Johdanto
Hello! Kristine Express To Impress-podcastista.
nykyään neuvottelupuhelut ovat normi. Riippumatta siitä, asuvatko tiimisi jäsenet 30 minuutin säteellä toisistaan tai asuvatko he eri mantereilla, sinun tulee todennäköisesti suorittaa kaikki kokoukset yli konferenssipuhelut. Jo nyt, tiedät joitakin mahdollisia vaaroja konferenssipuhelut. Joku unohtaa mykistää itsensä, ja kuulet heidän hengittävän tai syövän lounastaan, joku unohtaa ilmiantaa itsensä, kun he alkavat puhua, joku puhuu, ja sitten heidän lapsensa tai puolisonsa ryntää toimistoonsa metelöimällä. Riippumatta siitä, mitä epätavallinen tilanne kehittyy aikana puhelinkonferenssin, joku on hallita keskustelua ja tehdä siitä mahdollisimman tehokas.
tässä jaksossa opetellaan puhelinkonferenssien johtamista. Keskitymme äänineuvottelupuheluihin, emme videoneuvottelupuheluihin, jotka ansaitsevat oman jaksonsa.
joka viikko Jaan tarinoita ja vinkkejä, joiden avulla voit viestiä selkeästi ja luottavaisesti työnhaussa, haastatteluissa ja työpaikalla, jotta voit saavuttaa uratavoitteesi. Jos pidät podcastistani, älä unohda tilata uusia jaksoja. Voit tilata missä tahansa ladata podcasteja, kuten Apple, Pandora, tai oma sivusto osoitteessa express-to-impress.com.
nyt, aloitetaan!
tarina
nyt kerron tarinan pieleen menneestä puhelinkonferenssista.
HR: ssä työskentelevä ystävä oli johtamassa neuvottelupuhelua, kun hänen tyttöystävänsä ryntäsi huoneeseen. Lautanen toisessa kädessä hän ilmoitti iloisesti: ”aamiainen on valmis!”heti perään likainen lempinimi, joka hänellä on poikaystävälleen.
ystäväni tietysti tyrmistyi. Tyttöystävä oli tyrmistynyt. Silti hänen oli jatkettava puhelun johtamista toivoen, että kaikki menisi ohi.
mutta hän johti puhelua, eikä hän mykistänyt puheluaan, joten tietysti työkaverit saivat tietää hänen likaisen pikku nimensä ja muita yksityiskohtia hänen yksityiselämästään.
koska muut soittajat mykistivät repliikkinsä, kaikki haukahdukset tai naurut jäivät ystävältäni piiloon. Ja onneksi se loppui siihen!
mutta hän jatkoi matkaansa toivoen, etteivät hänen työtoverinsa kuulisi sitä, mitä he varmasti kuulivat.
tämä on vain yksi monista konferenssipuhelujen kauhutarinoista. Saturday Night Livessä on hulvaton sketsi nimeltä ”Zoom Call”, joka on epäilemättä saanut innoituksensa joistakin tositapahtumista.
nyt ei tarvitse huolehtia neuvottelupuhelun johtamisesta. Voimme kaikki oppia hauskoista virheistä. Jatketaan vinkkejä-osioon, jossa opit johtamaan onnistunutta puhelinkonferenssia.
Mitä tehdä ennen puhelinkonferenssin johtamista
puhelinkonferenssisi tulee olemaan tuottava ja valmistautunut tehokkaasti.
Jaa esityslista ennen kokousta
ensimmäinen vinkkini on laatia esityslista ja jakaa se kaikille osallistujille ennen kokousta.
