wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością: najlepsze praktyki

wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością (QMS) jest sztuką tak samo jak nauką. Wymaga danych, podejścia metodologicznego i umiejętności angażowania ludzi.

Ten artykuł omówi wdrażanie QMS i odpowie na najczęściej zadawane pytania na ten temat.

W Ideagen pomagamy organizacjom od ponad 25 lat w osiąganiu jakości i doskonałości operacyjnej. Posiadamy doświadczenie we wdrażaniu i konsultowaniu z organizacjami każdej wielkości, dzięki czemu możemy zaoferować eksperckie spojrzenie na skuteczne wdrożenie nowego systemu zarządzania jakością.

dowiedz się:

• czym jest System Zarządzania Jakością
• dlaczego jest ważny dla wszystkich organizacji, które chcą odnieść sukces
• korzyści z wdrożenia systemu zarządzania jakością
• wymagania systemu zarządzania jakością
• logistyka funkcjonowania systemu zarządzania jakością w ściśle regulowanym środowisku
• znaczenie systemu zarządzania jakością kultura
• kluczowe kroki do wdrożenia

co to jest system zarządzania jakością (QMS)?

QMS to skoordynowany zestaw wartości i procesów wdrażanych przez organizację w celu zapewnienia i wykazania, że spełnia standardy wymagane do zaspokojenia wymagań i oczekiwań klientów. Międzynarodowa norma ISO 9001:2015 jest akceptowanym oświadczeniem o szerokich wymaganiach systemu zarządzania jakością.

dlaczego QMS jest ważny?

w pełni funkcjonalny system zarządzania jakością pomoże organizacji spełnić i wykazać, że osiągnęła określone cele:

1. konsekwentne spełnianie wymagań klientów.
2. konsekwentne zarządzanie wymaganiami wewnętrznymi.
3. konsekwentne zarządzanie wymaganiami zewnętrznymi. np. efektywna alokacja zasobów

jakie są korzyści z wdrożenia systemu QMS?

wdrożenie systemu zarządzania jakością przyniesie szereg długoterminowych korzyści handlowych. Oto kilka korzyści płynących ze skutecznego wdrożenia systemu QMS:

1. osiągaj cele organizacyjne
2. Redukuj kosztowne błędy i marnotrawstwa
3. zwiększ zadowolenie klientów
4. skuteczniej Promuj swoją firmę
5. skuteczniej Zarządzaj rozwojem
6. popraw dostępność dokumentacji
7. poprawiaj problemy, aby stale ulepszać produkty i usługi
8. zwiększenie udziału w rynku w nowych obszarach i sektorach rynku
9. tworzenie kultury jakości
10. osadzanie wizji we wszystkich projektach
11. lepsza komunikacja wewnętrzna
12. spójne produkty
13. skutecznie zmierz wydajność osób i zespołów
14. popraw zgodność

w jaki sposób system zarządzania jakością wspiera organizację w zarządzaniu kwestiami kulturowymi?

wdrożenie systemu zarządzania jakością może wzburzyć pióra pracowników. Może to zabrać ich ze strefy komfortu i zinstytucjonalizowanych procesów. Dlatego wsparcie ze strony kierownictwa operacyjnego i Wykonawczego od samego początku ma kluczowe znaczenie dla wdrożenia systemu zarządzania jakością.

Ideagen współpracował z setkami menedżerów jakości i zawsze uważał, że najlepszą praktyką jest zachęcenie kierownictwa do promowania jakości. Wskazane jest, aby menedżerowie rozpoczęli rutynę pozytywnego wzmocnienia we wczesnych stadiach życia systemów. Nie tylko będzie to promować korzystanie z systemu, ale będzie motywować pracowników.

Pobierz nasz szablon zaangażowania interesariuszy, aby uzyskać krok po kroku plan uzyskania buy-in od wewnętrznych interesariuszy.

aby system zarządzania jakością był skuteczny, musi być solidny, intuicyjny i elastyczny. Poniższy diagram pokazuje, w jaki sposób moduły oprogramowania Ideagen współdziałają, aby wzmocnić holistyczny system zarządzania jakością.

