Tenk på din favoritt eventyrhistorie. Enten Det Er Ringenes Herre eller Spirited Away, deler de alle en ting til felles: et overordnet oppdrag-med oppgaver underveis, og (forhåpentligvis) en plan for å lede helten gjennom til deres mål.
På Samme måte, når du legger ut på et nytt prosjekt — enten det er å renovere et hus eller designe en ny app — vil den samme følelsen av struktur og momentum bidra til å holde ting på sporet. Det er her en arbeidsplan kommer til nytte.
en arbeidsplan er et dokument som kartlegger ruten til målet ditt. Det inkluderer ting som budsjetter og ressurser, samt tidsplaner og begrensninger. Det er en felles innsats mellom deg, ofte teammedlemmene dine — og nesten alltid interessenter-som du trenger for innkjøp.
her er alt du trenger å vite om å lage din første arbeidsplan, inkludert hvordan du får den godkjent og hva du skal gjøre etter at prosjektet er fullført. La oss dykke inn.
hva er en arbeidsplan?
en arbeidsplan er et formelt dokument som inneholder viktige trinn som beveger deg mot å oppnå et mål. Det inkluderer budsjetter, ressurser, tidsfrister, milepæler og en tidslinje. Det er vanligvis reservert for større prosjekter, men du kan bruke en pared-back versjon for mindre oppgaver.
det er et veiledende dokument som hjelper alle med å samarbeide for å oppnå sluttmålet. Før vi tar en titt på hvordan å lage en, la oss raskt kjøre gjennom noen viktige begreper.
målet beskriver det du ønsker å oppnå. For eksempel, rebrand din bedrift, lage en app, eller øke fortjenesten.
strategien er ruten du tar for å nå målet ditt. For eksempel, hvis målet ditt var å rebrand, kan det inkludere å designe en ny logo, definere en ny tone i stemmen, og skape en ny formålsparagraf.
målene dine er leveranser som er angitt i strategien din. De bør defineres tydelig, med tidsfrister og målbare faktorer. Sette disse ut hjelper deg å holde deg på sporet og måle fremgang.
Taktikk Er teknikker du vil bruke for å hjelpe deg med å oppnå bestemte mål. For eksempel, hvis målet ditt er å øke antall besøkende til nettstedet ditt, kan taktikk inkludere søkeordforskning, SEO blogginnlegg, ppc-annonsering og så videre.
hvorfor bruke en arbeidsplan?
en arbeidsplan kan hjelpe deg å holde deg på sporet og organisere deg selv. Det er også nyttig for momentum: Å ha et dokument som kartlegger alle faser av prosjektet holder deg og andre gruppemedlemmer ansvarlig for viktige milepæler, som kommer i tillegg nyttig for interimmøter når du trenger å forklare fremdriften til interessenter og toppledelsen.
Eksempel På Arbeidsplan
hvordan lage en arbeidsplan
Å Lage en arbeidsplan kan være litt tidkrevende. Men du vet øvelsen: jo mer tid du investerer på forhånd, jo jevnere blir prosjektet ditt-så det lønner seg å sette litt tid til side for å få det riktig.
Utarbeide ‘hvorfor’
før du begynner regnearket, må du etablere målet ditt. Eller med andre ord, definer hvorfor det er du gjør det du gjør.
hvorfor er sentralt i alt. Dette er målet ditt, din søken, grunnen til at prosjektet ditt eksisterer i utgangspunktet. Prøv å kondensere dette til en elevator pitch-stil setning eller to, som du kan sette i starten (eller øverst) av arbeidsplanen din. Det gir alle som leser det (inkludert deg selv) en snill påminnelse om hva det handler om. Det er også nyttig for interessenter og toppledelse, som ofte ikke har mye tid og bare vil ha topplinjen sammendrag av hva det er du gjør.
for å finne ut hvorfor, må du sannsynligvis begynne med noen innledende kick-off-møter med interessenter. Dette vil hjelpe deg med å etablere dine mål, omfang og begrensninger. Før du går inn i dette møtet, vil du kanskje gjøre noe forarbeid selv. Hvis DU sliter med å komme i gang, kan du prøve å sette OPP SMART-målene dine. Disse kan hjelpe deg med å organisere tankene dine og overvinne den første hindringen for å finne ut hva det er du vil oppnå.
Gi prosjektkonteksten din
du har forhåpentligvis tenkt på dette under trinn ett, så dette stadiet skal være lettere. Skjær ut prosjektets kontekst, inkludert informasjon om konkurrenter, dagens marked og hvordan prosjektet passer inn i de bredere forretningsmålene.
Her er noen spørsmål å stille deg selv (og, heads-up, spørsmål du sannsynligvis vil bli spurt av interessenter):
- hva er formålet med prosjektet ditt,og hvordan støtter det bredere forretningsmål?
