HR Communication Handbook

Comentários de Arley:

você fez algumas pesquisas e eu gosto de como você incluiu alguns exemplos. Eu gosto que você também tenha incluído visuais (embora certifique-se de que temos os direitos autorais de todas as imagens que usamos). No entanto, agora esta seção tem alguns problemas de uso de origem. O escritor pega uma frase da fonte e troca algumas palavras. No entanto, este a) ainda atende à definição de plágio e B) pode tornar a escrita difícil de ler, porque às vezes duas palavras que significam a mesma coisa no dicionário de sinônimos têm conotações diferentes. Também torna difícil construir a voz da marca. Usar a voz da marca e citar efetivamente ajudará com os problemas de uso da fonte. Vamos rever isso em sala de aula.

Comentários de Judy:

no geral, há muitas informações valiosas aqui que são aplicáveis ao seu público, no entanto, às vezes torna-se difícil permanecer envolvido devido a vários erros gramaticais, uma voz de marca inconsistente, bem como imprecisões na parafraseamento. Abordaremos este tópico na Semana 9, de quais informações, recursos e amostras de escrita podem ser aproveitadas para adicionar a esta página.

• quando uma pessoa quebra as normas organizacionais, os scripts de aviso verbal são emitidos oralmente pela administração.
• quando um funcionário não atende às expectativas da empresa, é necessário.
• uma abordagem planejada é necessária para transmiti-la.
• as advertências verbais devem ser claras e específicas.

Scripts de aviso Verbal

um aviso Verbal, também conhecido como “repreensão verbal” ou “lembrete oral”, informa o funcionário que há um problema sério que precisa ser resolvido.

um aviso verbal é registrado por escrito, geralmente no arquivo de pessoal do funcionário. Mesmo que um funcionário já tenha sido aconselhado sobre uma preocupação específica de desempenho ou comportamento, um aviso verbal é frequentemente o primeiro alerta significativo. Informa ao funcionário que o problema foi trazido à atenção da corporação, em vez de permanecer um tópico entre o funcionário e seu gerente (Margaret Mader Clark, 2016).Um aviso Verbal é um tipo de aviso fornecido oralmente pela administração quando uma pessoa viola as normas ou políticas organizacionais. Um aviso Verbal é uma penalidade disciplinar contra funcionários que realizaram trabalhos abaixo do padrão ou cometeram negligência (MBA Skool Team, 2016).Um aviso Verbal é o primeiro documento no procedimento disciplinar formal, e deve incluir as mesmas informações que a conversa inicial, com foco na gravidade crescente do problema. As consequências de não abordar o comportamento/desempenho devem ser sublinhadas, o que poderia incluir a provável rescisão do emprego se nenhuma melhoria for alcançada. O funcionário deve ser instado a assinar o aviso e informado de que ele será mantido em seu arquivo de pessoal. A cópia assinada do aviso deve ser entregue ao administrador de arquivos de pessoal da organização (Ryan, Michael L., 2014).

a ação disciplinar de um supervisor contra um funcionário subordinado é baseada em:-

• identifica falhas de desempenho identificadas ou irregularidades verbalmente.

• as expectativas de desempenho são comunicadas.

• ele fornece avisos sobre as repercussões de não melhorar e/ou alcançar expectativas (Mary Wright, 2012).

existem dois tipos de avisos verbais:-

• Informal verbal avisos

• Formal verbal avisos

O primeiro incidente do aviso é geralmente considerado como uma casual. Esta é uma oportunidade para a pessoa em questão fazer as pazes por suas ações. Se não o fizer, é emitido um aviso verbal formal (MBA Skool Team, 2016).

exemplos de Advertências verbais

após reclamações sobre estacionamento em uma cidade de West Suffolk, avisos verbais e penalidades foram dados. A polícia de Suffolk respondeu às reclamações de residentes na área de Exning Road do novo mercado. Os policiais foram às ruas para fazer cumprir as leis de estacionamento como parte de uma patrulha policial maior na região. Duas penalidades de estacionamento e quatro avisos verbais foram emitidos para os motoristas por causa da subsequente repressão policial. “Esta questão de estacionamento foi levantada por residentes na área, e os oficiais foram encarregados de realizar patrulhas regulares, aconselhar e aplicar na área como parte de patrulhas mais amplas na área”, disse um porta-voz da Polícia de Suffolk. “Os veículos estacionados na calçada receberam dois ingressos, e outros veículos receberam quatro avisos verbais” (gerentes de roteiro de Relações Públicas, 2018).

