Ikke Vær Elendig Om Fakturablene Dine:En Guide

i profesjonelle tjenester dreier noen av de mest grunnleggende diskusjonene rundt timepriser, månedlige beholdninger og prosjektbaserte avgifter. Vellykket tilfredsstille kundens behov ender opp med å involvere så mye samtale rundt kostnadene som det gjør det faktiske arbeidet forespurt – og som et resultat, kontraktsvilkår må være nøye og omhyggelig avtalt før du kommer i gang. Dette gjør det spesielt viktig å avklare nøyaktig hvilke aktiviteter utgjør fakturerbar vs. ikke-fakturerbare timer.

Lettere sagt enn gjort, men som å bestemme hvilken oppgave som tilhører hvilken kategori, kan det være litt av en utfordring. Etter det må faktureringsprosessen gjennomgå både å sende regninger og motta betaling på en rimelig tidslinje.

men det er gode nyheter: vedta beste praksis rundt billables kan bidra til å gjøre hele prosessen enklere. Med en klar forståelse av hva som kan faktureres til kunder og hvordan man best fakturerer, kan bedrifter effektivisere driften, forbedre den generelle effektiviteten og oppleve høyere lønnsomhet. Les videre for å lære tre smarte strategier for å hjelpe bedriften din med å øke fakturerbare timer, redusere ikke-fakturerbare timer og navigere prosjektfakturering med tillit fremover.

Men Første Ting Først: Hva Er Fakturerbart, Og Hva er Det Ikke?

Hva Er Fakturerbare Timer?

Fakturerbare timer er ikke bare «arbeidstimer», dessverre. Det vil alltid være en prosentandel av oppgaver som må fullføres og ikke faktureres. Kort Sagt: Fakturerbare oppgaver er «rent prosjektarbeid som kan faktureres tilbake til kunden», som prosjektplanlegging, klientkommunikasjon og møter (både planlagt og ikke planlagt), forskning, produksjonsarbeid, engineering og revisjoner.

Hva Er Fakturerbare kontra Ikke-fakturerbare Timer?

ikke-fakturerbare timer omfatter aktivitetene organisasjonen ville gjøre selv om klienten ikke eksisterte. Disse aktivitetene inkluderer interne møter, nettverk og prospektering for nye kunder, markedsføring og reklame, administrative oppgaver som papirarbeid, arkivering, fakturering, utgiftssporing, feilretting eller koderefaktorering, opplæring etc.

Hva Er Viktigheten Av Å Spore Fakturerbare og ikke-fakturerbare timer?

vi vet alle at tjenesteleverandører elsker å fakturere klienten for mange fakturerbare timer, men vi kan heller ikke nekte for at du også må rettferdiggjøre tiden du har brukt på en oppgave eller et prosjekt. Sporing timer riktig er ikke bare nødvendig, slik at du kan gjøre dine prosjekter mer vellykket i fremtiden, men også fordi det gir realistisk visjon i flere virksomhet statistikk som:

• hvor mye tid de ansatte brukte på en bestemt oppgave eller et prosjekt
• hvor mye fortjeneste eller tap bedriften din har gjort
• hvor mye er teamet produktivt, og hva er ytelsen
• hvordan kan du planlegge mer effektivt
• hvordan bør du gjøre bedre fremtidige faktureringsestimater
• hvor mye kostnadseffektivt prosjektet var for din bedrift
• hvordan gjøre prosjekter mer fruktbare i fremtiden

høres bra ut? Så la oss gå videre til de beste praksisene:

1. Invester i kvalitetstid sporing programvare

Kvalitet avler kvalitet. Men enkelte ansatte møysommelig fange timer i et regneark, Word doc-eller med penn og papir-ikke akkurat måle opp. Andre må fortsatt samle disse dataene til noe meningsfylt, regnskap for ulike lønnssatser og mer – og selv da er potensialet for menneskelig feil nesten garantert. Uten presis, sanntids prosjektsporing på plass, mangler en organisasjon de riktige verktøyene for å måle fakturerbare timer nøyaktig – noe som til slutt resulterer i stadig tapte inntekter. Investere i en tid-sporing programvare som flittig og raskt registrerer ansattes timer med letthet og bekvemmelighet er den eneste måten å sikre ekte kvalitet. Fordelene er umiddelbare:

• Spar tid og bortkastet innsats av ansatte og økonomipersonell når alt knyttet til tid og fakturering er automatisert.
• Forstå en ansattes bidrag—både til individuelle prosjekter og den generelle helsen og suksessen til virksomheten-ved å se hans eller hennes utnyttelsesgrad og produktivitet.
• Vurder helse og status for et prosjekt i sanntid ved å se på prosjektets fremgang i forhold til timer brukt av ansatte.
• Tilordne (Eller omfordele) dine beste ressurser basert på kunder som bidrar mest til inntektene dine.
• Fang de faktiske kostnadene for prosjekter og bruk de samlede dataene for å sikre at fremtidige prosjektestimater er mer nøyaktige.

2. Spor alt-inkludert ikke-fakturerbare timer

Sporing av fakturerbare timer Er en fremtredende oppgave – men mindre er fordelene oppnådd ved å overvåke og undersøke ikke-fakturerbare. Ved å gjøre dette, bedrifter har mulighet til å oppdage noen spennende trender i «store bildet» samt fine poeng. Med en ryddig oversikt over situasjonen, kan du begynne å skifte prioriteringer og sette retningslinjer for ulike oppgaver som møter, opplæring og teamaktivitet. For Eksempel, hvor mye møtetid er nødvendig for klientprosjekter? Hvor mye tid skal brukes til trening? Fungerer teamet ditt godt sammen? Med hver innsikt kommer evnen til å forbedre situasjonen for alle.

3. Automatiser til faktureringsoppgaver

Administrative oppgaver kommer aldri til å bli fakturerbare timeoppgaver, så hvorfor ikke minimere innvirkningen? Den beste måten å oppnå dette på er gjennom automatisering. En lett utplassert, skalerbar løsning kan gi alt en organisasjon trenger for å lykkes:

• Ansatte kan ta tilbake verdifull tid brukt på å holde oversikt over sine timer og oppgaver, noe som betyr at potensielle fakturerbare timer øker etter hvert som medarbeidernes frustrasjon reduseres.
• Ledere har sanntidssynlighet i prosjektets fremdrift og lønnsomhet til dags dato, noe som gjør det mulig å foreta justeringer.
• Finans og fakturering trenger ikke lenger å omhyggelig samle ulike datakilder for å fakturere kunder og er på samme side med leveringsteamet.
• Klienter mottar automatiserte fakturaer som er konsistente og informative. Bonus: klienter er mindre tilbøyelige til å motsette seg prosjektkostnader når de tydelig kan se hvordan timer har blitt tildelt.
• selskapet drar nytte av å minimere ikke-fakturerbare timer og fra å sende fakturaer rett tid hver måned.

med en programvareløsning som sentraliserer tidsfangst, eliminerer utfordringene i et manuelt system, strømlinjeformer fakturering og fakturering, sparer tid, forbedrer moralen og gleder klienter, vil du lure på hvordan du noen gang har fungert uten en automatisert programvareløsning.