W ramach Systemu Zarządzania Jakością procesy powinny być poddawane ściślejszemu zarządzaniu. Mądrze jest oczekiwać zmian w sposobie interakcji pracowników oraz w podziale odpowiedzialności i odpowiedzialności. Rozważ percepcję pracowników i rozpoznaj istniejące postawy pracowników, a rozwianie wszelkich obaw jest istotną częścią strategii menedżerskiej podczas wdrażania systemu zarządzania jakością.

opierając się na temacie komunikacji z pracownikami, wdrażając system zarządzania jakością organizacja nie powinna zamykać uszu na sugestie pracowników. Pracownicy są tymi, którzy będą korzystać z systemu zarządzania jakością, więc wprowadzanie wszelkich niezbędnych zmian do ich potrzeb i poprawy użyteczności ma sens.

wskazane jest również, aby organizacja zezwoliła na wstępną fazę opóźnień, zanim ulepszenia staną się normą. QMS zapewnia spokój ducha, że wymogi regulacyjne są przestrzegane, a organizacja stale przyjmuje podejście zorientowane na klienta.

czego wymaga QMS?

System Zarządzania Jakością wymaga wielu istotnych elementów. Oto sześć z nich:

1. framework i narzędzie do komunikacji, Zwykle oprogramowanie qms.
2. polityka jakości i cele jakościowe. Oświadczenia te muszą być udokumentowane.
3. podręcznik jakości zawierający zakres, uzasadnienia wszelkich wykluczeń, udokumentowane procedury i opisy interakcji procesu. Określi to, w jaki sposób będzie przestrzegany system zarządzania jakością i podkreśli zaangażowanie firmy zarówno w ciągłe doskonalenie, jak i jakość.
4. wszelkie udokumentowane procedury wymagane przez normę zgodności.
5. wszelkie dokumenty potrzebne do zapewnienia efektywnego funkcjonowania, planowania i kontroli procesów firmy.
6. zapisy takie jak dowody zgodności z wymaganiami i skutecznego działania systemu zarządzania jakością będą wymagane przez standard zgodności.

Praca w kontrolowanym środowisku:

wiele organizacji wdraża system zarządzania jakością, aby wykazać zgodność z wymogami prawnymi. QMS może wspierać organizację działającą w kontrolowanym środowisku na wiele sposobów:

• aby zapewnić przestrzeganie standardów zgodności, wszystkie dokumenty firmy powinny być zgodne z procesami QMS.
• zapewni to zgodność zachowań pracowników podczas wykonywania ich obowiązków, jednolitą metodę zapisu danych oraz spójność w szkoleniu personelu.
• prowadzenie rejestrów, takich jak wyniki audytu, monitorowanie danych, raporty o niezgodności i działania naprawcze itp. może być stosowany jako dowód wykorzystania i skuteczności systemu zarządzania jakością.
• QMS może być używany do egzekwowania wymaganego zatwierdzenia i dysponowania dokumentami i zapisami.
• ważne jest, aby tylko najbardziej aktualna wersja dokumentów była dostępna dla użytkowników firmowych. Aby dokumenty były zgodne, powinny mieć unikalną tożsamość i kontrolę wersji w przypadku zmiany.
• mogą być wymagane podpisy autorów i osób zatwierdzających dokument.
• może być wymagane podsumowanie historii dokumentów pokazujące zmiany i daty aktualizacji.

aby zapewnić, że wszystkie rekordy są zarówno identyfikowalne, jak i odzyskiwalne, rekordy muszą być zarządzane i kontrolowane w podobny sposób jak dokumenty. Wskazane jest przypisanie im unikalnych identyfikatorów, które będą dostarczane przez Elektroniczne Narzędzie QMS.

znaczenie organizacji hierarchicznej:

organizacja ma kluczowe znaczenie w przypadku dokumentów kontrolowanych. Sugerowaną hierarchią zarządzania dokumentacją QMS jest:

