition, Typen, Format und Tipps!

Arten von Geschäftsberichten

Es gibt viele Arten von Geschäftsberichten, die in einer Organisation für verschiedene Zwecke verwendet werden. Offensichtlich können Sie nicht denselben Bericht verwenden, um die Leistung und den Umsatz der Mitarbeiter im letzten Quartal zu analysieren, oder?

Hier sind einige gängige Arten von Geschäftsberichten:

Informationsberichte

Sie verwenden diesen Bericht, wenn Ihr Chef nach Daten fragt, die rein objektiv sind, dh nur einfache Fakten ohne Begründung oder potenzielle Ergebnisse. Zum Beispiel ein Belegschaftsbericht, der die Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen, ihre Aufgaben, ihre Arbeitsabteilung und ihre Verantwortlichkeiten angibt.

Weiterlesen: Wie schreibe ich Projektberichte, die Ihre Kunden begeistern? (Vorlage enthalten)

Analysebericht

Wie der Name schon sagt, wird dieser Bericht verwendet, wenn einige kritische Unternehmensdaten analysiert werden müssen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Zum Beispiel die Analyse des Umsatzrückgangs im letzten Geschäftsjahr. Dieser Bericht besteht aus Verkaufszahlen, einem Vergleich dieser Zahlen mit früheren Jahren und der Suche nach Gründen für den Rückgang. Der Bericht wird auch mögliche Maßnahmen aufzeigen, die das Unternehmen ergreifen kann, um dieses Problem zu lösen.

Forschungsbericht

Sie verwenden einen Forschungsbericht, wenn etwas Großes ansteht! Es könnte eine mögliche Fusion sein, oder eine neue Produktlinie, oder eine Verschiebung in der aktuellen Arbeitsweise.

Eine große Veränderung erfordert einen umfassenden Bericht, der alle seine Auswirkungen untersucht. Wenn das Unternehmen beispielsweise ein neues Produkt einführen möchte, besteht der Forschungsbericht aus Elementen wie Zielgruppe, Marketingstrategie, Werbekampagnen usw.

Erklärender Bericht

Sie verwenden diesen Bericht, wenn Sie Ihr individuelles Projekt dem gesamten Team erklären möchten. Nehmen wir an, Sie haben recherchiert.

Ein erklärender Bericht wird die Fakten präsentieren, die Ergebnisse auflisten und den Abschluss der Forschung bestimmen. Es sollte in sehr einfachen, prägnanten und klaren Worten geschrieben werden. Obwohl die Leser meist Gleichaltrige derselben Branche sind, sollte Jargon vermieden werden.

Fortschrittsbericht

Dies ist ein kleiner Bericht, der verwendet wird, um Updates in einem Unternehmen zu benachrichtigen.

Wie war die letzte Woche?

Wie läuft der Verkauf für dieses Quartal ab?

Wie hoch ist die prozentuale Veränderung der Conversions seit der letzten Woche/dem letzten Monat?

Fragen wie diese werden in einem Fortschrittsbericht beantwortet. Es enthält keine Analysen. Nur Informationen und Änderungen.

Fortschrittsberichte sind ein gutes Medium für Unternehmen, um ihre tägliche Arbeit zu verfolgen und neue Ideen für Wachstum und Expansion zu entwickeln.

Immer noch nicht überzeugt? Hier sind 4 überzeugende Gründe, warum Geschäftsberichte für einen effizienten Workflow in einer Organisation wichtig sind.

Weiterlesen: Was ist ein Fortschrittsbericht und wie schreibt man einen?

Bedeutung von Geschäftsberichten

Art der Kommunikation

Sie wissen, wie Sie Text oder Anruf im täglichen Leben zu kommunizieren? In Unternehmen werden Berichte dafür vorbereitet. Wir können sagen, dass Geschäftsberichte als Kommunikationsmedium in einer Organisation fungieren.

Aber warum wird es gemacht?

Nun, in großen Unternehmen gibt es eine ganze Reihe von Workflows, die stattfinden. Es wird auch als Delegation von Pflichten bezeichnet. In diesem Workflow gibt es Zweige, Unterzweige, Abteilungen und nischenspezifische Zonen. Wenn die Kommunikation mündlich erfolgt, können Informationen verloren gehen oder kontaminiert werden.

Für jede wichtige Kommunikation wird also ein schriftlicher Bericht erstellt. Jeder, der Zugang zu diesen Informationen benötigt, kann den Bericht lesen und sich mit Daten aus erster Hand ausstatten.

Entscheidungsfindung

Denken Sie über die Einführung einer neuen Produktlinie nach? Bereiten Sie einen Bericht vor.

Unternehmenskosten senken? Bereiten Sie einen Bericht vor.

Von der Entscheidung über die Zielgruppe bis zur Entlassung von Mitarbeitern wird jede Entscheidung auf der Grundlage detaillierter Berichte mit Fakten und Statistiken getroffen.

