uma das principais habilidades que ouvimos sobre o gerenciamento de projetos está ganhando controle sobre vários projetos e visualizando a integração entre eles. Isso pode ser um ponto difícil para os gerentes de projeto que não têm acesso a um sistema corporativo, como o Microsoft Project Server ou o Microsoft Project Online, mas que ainda desejam criar visualizações, relatórios e instantâneos ou vincular arquivos de projeto (essencialmente, vincular tarefas de um projeto a outro arquivo).
acho que a melhor maneira de criar atividades integradas, bem como um relatório instantâneo do trabalho ao longo do tempo, é alavancar o “projeto mestre” no Microsoft Project.
neste artigo, vou dar-lhe algumas práticas recomendadas em torno da criação de um projeto mestre. E caso você esteja se perguntando, sim, essas técnicas definitivamente serão dimensionadas se você precisar delas; minha empresa gerenciou programas e portfólios de US $500.000.000 e mais usando projetos mestres.
os benefícios de um Projeto Mestre
por que usar um projeto mestre?
- Mestre de projetos dar-lhe a capacidade de criar uma coleção permanente de projetos que podem ser visualizados a qualquer momento;
- Quando visualizar a lista de projeto, um projeto mestre permite que você visualize o projeto mestre e subprojetos todos de uma vez em uma lista;
- Um projeto mestre permite que você crie consolidado relatório de projeto;
- Mestre de projetos fornecem uma maneira de vincular diferentes arquivos de projeto em conjunto, o que significa que você também pode ligar diferentes tarefas entre o projecto, através do projeto mestre; e
- você pode estabelecer instantâneos (programações não vinculadas) para que você possa revisar historicamente o progresso ao longo do tempo versus tentar ter várias colunas de datas e horários em um único arquivo.
começar com projetos mestres
Antes de começar a criar seu projeto mestre, você precisa determinar se deseja que o site do SharePoint de cada subprojeto esteja disponível no site do SharePoint do projeto mestre. Se sim, não publique o subprojeto até que o projeto mestre seja publicado. Uma vez que os subprojetos foram salvos, check — in e fechado — mas não publicado-você está pronto para criar seu projeto mestre. Veja como:
1. Usando o Microsoft Project Pro, Crie um novo projeto em branco e selecione a guia subprojeto.
2. Navegue até o seu primeiro subprojeto e clique nele apenas uma vez. Em seguida, clique no círculo ao lado do modo apropriado e selecione Inserir.
para adicionar subprojetos adicionais, selecione uma nova linha em branco dentro do projeto mestre e repita as etapas 1 e 2.
3. Depois de selecionar todos os subprojetos que deseja incluir no projeto mestre, Clique na guia arquivo para salvar seu projeto mestre e quaisquer alterações nos subprojetos conforme necessário
4. A caixa de diálogo abaixo aparecerá, onde você pode nomear e salvar seu projeto mestre. Selecione “Não a todos” se você inseriu seus subprojetos como Somente Leitura.
Agora você está pronto para publicar ou salvar seu projeto mestre e criar o site do SharePoint.
5. Selecione a guia Arquivo na faixa de Opções projetos.
6. Clique em “Publicar” se você estiver conectado ao Project Online ou Project Server. Se você estiver trabalhando em um arquivo local, Selecione Salvar Como e salve o arquivo do projeto mestre em um diretório local. Observe que seus arquivos de subprojeto também precisam estar acessíveis a partir do arquivo que você está usando como mestre, o que significa que você deve salvá-los em um diretório ao qual você tem acesso.
se você estiver conectado a uma versão corporativa do Project, publicará as alterações. Observe que você pode optar por não salvar nenhuma alteração nos arquivos locais que foram inseridos.
7. A caixa de diálogo abaixo aparecerá; selecione “Não a todos” se você inseriu seus subprojetos como somente leitura ou” Sim a todos ” se quiser atualizar seus arquivos locais com suas alterações.
uma das partes interessantes sobre salvar e publicar arquivos em uma versão corporativa do Project é que você pode ter o Project Server ou o Project Online criando automaticamente um site completo do SharePoint conectado ao seu projeto. Então, se você decidir vincular arquivos, documentos, entregas, problemas e Riscos, você pode tê-los conectados e disponíveis para visualização ou atribuí-los às tarefas reais no projeto.
8. A seguinte caixa de diálogo aparecerá. Selecione “Publicar” se estiver conectado à versão corporativa do projeto.
você verá a seguinte caixa de diálogo para salvar todos os arquivos locais inseridos.
assim que a publicação for concluída, você pode fechar e verificar o projeto mestre. Agora você está pronto para publicar os subprojetos. Para fazer isso, você precisará das informações de URL da Etapa 8.
9. Abra o subprojeto e clique em check out | File & Publish. Ou se você estiver salvando uma versão local do projeto, escolha Arquivo Salvar como.
10. A caixa de diálogo abaixo aparecerá; selecione Publicar. Feche e verifique o projeto. Repita essas etapas para todos os subprojetos.
criando instantâneos de projetos
uma maneira de criar instantâneos históricos de projetos únicos e múltiplos é usar o projeto mestre; mas em vez de ter arquivos vinculados, opte por não vinculá-los. Esta é uma excelente maneira de tirar fotos e — no projeto 2007 ou superior — ganhar a capacidade de comparar arquivos de projeto uns contra os outros para identificar as diferenças.
vejamos um exemplo. Clique na guia Projeto e selecione subprojeto.
depois de selecionar isso, ele abrirá a caixa de diálogo Inserir projeto. Certifique-se de desativar a caixa de seleção “Link para projeto.”
com o Link para o projeto desativado, todos e quaisquer projetos serão simplesmente inseridos como tarefas regulares com uma tarefa de resumo para a linha de nível superior do projeto.
observe que o ícone padrão do arquivo de projeto não está lá.
cada um desses arquivos é incorporado como se você os tivesse copiado e colado; eles não estão vinculados ao arquivo original.
se você quiser comparar uma versão de um arquivo de projeto com outra, basta usar o botão Comparar projetos encontrado na faixa de opções. Se você estiver no Project 2010, ele será encontrado na guia Projetos. Se você estiver no projeto 2013 ou no projeto 2016, você o encontrará na guia Relatórios. Esta captura de tela mostra o projeto 2013.
