wprowadzenie
Witaj! Tu Kristine z ekspresem, żeby zaimponować podcastowi.
W dzisiejszych czasach połączenia konferencyjne są normą. Niezależnie od tego, czy członkowie Twojego zespołu mieszkają w promieniu 30 minut od siebie, czy mieszkają na różnych kontynentach, prawdopodobnie będziesz prowadzić wszystkie spotkania w ramach połączeń konferencyjnych. Do tej pory znasz niektóre z potencjalnych zagrożeń związanych z rozmowami konferencyjnymi. Ktoś zapomina się wyciszyć, a ty słyszysz, jak oddychają lub jedzą lunch, ktoś zapomina się wyciszyć, gdy zaczynają mówić, ktoś mówi, a wtedy ich dziecko lub małżonek barka w swoim biurze, hałasując. Bez względu na to, jak niezwykła sytuacja rozwija się podczas połączenia konferencyjnego, ktoś musi zarządzać rozmową i sprawić, by była jak najbardziej skuteczna.
W tym odcinku dowiesz się, jak prowadzić rozmowy konferencyjne. Skupimy się na konferencjach audio, a nie wideokonferencjach, które zasługują na swój własny odcinek.
każdego tygodnia dzielę się historiami i wskazówkami, które pomogą Ci komunikować się jasno i pewnie w poszukiwaniu pracy, rozmowach kwalifikacyjnych i miejscu pracy, abyś mógł osiągnąć swoje cele zawodowe. Jeśli podoba Ci się mój podcast, nie zapomnij zapisać się, aby uzyskać nowe odcinki. Możesz subskrybować w dowolnym miejscu, w którym pobierasz podcasty, takie jak Apple, Pandora lub Moja strona internetowa express-to-impress.com
zaczynajmy!
Historia
teraz opowiem wam o historii o nieudanej konferencji.
przyjaciel z HR prowadził rozmowę konferencyjną, gdy jego dziewczyna wtargnęła do pokoju. Z talerzem w jednej ręce radośnie oznajmiła: „śniadanie gotowe!”zaraz po tym, jak jej chłopak miał brudną ksywkę.
mój przyjaciel oczywiście był oszołomiony. Jego dziewczyna była oszołomiona. A jednak musiał kontynuować rozmowę, mając nadzieję, że jakoś to wszystko ucichnie.
ale on prowadził rozmowę i nie wyciszył rozmowy, więc oczywiście jego współpracownicy poznali jego brudne imię i inne szczegóły dotyczące jego życia osobistego.
ponieważ inni na telefonie wyciszyli swoje linie, wszelkie wzdychanie lub śmiech były ukryte przed moim przyjacielem. I na szczęście to był koniec!
ale on nie słyszał, mając nadzieję, że jego współpracownicy nie usłyszą tego, co na pewno słyszeli.
to tylko jedna z wielu horrorów. Saturday Night Live ma zabawny skecz o nazwie „Zoom Call”, który jest niewątpliwie inspirowany prawdziwymi wydarzeniami.
teraz nie musisz się martwić o prowadzenie rozmowy konferencyjnej. Wszyscy możemy uczyć się na zabawnych błędach. Przejdźmy do sekcji porad, gdzie dowiesz się, jak prowadzić udaną rozmowę konferencyjną.
co zrobić, zanim poprowadzisz rozmowy konferencyjne
twoja rozmowa konferencyjna będzie produktywna i wydajna z przygotowaniem.
Udostępnij Porządek obrad przed spotkaniem
moją pierwszą wskazówką jest stworzenie porządku obrad i udostępnienie go wszystkim uczestnikom przed spotkaniem.
opanuj technologię
następnie musisz opanować technologię, której będziesz używać. Możesz więc przetestować oprogramowanie Microsoft Teams, Zoom lub inne narzędzie używane podczas połączenia konferencyjnego. Upewnij się, że wiesz, jak działają funkcje, dzięki czemu możesz przejąć kontrolę nad spotkaniem i w razie potrzeby pomóc innym.
