v profesionálních službách se některé z nejzákladnějších diskusí točí kolem hodinových sazeb, měsíčních držáků a poplatků založených na projektu. Úspěšné uspokojování potřeb klientů končí tím, že zahrnuje tolik rozhovorů o nákladech, kolik dělá skutečná požadovaná práce-a v důsledku toho musí být smluvní podmínky pečlivě a pečlivě dohodnuty, než začnete. Díky tomu je obzvláště důležité přesně objasnit, jaké činnosti představují Fakturovatelné vs. nevyúčtovatelné hodiny.
snadněji řekne, než udělá, nicméně, jako určení, jaký úkol patří do které kategorie může představovat docela výzvu. V návaznosti na to, fakturační proces musí projít jak odesíláním účtů, tak přijímáním plateb na přiměřené časové ose.
ale je tu dobrá zpráva: přijetí osvědčených postupů kolem billables může pomoci usnadnit celý proces. S jasným pochopením toho, co lze klientům účtovat a jak nejlépe fakturovat, mohou podniky zefektivnit operace, zlepšit celkovou efektivitu a zažít vyšší ziskovost. Čtěte dále a dozvíte se tři chytré strategie, které vaší firmě pomohou zvýšit Fakturovatelné hodiny, snížit nevyúčtovatelné hodiny a s důvěrou se orientovat v fakturaci projektu.
zůstat On-time a on-budget
přístup k našim zdarma webináře pro globální a mobilní podniková řešení postavená pro dnešní pracovní síly
Sledujte nyní
bezplatné webináře
ale popořadě: co je Fakturovatelné a co ne?
co je Fakturovatelné hodiny?
Fakturovatelné hodiny nejsou bohužel jen „odpracované hodiny“. Vždy bude existovat určité procento úkolů, které musí být dokončeny a nejsou Fakturovatelné. Stručně řečeno: zúčtovatelné úkoly jsou „čistá projektová práce, kterou lze účtovat zpět klientovi“, jako je plánování projektu, komunikace s klientem a schůzky (plánované i neplánované), výzkum, výrobní práce, inženýrství a revize.
co je Fakturovatelné vs. nevyúčtovatelné hodiny?
Nevyúčtovatelné hodiny zahrnují činnosti, které by vaše organizace dělala, i když klient neexistoval. Mezi tyto činnosti patří interní schůzky, vytváření sítí a vyhledávání nových klientů, marketing a reklama, administrativní úkoly, jako je papírování, podání, fakturace, sledování výdajů, Oprava chyb, nebo refaktorování kódu, školení, atd.
jaký je význam sledování fakturovatelných a nevyúčtovatelných hodin?
všichni víme, že poskytovatelé služeb rádi účtují klientovi mnoho fakturovatelných hodin, ale také nemůžeme popřít, že musíte také zdůvodnit čas, který jste strávili na úkolu nebo projektu. Správné sledování hodin je nejen nezbytné, abyste mohli své projekty v budoucnu úspěšnější, ale také proto, že poskytuje realistickou vizi do několika obchodních statistik, jako je:
- kolik času vaši zaměstnanci strávili na konkrétním úkolu nebo projektu
- kolik zisku nebo ztráty vaše firma dosáhla
- kolik je váš tým produktivní a jaký je jeho výkon
- jak můžete efektivněji plánovat
- jak byste měli lépe plánovat budoucí fakturační odhady
- jak nákladově efektivní byl projekt pro vaše podnikání
- jak učinit projekty plodnějšími v budoucnu
Zní to dobře? Pak přejděme k těm osvědčeným postupům:
1. Investujte do kvalitního softwaru pro sledování času
kvalita plodí kvalitu. Ale jednotliví zaměstnanci pečlivě zachycující hodiny v tabulce, Word doc – nebo dokonce s perem a papírem-se přesně neměří. Jiní musí tato data stále agregovat do něčeho smysluplného, účtování různých platových sazeb a dalších – a dokonce i tehdy, potenciál lidské chyby je téměř zaručen. Bez přesného sledování projektů v reálném čase organizace postrádá správné nástroje pro přesné měření fakturovatelných hodin-což nakonec vede k trvale ztraceným příjmům. Jediným způsobem, jak zajistit skutečnou kvalitu, je investovat do softwaru pro sledování času, který pečlivě a rychle zaznamenává pracovní dobu zaměstnanců s lehkostí a pohodlím. Výhody jsou okamžité:
- Ušetřete čas a zbytečné úsilí zaměstnanců a finančních pracovníků, když je vše spojené s časem a fakturací automatizováno.
- pochopte příspěvky zaměstnance – jak na jednotlivé projekty, tak na celkové zdraví a úspěch podniku-sledováním jeho míry využití a produktivity.
- posoudit zdraví a stav projektu v reálném čase sledováním průběhu projektu ve srovnání s hodinami strávenými zaměstnanci.
- přidělte (nebo přerozdělte) své nejlepší zdroje na základě klientů, kteří nejvíce přispívají k vašim příjmům.
- Zachyťte skutečné náklady na projekty a využijte agregovaná data, abyste zajistili přesnější odhady budoucích projektů.
2. Sledujte vše-včetně nevyúčtovatelných hodin
sledování fakturovatelných hodin je prominentní podnik-ale méně jsou výhody získané sledováním a zkoumáním nevyúčtovatelných hodin. Podniky tak mají příležitost objevit některé vzrušující trendy v „velkém obrazu“ i v jemných bodech. S úhledným přehledem situace můžete začít měnit priority a nastavovat pokyny pro různé úkoly, jako jsou schůzky, školení a týmová aktivita. Například, kolik času schůzky je nutné pro klientské projekty? Kolik času by mělo být věnováno školení? Spolupracuje váš tým dobře? S každým vhledem přichází schopnost zlepšit situaci pro každého.
3. Automatizovat vyúčtování úkolů
administrativní povinnosti nikdy nebudou zúčtovatelné hodinové úkoly, tak proč ne minimalizovat jejich dopad? Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je automatizace. Snadno nasazené, škálovatelné řešení může poskytnout vše, co organizace potřebuje k úspěchu:
- zaměstnanci si mohou vzít zpět drahocenný čas strávený sledováním svých hodin a úkolů, což znamená, že potenciální zúčtovatelné hodiny se zvyšují s poklesem frustrace zaměstnanců.
- manažeři mají přehled o dosavadním průběhu projektu a ziskovosti v reálném čase, což umožňuje provádět úpravy.
- Finance a fakturace již nemusí pečlivě agregovat nesourodé zdroje dat, aby mohly účtovat klientům a jsou na stejné stránce s doručovacím týmem.
- klienti dostávají automatické faktury, které jsou konzistentní a informativní. Bonus: klienti méně pravděpodobně vznesou námitky proti projektovým nákladům, když jasně vidí, jak byly přiděleny hodiny.
- společnost těží z minimalizace nevyúčtovatelných hodin a z zasílání faktur přímo na čas každý měsíc.
se softwarovým řešením, které centralizuje zachycení času, eliminuje problémy manuálního systému, zefektivňuje fakturaci a fakturaci, šetří čas, zlepšuje morálku a potěší klienty, budete se divit, jak jste někdy fungovali bez automatizovaného softwarového řešení.