Berichte werden in einer Organisation wechselseitig übertragen. Mitarbeiter erstellen Geschäftsberichte und senden sie zur Entscheidungsfindung an das höhere Management. Das obere Management erstellt Berichte, um Informationen, Aufgaben usw. zu verteilen. unter der Belegschaft.

Krisenmanagement

Im Falle einer Krise, eines Chaos und eines Panikausbruchs hat jeder eine Meinung zu diesem Thema, und die verbale Übertragung von Gedanken führt zu Klatsch am Arbeitsplatz.

In einer solchen Situation werden Geschäftsberichte erstellt, um alle auf die gleiche Seite zu bringen und dann das Problem sachlich zu analysieren.

Krisenmanagementberichte enthalten die Ursache des Problems, Schritte zur Schadensbegrenzung und Richtlinien, die einen zukünftigen Schutz vor einer solchen Krise vorschlagen.

Effektives Management

Die Delegation von Aufgaben erfolgt über Berichte. Jeder Mitarbeiter hat seine eigenen To-do-Aufgaben mit einer zugewiesenen Frist. Dies trägt zu einem solideren und effektiveren Management des Unternehmens bei.

Alle Informationen befinden sich in tragfähigen schriftlichen Dokumenten, Entscheidungen werden nach sorgfältiger Analyse getroffen und das allgemeine Funktionieren des Unternehmens wird mithilfe von Geschäftsberichten verbessert.

Nun, da wir wissen, dass wir Geschäftsberichte vorbereiten müssen, um in der Unternehmenswelt zu überleben, gehen wir zum nächsten und wahrscheinlich wichtigsten Abschnitt über, in dem wir Ihnen beibringen, wie Sie mit dem Schreiben eines richtigen Berichts beginnen können.

Weiterlesen: Business Requirements Document (BRD): Was, warum und wie schreibe ich?

Wie schreibe ich einen Geschäftsbericht? (Schritte und Format)

Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihren leistungsstarken Geschäftsbericht zu erstellen:

Schritt 1: Erstellen Sie einen Aktionsplan

Sie schreiben einen Geschäftsbericht, keinen Schulaufsatz. Sie können Ihren Bericht nicht auf Gedanken stützen, wie und wann sie kommen. Identifizieren Sie vor dem Starten des Berichts dessen Zweck.

Definieren Sie, was Sie mit dem Bericht erreichen möchten und wie Sie ihn präsentieren möchten. Schlagen Sie nicht um den heißen Brei herum! Dies wird Ihnen helfen, einen klaren und prägnanten Bericht zu schreiben.

Schritt 2: Suchen Sie nach einem internen Format

Ihr Unternehmen verfügt möglicherweise über ein bestimmtes Format zum Schreiben von Berichten. Fragen Sie Ihren Vorgesetzten oder überprüfen Sie das Handbuch des Unternehmens, um es zu finden. Vertrauen Sie dem Internet nicht blind.

Wenn jedoch kein solches Format angegeben ist, können Sie das in den folgenden Schritten aufgeführte globale Standardformat verwenden.

Schritt 3: Fügen Sie einen Titel hinzu

Der Titel des Berichts kann in dem Brief angegeben werden, den Sie von Ihrem Vorgesetzten erhalten haben. Wenn nicht, können Sie Ihren eigenen Titel schreiben. Es sollte klar, knackig und in der Lage sein, den Zweck des Berichts zu vermitteln.

Sie sollten vermeiden, sehr lange und komplizierte Titel zu verwenden. Verwenden Sie beispielsweise ‚Verkaufsbericht für das Geschäftsjahr 2020-21‘ anstelle von ‚Analyse der Kundeninteraktion mit dem Unternehmen in den letzten 12 Monaten im Vergleich zu den Vorjahren‘. Die Leute werden zu Beginn Ihres Berichts gähnen und den Raum verlassen!

Fügen Sie außerdem Ihren Namen und die Namen anderer Personen hinzu, die an der Erstellung des Berichts beteiligt sind. Die harte Arbeit eines anderen als Ihre eigene darzustellen, ist am Arbeitsplatz höchst unethisch.

Schritt 4: Schreiben eines Inhaltsverzeichnisses

Sie sollten eine Inhaltsverzeichnisseite nur einfügen, wenn der Bericht lang ist und Unterabschnitte enthält.

Wenn diese Seite hinzugefügt wird, stellen Sie sicher, dass der Inhalt genau so geschrieben wird, wie die Überschriften im Bericht geschrieben sind. Alle Inhalte sollten ordnungsgemäß nummeriert sein, damit der Leser problemlos durch den Bericht navigieren oder zu einem bestimmten Abschnitt springen kann.

Schritt 5: Zusammenfassung/ Abstract hinzufügen

Dies ist eine sehr wichtige Seite in jedem Bericht. Sie sollten das Abstract so schreiben, dass selbst wenn eine Person nicht den gesamten Bericht liest, diese Seite ihnen eine klare und detaillierte Vorstellung von der ganzen Sache geben kann.

