HR Communication Handbook

Arleyのコメント:

あなたはいくつかの研究を行ってきましたし、私はあなたがいくつかの例を含めている方法が好きです。 私はあなたがまた、ビジュアルが含まれていることが好きです（ただし、私たちが使用する画像の著作権を持っていることを確認してくださ しかし、今のところ、このセクションにはいくつかのソース使用の問題があります。 作家は、ソースから文を取り、いくつかの単語を交換します。 しかし、このa）はまだ盗作の定義を満たしており、b）シソーラス内の同じことを意味する二つの単語が異なる意味合いを持っていることがあるため、読みづらくなる可能性があります。 また、ブランドの声を構築することも困難になります。 ブランドの声を使用し、効果的に引用することは源の使用問題と助ける。 私たちはクラスでこれを確認します。

ジュディさんのコメント:

全体的に、ここにはあなたの聴衆に適用可能な貴重な情報がたくさんありますが、時には文法上の誤り、一貫性のないブランドの声、言い換えの不正確さのために従事し続けることが困難になることがあります。 私たちは、このページに追加するためにから活用することができ、情報、リソース、および書き込みサンプルを第9週にこのトピックをカバーします。

• 人が組織の規範を破ると、口頭での警告スクリプトは経営陣によって口頭で発行されます。
• 従業員が会社の期待に応えることができない場合は、それが必要です。
• それを伝えるには計画的なアプローチが必要です。
• 口頭での警告は明確かつ具体的でなければなりません。

口頭での警告スクリプト

“口頭での叱責”または”口頭でのリマインダー”とも呼ばれる口頭での警告は、対処する必要がある深刻な問題があることを

口頭での警告は書面で記録され、通常は従業員の人事ファイルに記録されます。 従業員がすでに特定のパフォーマンスや行動の懸念について助言されている場合でも、口頭での警告は、頻繁に最初の意味のあるウェイクアップコール これは、従業員と彼または彼女のマネージャーの間で話題を残すのではなく、問題が企業の注意を喚起されたことを従業員に通知します（Margaret Mader Clark、2016）。

口頭での警告とは、ある人が組織の規範や方針に違反したときに経営陣が口頭で提供する警告の一種です。 口頭での警告は、標準以下の作業を行った従業員や医療過誤を犯した従業員に対して取られた懲戒処分です（MBA Skool Team、2016）。

口頭による警告は、正式な懲戒手続きの最初の文書であり、問題の深刻さの増大に焦点を当てて、最初の話と同じ情報を含める必要があります。 行動/パフォーマンスに対処するために失敗した結果は、改善が達成されていない場合、雇用の可能性の終了を含む可能性があり、下線が引かれるべきで 従業員は警告に署名するように促され、それが彼または彼女の人事ファイルに保管されることを通知する必要があります。 警告の署名されたコピーは、組織の人事ファイル管理者に配信する必要があります（Ryan、Michael L.、2014）。

部下に対する上司の懲戒処分は、以下に基づいています:-

• 特定されたパフォーマンス上の欠陥や不正行為を口頭で識別します。

• パフォーマンスへの期待が伝えられます。

• これは、期待を改善および/または達成しなかったことの影響についての警告を提供する（Mary Wright、2012）。

言葉による警告には二つのタイプがあります:-

• 非公式の口頭での警告

• 正式な言葉による警告

警告の最初の事件は通常、カジュアルなものとみなされます。 これは、問題の人が彼の行動のために償いをする機会です。 そうでない場合は、正式な口頭での警告が発行されます（MBA Skool Team、2016）。

言葉による警告の例

西サフォークの町の駐車場に関する苦情に続いて、言葉による警告と罰則が与えられました。 サフォーク警察は、ニューマーケットのエクシング道路地域の住民からの苦情に対応した。 警察官は、地域の大規模な警察のパトロールの一環として、駐車法を施行するために路上に連れて行った。 その後の警察の取り締まりのために、2つの駐車違反の罰則と4つの口頭警告が運転者に発行されました。 サフォーク警察のスポークスマンは、”この駐車問題は、地域の住民によって提起されたものであり、役員は、地域のより広いパトロールの一環として、定期的なパトロール、助言、および執行を行うことを任務としていた”と述べた。 「舗装に駐車された車両には2つのチケットがあり、他の車両には4つの口頭警告がありました」（PR Script Managers、2018）。