o objetivo de um aviso Verbal

• notificar um funcionário que eles estão falhando em cumprir as expectativas da empresa e que o fracasso em mudar poderia resultar em ação disciplinar.
• corrigir ou modificar o comportamento observado (Mary Wright, 2012).Persuadir um colega de trabalho a modificar seus caminhos.
• para trazer uma questão de desempenho ou disciplinar ao Aviso do Funcionário de maneira séria, mas cortês, para corrigi-la.
• para abordar uma questão de desempenho, conversando com o funcionário sobre isso e mantendo um registro escrito da conversa (Gentry, Joyce B., 2005).

recomendações do Supervisor:-

1. avisos verbais nunca devem ser emitidos por e-mail; em vez disso, eles só devem ser comunicados pessoalmente (National Labor Relations Board, 2008).
2. reconheça quaisquer instâncias de mau comportamento ou mau desempenho.
3. explique que o comportamento é contra a política da empresa, representa mau comportamento ou exibe mau desempenho.
4. faça um pedido específico de mudança, como progresso imediato e sustentável nos próximos 30 dias, etc.
5. Determine o impacto exato de não satisfazer as expectativas.
6. o aviso verbal deve especificar como ou o que será feito para abordar o comportamento. Por exemplo, você pode pedir ao funcionário para:

• obtenha mais treinamento ou coaching,
• tenha uma conversa produtiva com colegas de trabalho ou supervisores.
• Melhore suas práticas de trabalho ou ética (Mary Wright, 2012).

o aviso Verbal: um guia do Gerente de prática

para gerentes experientes que estão no campo há alguns anos, a sequência de advertência verbal, escrita pela primeira vez e escrita final e demissão pode parecer completamente natural.

mas como você registra um “aviso Verbal”, porque deve ser registrado para ser uma sanção legal, mas não é então um primeiro aviso escrito?

é importante que o Gerente de prática e outros “gerentes de pessoas” tenham uma compreensão completa do processo disciplinar de sua prática e do que ele requer. Isso pode parecer algo assim:-

• estágio Informal: – quando o comportamento de um funcionário requer atenção pela primeira vez, o funcionário deve ser notificado informalmente para permitir que ele tenha a oportunidade de mudar. Na maioria das vezes, isso assumirá a forma de uma reunião casual entre o gerente e o funcionário. Depois disso, o funcionário deve receber uma carta confirmando o que foi discutido na reunião.
• primeira etapa Formal: – você pode prosseguir para a primeira etapa formal se o funcionário continuar a se envolver no comportamento/ação indicado na fase Informal. Uma investigação completa deve ser conduzida, uma audiência disciplinar deve ser agendada e o funcionário deve receber notificação da audiência e do direito de estar presente. Um primeiro aviso por escrito pode ser emitido durante a audiência.
• segunda etapa Formal: – se a conduta ou os comportamentos do funcionário não melhorarem, você pode prosseguir para o segundo nível formal. Uma investigação completa deve ser conduzida e o funcionário deve receber notificação da audiência, bem como a oportunidade de ser representado. Um aviso Final por escrito pode ser emitido na audiência.
• terceira etapa Formal: – um funcionário pode ser rescindido por mau comportamento nesta fase formal final do processo de gerenciamento de má conduta. O aviso da audiência, o direito à representação e o direito de recurso da decisão devem ser seguidos de acordo com o código de prática da ACAS (the Advisory, Conciliation, and Arbitration Service) (Rigby, 2020).

quando você deve fornecer um aviso verbal?

