Databases zijn gebouwd om gegevens op te slaan die nuttig kunnen zijn voor iemand die die gegevens bezit of gebruikt. Gegevens worden informatie wanneer het wordt gepresenteerd in een formaat dat nuttig is voor een viewer. Er zijn veel manieren om gegevens om te zetten in informatie, en de meest voorkomende is door het maken van een rapport.
een rapport organiseert gegevens in een formaat dat nuttig is voor een specifiek doel. Bijvoorbeeld, verkoopgegevens kunnen worden georganiseerd om trends in de verkoop te ontdekken, rang verkopers, of erachter te komen welke bedrijf promoties zijn het genereren van de meeste inkomsten. Als FileMaker-consultants, database-ontwerpers en webontwikkelaars is het zeldzaam dat we een database bouwen die op een bepaald moment niet wordt gebruikt om een rapport te maken. Dit artikel beschrijft een 5-stappen proces voor het maken van rapport ontwerp eenvoudig en efficiënt.
weet welke informatie u nodig hebt.
de eerste stap in het maken van een rapport is weten welke informatie u nodig hebt stel uzelf de volgende vragen:
- Wat is het doel van dit verslag?
- wat zou ik graag willen weten?
- Wie heeft dit rapport nodig?
- Hoe zal de informatie over dit rapport worden gebruikt door elke persoon of groep die het zal zien?
2. Bepaal de gegevens die op het rapport worden vermeld.
nu is het tijd om uw rapport op te stellen. Gebruik de antwoorden op de vragen in Stap 1 om de lay-out van uw rapport te ontwerpen. Vraag jezelf af:
- welke gegevens moeten in uw rapport worden vermeld om zijn doel te bereiken?
- moet de lijst met gegevens op een bepaalde manier worden geaggregeerd en gesorteerd? Zo ja, welke groepen, soorten en geaggregeerde berekeningen zijn nodig?
3. Schets een voorbeeldrapport
soms is er geen vervanging voor een visuele controle. Valideer wat u hebt bepaald in de stappen 1 en 2 door uw rapport te schetsen op een stuk papier, tekstverwerker, spreadsheet of uw favoriete grafische lay-outtool. Het kan zijn dat je iets hebt weggelaten in Stap 1 en 2. Als dat zo is, spoel en herhaal totdat u het monster verslag van uw dromen.
4. Ervoor zorgen dat de juiste gegevens worden verzameld.
het verzamelen van de juiste gegevens betekent ervoor te zorgen dat uw database goed gemodelleerd en ontworpen is. Vragen te stellen aan uw database designer zijn:
- slaat de database de gegevens op die ik nodig heb voor het rapport dat ik wil?
- is mijn database zo gestructureerd dat ik de opgeslagen gegevens kan gebruiken om het rapport te maken dat ik wil? Deze stap vereist een kennis van goede database modellering en ontwerp en dat onderwerp is te groot om hier zelfs maar samen te vatten. Als u niet veel weet over datamodellering, kunt u een aantal goede artikelen over het onderwerp online lezen of overleggen met een database software design expert om te bepalen of uw database goed is gestructureerd voor wat je nodig hebt.
5. Maak uw rapport.
gebruik uw voorbeeldrapport om een lay-out te maken met de technologie die u gebruikt om gegevens uit uw database te presenteren aan de mensen die uw rapport nodig hebben. Enkele voorbeelden van dergelijke technologie zijn:
- een webpagina gebouwd met php en mysql
- een content management systeem zoals WordPress of Drupal
- een database software platform zoals FileMaker Pro
- een reporting tool zoals Tableau.
rapporten zijn een belangrijk en nuttig hulpmiddel om u te helpen uw bedrijf te begrijpen en uw besluitvormingsprocessen te informeren. Zorg ervoor dat uw rapporten eenvoudig, effectief en doelgericht blijven met behulp van de bovenstaande richtlijnen. Als u meer tools, tips of begeleiding nodig hebt bij het ontwerpen van rapporten of databases, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen voor hulp.
