7 sposobów, aby zachęcić ludzi do udziału w wirtualnym spotkaniu

pomyśl o swoich wirtualnych spotkaniach w tym tygodniu. Ilu z nich było produktywnych? A ilu z nich wzięło udział?

Nie wiem jak wy, ale biegałem i siedziałem na wielu spotkaniach, na których ludzie siedzieli na laptopach i się nie angażowali. To była strata czasu.

zachęcanie ludzi do uczestnictwa i zaangażowania wymaga odpowiedniej komunikacji i przywództwa, szczególnie w przypadku wirtualnego spotkania.

postępuj zgodnie z tymi 7 wskazówkami, aby prowadzić produktywne, wirtualne spotkania, na które oczekują ludzie i czerpać z tego, co najlepsze ze swojego zespołu.

Tip # 1: zaproś niezbędne osoby na spotkanie

„dlaczego dokładnie tu jestem?”

jeśli nie jesteś świadomy tego, kogo zapraszasz na spotkanie, to niektórzy ludzie mogą myśleć, jeśli nie muszą tam być. Więcej nie jest weselsze.

przed spotkaniem poświęć czas na przemyślenie ludzi, którzy naprawdę potrzebują być przy podejmowaniu decyzji, burzy mózgów lub budowaniu zespołu. Jeśli nie muszą brać udziału w spotkaniu, a po prostu potrzebują aktualizacji, zastanów się, czy wiadomość e-mail po spotkaniu byłaby wystarczająca.

jeśli tego nie zrobisz, najgorszy przypadek jest taki, że osoba nieistotna przejmuje spotkanie i wykoleja rozmowę!

oczywiście trzeba zapraszać pewnych ludzi z powodów politycznych i to jest w porządku. Chcesz dostosować się do kultury firmy i upewnić się, że ludzie czują się włączeni. Tak długo, jak wszyscy inni muszą tam być, Ustawiłeś odpowiednią scenę do uczestnictwa.

Wskazówka # 2: zachęcaj ludzi do korzystania z wideo

jeśli chcesz więcej udziału w spotkaniach, Włącz kamerę i poproś uczestników o włączenie ich kamer.

włączenie aparatu sprawi, że będziesz bardziej angażującym prezenterem. Kamera pozwoli Ci wykorzystać wizualną modalność odbiorców i zaangażować ich na głębszym poziomie niż tylko za pomocą dźwięku. Ponadto, jeśli zobaczą Twoją twarz, poczują się bardziej społecznie zobowiązani do odpowiadania na twoje pytania i dyskusje. Prowadź więc drogę i włącz aparat podczas prezentacji, a następnie poproś innych, aby zrobili to samo.

gdy inni na spotkaniu włączą kamery, będą mniej narażeni na wielozadaniowość i częściej będą uczestniczyć. Wielozadaniowość jest zabójcą uczestnictwa.

wyobraź sobie, że jesteś na spotkaniu, gdzie inni odpowiadają na e-maile, robią pranie, przeglądają artykuły informacyjne i nie tylko. Jak prawdopodobne jest, że te osoby wezmą udział w Twoim wirtualnym spotkaniu? Tak, to wielkie Zero!

więc jeśli chcesz, aby ludzie robili mniej wielozadaniowości i byli bardziej zaangażowani w Spotkanie, niech włączą swoje kamery. Następnie wykorzystaj własne wideo, aby połączyć się z nimi i przyciągnąć ich uwagę.