• revise a política da empresa.
• consulte o seu departamento de Recursos Humanos.
• pense em como problemas semelhantes foram tratados no passado.
• avalie a gravidade do problema.

nota: – (no caso de irregularidades extremas, o disparo imediato pode ser a melhor opção.) Muitas questões de desempenho e presença pela primeira vez, por outro lado, são melhor abordadas em uma sessão de coaching (Margaret Mader Clark, 2016).

você vai precisar de:-

• manual da empresa
• tempo de reunião
• testemunha
• documentação de aviso (Howcast, 2011).

razões para dar avisos verbais aos funcionários

• o funcionário não conseguiu atender ou exceder as expectativas do gerente.
• o indivíduo foi considerado culpado de comportamento inadequado que contradizia a cultura da empresa.
• mesmo depois de receber treinamento, suporte e treinamento adicionais, eles têm um desempenho ruim.
• infringe o código universal de ética.
• Porque de conduta antiética
• Agindo contra o melhor interesse da organização
• conduta Inadequada (Harry, 2021)
• Pobre normas de trabalho, tais como um grande número de erros.
• eles não podem seguir as instruções fornecidas a eles.
• lutando para acompanhar sua carga de trabalho.
• falta de esforço ou ambição
• habilidades inadequadas ou treinamento para o trabalho.

Declare e transmita um aviso verbal.

para lidar com esse tipo de situação, cada empresa deve ter seu próprio conjunto de regras e procedimentos. Dentro da organização, existem avisos verbais informais. Os gerentes devem seguir os acordos existentes antes de emitir um aviso verbal para que os funcionários entendam e identifiquem a situação e tomem as medidas apropriadas e apropriadas (Harry, 2021).

em uma circunstância como essa, toda organização deve ter uma política e um procedimento bem estabelecidos. É uma coisa delicada dar a um funcionário um aviso verbal ou escrito no trabalho. Você deve seguir um conjunto de processos descritos por “Harry” para garantir que o funcionário entenda a gravidade da situação e Responda de acordo.

• faça um registro dele: – para a duração da reunião ou no momento da reunião com o trabalhador, a documentação verbal deve ser escrita. Esperar até mais tarde ou no dia seguinte tem um impacto na primeira impressão da papelada porque se baseia principalmente no que o gerente se lembra.
• Planeje a conversa: – você não pode rotular todo o debate de antemão, como você não pode ao dar punição. No entanto, você deve pensar em Como iniciar a conversa e o tom que deseja atingir. Um aviso Verbal é um passo disciplinar formal, ao contrário de uma sessão de coaching, que um funcionário pode nem perceber como disciplina. Se você optou por fornecer um aviso verbal, você está lidando com um problema recorrente ou uma ocorrência única que é ruim o suficiente para passar do estágio de coaching do sistema disciplinar. Além disso, você deve iniciar a conversa de uma forma que enfatize a seriedade da situação para o funcionário sem fazê-lo se sentir atacado (Margaret Mader Clark, 2016).- Um supervisor ou gerente pode emitir um aviso verbal devido ao mau desempenho do trabalho ou a uma variedade de outros fatores. Muitos funcionários passam seu tempo no trabalho SEM se envolver em outras atividades. Alguns funcionários tiram férias desnecessárias, chegam atrasados ao trabalho ou não trabalham o número necessário de horas, todas consideradas com baixo desempenho no trabalho, levando o Gerente a emitir um aviso verbal.

de acordo com Harry, “a seguir estão três regras de ouro para fornecer um aviso verbal: sempre mantenha-o curto e doce, entregue sua mensagem com clareza e nunca ameace. Se um supervisor não agir de acordo com as sugestões, espera-se que ele indique os fatos, informe o funcionário sobre o problema e mostre um caminho com prazo limite”.

• notifique os funcionários: – é responsabilidade do gerente informar o pessoal sobre a natureza da reunião privada. Os funcionários não se sentem ameaçados quando sabem que se reunirão para discutir seus erros e têm tempo para montar suas idéias.
• defina uma meta para os trabalhadores: – para evitar ações disciplinares desnecessárias, dê aos seus funcionários instruções específicas sobre como melhorar. Por exemplo, nesta ação, o gerente deve dar um exemplo para os funcionários, sendo pontual ao longo do horário de expediente (Howcast, 2011).
• mantenha uma cópia do documento de aviso verbal em seu arquivo pessoal: – depois de passar por todas essas etapas, um gerente deve acompanhar tudo o que aconteceu durante o aviso verbal e a data em que foi dado aos funcionários. Além disso, mantenha uma cópia do documento de aviso verbal no arquivo de Recursos Humanos da equipe. Além disso, a administração deve deixar claro qual é a natureza da transgressão e o que o funcionário deve fazer para corrigir o problema (Mary Wright, 2012).
• permita que eles se expliquem:- Os gerentes devem dar tempo para que os funcionários apresentem uma explicação para si mesmos, para que o processo possa continuar de maneira genuína e razoável.
• acompanhamento:-o principal objetivo de enviar uma carta de advertência verbal é atingir uma meta que ajude o bom funcionamento da organização. Se um funcionário receber um aviso verbal de mau desempenho, é responsabilidade do empregador verificar se o funcionário começou a trabalhar na recomendação (Harry, 2021).

