w usługach profesjonalnych niektóre z najbardziej fundamentalnych dyskusji koncentrują się na stawkach godzinowych, miesięcznych opłatach i opłatach opartych na projektach. Pomyślne zaspokojenie potrzeb klienta kończy się udziałem tyle rozmowy wokół kosztów, jak to robi rzeczywistej pracy wymagane – iw rezultacie, warunki umowne muszą być starannie i skrupulatnie uzgodnione przed rozpoczęciem. W związku z tym szczególnie ważne jest dokładne wyjaśnienie, jakie rodzaje działalności są rozliczane w porównaniu z tymi, które są rozliczane. godziny bez rachunku.
łatwiej powiedzieć niż zrobić, jednak określenie, jakie zadanie należy do jakiej kategorii, może stanowić nie lada wyzwanie. Następnie proces fakturowania musi przejść zarówno wysyłanie rachunków, jak i otrzymywanie płatności w rozsądnym terminie.
ale jest dobra wiadomość: przyjęcie najlepszych praktyk dotyczących rachunków może pomóc w ułatwieniu całego procesu. Dzięki jasnemu zrozumieniu tego, co można rozliczać klientom i jak najlepiej wystawiać faktury, firmy mogą usprawnić operacje, poprawić ogólną wydajność i osiągnąć wyższą rentowność. Czytaj dalej, aby poznać trzy inteligentne strategie, które pomogą Twojej firmie zwiększyć liczbę godzin rozliczanych, zmniejszyć liczbę godzin nieobliczalnych i pewnie poruszać się po fakturowaniu projektów.
Bądź na czasie i w budżecie
Uzyskaj dostęp do naszych bezpłatnych webinariów dotyczących globalnych i mobilnych rozwiązań dla przedsiębiorstw stworzonych dla dzisiejszych pracowników
Obejrzyj teraz
darmowe webinaria
ale po kolei: co jest płatne, a co nie?
jakie są godziny rozliczeniowe?
rozliczane godziny to niestety nie tylko „przepracowane godziny”. Zawsze będzie pewien procent zadań, które muszą zostać ukończone i nie są rozliczane. W skrócie: rozliczane zadania to „czysta praca projektowa, którą można rozliczać z powrotem do klienta”, takie jak planowanie projektu, komunikacja z klientem i spotkania (zarówno zaplanowane, jak i nieplanowane), badania, prace produkcyjne, Inżynieria i korekty.
co to jest rozliczane a nie rozliczane godziny?
godziny nieobliczalne obejmują działania, które Twoja organizacja wykonywałaby, nawet gdyby klient nie istniał. Działania te obejmują wewnętrzne spotkania, networking i poszukiwanie nowych klientów, marketing i reklama, zadania administracyjne, takie jak Papierkowa robota, składanie dokumentów, fakturowanie, śledzenie wydatków, naprawianie błędów lub refaktoryzacja kodu, szkolenia itp.
Jakie jest znaczenie rozliczania i rozliczania godzin?
wszyscy wiemy, że dostawcy usług uwielbiają rozliczać klienta za wiele rozliczanych godzin, ale nie możemy również zaprzeczyć, że musisz również uzasadnić czas spędzony na zadaniu lub projekcie. Prawidłowe śledzenie godzin jest nie tylko konieczne, aby twoje projekty były bardziej skuteczne w przyszłości, ale także dlatego, że daje realistyczną wizję kilku statystyk biznesowych, takich jak:
- ile czasu Twoi pracownicy spędzili na konkretnym zadaniu lub projekcie
- ile zysku lub straty zarobiła Twoja firma
- ile twój zespół jest produktywny i jaka jest jego wydajność
- jak możesz efektywniej planować
- jak powinieneś lepiej szacować przyszłe rachunki
- ile czasu spędzasz na opłacalny projekt był dla Twojej firmy
- jak sprawić, aby projekty były bardziej owocne w przyszłości
brzmi dobrze? Następnie przejdźmy do tych najlepszych praktyk:
1. Zainwestuj w wysokiej jakości oprogramowanie do śledzenia czasu
jakość rodzi jakość. Ale poszczególni pracownicy skrupulatnie rejestrują godziny w arkuszu kalkulacyjnym, dokumencie Word – a nawet piórem i papierem – nie mierzą dokładnie. Inni nadal muszą połączyć te dane w coś sensownego, biorąc pod uwagę różne stawki płac i inne – a nawet wtedy potencjał błędu ludzkiego jest prawie gwarantowany. Bez precyzyjnego śledzenia projektu w czasie rzeczywistym organizacja nie dysponuje odpowiednimi narzędziami do dokładnego mierzenia rozliczanych godzin – co ostatecznie skutkuje stałym spadkiem przychodów. Inwestowanie w oprogramowanie do śledzenia czasu, które pilnie i szybko rejestruje godziny pracy pracowników z łatwością i wygodą, jest jedynym sposobem zapewnienia prawdziwej jakości. Korzyści są natychmiastowe:
- zaoszczędź czas i zmarnowany wysiłek pracowników i personelu finansowego, gdy wszystko związane z czasem i rozliczeniami jest zautomatyzowane.
