bazy danych są zbudowane do przechowywania danych, które mogą być przydatne dla kogoś, kto jest właścicielem lub używa tych danych. Dane stają się informacjami, gdy są prezentowane w formacie, który jest przydatny dla przeglądarki. Istnieje wiele sposobów przekształcania danych w informacje, a najczęściej jest to tworzenie raportu.
raport porządkuje dane w formacie, który jest przydatny do określonego celu. Na przykład dane dotyczące sprzedaży można zorganizować, aby odkryć trendy w sprzedaży, ocenić sprzedawców lub dowiedzieć się, które promocje firmy generują największy dochód. Jako konsultanci FileMaker, projektanci baz danych i programiści stron internetowych, rzadko zdarza się, gdy tworzymy bazę danych, która w pewnym momencie nie jest używana do tworzenia raportu. W tym artykule opisano 5-stopniowy proces, dzięki któremu projektowanie raportów jest proste i wydajne.
wiedz, jakich informacji potrzebujesz.
pierwszym krokiem w tworzeniu raportu jest wiedza, jakich informacji potrzebujesz zadaj sobie następujące pytania:
- jaki jest cel tego raportu?
- co chciałbym wiedzieć?
- kto będzie musiał zobaczyć ten raport?
- w jaki sposób informacje zawarte w tym raporcie zostaną wykorzystane przez każdą osobę lub grupę, która je zobaczy?
2. Określ dane, które będą wymienione w raporcie.
teraz czas zaprojektować raport. Użyj odpowiedzi na pytania z kroku 1, aby zaprojektować układ raportu. Zadaj sobie pytanie:
- jakie dane muszą być wymienione w raporcie, aby osiągnąć swój cel?
- czy lista danych musi być zagregowana, pogrupowana lub posortowana w określony sposób? Jeśli tak, to jakie grupy, rodzaje i zagregowane obliczenia są potrzebne?
3. Szkicuj przykładowy raport
czasami nie ma substytutu kontroli wzrokowej. Zweryfikuj to, co zostało określone w krokach 1 i 2, szkicując raport na kartce papieru, edytorze tekstu, arkuszu kalkulacyjnym lub ulubionym narzędziu do układania Grafiki. Może się okazać, że pominąłeś coś w krokach 1 i 2. Jeśli tak, spłucz i powtarzaj, aż otrzymasz przykładowy raport swoich marzeń.
4. Zapewnić zbieranie odpowiednich danych.
zbieranie odpowiednich danych oznacza upewnienie się, że baza danych jest odpowiednio modelowana i zaprojektowana. Pytania, które należy zadać projektantowi bazy danych to:
- czy baza danych przechowuje dane potrzebne do raportu, który chcę?
- czy moja baza danych jest prawidłowo skonstruowana w taki sposób, że mogę użyć przechowywanych danych do utworzenia raportu, który chcę? Ten krok wymaga znajomości dobrego modelowania i projektowania baz danych, a ten temat jest zbyt duży, aby nawet podsumować tutaj. Jeśli nie wiesz zbyt wiele o modelowaniu danych, możesz przeczytać kilka dobrych artykułów na ten temat online lub skonsultować się z ekspertem ds. projektowania oprogramowania bazodanowego, aby ustalić, czy Twoja baza danych jest odpowiednio skonstruowana do tego, czego potrzebujesz.
5. Utwórz swój raport.
użyj przykładowego raportu, aby utworzyć układ z technologią, której używasz do prezentowania danych z bazy danych osobom, które potrzebują twojego raportu. Przykładami takiej technologii są:
- strona internetowa zbudowana z php i mysql
- system zarządzania treścią, taki jak WordPress lub Drupal
- platforma oprogramowania bazodanowego, taka jak FileMaker Pro
- narzędzie do raportowania, takie jak Tableau.
raporty są ważnym i użytecznym narzędziem, które pomaga zrozumieć Twoją firmę i informować o procesach decyzyjnych. Upewnij się, że Twoje raporty są proste, skuteczne i celowe, korzystając z powyższych wskazówek. Jeśli potrzebujesz więcej narzędzi, wskazówek lub wskazówek przy projektowaniu raportów lub baz danych, skontaktuj się z nami w celu uzyskania pomocy.