como deve ser emitido um aviso verbal?

passos para emitir aviso Verbal

avisos verbais são usados em coaching e mentoring.A comunicação é um assunto tão vasto e abrangente que nenhum capítulo, muito menos um livro, pode possivelmente cobrir todos os seus aspectos no local de trabalho ou em outro lugar. O objetivo do aviso verbal, por outro lado, é abordar as oportunidades comuns de trabalho para os líderes desenvolverem as capacidades de seus funcionários. Quando se trata de emprego delitos (inspiração, o envolvimento e o reconhecimento positivo) e defesas (assédio no local de trabalho, difícil de conversas, a reposição de expectativas, e quando o desejado de desempenho ou comportamento resultados não são alcançados, as consequências devem ser abordados) é algo que pode ser examinado pelos seguintes técnicas:-

• Uso específico exemplos da vida real
• Equilibrada
• tempo
• Consistente

Funcionários podem ser treinados nas seguintes formas:-

Passo 1: Emita um aviso verbal (que pode ser documentado por uma questão de clareza e confirmação)

Etapa 2: emita um aviso escrito formal.Etapa 3: emitir um aviso final por escrito (Falcone, 2016).

a abordagem mais eficaz para emitir um aviso verbal

dar um aviso verbal requer planejamento antecipado, reunião com o funcionário, documentação e acompanhamento. Ao entregar um aviso verbal, porém, os detalhes são um pouco diferentes. Você vai querer explicar que há um problema genuíno, mas também vai querer deixar claro que acredita que o funcionário pode mudar. Você também precisará criar documentação e acompanhamento de uma maneira mais planejada do que faria para uma sessão de coaching, maximizando as chances de sucesso do funcionário e, ao mesmo tempo, construindo um histórico mais completo para fazer backup de seus julgamentos e ações. Em ambos os casos, esteja pronto com fatos que demonstrem a gravidade do problema e a importância da melhoria imediata.

• Examine os fatos.
• passar por interações anteriores.
• pense no que não funcionou (Margaret Mader Clark, 2016).

o que acontece se os funcionários desobedecerem aos avisos verbais?

se os funcionários não tomarem as medidas necessárias para mudar sua conduta ou melhorar seu desempenho no trabalho, o próximo passo deve ser um aviso verbal ou escrito formal.

a próxima etapa é garantir que o funcionário seja verdadeiro e consistente com a tarefa que lhes é atribuída. Além disso, é responsabilidade ou recomendação dos empregadores colocar reclamações e todas as leis e regulamentos relevantes em documentos públicos acessíveis a todos os funcionários e trabalhadores (Bright HR, 2021).

o primeiro passo em qualquer ação disciplinar que leve à demissão de um funcionário é um aviso verbal. Um aviso por escrito geralmente é seguido por um aviso verbal.

se o desempenho dos trabalhadores não melhorar após uma série de advertências verbais, os empregadores devem passar para a próxima fase, que são advertências verbais e escritas formais, para melhorar o desempenho dos trabalhadores. Todas as ações disciplinares, no entanto, diferem de empresa para empresa e dependem da natureza da ofensa.

os funcionários também devem verificar o desempenho de seus colegas de trabalho para ver se estão seguindo as regras ou não.

cada empresa tem seu próprio manual de RH no qual todas as ações necessárias são explicitadas antes que um funcionário seja demitido. Um aviso Verbal pode ser a primeira, Última ou única ação necessária em muitas empresas (Heathfield, 2019).

a ação disciplinar apropriada para qualquer má conduta depende de vários fatores, incluindo a duração do serviço do Associado e os registros disciplinares anteriores, a gravidade da má conduta e o impacto no local de trabalho. A ação disciplinar administrada por qualquer ato ou ato de má conduta fica a critério exclusivo de qualquer organização.

a lista a seguir é uma diretriz de alguns dos tipos mais óbvios de conduta que podem resultar em ação disciplinar (Ryan, Michael L., 2014).