口頭での警告の目的

• 従業員に、会社の期待を満たしていないこと、および変更しないと懲戒処分になる可能性があることを通知します。
• 観測された動作を修正または変更する(Mary Wright,2012)。
• 従業員の通知に、重大ではあるが丁寧な方法で業績または懲戒の問題を提起し、それを修正する。
• 従業員と話をし、会話の書面による記録を保持することによって、パフォーマンスの問題に対処する（Gentry、Joyce B.、2005）。

スーパーバイザーの推奨事項:-

1. 口頭での警告は、電子メールを介して発行されるべきではありません;代わりに,彼らは唯一の人で通信する必要があります(全国労働関係委員会,2008).
2. 不正行為またはパフォーマンスの低下のインスタンスを認識します。
3. 行動が会社の方針に反していること、不正行為を表していること、またはパフォーマンスが低下していることを説明します。
4. 次の30日以内の即時、持続可能な進歩など、特定の変更要求を行う。
5. 期待を満たすことができなかったことの正確な影響を判断します。
6. 口頭での警告は、動作に対処するためにどのようにまたは何が行われるかを指定する必要があります。 たとえば、従業員に次のように依頼することができます:

• より多くのトレーニングやコーチングを取得し、
• 同僚や監督者と生産的な会話を持っています。
• あなたの仕事の慣行や倫理を強化する（Mary Wright、2012）。

口頭での警告:練習マネージャーのガイド

数年間現場にいた経験豊富なマネージャーにとって、口頭、最初の書面、最終的な書面による警告、解雇のシーケンスは完全に自然なように見えるかもしれません。

しかし、「口頭による警告」は法的制裁として記録されなければならないので、どのように記録するのですが、最初に書かれた警告ではありませんか？

練習マネージャーや他の”人のマネージャー”にとっては、練習の懲戒プロセスとそれが必要とするものを完全に理解することが重要です。 これは次のようになります:-

• 非公式の段階：-従業員の行動が初めて注意を必要とするとき、従業員は彼らに変更する機会を可能にするために非公式に通知されるべきです。 ほとんどの場合、これはマネージャーと従業員の間のカジュアルな会議の形をとります。 その後、従業員は会議で議論されたことを確認する手紙を受け取るべきです。
• 最初の正式な段階：-従業員が非公式の段階で示された行動/行動に従事し続けている場合は、最初の正式なステップに進むことができます。 徹底的な調査を実施し、懲戒審問を予定し、従業員に聴聞会と出席する権利を通知する必要があります。 公聴会中に最初の書面による警告が発行されることがあります。
• 第二の正式段階：-従業員の行動や行動が改善されない場合は、第二の正式レベルに進むことができます。 徹底的な調査を実施し、従業員に公聴会の通知と代表される機会を与える必要があります。 最終的な書面による警告は、公聴会で発行されることがあります。
• 第三の正式段階:-不正行為管理プロセスのこの最終的な正式段階で、従業員は不正行為のために終了することができます。 公聴会の通知、代理人の権利、および決定に上訴する権利はすべて、ACAS（諮問、調停、仲裁サービス）の実践規範（Rigby、2020）に従って従うべきです。

いつ口頭で警告を提供する必要がありますか？

• 会社の方針を見直してください。
• 人事部に相談してください。
• 過去に同様の問題がどのように処理されたかを考えてみてください。
• 問題の重大度を評価します。

注:-(極端な不正行為の場合は、即時発射が最良の選択肢かもしれません。)多くの初めての性能および出席問題は、一方では、コーチの会議で最もよく演説する(Margaret Mader Clark、2016年)。

あなたが必要になります:-

• 会社ハンドブック
• 会議時間
• 証人
• 警告文書(Howcast,2011)。

従業員に口頭で警告を与えた理由

• 従業員がマネージャーの期待を満たしていないか、超えていませんでした。
• 個人は、会社の文化と矛盾する不適切な行動で有罪となりました。
• 追加の訓練、サポート、コーチングを受けた後でさえ、彼らは貧弱に実行されます。
• それは普遍的な倫理規範を侵害しています。
• 非倫理的な行為のために
• 組織の最善の利益に反する行動
• 不適切な行為（Harry、2021）
• エラーの数が多いなど、貧弱な労働基準。
• 彼らは彼らに提供された指示に従うことができません。
• 努力や野心の欠如
• 仕事のための不十分なスキルや訓練。

宣言し、口頭で警告を伝えます。

このような状況に対処するには、すべての企業が独自のルールと手順を持つ必要があります。 組織内では、非公式の口頭での警告があります。 管理者は、従業員が状況を理解し、特定し、適切かつ適切な行動をとるように、口頭で警告を発する前に既存の契約に従わなければなりません（Harry、2021）。