Master the Technology
Next, you need to master the technology you ’ ll be used. Niin, mennä eteenpäin ja testata Microsoft joukkueet, Zoom, tai muu työkalu voit käyttää kokouspuhelun aikana. Varmista, että tiedät, miten ominaisuudet toimivat, jotta voit hallita kokousta ja auttaa muita tarvittaessa.
valmista ympäristösi
lopuksi, ja mikä tärkeintä, valmista ympäristösi kutsuun. Kerro kotijäsenillesi puhelusta, laita lappu oveen, lukitse ovi ja tee parhaasi, jotta ympäristösi olisi mahdollisimman hiljainen. Se voi merkitä lapsen laskemista päiväunille ennen puhelua tai eläimen neuvomista astumaan laatikkoon.
vinkit johtaviin Puhelinkonferensseihin
nyt sukelletaan siihen, miten puhelinkonferenssia johdetaan.
saavu ajoissa
sinun kannattaa saapua ajoissa varmistaaksesi, että tekniikka toimii oikein ja toivottaaksesi ihmiset tervetulleiksi kutsuun liittyessään. Läsnäolosi osoittaa myös osallistujille, että olet valmis ja vastuussa. Sinun kannattaa myös puuttua ennen tai puhelun aikana, jos joku on huono yhteys tai häiritsevää melua taustalla.
avaa Tapaaminen
kollegoiden kanssa juteltuasi haluat saada kaikkien huomion aloittamaan puhelun. Jos yrityksesi kulttuuri on aloittaa kokouspuhelut piste, muista aloittaa puhelu ajoissa. Jos on normaalia odottaa yksi tai kaksi minuuttia, jotta myöhään liittyjät yrityksesi, sitten antaa ihmisille, että ylimääräistä aikaa.
joten kokouksen avaamiseksi kannattaa toimia seuraavasti:
- kaikkien huomio
- Tervetuloa ja kiitä yleisöäsi liittymisestä
- Esittele kaikki uudet kollegat tai vierailijat
- selitä kokouksen tarkoitus ja tavoitteet
- luonnostele esityslistaa
- Jaa odotuksia, kuten jos ihmisten pitäisi vaimentaa repliikkinsä, jos he eivät puhu jos heidän pitäisi käyttää työkalu, joka osoittaa, että heillä on kysymys tai kommentti online-chat-työkalussa
- kysy esityslistan ensimmäiseltä henkilöltä, joka aloittaa
tässä on esimerkki siitä, miten voit avata kokouksen.
kaikki kunnossa. Näyttää siltä, että suurin osa ihmisistä on saapunut. Rebecca on tulossa. Hän soitti kertoakseen, että myöhästyy, mutta liittyy pian seuraamme. Pannaan show pyörimään.
No, Hyvää iltapäivää kaikille. Haluan toivottaa vieraamme, Jane Doen, tervetulleeksi. Olemme iloisia, että olette täällä tänään. Puhelun tarkoituksena on tunnistaa mahdolliset leikkaukset. Katsotaanpa agendaa.
kuten näkyy, viisi osastopäällikköä kertoo osastojensa mahdollisista leikkauskohteista. Jokaiselle osastopäällikölle annetaan 10 minuuttia aikaa esittää kysymyksiä. Varmista, että linjasi on mykistetty, ellet esitä tai esitä kysymystä. Onko kysyttävää ennen kuin aloitamme? Hienoa, mennään asiaan. Sam, voitko aloittaa?
Keskustele asioista
nyt katsotaan omaa rooliasi ihmisten keskustellessa asioista.
pysy esityslistalla
kun joku yrittää vaihtaa aihetta, hänet on tuotava takaisin esityslistalle, jotta keskustelu pysyy raiteillaan.
voit ohjata keskustelun takaisin kokouksen tarkoitukseen tunnustamalla, että joku toi esille hyvän asian, mutta että ryhmä on tuotava takaisin pääkohtaan. Tässä, voit korostaa hyötyä pysyä raiteillaan vakuuttamalla yleisölle, että tiedät he ovat kiireisiä ja haluat saada heidät ulos puhelun ajoissa.
