pomyśl o swojej ulubionej historii przygody. Niezależnie od tego, czy jest to „Władca Pierścieni”, czy „Spirited Away”, wszyscy mają jedną wspólną cechę: nadrzędną misję — z zadaniami po drodze i (miejmy nadzieję) plan poprowadzenia bohatera do celu.
podobnie, gdy rozpoczynasz nowy projekt-czy to remont domu, czy projektowanie nowej aplikacji-to samo poczucie struktury i rozmachu pomoże utrzymać wszystko na dobrej drodze. Tu przydaje się plan pracy.
plan pracy to dokument, który mapuje trasę do celu. Obejmuje to takie rzeczy, jak budżety i zasoby, a także harmonogramy i ograniczenia. Jest to wspólny wysiłek między Tobą, często członkami Twojego zespołu i prawie zawsze interesariuszami — których potrzebujesz, aby uzyskać wpisowe.
oto wszystko, co musisz wiedzieć o tworzeniu pierwszego planu pracy, w tym o tym, jak go zatwierdzić I co zrobić po zakończeniu projektu. Zanurzmy się.
co to jest plan pracy?
plan pracy jest formalnym dokumentem, który zawiera kluczowe kroki, które prowadzą do osiągnięcia celu. Obejmuje budżety, zasoby, terminy, kamienie milowe i oś czasu. Zwykle jest zarezerwowany dla większych projektów, ale możesz użyć wersji z opóźnieniem dla mniejszych zadań.
jest to dokument przewodni, który pomaga wszystkim współpracować w osiągnięciu celu końcowego. Zanim przyjrzymy się, jak je stworzyć, przejrzyjmy kilka kluczowych terminów.
cel opisuje to, co chcesz osiągnąć. Na przykład zmień markę swojej firmy, Utwórz aplikację lub zwiększ zyski.
strategia to droga, którą wybierzesz, aby osiągnąć swój cel. Na przykład, jeśli twoim celem była zmiana marki, może to obejmować zaprojektowanie nowego logo, zdefiniowanie nowego tonu głosu i stworzenie nowej misji.
Twoje cele są rezultatami, które są określone w Twojej strategii. Powinny być jasno określone, z terminami i wymiernymi czynnikami. Ustawienie ich pomaga śledzić i mierzyć postępy.
taktyka to techniki, których użyjesz, aby pomóc ci osiągnąć określone cele. Na przykład, jeśli twoim celem jest zwiększenie liczby odwiedzających Twoją witrynę, taktyka może obejmować badanie słów kluczowych, posty na blogu SEO, reklamy PPC i tak dalej.
dlaczego warto korzystać z planu pracy?
plan pracy może pomóc ci pozostać na dobrej drodze i zorganizować się. Jest to również pomocne dla momentum: Posiadanie dokumentu, który mapuje każdy etap projektu, wiąże Ciebie i innych członków zespołu z odpowiedzialnością za kluczowe kamienie milowe, co jest dodatkowo przydatne podczas spotkań tymczasowych, gdy musisz wyjaśnić swoje postępy interesariuszom i kierownictwu wyższego szczebla.
przykład planu pracy
jak utworzyć plan pracy
Tworzenie planu pracy może być trochę czasochłonne. Ale znasz procedurę: im więcej czasu zainwestujesz z góry, tym gładszy będzie twój projekt — opłaca się więc poświęcić trochę czasu, aby go naprawić.
opracuj „dlaczego”
przed rozpoczęciem arkusza roboczego musisz ustalić swój cel. Albo, innymi słowy, zdefiniuj, dlaczego robisz to, co robisz.
dlaczego jest najważniejsze dla wszystkiego. To jest twój cel, Twoje zadanie, powód, dla którego twój projekt istnieje w pierwszej kolejności. Spróbuj skondensować to w zdaniu lub dwóch w stylu windy, które możesz umieścić na początku (lub na górze) swojego planu pracy. Daje każdemu, kto go czyta (w tym sobie) żwawe przypomnienie o tym, o co w tym wszystkim chodzi. Jest to również przydatne dla interesariuszy i kierownictwa wyższego szczebla, którzy często nie mają dużo czasu i chcą tylko podsumować, co robisz.
aby dowiedzieć się dlaczego, prawdopodobnie będziesz musiał zacząć od początkowych spotkań z interesariuszami. Pomoże Ci to ustalić swoje cele, zakres i ograniczenia. Zanim udasz się na to spotkanie, może chcesz zrobić kilka wstępnych prac samemu. Jeśli masz trudności z rozpoczęciem pracy, spróbuj określić swoje inteligentne cele. Mogą one pomóc ci uporządkować myśli i pokonać początkową przeszkodę w wypracowaniu tego, co chcesz osiągnąć.
podaj kontekst swojego projektu
mam nadzieję, że myślałeś o tym podczas pierwszego kroku, więc ten etap powinien być łatwiejszy. Dopasuj kontekst swojego projektu, w tym informacje na temat konkurencji, obecnego rynku i tego, jak Twój projekt pasuje do szerszych celów biznesowych.
oto kilka pytań, które musisz sobie zadać (i, heads-up, pytania, które prawdopodobnie zadadzą ci interesariusze):
- jaki jest cel Twojego projektu i w jaki sposób wspiera on szersze cele biznesowe?