このような状況では、すべての組織は十分に確立された方針と手順を持っている必要があります。 職場で従業員に口頭または書面による警告を与えるのは繊細なことです。 従業員が状況の重大さを理解し、それに応じて対応するように、”Harry”によって概説された一連のプロセスに従う必要があります。

• それを記録する：-会議の期間中、または労働者との会議の時には、口頭での文書を書かなければならない。 それは主にマネージャーが覚えているものに基づいているので、後でまたは次の日まで待っていることは、書類の第一印象に影響を与えます。
• 会話を計画する：-罰を与えるときにできないように、事前に議論全体をスクリプト化することはできません。 しかし、あなたは会話を始める方法とあなたが打ちたいトーンについて考えるべきです。 口頭での警告は、従業員が規律として認識していないかもしれないコーチングセッションとは異なり、正式な懲戒ステップです。 口頭での警告を提供することを選択した場合は、再発の問題または懲戒システムのコーチング段階を過ぎて続行するのに十分な悪い一度だけの発生 さらに、従業員が攻撃されたと感じることなく、状況の深刻さを強調する方法で会話を開始する必要があります（Margaret Mader Clark、2016）。
• 言葉による叱責を必要とする仕事のパフォーマンスの低下:-監督者またはマネージャーは、仕事のパフォーマンスの低下またはその他の様々な要因のために言 多くの従業員は、他の活動に従事せずに仕事に時間を費やしています。 何人かの従業員は不必要な休暇を取るか、働くために遅く着くか、または口頭警告を出すようにマネージャーを促す悪い仕事の性能とみなされる時間の必

ハリーによると、「言葉による警告を提供するための3つの黄金のルールは次のとおりです。 スーパーバイザーが提案に基づいて行動しない場合、彼または彼女は事実を述べ、問題について従業員に通知し、時間的なパスを前方に示すことが期待され

• 従業員に通知する：-プライベートミーティングの性質について職員に通知するのはマネージャーの責任です。 従業員は彼らが彼らの間違いを論議するために会うことを知っている彼らの考えを組み立てる時間を有するとき脅かされて感じない。
• 労働者の目標を設定する：-不必要な懲戒処分を避けるために、従業員に改善方法について具体的な指示を与える。 たとえば、このアクションでは、マネージャーは勤務時間中に時間厳守で従業員の例を設定する必要があります（Howcast、2011）。
• 口頭での警告文書のコピーを人事ファイルに保管してください：-これらのすべての手順を実行した後、マネージャーは口頭での警告中に起こったことと従業員に与えられた日付を追跡しなければなりません。 また、口頭での警告文書のコピーをスタッフの人事ファイルに保管してください。 さらに、経営陣は、違反の性質が何であるか、従業員が問題を是正するために何をしなければならないかを明確にする必要があります（Mary Wright、2012）。
• :-マネージャーはプロセスが本物および適度な方法で続けることができるように従業員が彼ら自身のための説明を示す時間を許可するべきである。
• フォローアップ：-口頭での警告書を送ることの主な目標は、組織の円滑な運営を支援する目標を達成することです。 従業員が業績不振のために口頭で警告を受けた場合、従業員が勧告に取り組み始めたかどうかを確認するのは雇用主の責任です（Harry、2021）。

言葉による警告はどのように配信されるべきですか？

口頭警告を発行する手順

口頭での警告は、コーチングや指導に使用されます。

コミュニケーションは非常に広大で包括的な主題であり、単一の章、はるかに少ない本では、職場や他の場所でそのすべての側面をカバーすることはで 口頭で警告の目的は、一方では、彼らの従業員の機能を開発するリーダーのための共通の仕事場の機会に演説することである。 雇用犯罪（インスピレーション、関与、肯定的な認識）と防御（職場の嫌がらせ、厳しい会話、期待のリセット、望ましいパフォーマンスや行動の結果に達していな:-

• 具体的な使用実際の例
• バランス
• オンタイム
• 一貫性

従業員は、次の方法で訓練することができます。-

ステップ1: 口頭による警告を発行する(明確化と確認のために文書化することができる)

ステップ2:正式な書面による警告を発行する。

ステップ3：書面による最終警告を発行する（Falcone、2016）。

口頭での警告を出す最も効果的なアプローチ

口頭での警告を出すには、事前に計画し、従業員と会い、文書化し、フォローアップする必要があります。 口頭での警告を提供するときは、しかし、詳細は少し異なります。 あなたは本物の問題があることを説明したいと思うでしょうが、あなたはまた、あなたが従業員が変わることができると信じていることを明らかに また、ドキュメントを作成し、また、あなたの判断や行動をバックアップするために、より完全な歴史を構築しながら、成功の従業員のチャンスを最大化し、コーチングセッションの場合よりも計画された方法でフォローアップする必要があります。 いずれの場合も、問題の深刻さと即時の改善の重要性を示す事実を準備してください。

