gândiți-vă la povestea dvs. preferată de aventură. Fie că este Stăpânul Inelelor sau Spirited Away, toți împărtășesc un lucru în comun: o misiune generală — cu sarcini de-a lungul drumului și (sperăm) un plan pentru a ghida eroul până la obiectivul lor.
în mod similar, atunci când începeți un nou proiect — fie că renovați o casă sau proiectați o nouă aplicație — același sentiment de structură și impuls va ajuta la menținerea lucrurilor pe drumul cel bun. Aici este util un plan de lucru.
un plan de lucru este un document care trasează traseul către obiectivul dvs. Include lucruri precum bugetele și resursele, precum și programele și constrângerile. Este un efort comun între dvs., adesea membrii echipei dvs. și aproape întotdeauna părțile interesate — de care veți avea nevoie pentru buy-in.
iată tot ce trebuie să știți despre crearea primului plan de lucru, inclusiv cum să îl aprobați și ce să faceți după finalizarea proiectului. Să ne scufundăm.
- ce este un plan de lucru?
- de ce să folosiți un plan de lucru?
- cum se creează un plan de lucru
- elaborați ‘de ce’
- dați Contextul Proiectului
- Stabiliți-vă strategia și obiectivele
- definiți și coordonați resursele
- definiți riscurile și creați un plan de urgență
- Creați-vă planul de lucru
- Check-in și urmărire
- evaluați proiectul
ce este un plan de lucru?
un plan de lucru este un document formal care conține pași cheie care vă îndreaptă spre realizarea unui obiectiv. Acesta include bugete, resurse, termene, repere și o cronologie. De obicei este rezervat pentru proiecte mai mari, dar puteți utiliza o versiune cu spate redus pentru sarcini mai mici.
este un document călăuzitor care îi ajută pe toți să colaboreze pentru atingerea scopului final. Înainte de a arunca o privire asupra modului de a crea unul, să parcurgem rapid câțiva termeni cheie.
obiectivul descrie lucrul pe care doriți să îl atingeți. De exemplu, rebrandați-vă afacerea, creați o aplicație sau creșteți profiturile.
strategia este calea pe care o vei urma pentru a-ți atinge obiectivul. De exemplu, dacă obiectivul dvs. a fost de a rebrand, ar putea include proiectarea unui nou logo, definirea unui nou ton de voce și crearea unei noi declarații de misiune.
obiectivele dvs. sunt rezultate stabilite în strategia dvs. Acestea ar trebui definite în mod clar, cu termene și factori măsurabili. Setarea acestora vă ajută să rămâneți pe drumul cel bun și să măsurați progresul.
tacticile sunt tehnici pe care le veți folosi pentru a vă ajuta să atingeți obiective specifice. De exemplu, dacă obiectivul dvs. este de a crește numărul de vizitatori pe site-ul dvs. web, tactica ar putea include cercetarea cuvintelor cheie, postările de blog SEO, publicitatea PPC și așa mai departe.
de ce să folosiți un plan de lucru?
un plan de lucru vă poate ajuta să rămâneți pe drumul cel bun și să vă organizați. De asemenea, este util pentru impuls: Având un document care cartografiază fiecare etapă a proiectului dvs., dvs. și ceilalți membri ai echipei sunteți responsabili pentru etapele cheie, ceea ce este util în plus pentru întâlnirile intermediare atunci când trebuie să explicați progresul dvs. părților interesate și conducerii superioare.
exemplu de plan de lucru
cum se creează un plan de lucru
crearea unui plan de lucru poate necesita puțin timp. Dar știți exercițiul: cu cât investiți mai mult timp în față, cu atât proiectul dvs. va fi mai lin-deci merită să alocați ceva timp pentru a — l face corect.
elaborați ‘de ce’
înainte de a începe foaia de lucru, va trebui să vă stabiliți obiectivul. Sau, cu alte cuvinte, definiți de ce faceți ceea ce faceți.
de ce este esențial pentru toate. Acesta este scopul tău, căutarea ta, motivul pentru care proiectul tău există în primul rând. Încercați să condensați acest lucru într-o propoziție sau două în stil lift, pe care le puteți pune la începutul (sau în partea de sus) a planului dvs. de lucru. Oferă oricui o Citește (inclusiv dvs.) un memento vioi despre ce este vorba. Este, de asemenea, la îndemână pentru părțile interesate și de conducere, care de multe ori nu au o mulțime de timp și doresc doar rezumatul topline a ceea ce este faci.
pentru a afla de ce, va trebui probabil să începeți cu câteva întâlniri inițiale cu părțile interesate. Acest lucru vă va ajuta să vă stabiliți obiectivele, domeniul de aplicare și constrângerile. Înainte de a intra în această întâlnire, poate doriți să faceți singuri o lucrare preliminară. Dacă te străduiești să începi, încearcă să-ți stabilești obiectivele inteligente. Acestea vă pot ajuta să vă organizați gândurile și să depășiți obstacolul inițial de a afla ce doriți să obțineți.
dați Contextul Proiectului
sperăm că v-ați gândit la acest lucru în timpul primului pas, astfel încât această etapă ar trebui să fie mai ușoară. Detaliați contextul proiectului dvs., inclusiv informații despre concurenți, piața actuală și modul în care proiectul dvs. se încadrează în obiectivele de afaceri mai largi.
iată câteva întrebări pentru a vă pune (și, heads-up, întrebări, probabil, veți fi întrebat de către părțile interesate):
- care este scopul proiectului dvs. și cum susține obiectivele de afaceri mai largi?
