Kompletny przewodnik po planowaniu udanej konferencji lub Konwencji

planowanie konferencji może być ekscytującym przedsięwzięciem, ponieważ oczekujesz stworzenia satysfakcjonującego wydarzenia dla każdego, kto uczestniczy. Zazwyczaj istnieje wiele zadań do żonglowania, a staranne planowanie pomaga uczynić cały proces bardziej płynnym, a tym samym przyjemniejszym dla wszystkich zaangażowanych w planowanie.

wybierz najlepsze Centrum konferencyjne dla swojego rodzaju imprezy

istnieje wiele różnych konferencji i zjazdów, od tych skierowanych do konkretnej firmy lub branży, po te otwarte dla szerszej publiczności. Istnieją konwencje, które odbywają się prywatnie, jak również otwarte dla publiczności—w spektrum rozmiarów-chociaż tego typu imprezy, w ogóle, są większe niż typowe spotkanie firmowe.

bez względu na specyfikę Twojej konferencji lub konwentu, najważniejsze jest stworzenie wydarzenia, które spełni lub przekroczy Twoje cele dla imprezy firmowej i zadowoli uczestników konferencji.

Lista kontrolna planowania konferencji

planowanie tego typu wydarzeń często rozpoczyna się co najmniej rok wcześniej, a następujące elementy zwykle znajdują się na początku procesu:

• cel ogólny: czy jest to na przykład konwencja edukacyjna dla ludzi z twojej branży? Czy chcesz wykorzystać to wydarzenie do stworzenia reklamy dla swojej firmy? Czy celem jest generowanie przychodów czy wyrównywanie rachunków? Co jeszcze należy wyjaśnić na temat celu konferencji od samego początku? Podczas procesu planowania, podejmując decyzje, miej ten cel na uwadze.
• budżet: ile pieniędzy trzeba zainwestować w konferencję z góry? Poszukasz sponsorów? Jaki procent wydatków chcesz pokryć z opłat wnoszonych przez uczestników? Ile potrzebujesz, aby dostosować plany, jeśli sprzedaż biletów jest niższa niż przewidywano? Ile jest miejsca w Twoim budżecie? Ile można przeznaczyć na nieoczekiwane wydatki?
• ogólna struktura: czy na przykład będziesz miał wydarzenie pełne branżowych prelegentów? Czy w osobnych salach konferencyjnych będą odbywać się grupy dyskusyjne breakout? Czy uczestnicy otrzymają certyfikaty lub punkty kształcenia ustawicznego po wzięciu udziału w wydarzeniu?
• daty i godziny wydarzeń: czy będzie to jednodniowa konferencja? Taki, który trwa cały weekend, a może nawet cały tydzień? Czy istnieją konkretne daty, kiedy to musi się odbyć? Jeśli nie, Jakie są kilka preferowanych dat? Czy będzie to impreza od 9 do 5, czy wieczory? Czy chcesz pomóc uczestnikom w rezerwacji pokoi hotelowych w okolicy?
• Centrum Konferencyjne: w przypadku imprezy o znacznej wielkości, jak wiele konferencji i zjazdów, może nie być łatwo znaleźć miejsce, które zaspokoi wszystkie twoje potrzeby. Ile osób będzie obecnych? Czy masz już na myśli konkretne miejsce? Ile sal konferencyjnych jest potrzebnych? Czy terminy, których potrzebujesz, są dostępne? Co trzeba zrobić, aby zabezpieczyć To miejsce?

kolejnym kluczowym elementem planowania konferencji jest jedzenie, które zjedzą uczestnicy. Jakie posiłki będziesz dostarczać, jeśli w ogóle? Śniadanie, obiad i kolacja? Czy posiłki będą serwowane, czy preferujesz bufet? Bufety mogą szybciej przesuwać posiłek i dać ludziom szansę na wstawanie i rozciąganie, podczas gdy posiłki przysiadowe dają ludziom możliwość relaksu i rozmowy z kolegami przy stole.

być może podczas konferencji lub targów sensowniejsze byłoby sprowadzenie sprzedawców żywności, aby uczestnicy mogli jeść w dogodnym dla siebie miejscu wokół zaplanowanych wydarzeń i działań w ciągu dnia.

aby uzyskać więcej informacji, sprawdź naszą kompletną listę kontrolną planowania konferencji.

jak organizatorzy konferencji pozostają zorganizowani

najlepsza metoda będzie zależeć od struktury Komitetu Planowania, chociaż istnieją wspólne czynniki między tymi komitetami. Ogólnie rzecz biorąc, opracujesz plan, który zawiera jasno określone zadania, które są przypisane do osób lub grup z określonymi terminami. Każde zadanie musiałoby pochodzić z zakresu budżetu, aby osiągnąć to, co jest potrzebne. Narzędzia do współpracy mogą być tak proste, jak Dokumenty Google i Arkusze Google lub coś bardziej zaawansowanego technologicznie, na przykład za pomocą oprogramowania firmowego.