1. Instrukcja jakości
2. Zasady
3. procedury
4. instrukcje pracy
5. listy
6. formularze

wszelkie dodatkowe typy dokumentów mogą być używane według uznania firmy.

etapy wdrożenia:

wdrożenie systemu zarządzania jakością to wieloaspektowe wyzwanie. Oto przybliżony plan wdrożenia systemu zarządzania jakością:

1. ogólne szablony wszystkich kontrolowanych dokumentów, które firma planuje wykorzystać, powinny zostać sporządzone przed napisaniem dokumentów QMS. Szablony powinny mieć spójne style i formaty, dzięki czemu są łatwe do odczytania i nawigacji. Wszystkie procedury i instrukcje dotyczące wzorów powinny zawierać sekcje cel, zakres i zakres odpowiedzialności. Szablony muszą również spełniać wymogi dokumentu kontrolowanego, np. niepowtarzalny identyfikator itp. Opcjonalne jest umieszczenie logo firmy w nagłówku dokumentu.
2. wiele firm będzie miało już pisemne procedury; jednak te obecne procedury mogą nie być aktualne pod względem nieaktualności lub niekompletności itp. Mogą istnieć pewne obszary działalności, takie jak finanse, które nie są postrzegane jako objęte zakresem systemu zarządzania jakością, a istniejące procedury mogą być postrzegane jako najlepsza opcja osiągnięcia zgodności. Przedsiębiorstwa muszą dopilnować, aby te obszary nie miały wpływu na ogólne zarządzanie jakością.
3. firmy powinny przeprowadzić mapowanie procesów zarządzania ramami jakości w stylu schematu blokowego. Pomaga to włączyć wszystkie zainteresowane strony w proces, podkreśla obszary niezgodności i brakujących dokumentów oraz jest świetną metodą identyfikacji obszarów, w których potrzebne są zmiany.
4. przydatne jest mapowanie dokumentów i struktury QMS zgodnie z hierarchią za pomocą map procesów/dokumentów i wykresów organizacji.
5. dokumenty powinny być sporządzone zgodnie ze specyfikacjami zawartymi w Mapach dokumentów; bądź świadomy swoich odbiorców i używaj odpowiedniego języka. Duża międzynarodowa firma z dwujęzycznym personelem może wymagać opublikowania dokumentacji w kilku językach.
6. projekty elektroniczne powinny być odpowiednio zarządzane. Należy je udokumentować i złożyć, aby można je było łatwo zidentyfikować, pobrać, przejrzeć, śledzić i zarządzać. Proces stosowany w mechanizmie kontroli dokumentów powinien być spójny z procesem stosowanym w procesie opracowywania.
7. ważne jest, aby wszystkie dokumenty były poddawane przeglądowi przez ekspertów ze wszystkich dziedzin, których dotyczy zakres dokumentu. Brak przeglądu dokumentów może skutkować zmniejszeniem zgodności, zwiększeniem ryzyka odchylenia od systemu zarządzania jakością i spowodowaniem tarć między pracownikami/działami.
8. ważne jest, aby uzyskać odpowiedni poziom zatwierdzenia dla wydanego dokumentu, który będzie podyktowany normą zgodności. Po wydaniu i zatwierdzeniu papierowa kopia dokumentu musi zostać złożona w bezpiecznym miejscu. Po opublikowaniu dokumentów personel może zostać przeszkolony w zakresie korzystania z nich.

podsumowując

• Oceń istniejącą firmę
• upewnij się, że konieczne jest wdrożenie systemu zarządzania jakością
• upewnij się, że procesy działają
• w razie potrzeby zmieniaj te procesy i przeprowadzaj ciągłe przeglądy
• zbadaj elektroniczne rozwiązania zarządzania jakością (EQMS) jako sposób automatyzacji i uproszczenia procesu

co dalej?

dowiedz się, jak Ideagen może pomóc Twojej firmie we wdrożeniu systemu zarządzania jakością. Q-Pulse QMS to oprogramowanie z wyboru dla ponad 2000 firm na całym świecie, jeden system, wspierany przez 25 lat innowacji, od uznanego i zaufanego dostawcy.