Vaihda aihetta
yksi tärkeimmistä tehtävistäsi on seurata aikaa ja keskeyttää siirryttäessä uuteen aiheeseen. Joskus, sinun täytyy paketoida kiireellinen keskustelu, kun se on kehittymässä. Voit tehdä tämän, voit tunnustaa se on tärkeä asia ja antaa joitakin vaihtoehtoja ratkaista se. Tiimi voi keskustella asiasta myöhemmin puhelussa, jos lisäaikaa on, jatkopuhelu voidaan ajoittaa tai keskustelu voi jatkua sähköpostilla neuvottelupuhelun jälkeen. Kun olet paketoinut yhden aiheen, on aika ohjata ryhmän huomio seuraavaan aiheeseen kommentoimalla, kuten:
annetaan Sethille huomiomme, kun hän antaa meille tietoja IT-osastosta.
kannusta kihloihin
Laajenna keskustelua
sinulla on paljon hattuja päässä neuvottelupuhelussa. Yksi niistä on osallistujien sitouttaminen. Jos huomaat jotkut ihmiset eivät ole myötävaikuttaneet, voit esittää kysymyksen kuten,
mitä muut ajattelevat?
tämänkaltainen kysymys laajentaa keskustelun koskemaan useampia ihmisiä.
Tarkista yhteisymmärrys
edistyminen vaatii päätöksentekoa,ja neuvottelupuhelun johtajana sinun täytyy tarkistaa, onko yhteisymmärrys saavutettu. Miten voit tehdä sen? Voit kysyä, ovatko kaikki samaa mieltä tai yksinkertaisesti kysyä, onko joku eri mieltä tai onko hänellä huolia keskusteltavista suunnitelmista.
lopeta kokous
lopulta on aika päättää kokous, ja sinun on johdettava sitäkin prosessia. Sen lisäksi, että on aika päättää kokous, laatia uudelleen sopimukset ja jatkotoimet ja pyytää lopullinen panos.
osallistujat arvostavat sitä, että kunnioitat heidän aikaansa, joten muista pakata ajoissa.
näin voit päättää tapaamisen.
Okei, tiedän, että teillä kaikilla on kiireiset aikataulut, ja haluan saada teidät pois täältä ajoissa. Kerrataanpa, mitä sovimme. Jatkamme matalalla roikkuvien hedelmien leikkaamista budjetista, yhteensä 55 000 dollaria. Sitten käydään budjetti läpi neljännellä neljänneksellä ja katsotaan, tarvitaanko lisäleikkauksia. Samalla kun keskitymme poistamaan vain todella tarpeettomia kustannuksia, ostamme itsellemme aikaa emmekä aiheuta hälinää toimistossa. Ovatko kaikki samaa mieltä?
Okei, nyt osaat johtaa neuvottelupuhelua. Tiedät velvollisuutesi ja sinulla on joitakin lauseita, joita voit käyttää tärkeissä kohdissa puhelinkonferensseissa.
HAASTATTELUVALMENNUS
viime aikoina olen valmentanut ahkerasti 14 kansainvälistä lääkäriä Koreasta, Saudi-Arabiasta, perusta, Taiwanista, Palestiinasta ja Turkista, kun he valmistautuvat lääketieteelliseen residenssiin ja apurahahaastatteluihin Yhdysvalloissa. He ovat uskomattoman asiantuntevia ja aikaansaatuja, mutta haastatteleminen toisella kielellä ei ole helppoa. He tekevät minuun vaikutuksen joka päivä avoimuudellaan oppimiselle ja uusien kommunikointitapojen kokeilemiselle, jotta he saisivat yhteyden haastattelijoihinsa ja vakuuttaisivat, että he menestyisivät ohjelmissaan.
jos sinulle on tulossa Haastattelu–joko työhaastattelu, lääketieteellinen residenssihaastattelu, apurahahaastattelu tai akateeminen Haastattelu–haluaisin työskennellä kanssasi. Autan vastauksienne sisällössä sekä tavassa, jolla sanotte vastauksenne. Autan sinua myös esittämään tiedot ytimekkäästi ja vaikuttavasti! Kun työskentelette yhdessä, saavutte haastatteluihin valmiina, luottavaisina ja valmiina.
voit varata pilkkahaastattelun kanssani verkkosivuiltani osoitteessa express-to-impress.com.
Tune in Next Week
alright, kehotan sinua virittäytymään seuraavan kerran parantaaksesi Englannin taitojasi. Opit määritelmät lauseita ja idiomeja tämän jakson.
Kiitos paljon Express To Impress-podcastin kuuntelemisesta. Jos pidit tästä jaksosta, muista jakaa se ystävän kanssa! Nähdään ensi kerralla. Heippa!