pamiętaj, aby podzielić duże zadania na podzadania i przypisać terminy płatności dla każdego z komponentów. Celem jest utrzymanie procesu w sposób stały, aby nie było paniki w ostatniej chwili lub pośpiechu, gdy zbliża się data konferencji, i aby upewnić się, że nie przegapisz niczego ważnego.

oprócz planowania samego wydarzenia, sensowne może być również stworzenie planu marketingowego, który jest wdrażany etapami w całym procesie. Czy na przykład:

• publikować komunikaty prasowe lub inne informacje na swojej stronie internetowej i innych istotnych publikacji?
• używaj e-mail marketingu, aby dostarczać wiadomości do potencjalnych odbiorców konferencji?
• wykorzystaj siłę mediów społecznościowych, aby przyciągnąć nowych uczestników?

ponadto wyznaczaj czasy w całym procesie, w którym przeprowadzasz kontrole budżetowe. Czy dotychczasowe wydatki są zbieżne z przychodami? Jeśli nie, to dlaczego? Może się zdarzyć, że jeden zespół postępuje dalej niż zakładano w procesie planowania i wykorzystał fundusze przed terminem. Lub może to oznaczać, że wydatki marketingowe były wyższe niż oczekiwano. W niektórych przypadkach mogą to być niewielkie rozbieżności z planem. Innym razem może być konieczne ponowne przyjrzenie się budżetowi i podjęcie decyzji o przywróceniu go do równowagi.

jeśli twój Komitet składa się z osób zatrudnionych w tej samej firmie lub należących do tej samej organizacji, możesz odbyć osobiste spotkania, aby się ze sobą zameldować. Jeśli twój Komitet jest bardziej rozproszony geograficznie, możesz korzystać z systemów chmurowych do udostępniania dokumentów i korzystać z technologii takich jak Zoom lub Skype do nawiązywania połączeń.

jak zwiększyć frekwencję na konferencji

nie jest niczym niezwykłym, że niektórzy uczestnicy czekają do ostatniej chwili, aby zapisać się na konferencję. Może to jednak stwarzać wyzwania dla planistów, w tym niepewność co do dostępnych dochodów oraz tego, ile żywności i innych materiałów byłoby potrzebnych. A jeśli masz ograniczoną przestrzeń w salach konferencyjnych, zmieniająca się liczba obecności może oznaczać, że będziesz musiał odrzucić ludzi (czego nie chcesz robić) lub zrobić w ostatniej chwili zamieszanie, aby dostosować układ konferencji.

idealnie, oczywiście, uczestnicy zarejestrują się wcześniej w tym procesie—i pytanie może stać się, jak zachęcić rejestracje, aby doprowadzić frekwencję do optymalnego poziomu.

po pierwsze, może pomóc rozważyć zalety i wady oferowania zniżki dla osób, które zarejestrują się i zapłacą wcześniej za konferencję. Korzyści z wczesnej płatności rabaty obejmują, Jak to może:

• przekaż swojemu Komitetowi wczesny zastrzyk gotówki, który może pomóc w sfinansowaniu pozycji, za które musisz zapłacić przed konferencją
• Stwórz szum, gdy liczba odwiedzających wzrośnie, co może jeszcze bardziej zwiększyć frekwencję
• Podziękuj osobom, które zarejestrują się i zapłacą wcześniej

minusy obejmują sposób, w jaki może to zmniejszyć ogólne przychody, co może mieć negatywny wpływ na budżet i zdolność do tworzenia premier doświadczenie. Dodatkowo może wywołać niechciane przekonanie, że Twoje wydarzenie może nie być warte pełnej ceny—i czasami może prowadzić do niezręcznej sytuacji, w której uczestnicy, którzy nie zarejestrowali się wcześniej, poproszą o zapłacenie Niższej ceny.

oprócz decydowania o poziomach cenowych, twoja zdolność do zwiększenia frekwencji na konferencjach może być w dużej mierze związana z głębią i skutecznością kampanii marketingowych i public relations. Zacznij wcześnie od marketingu, w tym zarówno szerszych strategii, takich jak komunikaty prasowe, do technik niszowych, takich jak uprawa określonych grup i osób.

jak pracować z planistami wydarzeń

planowanie konferencji może zająć dużo czasu i uwagi. Tak więc, jeśli pracujesz nad planowaniem konferencji, a jednocześnie zarządzasz regularnym obciążeniem pracą, może to stać się dość trudne. To często powód, dla którego osoby decydujące się na współpracę z organizatorem wydarzeń podejmują tę decyzję—i często doświadczają dodatkowych korzyści.

poza zwolnieniem czasu, planiści wydarzeń mogą pomóc Komisji w ustaleniu priorytetów wydatków, aby zmaksymalizować budżet konferencji. Ponadto doświadczeni planiści wiedzą, jakich pułapek unikać, chroniąc Cię przed niechcianymi niespodziankami, jednocześnie dbając o szczegóły planowania, które nie zawsze są oczywiste. Mogą one wahać się od weryfikacji specyfiki WiFi do obsługi specjalnych próśb dietetycznych.

