introdução
Olá! É Kristine aqui com o podcast Express to Impress.
hoje em dia, as chamadas em conferência são a norma. Se os membros da sua equipe vivem dentro de um raio de 30 minutos um do outro ou vivem em continentes diferentes, você provavelmente realizará todas as reuniões em teleconferências. Até agora, você conhece alguns dos perigos potenciais das teleconferências. Alguém se esquece de se silenciar, e você os ouve respirando ou almoçando, alguém se esquece de se ativar quando começa a falar, alguém está falando, e então seu filho ou cônjuge barcaça em seu escritório fazendo barulho. Não importa qual situação incomum se desenrole durante uma teleconferência, alguém tem que gerenciar a conversa e torná-la o mais eficaz possível.
neste episódio, você aprenderá como liderar chamadas em conferência. Vamos nos concentrar em chamadas de conferência de áudio, não chamadas de videoconferência, que merecem seu próprio episódio.
a cada semana, compartilho histórias e dicas para ajudá-lo a se comunicar com clareza e confiança em sua busca de emprego, entrevistas e no local de trabalho para que você possa atingir seus objetivos de carreira. Se você gosta do meu podcast, não se esqueça de se inscrever para obter novos episódios. Você pode se inscrever em qualquer lugar onde baixar podcasts como Apple, Pandora ou meu site em express-to-impress.com.
agora, vamos começar!
história
agora, vou falar sobre uma história sobre uma teleconferência que deu errado.
um amigo no RH estava liderando uma teleconferência quando sua namorada invadiu a sala. Com um prato em uma mão, ela anunciou alegremente: “o café da manhã está pronto!”imediatamente seguido pelo apelido sujo que ela tem para o namorado.
meu amigo, é claro, ficou atordoado. Sua namorada ficou atordoada. E, no entanto, ele teve que continuar liderando a chamada, esperando que, de alguma forma, tudo explodisse.
mas ele estava liderando a chamada, e ele não silenciou sua chamada, então é claro, seus colegas de trabalho aprenderam seu pequeno nome sujo e outros detalhes sobre sua vida pessoal.
desde que os outros na chamada silenciaram suas linhas, quaisquer Suspiros ou risos estavam escondidos do meu amigo. E, felizmente, esse foi o fim disso!
mas ele seguiu em frente, esperando que seus colegas de trabalho não ouvissem o que certamente ouviram.
esta é apenas uma das muitas histórias de terror de teleconferência. Saturday Night Live tem uma esquete hilariante chamada “Zoom Call” que é, sem dúvida, inspirada em alguns eventos verdadeiros.
agora, não há necessidade de se preocupar em liderar uma teleconferência. Todos nós podemos aprender com erros engraçados. Vamos continuar para a seção Dicas, onde você aprenderá como liderar uma teleconferência bem-sucedida.
o que fazer antes de conduzir chamadas em conferência
sua chamada em conferência será produtiva e eficiente com a preparação.
compartilhe uma Agenda antes da reunião
minha primeira dica é criar uma agenda e compartilhá-la com todos os participantes antes da reunião.
domine a tecnologia
em seguida, você precisa dominar a tecnologia que usará. Então, vá em frente e teste o Microsoft Teams, Zoom ou outra ferramenta que você usará durante a teleconferência. Certifique-se de saber como os recursos funcionam para que você possa assumir o controle da reunião e ajudar outras pessoas, se necessário.
Prepare seu ambiente
finalmente, e o mais importante, prepare seu ambiente para a chamada. Informe os membros da sua família sobre a ligação, coloque uma nota na sua porta, tranque a porta e faça o possível para garantir que seu ambiente seja o mais silencioso possível. Isso pode significar colocar seu filho para uma soneca antes da chamada ou instruir seu animal a entrar em sua caixa.
dicas para liderar chamadas em conferência
agora, vamos mergulhar em como liderar uma chamada em conferência.
chegue cedo
você vai querer chegar cedo para garantir que a tecnologia está funcionando corretamente e receber as pessoas para a chamada como eles se juntam. Sua presença também mostrará aos participantes que você está preparado e no comando. Você também vai querer intervir antes ou durante a chamada se alguém tiver uma conexão ruim ou ruído de distração em segundo plano.
Abra uma reunião
depois de uma pequena conversa com colegas, você vai querer chamar a atenção de todos para iniciar a chamada. Se a cultura da sua empresa for iniciar chamadas em conferência no ponto, certifique-se de iniciar a chamada a tempo. Se for normal esperar um ou dois minutos para permitir que os marceneiros atrasados em sua empresa, dê às pessoas esse tempo extra.
portanto, para abrir uma reunião, você deve fazer o seguinte:
- Obter a atenção de todos
- boas-Vindas e agradecer a seu público-alvo para a adesão a chamada
- Introduzir novos colegas ou visitantes
- Explicar o propósito e os objetivos da reunião
- estrutura de tópicos da agenda
- Compartilhar expectativas, como se as pessoas devem silenciar suas linhas se eles não estão falando se eles devem usar uma ferramenta para indicar que eles tem uma pergunta ou comentário em uma ferramenta de bate-papo on-line
- Peça a primeira pessoa na agenda para começar a
Aqui está um exemplo de como você poderia abrir uma reunião.