- hvordan vil prosjektet ditt bedre møte kundenes krav?
- hvordan sammenligner prosjektet ditt med ting konkurrentene gjør? Dette kan også mate inn i din’ hvorfor ‘ (kanskje du trenger å slippe en ny versjon av noe for å være konkurransedyktig).
Opprett strategi og mål
ved hjelp av brede penselstrøk, begynn å kartlegge ruten din for å nå målet ditt, inkludert mål, som skal være målbare. Hvis du ikke allerede har gjort det, kan du lage ET smart diagram for å hjelpe deg med å finne ut av dette. Eller, hvis du har gjort dette allerede, kan det være lurt å kjøtt det ut med flere detaljer.
Definer og koordiner ressursene dine
deretter utarbeider du ressursene dine. Mer detaljerte spørsmål og svar kan dekke følgende:
- Hvor lenge vil prosjektet ta?
- hva er budsjettet ditt, og hvor kommer det fra?
- Er det noen begrensninger?
- hvilke verktøy vil du bruke til å hjelpe deg (prosjektstyringsverktøy, diagramprogramvare…)
- Hvem vil bli tildelt hvilken rolle?
- hva er dine milepæler og tidsfrister?
- hvordan vil suksess se ut, og hva er dine beregninger for å måle dette?
du bør også lære om trippelbegrensningen. Å ha en forståelse av dette kan hjelpe deg med å sjonglere omfang, tid og kostnader mer effektivt. Det kan også hjelpe deg med å planlegge og forberede ting som ikke er ideelle, men er også uunngåelige — som sykedager, programvarekrasj eller sponsorer som trekker seg ut.
Definer risiko og opprett en beredskapsplan
Planlegging for det verste betyr ikke at du er pessimistisk: Det er bare god, sunn fornuft. Det betyr at hvis noe skjer, vil du være mer sannsynlig å vite hva du skal gjøre videre.
Risikoer kommer i alle former og fasonger – fra personalkriser til ulykker som påvirker budsjetter og tidsplaner. Snakk med så mange som mulig for å få så bredt av et bilde som mulig, og opprett en beredskapsplan for å ha på plass, bare i tilfelle. Det er også en god ide å utnevne noen til å ta ansvar her, i tilfelle noen av disse risikoene blir virkelighet. Med hvert potensielt problem adressert, vil du ha bedre svar for interessentene dine, og kunne forsikre dem om at du ikke har forlatt noe ugjort.
Lag arbeidsplanen
når du har samlet all denne informasjonen, er det på tide å lage en arbeidsplanmal og fylle den opp. Det bør inkludere målet ditt, dine beregninger for suksess, dine mål, tidsfrister, risikoer og annen nyttig informasjon. Du kan bruke Et Excel-regneark, eller velge prosjektstyringsprogramvare, som vanligvis inneholder forhåndsbygde maler og diagrammer, samt andre verktøy som gjør samarbeidet enklere.
Dipping i andre diagrammer kan hjelpe deg på dette stadiet. Noen prosjektledere liker Å bruke Gantt-diagrammer (som den nedenfor) for å kartlegge tidslinjene sine.
Opprettet I Cacoo
Innsjekking og oppfølging
når du har startet, er det viktig å spore fremgang og følge opp med hvert teammedlem for å sikre at alle håndterer arbeidsbelastningen og fullfører målene sine.
igjen kan prosjektstyringsprogramvare hjelpe deg med å holde deg oppdatert på ting og oppdage problemer tidlig, uten å måtte vandre rundt på kontoret og spørre alle personlig eller sende ut hundrevis av e — poster-noe teamet ditt vil sette pris på like mye som deg. Det er også en god ide å planlegge regelmessige innsjekkinger, som kan ta form av en eller alle av følgende: daglige stand-ups, raske teammøter en gang i uken, møter med ledelsen og / eller interessenter på viktige milepæler.
jo mer du kommuniserer og samarbeider, desto mindre sannsynlig vil det være at ting glir gjennom sprekkene. Det er også en god mulighet til å gjennomgå kvaliteten på arbeidet og gi tilbakemelding og gjøre justeringer mens du går.
Evaluer prosjektet
endelig finne ut hvor godt du gjorde. Et post mortem-møte (ikke så morbid som det høres ut) er viktig her fordi det gir alle på laget en sjanse til å komme sammen, ta et skritt tilbake og feire seier (samt konstruktivt adressere eventuelle feil).
Evaluering er viktig av tre grunner: For det første hjelper Det deg med å finne ut om du oppnådde målet ditt eller ikke. For det andre hjelper det deg med å forklare prosjektets suksess (eller problemer) til interessenter. Og for det tredje, det setter en nyttig presedens for fremtidige prosjekter, med verdifulle erfaringer underveis.