ponadto Twój planer wydarzeń może pomóc Ci pozyskać dostawców, którzy pasują do Twoich potrzeb konferencyjnych lub konwentowych w ramach Twojego budżetu, negocjując lepsze oferty, które możesz być w stanie samodzielnie. Wszystkie te problemy są obsługiwane przez planistę, możesz skupić się na cieszeniu się konferencją i korzystaniu z sieci, dzielenia się wiedzą i nie tylko.

jeśli zdecydujesz się zatrudnić organizatora wydarzeń, oto kilka wskazówek, które usprawnią ten proces:

• jasno komunikuj, co chcesz i czego potrzebujesz, a gdy nie jesteś pewien opcji, zapytaj. Twój planner może wymyślić kreatywne pomysły, których wcześniej nie rozważałeś, niezależnie od tego, czy jest to związane z ustawieniem pokoju, sposobem serwowania posiłków, czy czymś zupełnie innym.
• Posłuchaj pomysłów przedstawionych przez planistę i dokładnie je zważaj. Ostatecznie jest to twoja konferencja, więc masz ostateczne zdanie wśród dostępnych opcji—ale równie dobrze możesz w pełni wykorzystać nieocenione profesjonalne porady danej osoby podczas analizy zalet i wad wyborów.
• elastyczność ma kluczowe znaczenie. Są pewne rzeczy, które mogą być już naprawione. Na przykład możesz wybrać datę konferencji rok temu i szeroko promować tę datę. Ale za każdym razem, gdy jest trochę miejsca na rozważenie opcji, pozostawanie otwartym na możliwości może pomóc w organizacji konwencji, która zostanie zapamiętana na wiele lat.

pamiętaj, że jeśli wybierzesz Centrum Konferencyjne Thrasher-Horne, nasz Koordynator wynajmu będzie do twojej dyspozycji, aby zaoferować Ci wsparcie, w tym współpracę z planerem wydarzeń, jeśli zdecydujesz się je wynająć. Jeśli zdecydujesz się nie zatrudnić profesjonalisty do planowania konferencji, chętnie pomożemy Ci stworzyć wyjątkowe doświadczenie dla Twoich prelegentów i uczestników.

typy Expo & miejsca w salach konferencyjnych

centra konferencyjne mogą obejmować na przykład Hotele, uczelnie i centra biznesowe. Często mają miejsca przeznaczone na spotkania, ze stołami i krzesłami, możliwościami WiFi i nie tylko. Wybierając hotel, goście mogą również zatrzymać się tam na noc, w zależności od potrzeb. Wyzwania mogą obejmować posiadanie wystarczającej liczby sal konferencyjnych, jeśli organizujesz wiele sesji jednocześnie lub chcesz mieć przestrzenie przełomowe. Może być konieczne użycie ich wyznaczonych catering, jak również.

aby stworzyć wydarzenie do zapamiętania, możesz również rozważyć lokalizację z wyjątkowymi atrakcjami. Na przykład Thrasher-Horne Center ma galerię, która jest dostępna na wynajem wydarzeń—A artystyczne pokazy w naszych galeriach mogą naprawdę wyróżnić Twoją konferencję.

wybierając Thrasher-Horne Conference Center
w Thrasher-Horne otrzymasz pięciogwiazdkową obsługę w naszym niedrogim nowoczesnym miejscu. Nasze pięć konfigurowalnych pokoi może pomieścić układ potrzebny do ożywienia wizji konferencyjnej. Mówiąc dokładniej, mamy ponad 6135 stóp kwadratowych, w tym Wielką Salę na duże imprezy, a także wielofunkcyjne pokoje z ruchomymi ściankami działowymi dla maksymalnej elastyczności.

dodatkowe korzyści z wyboru naszego centrum konferencyjnego to:

• elastyczność opcji siedzenia, z niestandardowymi ustawieniami i awariami
• Twój wybór rozmiarów i kształtów stołów oraz komfortowo amortyzowanych krzeseł
• znaczący bezpłatny parking
• niezależnie sterowane oświetlenie i temperatury w każdym pokoju
• dostępność zabezpieczeń na miejscu

możesz wynająć szeroki wybór sprzętu, eliminując potrzebę transportu go z wypożyczalni do sal konferencyjnych. Obejmuje to białą pościel, mikrofony, Wózki A/V, podium i wiele innych. Możemy udzielać rekomendacji sprzedawcom, w tym dostawcom żywności i alkoholu, a nasi doświadczeni koordynatorzy wydarzeń są do Państwa dyspozycji.

możesz znaleźć więcej informacji o naszym pięknym obiekcie położonym na malowniczym kampusie St.Johns River State College w Orange Park. Lokal jest dogodnie zlokalizowany przez liczne miasta i społeczności północno-wschodniej Florydy, w tym:

• 35 minuty od centrum Jacksonville
• 48 minut od plaż Jacksonville
• 58 minut od St. Augustine
• mniej niż 90 minut od plaży Fernandina
• w pobliżu popularnych restauracji i hoteli Fleming Island dla gości, którzy potrzebują noclegu

zapraszamy do kontaktu z nami pod numerem 904-276-6815, extension 2, aby zaplanować wycieczkę i omówić, w jaki sposób możemy pomóc w nadchodzącej konferencji lub konwencie.