• 前の相互作用の上に移動します。
• 何がうまくいかなかったのか考えてみてください（Margaret Mader Clark、2016）。

従業員が口頭での警告に従わないとどうなりますか？

従業員が自分の行動を変更したり、仕事のパフォーマンスを向上させるために必要な措置を講じていない場合、次のステップは正式な口頭または書

次の段階は、従業員が真実であり、割り当てられたタスクと一貫性があることを確認することです。 さらに、すべての従業員および労働者がアクセスできる公的文書に苦情および関連するすべての法律および規制を掲載することは、雇用者の責任ま

従業員の解雇につながる懲戒処分の最初のステップは、口頭での警告です。 書面による警告の後には、通常、口頭による警告が続きます。

一連の口頭警告の後に労働者のパフォーマンスが改善しない場合、雇用者は労働者のパフォーマンスを向上させるために、正式な口頭および書面の警告である次の段階に進むべきである。 しかし、すべての懲戒処分は、会社によって異なり、犯罪の性質に依存しています。

従業員はまた、彼らがルールに従っているかどうかを確認するために、同僚のパフォーマンスを確認する必要があります。

すべての企業は、従業員が解雇される前に、必要なすべてのアクションが綴られている独自の人事ハンドブックを持っています。 口頭での警告は、多くの企業で必要とされる最初の、最後の、または唯一の行動である可能性があります（Heathfield、2019）。

不正行為に適切な懲戒処分は、アソシエイトの勤務期間と以前の懲戒記録、不正行為の深刻さ、職場への影響など、いくつかの要因に依存します。 あらゆる行為または不正行為のために管理される懲戒処分は、組織の単独の裁量に委ねられます。

以下のリストは、懲戒処分につながる可能性のあるより明白な行動のいくつかのガイドラインである(Ryan,Michael L.,2014)。

	1次	2次	3次	3次	3次
許可なしに不在	口頭から書面への警告	書面による警告	終了
不当な遅延または労働時間を定期的に遵守しないこと	終了に対する警告書	終了
許可なしに指定された作業領域を離れる	終了に対する警告書	終了
いつでも、何らかの理由で、他のアソシエイト	を脅かす、強制する、または恐ろしい	終了に対する書面による警告	終了
Loiteringまたはloafing	口頭での警告	書面での警告	終了
電話や会議などの職場での個人的な時間の過度の使用	口頭による警告	書面による警告	終了
下品、不敬、猥褻、または虐待的な言語の使用	終了に対する警告が書き込まれました	終了
職場での嫌がらせや非倫理的な行動	終了
安全規則の違反、過失、または危険な活動への関与	終了に対する警告書	終了
組織の財産に関する資料またはサービスの不正な投稿、配布、または勧誘	口頭から書面への警告	終了に対する書面による警告
不服従	終了への警告書	終了への警告書
不適切な服装や装備を身に着けている	書面による警告	終了に対する書面による警告	終了
虚偽の陳述または記録の改ざん	終了への警告	終了への警告が書かれています
他の組織の活動への妨害	口頭による警告	書面による警告
組織の損傷または不適切な使用	終了への警告書	終了への警告書	終了への警告書	終了への警告書
組織への信頼の侵害は深刻です。	終了への警告が書き込まれました	終了への警告が書き込まれました
勤務中は、銃器、違法な武器、または2.5インチ以上の刃を持つナイフの無許可の所持は禁止されています。
ファイティング	終了
顧客、訪問者、またはアソシエイト	に対する物理的または言葉による虐待または嫌がらせの終了
リーダーを侮辱または脅迫する	終了への警告書	終了への警告を書く	終了への警告を書く	終了への警告を書く
アルコールによる所持または中毒、処方されていない薬	終了
組織または他の誰かの財産の不正な所持、使用、または除去	終了
重罪で逮捕または有罪判決	終了
有罪または盗難、薬物法違反、性的不正行為、または道徳的な暴力の犯罪の嘆願	終了

口頭での警告の場合には、ポリシー、規律、および規律の程度があります。

1. ポリシー:-分類された従業員ハンドブックの従業員行動セクションに記載されている規則を破る従業員は、適時、公正、衡平、一貫した方法で罰せられます。

2. 厳格な規律：-従業員は、望ましくない行動に対処し、進歩的な罰システムの実装を通じて従業員の行動のルールに従うことを奨励することができます。 Georgia Techは、それぞれのケースのすべての要因に基づいて必要なアクションを選択する権利を維持します。

