como as empresas podem manter o Controle de pagamentos

se você é um único comerciante ou crescente varejista de comércio eletrônico, uma das primeiras ordens de negócios deve ser determinar como manter o controle de faturas e pagamentos. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a se manter organizado.

a importância da contabilidade

manter o controle dos pagamentos tem um impacto direto no fluxo de caixa da sua empresa, por isso é importante agilizar esse processo com um sistema de contabilidade organizado. Se você não receber pagamentos de clientes em tempo hábil, não terá os fundos necessários para pagar suas próprias despesas. Além disso, o crédito pode sofrer como resultado de um fluxo de caixa diminuído.

O melhor sistema de contabilidade irá depender de vários fatores:

• Tipo de negócio

• modelo de Negócio

• de Curto e longo prazo

• estrutura Fiscal

Como manter o controle dos pagamentos recebidos

parece simples na teoria – você enviar uma nota fiscal para um cliente e receber um pagamento em troca.

então, por que é tão difícil acompanhar os pagamentos às vezes? Muitas vezes se resume ao tempo. Se você usar o método contábil tradicional de envio de faturas e aguardar uma resposta, rastreando todos os pagamentos manualmente, pode haver longos atrasos entre cada estágio. Você não só precisa esperar que o cliente receba a fatura, mas deve aguardar o pagamento. Leva tempo para que o pagamento seja liberado em sua conta bancária e, a essa altura, pode ser um período contábil totalmente novo.

ao determinar como acompanhar os pagamentos recebidos, você deve trabalhar esse atraso na equação. Idealmente, se você tem um negócio on-line, você pode simplesmente receber pagamentos eletronicamente através do seu site. Para as empresas que devem enviar fatura, no entanto, aqui estão algumas etapas fáceis para simplificar o processo:

1. Use um modelo uniforme para faturas e verifique todas as informações de pagamento para evitar atrasos no processamento.

2. coloque um sistema de acompanhamento em vigor para faturas atrasadas. Não espere até que as faturas sejam 60 dias após o vencimento. Para evitar mais atrasos, faça um telefonema de cortesia com seu cliente assim que o pagamento for atrasado.

3. acompanhe seus relatórios financeiros. Acompanhe os pagamentos recebidos em uma planilha, atualizando sua declaração de lucros e perdas regularmente para mostrar quaisquer alterações.

4. use software de contabilidade para automatizar o processo. Um bom programa de software pode emitir faturas automaticamente, rastrear pagamentos e alertá-lo sobre quaisquer discrepâncias entre os dois.

como acompanhar as contas e pagamentos devidos

depois de descobrir contas a receber ou como acompanhar os pagamentos dos clientes, você precisará pensar em Rastrear suas despesas e despesas. Colocar um sistema forte no lugar garante que você não perca nenhuma conta, mas também auxilia no orçamento, porque você pode analisar e antecipar custos regulares.

1. o primeiro passo para determinar como acompanhar as contas e pagamentos devidos é colocar todos os seus pagamentos mensais em categorias. Estes devem ser divididos por tipo de pagamento. Por exemplo, você pode pagar algumas contas com sua conta corrente e outras com seu cartão de crédito comercial.

2. Faça uma planilha detalhando todos os seus pagamentos de saída a cada mês, destacando diferentes tipos de pagamento por cor para diferenciá-los. Você também pode organizá-los por data de vencimento, levando em consideração os tempos de processamento do banco.

3. Use o software de rastreamento de pagamento para garantir que seus pagamentos sejam enviados automaticamente. Os melhores programas de contabilidade oferecem um visual claro de todas as contas correntes e de crédito de um painel central.

4. atualize sua planilha à medida que os pagamentos deixam suas contas e as contas são pagas.

considere ir digital

você ainda está usando faturas em papel? Considere ir sem papel no escritório para acompanhar os pagamentos com mais eficiência. Digitalize todas as suas faturas, contas, extratos bancários, arquivos de funcionários e quaisquer outras demonstrações financeiras.

digitalizando suas finanças, você terá acesso rápido a tudo o que precisa de relance. Os documentos digitalizados são mais fáceis de enviar ao IRS ou ao seu contador pessoal, e você pode verificar se as faturas dos clientes foram pagas ou não.

o que procurar em software de contabilidade

um sistema de software de contabilidade é um must-have para as empresas hoje. No entanto, nem todo software é criado da mesma forma. Procure os seguintes recursos para acompanhar as contas e pagamentos de forma mais eficaz:

• compatível com vários usuários: idealmente, cada funcionário deve poder inserir suas próprias despesas e registrar faturas.

• sistema baseado em nuvem: Você deve ser capaz de usar o programa de Contabilidade de qualquer lugar.

• estrutura de preços econômica: as empresas maiores precisarão de um plano mais abrangente, mas os comerciantes de pequena escala podem ter necessidades contábeis mínimas para um punhado de clientes.

• segurança: se você estiver armazenando dados financeiros confidenciais, certifique-se de que eles estejam protegidos com níveis adequados de criptografia.

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