Wskazówka # 3 Witamy ludzi po imieniu, gdy przychodzą

dawno temu mój nauczyciel powiedział: „Jeśli chcesz zmaksymalizować uczestnictwo, musisz zmaksymalizować bezpieczeństwo.”

pomyśl o tym. Jeśli czujesz się zagrożony lub niespokojny, czy zgłosisz swoje obawy lub podzielisz się swoją opinią na spotkaniu? Najprawdopodobniej nie.

jednym z najlepszych sposobów na zwiększenie bezpieczeństwa na spotkaniu jest przyjazne powitanie uczestników. Wyobraź sobie, że logujesz się do wirtualnego spotkania i widzisz gospodarza na wideo z uśmiechem, zrelaksowanymi ramionami i mówi: „Hej Jack, Witaj!”

poczujesz się świetnie w tym momencie. To właśnie robimy na naszych cotygodniowych zajęciach z publicznych wystąpień online. Zatrudniamy profesjonalistów z całego kraju. Dbamy o to, aby każdy był mile widziany po imieniu. Kiedy zaczęliśmy tę praktykę, zauważyliśmy ogromną poprawę poziomu komfortu uczestników.

jeśli uda nam się zachęcić ludzi do relaksu i udziału w zajęciach z wystąpień publicznych, to jestem pewien, że ta wskazówka zadziała jak magia w Twoich wirtualnych spotkaniach.

Tip # 4: Upewnij się, że zespół rozumie cel spotkania

jako uczestnik, jeśli nie jesteś pewien, o co chodzi w spotkaniu, większy cel, jest to mylące i zmniejszy prawdopodobieństwo, że się odezwiesz.

wiem, że zdarzyło mi się to w przeszłości, kiedy przychodzę na spotkanie i ktoś zaczyna od wejścia prosto w chwasty na pewnym aspekcie projektu bez podania odpowiedniego kontekstu. Może to być jak otwarcie książki na środek i próba śledzenia tego, co się dzieje.

częścią wyjaśnienia celu jest określenie tematu, dlaczego jest ważny, a następnie Wyjaśnienie wyniku: czy to spotkanie decyzyjne, spotkanie burzy mózgów, aktualizacja? Danie ludziom pomysłu na to, czego się spodziewać, zwiększy szanse, w których uczestniczą, ponieważ mają tę dalekowzroczność.

teraz twój zespół rozumie cel tego konkretnego spotkania i możesz jeszcze bardziej zwiększyć jego zaangażowanie, przypominając im, jak to spotkanie odnosi się do ogólnej wizji projektu. Jaki jest ostateczny cel? Przypominając ludziom, nad czym pracują lub o większej wizji, może ożywić energię i dać ludziom zastrzyk inspiracji. Ta dodatkowa energia może być szczególnie pomocna w wirtualnym otoczeniu.

Wskazówka # 5: Stwórz oczekiwanie uczestnictwa

po ustaleniu celu musisz ustawić zasady zaangażowania. Tworzy to z góry” oczekiwanie uczestnictwa”.

daj wszystkim znać, że chcesz i cenisz ich wejście i że można bezpiecznie dzwonić. Często ludzie nie wypowiadają się, ponieważ boją się brzmieć głupio lub mieć ” zły ” pomysł, a nie dlatego, że ich to nie obchodzi.

jeśli to burza mózgów, powiedz im, że chcesz tu wszystkie możliwe pomysły. Jeśli jest to spotkanie decyzyjne, wymień kryteria (czy wszyscy muszą się zgodzić?).

a jak chcesz mieć skupioną sesję to poproś o laptopy i telefony. Pokazuje przywództwo i komunikuje, że oczekujesz, że spotkanie będzie angażujące.

z czasem współpracownicy będą kojarzyć angażujące spotkania z Twoim stylem przywództwa. Więc ustal Zasady!

Wskazówka # 6: Pauza, aby umożliwić ludziom trawienie i refleksję.

w Magnetic Speaking mówimy o pauzie w wielu kontekstach, ponieważ jest to wielopłaszczyznowe i potężne narzędzie. Jedną z zalet pauzy jest to, że pozwala ludziom lepiej zrozumieć, co mówisz, ponieważ spowalnia tempo, dając mózgom słuchaczy przerwę na trawienie informacji. Może to być szczególnie pomocne, jeśli Temat jest złożony lub techniczny.