Przygotuj swoje środowisko
wreszcie, a co najważniejsze, przygotuj środowisko do połączenia. Poinformuj domowników o połączeniu, umieść notatkę na drzwiach, zamknij drzwi i postaraj się, aby otoczenie było tak ciche, jak to możliwe. Może to oznaczać odłożenie dziecka na drzemkę przed rozmową lub nakazanie zwierzęciu wejścia do skrzyni.
Wskazówki dotyczące prowadzenia rozmów konferencyjnych
teraz przyjrzyjmy się, jak prowadzić rozmowę konferencyjną.
przyjedź wcześnie
będziesz chciał przyjechać wcześniej, aby upewnić się, że technologia działa poprawnie i powitać ludzi podczas połączenia. Twoja obecność pokaże również uczestnikom, że jesteś przygotowany i odpowiedzialny. Będziesz także chciał interweniować przed lub w trakcie połączenia, jeśli ktoś ma złe połączenie lub rozpraszający hałas w tle.
Otwórz Spotkanie
po krótkiej rozmowie ze współpracownikami będziesz chciał zwrócić uwagę wszystkich na rozpoczęcie rozmowy. Jeśli twoja kultura firmy polega na rozpoczęciu rozmów konferencyjnych w kropce, pamiętaj, aby rozpocząć rozmowę na czas. Jeśli to normalne czekać jedną lub dwie minuty, aby umożliwić spóźnionych stolarzy w firmie, a następnie dać ludziom, że dodatkowy czas.
aby otworzyć spotkanie, należy wykonać następujące czynności:
- zwróć uwagę wszystkich
- powitaj i podziękuj publiczności za dołączenie do połączenia
- Przedstaw nowych kolegów lub gości
- wyjaśnij cel i cele spotkania
- zarys agendy
- podziel się oczekiwaniami, takimi jak jeśli ludzie powinni wyciszyć swoje kwestie, jeśli nie rozmawiają, jeśli powinni użyć narzędzie wskazujące, że mają pytanie lub komentarz w narzędziu czatu online
- poproś pierwszą osobę w porządku obrad, aby rozpoczęła
oto przykład, w jaki sposób można otworzyć spotkanie.
W porządku. Wygląda na to, że większość ludzi przybyła. Rebecca jest w drodze. Zadzwoniła, żeby dać nam znać, że będzie opóźniona, ale wkrótce do nas dołączy. Zaczynajmy.
Witam wszystkich. Chcę powitać naszego gościa, Jane Doe z korporacji, na nasz dzisiejszy telefon. Cieszymy się, że jesteś z nami. Celem tego zaproszenia jest zidentyfikowanie potencjalnych cięć. Rzućmy okiem na program.
jak widać, pięciu kierowników działów będzie informować o potencjalnych obszarach do cięcia w swoich działach. Każdy kierownik działu będzie miał 10 minut na prezentację, a następnie będziesz miał szansę zadać im pytania. Upewnij się, że linia jest wyciszona, chyba że przedstawiasz lub zadajesz pytanie. Jakieś pytania, zanim zaczniemy? Świetnie, przejdźmy do interesów. Sam, możesz zacząć?
dyskutuj o problemach
teraz spójrzmy na twoją rolę, podczas gdy ludzie dyskutują o problemach.
trzymaj się porządku obrad
gdy ktoś próbuje zmienić temat, musisz przywrócić go do porządku obrad, aby utrzymać dyskusję na dobrej drodze.
możesz poprowadzić dyskusję z powrotem do celu spotkania, uznając, że ktoś poruszył dobry punkt, ale musisz przywrócić grupę do głównego punktu. Tutaj możesz podkreślić korzyści płynące z pozostawania na dobrej drodze, zapewniając publiczność, że wiesz, że są zajęci i chcą wyciągnąć ich z połączenia na czas.