• 口頭による注意
• 書面による警告
• 懲戒処分の停止
• 書面による最終警告（免除従業員）
• 調査の停止
• 終了

3. 規律の度：-規律度が開発されており、従業員が自分のパフォーマンスを向上させることができることを保証するためのものです。 書面による警告が発行される前に提供されなければならない口頭による警告の定義された数、または終了する前に発行されなければならない書面 次の要因を考慮してください:-

• 関係する問題の程度と範囲。
• 攻撃の深さ。
• 以前の懲戒処分が行われてからの時間の長さ、およびそれに対する従業員の反応。
• 従業員の前の仕事の経験。

効果的な口頭警告スクリプトを準備する方法に関する提案。

• 不正行為/問題を詳細に説明します。
• 活動の日時を含めます。
• 警告の原因を直接的かつ正直な方法で説明する。
• エラーを記述するときは具体的にしてください。
• 企業の方針とそれが不正行為とどのように関連しているかを言及する。
• 適切な行動を記述する–あなたに期待されるもの。
• 従業員に行う必要がある変更を伝えます。
• 従業員に対するあなたの期待について透明であること。
• は、規律の種類や重大度を含め、繰り返される行動/行動の結果を明確に定義する。
• 会話の記録を保持して記録を保持する（Kwantlen Polytechnic University, 2021)

口頭での警告書には、次のものが含まれています:-

• 日付
• 住所
• 名前
• 会議日
• 会議の成果
• 会議の監督
• 不正行為の説明
• 不正行為の性質
• どのような改善が必要ですか？
• 会社の住所と役職
• 従業員の名前と指定。

口頭警告サンプル

サンプル1

口頭警告を確認する手紙（規律）

必要に応じて括弧内の情報を追加/削除します。

私用および機密

親愛なる

私たちの議論の概要を説明し、あなたの行動を議論するために招集された会議の結果を確認するために書いています。

会議では、]も出席していた]。 会議、またはあなたに同行しました。

あなたの行動に対する会社の不満を知らせました。 あなたは私たちが話したことを思い出すでしょう。

私はあなたに要求したことを伝えました。 あなたの行動は、次のために注意深く追跡され、”レビュー日”に、あなたが評価されます。

この手紙は、あなたが会社の規律手続きに従って口頭で警告を出されたことを確認します。 この警告はファイルに保存されますが、数ヶ月後には懲戒目的のために”費やされた”とみなされます。 あなたの行動がレビュー日までに改善しない場合、またはこの警告が有効である間に同様の種類のいずれかがある場合、あなたは書面による警告を含

あなたは、ビジネスプロセスに従って、この決定を上訴する機会を持っています。 あなたが上訴することを望むならば、あなたはあなたの理由を概説し、この手紙を受け取ってから五営業日以内にatに書く必要があります。

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適切な出席レベルを維持していない従業員は、自分の欠点を知らされ、職場での出席を改善するための努力をする必要があります。 この手紙は、私たちはあなたが将来的に仕事であなたの出席を改善することを期待する正式な通知として機能します。 あなたが悪い出席のパターンを持っている場合、あなたはあなたの仕事を危険にさらす可能性があり、出席管理プログラム-私に配置されます。

私たちは、あなたが定期的かつ一貫して仕事のために現れることができることを確立する上で、あなたに最高の幸運を願っています。 この手紙についての質問があるか、または規則的な、一貫した基礎の仕事に出席することの援助を要求したら私に直接連絡して下さい。

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従業員として、あなたは定期的かつ一貫して仕事に出席し、あなたの雇用主のサービスを利用しなければならないことに注意してください。

あなたが定期的かつ継続的に仕事のために表示されないままであれば、あなたの満足度は危険にさらされます。

私たちは、あなたが定期的かつ一貫した基準で仕事のために現れることができることを確立する上で、あなたに最高の幸運を願っています。 この手紙についての質問があるか、または規則的な、一貫した基礎の仕事に出席することの援助を要求したら私に直接連絡して下さい。

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Ryan,Michael L.(2014)から取得しました。 管理しないでください-リードしてください！ 実用的なのブリーフケースは仕事場の一流の仲間に、数アプローチする。 iUniverse。 から取得https://www.google.co.in/books/edition/Don_t_Manage_Em_Lead_Em/bGOqAwAAQBAJ?hl=en&gbpv=0

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