Wiele osób ma problemy z pauzą w ogóle i twierdzi, że nawet 1 sekunda pauzy może czuć się jak wieczność! Pauzowanie może być jeszcze trudniejsze w środowisku wirtualnym, ale tutaj jest jeszcze bardziej krytyczne, ponieważ w przestrzeni wirtualnej mamy mniej sygnałów wizualnych wokół nas. Więc zdecydowanie musisz czuć się komfortowo z pauzą w wirtualnym spotkaniu.

najpierw upewnij się, że dodajesz naturalne pauzy do tego, co ogólnie mówisz. Spróbuj przerwy między pomysłami, dając ludziom możliwość przyswajania informacji. Będą bardziej skłonni do mówienia, jeśli w pełni zrozumieją, co mówisz!

wtedy, gdy bezpośrednio zadajesz ludziom pytanie, pauzowanie jest koniecznością. Jeśli tylko przejrzysz to, co mówisz i zapytasz, „OK, co myślisz” … możesz dostać świerszczy. To normalne, że ludzie dłużej uczestniczą w wirtualnym środowisku, ponieważ czują się mniej widoczni niż w prawdziwym pokoju, więc nie czuj się zmuszeni do natychmiastowego wypełniania ciszy. Pozwól mu usiąść, a nawet zadaj kolejne pytanie: „czy to ma sens?”czy” jesteś ze mną?”aby zachęcić ludzi.

Możesz również bezpośrednio dać ludziom pozwolenie na zatrzymanie się i myślenie, mówiąc coś w stylu: „chciałbym usłyszeć Twoją opinię, poświęć chwilę i daj mi znać, co myślisz.”

wreszcie, w wirtualnym spotkaniu często występuje naturalne opóźnienie. Na początku może się wydawać, że na zawsze, i znowu możesz poczuć potrzebę wypełnienia ciszy, ale Poczuj się z tym komfortowo, a zobaczysz, że dodana pauza może pozwolić na jeszcze więcej miejsca na uczestnictwo.

#7 zadzwoń do ludzi po imieniu

jeśli założyłeś fundament, postawiłeś oczekiwania i zrobiłeś wszystko, co wymienione w poprzednich wskazówkach, zobaczysz więcej uczestnictwa niż kiedykolwiek.

jeśli to było długie spotkanie i koncentracja zaczyna się wahać, możesz użyć tej metody, aby wstrzyknąć natychmiastową energię do spotkania. Metoda polega na nazywaniu ludzi po imieniu, aby zachować ich uważność i na palcach.

kiedy zaczniesz wołać ludzi po imieniu, uszy ludzi zaczną się podnosić. Dzieje się tak, ponieważ nikt nie chce być wzywany i wyglądać na nieświadomego tego ,co się dzieje i pytać: „przepraszam, przegapiłem to … jakie było pytanie?”

oto przykład:

„

*cisza*

„

to nie jest zabawna sytuacja. Ale jeśli masz niski udział, możesz zadzwonić do kogoś po imieniu, aby uzyskać ich myśli, aby rozpocząć rozmowę. Następnie możesz zadzwonić do kogoś, kto utrzyma rozmowę przy życiu.

to się nazywa „prowokujący styl ułatwiania”. To sprowokuje rozmowę, żeby się rozkręcić, bo teraz Brian musi skomentować to, co powiedziała Sarah.

nie tylko utrzymuje to ludzi na palcach, ale także pomaga w zachęcaniu bardziej introwertycznych lub nieśmiałych ludzi do rozmowy na spotkaniu i wyrażania swoich myśli grupie. Ponieważ introwertycy nie otwarcie dzielą się swoimi myślami tak łatwo, jak ekstrawertycy, pomocne jest zaoferowanie tego dodatkowego szturchnięcia. To im dajesz, gdy wzywasz ich po imieniu, zachęcasz do mówienia.

zaczynając od ludzi, których znasz, są otwarci na dzielenie się, a następnie stopniowo Rozszerzanie jest dobrą strategią budowania zaufania jako zespołu.

Korzystanie z tych wskazówek pomoże ci uzyskać maksymalne zaangażowanie w następnym wirtualnym spotkaniu. Z biegiem czasu Metody te nadają ton ożywionym, energicznym i produktywnym rozmowom.