- cum va satisface proiectul dvs. mai bine cerințele clienților?
- cum se compară proiectul dvs. cu lucrurile pe care le fac concurenții? Acest lucru s-ar putea alimenta, de asemenea, în dvs. de ce (poate că aveți nevoie pentru a lansa o nouă versiune de ceva pentru a rămâne competitiv).
Stabiliți-vă strategia și obiectivele
folosind lovituri largi de perie, începeți să vă cartografiați traseul pentru a vă atinge obiectivul, inclusiv obiectivele, care ar trebui să fie măsurabile. Dacă nu ați făcut-o deja, creați o diagramă inteligentă pentru a vă ajuta să rezolvați acest lucru. Sau, dacă ați făcut acest lucru deja, poate doriți să-l concretizeze cu mai multe detalii.
definiți și coordonați resursele
apoi, elaborați-vă resursele. Întrebări și răspunsuri mai detaliate pot acoperi următoarele:
- cât timp va dura proiectul tău?
- care este bugetul dvs. și de unde va veni?
- există constrângeri?
- ce instrumente veți folosi pentru a vă ajuta (instrumente de management de proiect, software de diagramă…)
- cui i se va atribui ce rol?
- care sunt etapele și termenele limită?
- cum va arăta succesul și care sunt valorile dvs. pentru măsurarea acestui lucru?
de asemenea, ar trebui să aflați despre constrângerea triplă. Înțelegerea acestui lucru vă poate ajuta să jonglați domeniul de aplicare, timpul și costurile mai eficient. De asemenea, vă poate ajuta să planificați și să vă pregătiți pentru lucruri care nu sunt ideale, dar sunt, de asemenea, inevitabile — cum ar fi zilele bolnave ale personalului, blocările software sau sponsorii care se retrag.
definiți riscurile și creați un plan de urgență
Planificarea pentru cel mai rău nu înseamnă că sunteți pesimist: este doar bun, bun simț. Înseamnă că, dacă se întâmplă ceva, este mai probabil să știi ce să faci în continuare.
riscurile vin în toate formele și formele — de la urgențele personalului la accidentele care au impact asupra bugetelor și programelor. Vorbesc cu cât mai mulți oameni posibil pentru a obține cât mai largă de o imagine posibil, apoi a crea un plan de urgență pentru a avea în loc, doar în cazul în. De asemenea, este o idee bună să numiți pe cineva care să-și asume responsabilitatea aici, în cazul în care oricare dintre aceste riscuri devine realitate. Cu fiecare problemă potențială abordată, veți avea răspunsuri mai bune pentru părțile interesate și veți putea să le asigurați că nu ați lăsat nicio piatră neîntoarsă.
Creați-vă planul de lucru
odată ce ați adunat toate aceste informații, este timpul să creați un șablon de plan de lucru și să îl completați. Ar trebui să includă obiectivul dvs., valorile dvs. pentru succes, obiectivele, termenele limită, riscurile și alte informații utile. Puteți utiliza o foaie de calcul Excel sau puteți opta pentru software de gestionare a proiectelor, care include de obicei șabloane și diagrame pre-construite, precum și alte instrumente care facilitează colaborarea.
scufundarea în alte diagrame vă poate ajuta în această etapă. Unii manageri de proiect le place să folosească diagrame Gantt (cum ar fi cea de mai jos) pentru a-și cartografia termenele.
creat în Cacoo
Check-in și urmărire
odată ce ați început, este important să urmăriți progresul și să urmăriți cu fiecare membru al echipei pentru a vă asigura că toată lumea face față volumului de muncă și își îndeplinește obiectivele.
din nou, software — ul de management de Proiect vă poate ajuta să rămâneți la curent cu lucrurile și să identificați problemele devreme, fără a fi nevoie să vă plimbați prin birou și să întrebați pe toată lumea în persoană sau să trimiteți sute de e-mailuri-lucru pe care echipa dvs. îl va aprecia la fel de mult ca dvs. De asemenea, este o idee bună să programați check-in-uri regulate, care pot lua forma unuia sau a tuturor următoarelor: stand-up-uri zilnice, întâlniri rapide ale echipei o dată pe săptămână, întâlniri cu conducerea și/sau părțile interesate la etapele cheie.
cu cât comunicați și colaborați mai mult, cu atât este mai puțin probabil ca lucrurile să alunece prin fisuri. Este, de asemenea, o bună oportunitate de a revizui calitatea muncii și de a oferi feedback și de a face ajustări pe măsură ce mergeți.
evaluați proiectul
în cele din urmă, aflați cât de bine ați făcut-o. O întâlnire post-mortem (nu atât de morbidă pe cât pare) este esențială aici, deoarece oferă tuturor echipei șansa de a se reuni, de a face un pas înapoi și de a sărbători victoriile (precum și de a aborda constructiv orice eșec).
evaluarea este importantă din trei motive: în primul rând, te ajută să îți dai seama dacă ți-ai atins obiectivul sau nu. În al doilea rând, vă ajută să explicați succesul (sau problemele) proiectului părților interesate. Și în al treilea rând, stabilește un precedent util pentru proiectele viitoare, cu lecții valoroase învățate pe parcurs.