Es sollte Ihren Titel, Ihre Ausgabe, Ihre wichtigsten Ergebnisse und Schlussfolgerungen enthalten. Sie sollten grundsätzlich alles zusammenfassen, was Sie in den Bericht geschrieben haben, um in die Zusammenfassung zu passen.

Schritt 6: Schreiben Sie eine Einführung

Jetzt beginnt Ihr tatsächlicher Bericht. Geben Sie auf dieser Seite den Zweck des Schreibens des Berichts zusammen mit einer kurzen Vorstellung des Hauptarguments an.

Sie können auch einige Hintergrundinformationen zum Thema auf dieser Seite einfügen.

Schritt 7: Geben Sie Ihre Methodik an

Teilen Sie den Lesern auf dieser Seite mit, wie Sie diesen Bericht erstellt haben. Es umfasst die Informationsquellen, die Art der Daten (qualitativ oder quantitativ), die Kanäle für den Empfang von Informationen usw.

Dies soll Ihre Leser mit dem Prozess ausstatten, den Sie durchlaufen haben, oder, wie wir im städtischen Slang sagen können, mit dem Inhalt des Berichts. Das macht Ihren Bericht glaubwürdiger.

Schritt 8: Präsentieren Sie Ihre Ergebnisse

Dies ist der Hauptabschnitt, in dem Sie Ihre Ergebnisse präsentieren. Es sollte vermitteln, dass Sie gründliche Nachforschungen angestellt haben. Fügen Sie daher Statistiken, Fakten und Grafiken hinzu, um die Informationen darzustellen.

Um zu verhindern, dass er unordentlich wird, ordnen Sie die Daten in verschiedenen Überschriften und Unterüberschriften an. Verwenden Sie bei Bedarf Zeiger, Aufzählungszeichen oder Nummerierungen.

Schritt 9: Geben Sie eine Schlussfolgerung oder Empfehlung ab

Beenden Sie Ihren Bericht mit einer überzeugenden Schlussfolgerung. Dies sollte aus den zuvor genannten Ergebnissen gezogen werden.

Sie können auch Empfehlungen zur Änderung oder Verbesserung einer Richtlinie geben, die durch eine gültige Dokumentation unterstützt werden. Die Schlussfolgerung sollte stark ausfallen, basierend auf sachlichen Daten, keine voreingenommenen Ansichten oder Meinungen.

Schritt 10: Bibliographie und Referenzen hinzufügen

Das Hinzufügen dieses Abschnitts ist ein gesetzlicher Zwang in jedem Bericht, in dem die Daten aus zuvor veröffentlichten Quellen entnommen oder inspiriert wurden.

Lassen Sie es uns einfach erklären. Wenn Sie Ihrem Bericht Daten oder Statistiken hinzugefügt haben, müssen Sie dem ursprünglichen Autor die gebührende Anerkennung zollen. Andernfalls gilt es als Plagiat, was strafbar ist.

Beachten Sie auch den Unterschied zwischen Referenzen und Bibliographie und verwechseln Sie die beiden nicht!

Hier ist ein Beispiel:

Angenommen, Sie haben einen Geschäftsbericht online gelesen und sich davon inspirieren lassen. Sie haben jedoch keine dieser Daten in Ihrem eigenen Bericht verwendet. In diesem Szenario listen Sie diesen Bericht im Abschnitt Bibliographie auf.

Wenn Sie jedoch Daten aus diesem Bericht genommen haben, um sie direkt in Ihren Bericht aufzunehmen, werden Sie dies im Referenzabschnitt auflisten.

Schritt 11: Korrekturlesen

Korrekturlesen oder Überarbeiten ist sehr wichtig, bevor Sie einen Bericht fertigstellen. Suchen Sie in diesem Abschnitt nach Rechtschreibfehlern, Grammatikfehlern oder Interpunktionen. Dies sind kleine Pannen, die einen sehr schlechten Eindruck hinterlassen können.

Überprüfen Sie beim Korrekturlesen auch die Zitate, Fußnoten, Anhänge usw. gemäß den Unternehmensstandards. Möglicherweise haben Sie beim Schreiben des Berichts Richtlinien verpasst!

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Sie haben sogar eine Dokumentenverfolgung, um zu sehen, wer Ihren Bericht öffnet und wie viel Zeit er damit verbracht hat.

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Einpacken

Wie wir gesehen haben, beinhaltet das Schreiben eines Geschäftsberichts viele Aspekte. Die ganze Zeit und Energie wird beim Schreiben von ansprechenden Inhalten verbraucht, und man neigt dazu, das Designelement zu vergessen.

Ja, das Design ist ein sehr wichtiger Aspekt eines jeden Berichts. Wenn Ihr Bericht optisch ansprechend ist, zieht er den Leser an und hebt sich in einem Raum voller Schwarzweißtext ab.

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Welcher war Ihr letzter Geschäftsbericht, der wirklich eine Veränderung bewirkt hat? Welches Werkzeug haben Sie verwendet, um es zu machen?

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