tudo bem. Parece que a maioria das pessoas chegou. A Rebecca está a caminho. Ela ligou para nos informar que estaria atrasada, mas se juntará a nós em breve. Vamos em frente e colocar esse show na estrada.
bem, Boa tarde, todos. Quero dar as boas-vindas à nossa visitante, Jane Doe, da Corporate, à nossa chamada hoje. Estamos muito satisfeitos por tê-lo conosco hoje. O objetivo desta chamada é identificar possíveis cortes. Vamos dar uma olhada rápida na agenda.
como você pode ver, os cinco chefes de departamento informarão sobre possíveis áreas a serem cortadas em seus departamentos. Cada chefe de departamento terá 10 minutos para apresentar, e então você terá a chance de fazer perguntas a eles. Certifique-se de que sua linha esteja silenciada, a menos que você esteja apresentando ou fazendo uma pergunta. Alguma pergunta antes de começarmos? Ótimo, vamos ao que interessa. Sam, podes começar-nos?
discutir questões
agora vamos olhar para o seu papel enquanto as pessoas estão discutindo questões.
Atenha-se à Agenda
quando alguém tenta mudar o tema, você tem que trazê-los de volta à agenda para manter a discussão no caminho certo.
você pode guiar a discussão de volta ao propósito da reunião reconhecendo que alguém trouxe um bom ponto, mas que você precisa trazer o grupo de volta ao ponto principal. Aqui, você pode enfatizar o benefício de permanecer no caminho certo, tranquilizando o público que você sabe que eles estão ocupados e querem tirá-los da chamada a tempo.
alterar o tópico
uma das suas funções mais importantes é monitorar o tempo e interjetar ao passar para um novo tópico. Às vezes, você precisará encerrar uma discussão urgente à medida que se desenrola. Para fazer isso, você pode reconhecer que é um ponto importante e dar algumas opções para resolvê-lo. A equipe pode discutir isso mais tarde na chamada se houver tempo extra, uma chamada de acompanhamento pode ser agendada ou a conversa pode continuar por e-mail após a chamada em conferência. Depois de encerrar um tópico, é hora de dirigir o grupo de atenção para o próximo tópico com um comentário como:
Agora, vamos dar Seth nossa atenção como ele nos fornece algumas atualizações sobre o Departamento de TI.
incentive o engajamento
amplie a discussão
você estará usando muitos chapéus na teleconferência. Um deles é envolver os participantes. Se você notar que algumas pessoas não contribuíram, você pode fazer uma pergunta como,
então, o que os outros pensam?
esse tipo de pergunta ampliará a discussão para incluir mais pessoas.
verifique se há acordo
o progresso requer a tomada de decisões e, como líder da teleconferência, você precisará verificar se há acordo para tomar decisões. Então, como podes fazer isso? Você pode perguntar se todos estão de acordo ou simplesmente perguntar se alguém discorda ou tem preocupações sobre os planos que estão sendo discutidos.
termine uma reunião
eventualmente, será hora de terminar a reunião, e você precisará liderar esse processo também. Além de indicar que é hora de concluir a reunião, reafirmar acordos e itens de acompanhamento e solicitar informações finais.
os participantes irão apreciá-lo respeitando o seu tempo, por isso certifique-se de encerrar a tempo.
veja como você pode encerrar uma reunião.
tudo bem, eu sei que todos vocês têm agendas lotadas, e eu quero tirá-los daqui a tempo. Então, vamos recapitular o que concordamos. Avançaremos com o corte da fruta de baixo custo do orçamento, totalizando US $55.000. Em seguida, revisitaremos o orçamento no quarto trimestre e veremos se são necessários mais cortes. Embora nos concentremos em Eliminar apenas custos verdadeiramente desnecessários, compraremos algum tempo e não causaremos um alvoroço no escritório. Todos concordam?
tudo bem, agora você sabe como liderar uma teleconferência. Você sabe quais são suas responsabilidades e tem algumas frases para usar em pontos importantes em teleconferências.
Coaching de entrevistas
ultimamente, tenho me ocupado treinando 14 médicos internacionais da Coréia, Arábia Saudita, Peru, Taiwan, Palestina e Turquia enquanto se preparam para entrevistas de residência médica e Bolsas nos EUA. Eles são incrivelmente conhecedores e realizados, mas entrevistar em uma segunda língua não é tarefa fácil. Eles me impressionam todos os dias com sua abertura para aprender e tentar novas maneiras de se comunicar para se conectar com seus entrevistadores e convencê-los de que seriam bem-sucedidos em seus programas.
se você tiver uma entrevista chegando-seja uma entrevista de emprego, entrevista de residência médica, Entrevista de bolsa ou entrevista acadêmica–eu adoraria trabalhar com você. Vou ajudar com o conteúdo de suas respostas, bem como a maneira como você diz suas respostas. Também vou ajudá-lo a apresentar as informações de forma concisa e impressionante! Depois de trabalhar juntos, você chegará a entrevistas equilibradas, confiantes e preparadas.
você pode reservar uma entrevista simulada comigo no meu site em express-to-impress.com.
sintonize na próxima semana
tudo bem, convido você a sintonizar na próxima vez para melhorar suas habilidades em inglês. Você aprenderá definições de frases e expressões idiomáticas deste episódio.
Muito obrigado por ouvir o podcast Express to Impress. Se você gostou deste episódio, lembre-se de compartilhá-lo com um amigo! Até à próxima. Tchau!
