jak firmy mogą śledzić płatności

niezależnie od tego, czy jesteś jednoosobowym przedsiębiorcą, czy rozwijającym się sprzedawcą e-commerce, jednym z pierwszych zleceń firmy powinno być określenie, jak śledzić faktury i płatności. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci utrzymać porządek.

znaczenie księgowości

śledzenie płatności ma bezpośredni wpływ na przepływy pieniężne Twojej firmy, dlatego ważne jest, aby usprawnić ten proces za pomocą zorganizowanego systemu księgowego. Jeśli nie otrzymasz płatności od klientów w odpowiednim czasie, nie będziesz mieć środków niezbędnych do pokrycia własnych wydatków. Ponadto kredyt może ucierpieć w wyniku zmniejszonego przepływu środków pieniężnych.

najlepszy system księgowy będzie zależał od kilku czynników:

• rodzaj działalności

• model biznesowy

• cele krótko-i długoterminowe

• struktura podatkowa

Jak śledzić otrzymane płatności

teoretycznie wydaje się to proste – wysyłasz fakturę do klienta i otrzymujesz płatność w zamian.

dlaczego więc tak trudno jest czasem śledzić płatności? Często sprowadza się to do wyczucia czasu. Jeśli korzystasz z tradycyjnej metody księgowania wysyłania faktur i oczekiwania na odpowiedź, śledzenia wszystkich płatności ręcznie, mogą występować długie opóźnienia między każdym etapem. Nie tylko trzeba czekać na klienta, aby otrzymać fakturę, ale następnie trzeba czekać na płatności. Potrzeba czasu, aby Płatność przelała się na twoje konto bankowe, a do tego czasu może to być zupełnie nowy okres rozliczeniowy.

ustalając, jak śledzić otrzymane płatności, musisz pracować z tym opóźnieniem czasowym w równaniu. Idealnie, jeśli masz firmę online, możesz po prostu otrzymywać płatności drogą elektroniczną za pośrednictwem swojej witryny. Dla tych firm, które muszą przesłać fakturę, oto kilka prostych kroków, aby uprościć proces:

1. użyj jednolitego szablonu dla faktur i zweryfikuj wszystkie informacje dotyczące płatności, aby uniknąć opóźnień w przetwarzaniu.

2. wprowadzenie systemu monitorowania opóźnionych faktur. Nie czekaj, aż faktury będą przeterminowane o 60 dni. Aby uniknąć dalszego opóźnienia, wykonaj Uprzejmy telefon ze swoim Klientem, gdy tylko płatność zostanie opóźniona.

3. Śledź swoje raporty finansowe. Śledź płatności otrzymane w arkuszu kalkulacyjnym, regularnie aktualizując rachunek zysków i strat, aby pokazać wszelkie zmiany.

4. użyj oprogramowania księgowego, aby zautomatyzować proces. Dobry program może automatycznie wystawiać faktury, śledzić płatności i ostrzegać o wszelkich rozbieżnościach między nimi.

Jak śledzić rachunki i płatności należne

po ustaleniu należności lub sposobu śledzenia płatności klientów, musisz pomyśleć o śledzeniu wydatków i wydatków. Wprowadzenie silnego systemu gwarantuje, że nie przegapisz żadnych rachunków, ale pomaga również w budżetowaniu, ponieważ możesz analizować i przewidywać regularne koszty.

1. pierwszym krokiem w określeniu, jak śledzić rachunki i należne płatności, jest umieszczenie wszystkich miesięcznych płatności w kategoriach. Należy je podzielić według rodzaju płatności. Na przykład możesz płacić niektóre rachunki za pomocą konta czekowego, a inne za pomocą biznesowej karty kredytowej.

2. Stwórz arkusz kalkulacyjny wyszczególniający wszystkie płatności wychodzące każdego miesiąca, wyróżniający różne typy płatności kolorami, aby je odróżnić. Możesz również zorganizować je według terminu płatności, faktoring w czasach przetwarzania bankowego.

3. użyj oprogramowania do śledzenia płatności, aby upewnić się, że płatności są wysyłane automatycznie. Najlepsze programy księgowe zapewniają przejrzysty obraz wszystkich kont kontrolnych i kredytowych z centralnego Pulpitu nawigacyjnego.

4. Zaktualizuj swój arkusz kalkulacyjny, gdy płatności opuszczają twoje konta i są opłacane rachunki.

zastanów się nad cyfryzacją

czy nadal korzystasz z faktur papierowych? Zastanów się, czy w biurze nie ma papieru, aby skuteczniej śledzić płatności. Digitalizacja wszystkich faktur, rachunków, wyciągów bankowych, akt pracowniczych i innych sprawozdań finansowych.

digitalizując swoje finanse, masz szybki dostęp do wszystkiego, czego potrzebujesz. Zeskanowane dokumenty są łatwiejsze do przesłania do urzędu skarbowego lub osobistego księgowego i można sprawdzić, czy faktury klientów zostały zapłacone.

czego szukać w oprogramowaniu księgowym

system oprogramowania księgowego jest dziś obowiązkowym narzędziem dla firm. Jednak nie wszystkie programy są tworzone tak samo. Poszukaj następujących funkcji, aby skuteczniej śledzić rachunki i płatności:

• kompatybilny z wieloma użytkownikami: idealnie, każdy pracownik powinien mieć możliwość wprowadzania własnych wydatków i ewidencjonowania faktur.

• system oparty na chmurze: Powinieneś być w stanie korzystać z programu księgowego z dowolnego miejsca.

• opłacalna struktura cen: większe firmy będą potrzebować bardziej kompleksowego planu, ale drobni inwestorzy mogą mieć minimalne potrzeby księgowe dla garstki klientów.

• Bezpieczeństwo: jeśli przechowujesz poufne dane finansowe, upewnij się, że są one chronione odpowiednim poziomem szyfrowania.

możemy pomóc

GoCardless pomaga zautomatyzować pobieranie płatności, zmniejszając liczbę administratorów, z którymi twój zespół musi się uporać podczas śledzenia faktur. Dowiedz się, jak GoCardless może Ci pomóc w płatnościach ad hoc lub cyklicznych.