Zmień temat
jedną z najważniejszych ról jest monitorowanie czasu i wtrącanie się podczas przechodzenia do nowego tematu. Czasami musisz zakończyć pilną dyskusję, gdy się rozwija. Aby to zrobić, możesz uznać, że jest to ważny punkt i podać kilka opcji jego rozwiązania. Zespół może omówić to później podczas rozmowy, jeśli jest dodatkowy czas, można zaplanować rozmowę kontrolną lub rozmowę można kontynuować przez e-mail po rozmowie konferencyjnej. Po zakończeniu jednego tematu, nadszedł czas, aby skierować uwagę grupy na następny temat z komentarzem takim jak:
dajmy Sethowi naszą uwagę, gdy dostarczy nam kilka informacji na temat działu IT.
Jednym z nich jest angażowanie uczestników. Jeśli zauważysz, że niektórzy ludzie nie przyczynili się, możesz zadać pytanie, takie jak,
co myślą inni?
takie pytanie poszerzy dyskusję o więcej osób.
sprawdź, czy nie ma porozumienia
postęp wymaga podejmowania decyzji, a jako lider połączeń konferencyjnych musisz sprawdzić, czy nie ma porozumienia, aby podjąć decyzje. Jak możesz to robić? Możesz zapytać, czy wszyscy się zgadzają lub po prostu zapytać, czy ktoś nie zgadza się lub ma obawy dotyczące omawianych planów.
Zakończ Spotkanie
W końcu nadejdzie czas, aby zakończyć spotkanie, a ty musisz również poprowadzić ten proces. Oprócz wskazania, że nadszedł czas, aby zakończyć spotkanie, ponownie umów i punktów kontrolnych, i poprosić o ostateczne wejście.
uczestnicy docenią, że szanujesz ich czas, więc pamiętaj, aby zakończyć na czas.
oto jak można zakończyć spotkanie.
W porządku, wiem, że wszyscy macie napięte harmonogramy i chcę was stąd zabrać na czas. Podsumujmy więc to, co uzgodniliśmy. Ruszymy do przodu z odcinaniem nisko wiszących owoców z budżetu, w sumie $55,000. W czwartym kwartale ponownie przyjrzymy się budżetowi i zobaczymy, czy potrzebne są dalsze cięcia. Skupiając się na wyeliminowaniu tylko naprawdę niepotrzebnych kosztów, kupimy sobie trochę czasu i nie wywołamy wrzawy w biurze. Wszyscy się zgadzają?
W porządku, teraz wiesz, jak prowadzić rozmowę konferencyjną. Wiesz, jakie są Twoje obowiązki i masz kilka zwrotów do wykorzystania w ważnych punktach połączeń konferencyjnych.
Wywiad COACHING
ostatnio byłem zajęty coachingiem 14 międzynarodowych lekarzy z Korei, Arabii Saudyjskiej, Peru, Tajwanu, Palestyny i Turcji, gdy przygotowują się do medycznych wywiadów rezydencyjnych i stypendialnych w USA. Są niezwykle kompetentni i utalentowani, ale rozmowa kwalifikacyjna w drugim języku nie jest łatwym wyczynem. Robią na mnie wrażenie każdego dnia swoją otwartością na naukę i próbowanie nowych sposobów komunikowania się, aby połączyć się ze swoimi rozmówcami i przekonać ich, że odniosą sukces w swoich programach.
jeśli masz zbliżającą się rozmowę kwalifikacyjną–rozmowę o pracę, rozmowę o rezydencję medyczną, rozmowę o stypendium lub rozmowę akademicką-chciałbym z tobą pracować. Pomogę w treści Twoich odpowiedzi, a także w sposobie, w jaki wypowiadasz swoje odpowiedzi. Pomogę również przedstawić informacje zwięźle i efektownie! Po wspólnej pracy otrzymasz wywiady opanowane, pewne siebie i przygotowane.
możesz zarezerwować ze mną wywiad na mojej stronie pod adresem express-to-impress.com.
dostroić się w przyszłym tygodniu
W porządku, zapraszam do dostroić się następnym razem, aby poprawić swoje umiejętności angielskiego. Z tego odcinka poznasz definicje zwrotów i idiomów.
Dziękuję bardzo za wysłuchanie podcastu Express to Impress. Jeśli podoba Ci się ten odcinek, pamiętaj, aby podzielić się nim z przyjacielem! Do zobaczenia następnym razem. Pa!