OFENSA	1ª OFENSA	2ª OFENSA	3ª OFENSA
Ausência sem permissão	Verbal para advertência por escrito	advertência por Escrito	Encerramento
Injustificados os atrasos ou não cumprimento das horas de trabalho em uma base regular	advertência Escrita da rescisão	Encerramento
Deixando a designada área de trabalho sem a permissão	advertência Escrita da rescisão	Terminação
A qualquer momento, por qualquer razão, ameaçar, coagir, ou assustador outro associar	advertência Escrita da rescisão	Encerramento
Vadiagem ou loafing	Advertência Verbal	advertência por Escrito	Encerramento
o uso Excessivo de tempo pessoal no trabalho, tais como chamadas telefônicas e reuniões	Advertência Verbal	advertência por Escrito	Encerramento
o Uso de uma linguagem que seja vulgar, profano, obsceno, abusivo ou	advertência Escrita da rescisão	Encerramento
Assédio ou comportamento antiético no trabalho	Encerramento
Violação das regras de segurança, negligência, ou engajar-se em atividades perigosas	advertência Escrita da rescisão	Encerramento
não autorizado, publicação, distribuição ou solicitação de materiais ou serviços de propriedade da organização	Verbal para advertência por escrito	advertência Escrita da rescisão	Encerramento
Insubordinação	advertência Escrita da rescisão	Encerramento
Vestindo traje inadequado ou equipamento	advertência por Escrito	advertência Escrita da rescisão	Encerramento
Falsas declarações ou a falsificação de registos	advertência Escrita da rescisão	Encerramento
Interferências com as atividades de outras organizações	advertência Verbal	advertência por Escrito	Encerramento
Dano ou uso indevido da organização	advertência Escrita da rescisão	Encerramento
para Dormir ou para dar uma aparência de dormir durante o expediente de trabalho	advertência Escrita da rescisão	Encerramento
Uma quebra de confiança em uma organização é séria.	advertência Escrita da rescisão	Encerramento
quando em serviço, sem autorização, de posse de uma arma de fogo, uma arma ilegal, ou uma faca com uma lâmina mais de 2,5 polegadas é proibida.	Encerramento
Lutando	Encerramento
abuso Físico ou verbal, ou a perseguição de um cliente, visitante, ou associar	Encerramento
Desrespeitar ou ameaçar um líder	advertência Escrita da rescisão	Encerramento
a Posse ou a intoxicação com álcool, não-prescrita medicação	Encerramento
não autorizado posse, uso, ou a remoção de uma organização ou a propriedade de alguém	Encerramento
Prisão ou condenação por crime doloso	Encerramento
Alegação de culpa ou roubo, da lei de drogas violações, má conduta sexual, ou um crime de torpeza moral	Encerramento

No caso de advertências verbais, existem políticas, disciplina, e os graus de disciplina.

1. Politico:- Os funcionários que violarem os regulamentos descritos na seção de Conduta dos funcionários do manual de funcionários classificados serão penalizados de maneira oportuna, justa, equitativa e consistente.

2. Disciplina estrita: os funcionários podem ser incentivados a abordar comportamentos indesejáveis e seguir as regras de conduta dos funcionários por meio da implementação de um sistema de punição progressiva. A Georgia Tech mantém o direito de escolher as ações necessárias com base em todos os fatores em cada caso.

• Verbal de Atenção
• Aviso por Escrito
• Suspensão da Acção Disciplinar
• Final de Aviso por Escrito (isento de funcionários)
• Investigação Suspensão
• Encerramento

3. Graus de disciplina: os graus de disciplina foram desenvolvidos e destinam-se a garantir que os funcionários possam melhorar seu desempenho. Não há um número definido de avisos verbais que devem ser fornecidos antes de um aviso por escrito ser emitido, ou quantos Avisos por escrito devem ser emitidos antes do término. Considere os seguintes fatores:-

• o grau e a gama de questões envolvidas.
• a profundidade da ofensa.
• o período de tempo desde que uma ação disciplinar anterior foi tomada, bem como a reação do funcionário a ela (s).
• experiência de trabalho anterior dos funcionários.

sugestões sobre como preparar scripts de aviso verbais eficazes.