- zrozum wkład pracownika—zarówno w indywidualne projekty, jak i ogólny stan zdrowia i sukces firmy—przeglądając jego wskaźnik wykorzystania i produktywność.
- oceniaj stan i stan projektu w czasie rzeczywistym, obserwując postęp projektu w porównaniu z godzinami spędzonymi przez pracowników.
- przydzielaj (lub realokuj) najlepsze zasoby w oparciu o klientów, którzy w największym stopniu przyczyniają się do Twoich przychodów.
- Uchwyć rzeczywisty koszt projektów i wykorzystaj zagregowane dane, aby upewnić się, że przyszłe szacunki projektu są dokładniejsze.
2. Śledź wszystko-w tym godziny podlegające opłacie
śledzenie godzin podlegających opłacie jest ważnym przedsięwzięciem-ale mniej korzyści płynących z monitorowania i badania nie podlegających opłacie. W ten sposób, firmy mają okazję odkryć kilka ekscytujących trendów w „big picture”, jak również drobnych punktów. Dzięki przejrzystemu przeglądowi sytuacji możesz zacząć zmieniać priorytety i ustalać wytyczne dla różnych zadań, takich jak spotkania, szkolenia i aktywność zespołu. Na przykład, ile czasu spotkań jest konieczne dla projektów klientów? Ile czasu należy poświęcić na szkolenie? Czy twój zespół dobrze współpracuje? Z każdym wglądem przychodzi możliwość poprawy sytuacji dla wszystkich.
3. Automatyzacja do rozliczania zadań
obowiązki administracyjne nigdy nie będą rozliczanymi zadaniami godzinowymi, więc dlaczego nie zminimalizować ich wpływu? Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest automatyzacja. Łatwo wdrażane, skalowalne rozwiązanie może zapewnić wszystko, czego organizacja potrzebuje, aby odnieść sukces:
- pracownicy mogą odzyskać cenny czas spędzony na śledzeniu swoich godzin i zadań, co oznacza, że potencjalne godziny podlegające opłacie zwiększają się wraz ze spadkiem frustracji pracowników.
- menedżerowie mają do tej pory wgląd w postęp projektu i rentowność w czasie rzeczywistym, co pozwala na wprowadzanie korekt.
- Finanse i rozliczenia nie muszą już skrupulatnie gromadzić różnych źródeł danych w celu rozliczania klientów i są na tej samej stronie z zespołem ds.
- klienci otrzymują automatyczne faktury, które są spójne i pouczające. Bonus: klienci są mniej skłonni do sprzeciwu wobec kosztów projektu, gdy mogą wyraźnie zobaczyć, jak przydzielono godziny.
- firma czerpie korzyści z minimalizacji godzin bez faktur i wysyłania faktur na czas co miesiąc.
dzięki rozwiązaniu programowemu, które centralizuje rejestrowanie czasu, eliminuje wyzwania związane z ręcznym systemem, usprawnia rozliczanie i fakturowanie, oszczędza czas, poprawia morale i zachwyca klientów, będziesz się zastanawiać, jak kiedykolwiek funkcjonowałeś bez zautomatyzowanego oprogramowania.
