o desfalque é definido como roubo conduzido por funcionários ou outras partes comerciais confiáveis. Geralmente envolve um funcionário (ou qualquer pessoa afiliada à empresa) desviando fundos da empresa para obter um lucro ilegal.
no entanto, também pode incluir o roubo de inventário, propriedade do Escritório e até mesmo dados. O desfalque pode variar de elaboradas fraudes contábeis e contábeis falsas e transferências de fundos não autorizadas a simples roubo de propriedade ou dinheiro pequeno. Dependendo da escala do crime e de quanto dinheiro ou títulos acabam sendo roubados, o desfalque pode ser um crime sério.Embora possa ser desagradável pensar que seus funcionários podem estar roubando da empresa ou traçando um plano para fazê-lo, ainda é uma realidade infeliz para a qual os empresários precisam estar preparados. Os danos causados pelo desfalque podem ser significativos. Na verdade, mais de 30% de todas as falências de negócios foram associadas a desfalque e roubo de funcionários.
a diferença entre fraude e desfalque
desfalque sempre envolve fraude, mas a fraude nem sempre implica desfalque. A principal diferença entre os dois é o fato de que o desfalque envolve a empresa depositando confiança em seus funcionários ou contratados para lidar com certos ativos.
quando ocorre fraude, alguém está dando informações falsas, mas o desfalque sempre envolve um negócio. Por exemplo, ser enganado por meio de um esquema de phishing pode ser um tipo de atividade fraudulenta, mas não é desfalque. Mas se o seu Diretor Financeiro rouba dinheiro diretamente de sua empresa falsificando documentos, é fraude e desfalque.
a fraude rouba fundos de uma empresa de uma forma um pouco indireta, com uma das partes enganando outra para obter acesso a informações ou fundos. Desfalque refere-se ao roubo direto de fundos de uma empresa.
Como Evitar Desfalque
Vamos discutir o que você pode fazer para reduzir o risco de fraude e quais as opções que você vai ter se um ato criminoso cometido por seus funcionários faz com significativo prejuízo financeiro para o seu negócio.
e embora esta não seja uma lista exaustiva ou abrangente, deve começar a dar os primeiros passos da sua empresa para prevenir e neutralizar a ameaça de desfalque.
realizar verificações de antecedentes ao contratar
ao procurar contratar funcionários ou contratados em tempo integral, é uma boa ideia fazer sua lição de casa antes de contratar. Aproveite o tempo para passar por suas referências. Existe alguma coisa no histórico de emprego deles que seja suspeita ou aponte que eles são um risco para sua empresa?De acordo com um relatório da HireRight, 85% dos empregadores descobriram uma mentira ou deturpação no currículo de um candidato.
para cargos de alto nível, onde os candidatos podem ter acesso aos seus fundos e sistemas de computador, é aconselhável expandir seu processo de contratação para incluir verificações detalhadas de antecedentes. Se você decidir seguir esse caminho, deverá criar uma política de verificação de antecedentes para sua empresa. A política deve documentar quais verificações serão conduzidas, como as informações coletadas serão usadas e quem poderá acessá-las. Isso ajudará a garantir que o processo seja justo, seguro e transparente para todos os envolvidos.
além disso, tenha em mente que, se você for realizar verificações de antecedentes, é crucial garantir que todo o processo seja legal e compatível. Leve em consideração a Fair Credit Reporting Act (FCRA), a orientação da Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) e todos os regulamentos estaduais e locais ao considerar a verificação de funcionários em potencial.
por exemplo, sob o FCRA, você deve primeiro notificar o candidato de sua intenção de realizar uma verificação de antecedentes e obter seu consentimento por escrito. Se você não acabar contratando – os, você terá que permitir que eles revisem a verificação de antecedentes que foi realizada. Se eles encontrarem alguma imprecisão, eles podem registrar uma disputa e tentar resolver o problema antes que você possa decidir não contratá-los. Com toda essa legislação complicada, é sempre uma boa ideia conversar com um advogado ou contratar um interno para orientação sobre esses assuntos.
separação de funções
separação de funções significa que tarefas específicas exigem que mais de uma pessoa seja concluída. A fraude interna se torna significativamente mais difícil se as tarefas relacionadas a dinheiro, contas e cheques exigirem que vários funcionários sejam executados.
por exemplo, se um funcionário tem o poder de aprovar pagamentos e escrever cheques, pode ser muito fácil para eles abusar desse poder. Se essas funções são divididas entre vários funcionários, torna-se mais difícil para qualquer pessoa dentro dessa cadeia de funcionários realizar uma fraude.
também é uma boa ideia introduzir uma assinatura de duas pessoas para todas as transações online. Quaisquer alterações nos detalhes da conta da sua empresa devem ser processadas e aprovadas no telefone ou pessoalmente. Lidar com esses processos financeiros por e-mail abre sua empresa para uma maior quantidade de risco.
Faça Depósitos Diários e Realizar Verificações Mensais
Se você é uma empresa de venda a retalho ou um bar ou restaurante que lida com grandes quantidades de dinheiro diária, pode ser muito fácil para os funcionários para roubar o dinheiro do topo, sem que ninguém perceba se seus protocolos de segurança não são lá essas coisas.
é por isso que é uma boa ideia fazer depósitos diários em dinheiro, para que você nunca tenha muito dinheiro por aí. Além disso, você deve se esforçar para reconciliar seus extratos bancários todos os meses. Isso permitirá que você identifique irregularidades e problemas rapidamente, permitindo que você pare os fraudadores rapidamente e evite perdas significativas.
você também deve ter cuidado com dinheiro pequeno. Normalmente, essa é uma pequena quantidade de fundos que uma empresa tem em mãos para fazer alterações ou para pequenas compras que não justificam verificações ou transferências. É um alvo fácil para funcionários desonestos, porque ninguém realmente presta atenção a esses fundos.
mesmo que seja uma pequena quantia, o roubo consistente de dinheiro pequeno pode rapidamente se somar. Felizmente, é bastante fácil instituir uma política que exija que todas as transações em dinheiro pequeno sejam registradas regularmente. Quando o fundo precisa ser recarregado, ele deve exigir várias assinaturas para evitar qualquer possível adulteração.
considere investir em seguro Criminal
ter protocolos de segurança em vigor para evitar atos de desonestidade dos funcionários é essencial. No entanto, quando todas as medidas e procedimentos falham, você precisa ter uma rede de segurança em vigor. É aqui que entra em jogo o seguro criminal.
uma boa apólice de seguro de crime comercial fornecerá cobertura de desonestidade aos funcionários para proteger sua empresa de desfalque cometido por funcionários, contratados ou outras pessoas de confiança em sua empresa. Ele oferecerá proteção acessível para uma ampla variedade de crimes e protegerá sua empresa de possíveis exposições. Uma política de desonestidade do funcionário normalmente cobre o seguinte:
- roubo de dinheiro e propriedade por seus funcionários
- falsificação de cheques ou notas promissórias
- fraude de cartão de crédito ou débito
- esquemas de transferência de fundos
ao procurar seguro para proteger sua empresa de desfalque, é crucial trabalhar com o corretor de seguro certo para garantir a para suas necessidades únicas. Trabalhar com um corretor dedicado que entenda seu setor permite que você adquira a Política certa sem pagar demais por ela ou deixar lacunas em sua cobertura que podem deixá-lo aberto a exposições desnecessárias.
se você quiser entender como pode transferir o risco de desfalque para sua seguradora, sinta-se à vontade para entrar em contato com um de nossos corretores especializados a qualquer momento.