• descreva o problema.
• descreva o erro/problema em detalhes.
• inclua a hora e a data da atividade.
• explique a causa do aviso de maneira direta e honesta.
• seja específico ao descrever o erro.
• mencione as políticas corporativas e como elas se relacionam com o mau comportamento.
• descreva o comportamento apropriado – o que se espera de você.
• comunique as modificações que devem ser feitas ao funcionário.
• seja transparente sobre suas expectativas em relação ao funcionário.
• definir claramente as consequências de comportamentos/ações repetidos, incluindo o tipo e a gravidade da disciplina.
• Manter registros sobre a conversa para ter um registro(Kwantlen Universidade Politécnica, 2021)

Uma advertência verbal carta contém a seguinte:-

• Data
• Endereço
• Nome
• Data de Reunião com a
• Resultados da reunião
• Supervisor de reunião
• Explicação da falta
• Natureza da falta
• o Que é preciso melhorar?
• endereço e título da empresa
• nome e designação do funcionário.

amostras de aviso Verbal

amostra 1

carta confirmando aviso verbal (disciplina)

adicionar/excluir informações entre parênteses, conforme apropriado.

privado e confidencial

caro

estou escrevendo para delinear nossa discussão e confirmar o resultado de nossa reunião sobre , que foi convocada para discutir sua conduta.

na reunião, ] também estava presente]. acompanhá-lo para a reunião, ou você .

informei sobre o descontentamento da empresa com suas ações. Você se lembrará de que falamos .

eu lhe informei que exigimos que você . Seu comportamento será monitorado atentamente para o próximo e, na “data de revisão”, você será avaliado.

esta carta confirma que você recebeu um aviso verbal de acordo com o procedimento disciplinar da empresa. Este aviso será mantido em arquivo, mas depois de meses, será considerado “gasto” para fins disciplinares. Se o seu comportamento não melhorar até a data de revisão, ou se houver algum tipo semelhante enquanto este Aviso estiver ativo, você enfrentará outras ações disciplinares, que podem incluir um aviso por escrito.

você tem a oportunidade de recorrer desta decisão de acordo com os processos de negócios. Se você deseja apelar, você deve escrever para dentro de cinco dias úteis após receber esta carta, descrevendo suas razões.

com os melhores cumprimentos,,

os Funcionários que não manter um adequado nível de atendimento, informados de suas deficiências, e serão obrigados a fazer um esforço para melhorar a sua presença no trabalho. Esta carta serve como aviso formal de que esperamos que você melhore sua participação no trabalho no futuro. Se você tiver um padrão de baixa frequência, será colocado no programa de gerenciamento de frequência-eu, o que pode comprometer seu trabalho.

desejamos-lhe a melhor sorte em estabelecer que você é capaz de aparecer para o trabalho em uma base regular e consistente. Entre em contato comigo diretamente se você tiver alguma dúvida sobre esta carta ou precisar de Ajuda para participar do trabalho regularmente e de forma consistente.

Cumprimentos,

lembre-se de que, como funcionário, você deve comparecer ao trabalho regularmente e de forma consistente e utilizar os serviços do seu empregador.

sua satisfação será comprometida se você continuar a não aparecer para o trabalho em uma base regular e contínua.

desejamos-lhe a melhor sorte em estabelecer que você é capaz de aparecer para o trabalho em uma base regular e consistente. Entre em contato comigo diretamente se você tiver alguma dúvida sobre esta carta ou precisar de Ajuda para participar do trabalho regularmente e de forma consistente.

cumprimentos,

Bright HR. (2021). O que é um aviso verbal informal? Advertências Verbais Informais. Consultado em https://www.brighthr.com/articles/employee-conduct/warnings/informal-verbal-warnings/

Falcone, P. (2016). 75 maneiras para os gerentes contratarem, desenvolverem e manterem ótimos funcionários. Estados Unidos: AMACOM. Consultado emhttps://www.google.co.in/books/edition/75_Ways_for_Managers_to_Hire_Develop_and/5ZHxCwAAQBAJ?hl=en&gbpv=0

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