- W Jaki Sposób Twój projekt lepiej spełni wymagania klientów?
- jak Twój projekt porównuje się z tym, co robią konkurenci? Może to również wpłynąć na twoje „dlaczego” (być może musisz wydać nową wersję czegoś, aby pozostać konkurencyjnym).
ustal swoją strategię i cele
korzystając z szerokich pociągnięć pędzla, zacznij wyznaczać trasę do osiągnięcia celu, w tym celów, które powinny być mierzalne. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, Utwórz inteligentny diagram, który pomoże Ci to rozwiązać. Lub, jeśli już to zrobiłeś, możesz chcieć ułożyć to bardziej szczegółowo.
Zdefiniuj i koordynuj swoje zasoby
następnie opracuj swoje zasoby. Bardziej szczegółowe pytania i odpowiedzi mogą obejmować następujące:
- jak długo potrwa Twój projekt?
- jaki jest Twój budżet i skąd będzie on pochodził?
- czy są jakieś ograniczenia?
- jakich narzędzi użyjesz, aby ci pomóc (narzędzia do zarządzania projektami, oprogramowanie do tworzenia diagramów…)
- kto zostanie przydzielony do jakiej roli?
- jakie są twoje kamienie milowe i terminy?
- jak będzie wyglądał sukces i jakie są Twoje wskaźniki pomiaru?
powinieneś również dowiedzieć się o potrójnym ograniczeniu. Zrozumienie tego może pomóc w bardziej efektywnym żonglowaniu zakresem, czasem i kosztami. Może również pomóc zaplanować i przygotować się na rzeczy, które nie są idealne, ale są również nieuniknione — jak chorobowe pracowników, awarie oprogramowania lub wycofywanie sponsorów.
Zdefiniuj ryzyko i stwórz plan awaryjny
planowanie na najgorsze nie oznacza pesymizmu: to po prostu dobry, zdrowy rozsądek. Oznacza to, że jeśli coś się stanie, będziesz bardziej skłonny wiedzieć, co robić dalej.
ryzyko ma różne kształty i formy – od nagłych wypadków dla personelu po wypadki, które mają wpływ na budżety i harmonogramy. Porozmawiaj z jak największą liczbą osób, aby uzyskać jak najszerszy obraz, a następnie stwórz plan awaryjny, aby mieć na miejscu, na wszelki wypadek. Dobrym pomysłem jest również wyznaczenie kogoś do wzięcia odpowiedzialności tutaj, w przypadku, gdy którekolwiek z tych zagrożeń stanie się rzeczywistością. Po rozwiązaniu każdego potencjalnego problemu uzyskasz lepsze odpowiedzi dla swoich interesariuszy i będziesz w stanie zapewnić ich, że nie zostawiłeś kamienia na kamieniu.
Utwórz swój plan pracy
po zebraniu wszystkich tych informacji nadszedł czas, aby utworzyć szablon planu pracy i wypełnić go. Powinien on zawierać twój cel, Twoje wskaźniki sukcesu, Twoje cele, terminy, ryzyko i inne przydatne informacje. Możesz użyć arkusza kalkulacyjnego Excel lub wybrać oprogramowanie do zarządzania projektami, które zwykle zawiera gotowe szablony i wykresy, a także inne narzędzia ułatwiające współpracę.
zanurzenie w innych diagramach może pomóc na tym etapie. Niektórzy kierownicy projektów lubią używać wykresów Gantta (takich jak ten poniżej) do mapowania swoich osi czasu.
Created in Cacoo
Check-in and follow up
po rozpoczęciu pracy ważne jest, aby śledzić postępy i śledzić każdy członek zespołu, aby upewnić się, że wszyscy radzą sobie z obciążeniem pracą i realizują swoje cele.
ponownie, oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc ci być na bieżąco i wcześnie wykrywać problemy, bez konieczności wędrować po biurze i pytać wszystkich osobiście lub wysyłać setki e — maili-coś, co twój zespół doceni tak samo jak ty. Dobrym pomysłem jest również zaplanowanie regularnych odpraw, które mogą mieć formę jednego lub wszystkich z następujących elementów: codzienne stand-upy, szybkie spotkania zespołu Raz w tygodniu, spotkania z kierownictwem i/lub interesariuszami na kluczowych etapach.
im więcej komunikujesz się i współpracujesz, tym mniej prawdopodobne jest, że rzeczy wymkną się przez szczeliny. Jest to również dobra okazja do sprawdzenia jakości pracy i przekazania opinii oraz wprowadzania zmian w trakcie pracy.
Oceń projekt
wreszcie sprawdź, jak dobrze ci poszło. Spotkanie pośmiertne (nie tak chorobliwe, jak się wydaje) jest tutaj niezbędne, ponieważ daje każdemu w drużynie szansę spotkania, zrobienia kroku wstecz i świętowania zwycięstw (a także konstruktywnego rozwiązania wszelkich porażek).
ocena jest ważna z trzech powodów: po pierwsze, pomaga ustalić, czy osiągnąłeś swój cel, czy nie. Po drugie, pomaga wyjaśnić interesariuszom sukces projektu (lub problemy). Po trzecie, stanowi użyteczny precedens dla przyszłych projektów, z cennymi doświadczeniami wyciągniętymi po drodze.
