het succes van een project wordt meestal berekend met traditionele evaluatieparameters die alleen rekening houden met het feit dat het project de begroting en het programma heeft gerespecteerd. Vaak is dit echter niet voldoende.
sommige organisaties beschouwen bredere parameters dan de traditionele – kosten, planning en werking – en bepalen het succes van het project door de evaluatie van de belangrijkste prestatie-indicatoren, de zogenaamde KPI ‘ s.
deze aanpak genereert relevantere, eerlijke en evenwichtige evaluaties van de projectprestaties.
sommige organisaties beschikken echter niet over een consistente manier om de parameters te bepalen die moeten worden toegepast om te bepalen hoe een project zijn doelstellingen heeft bereikt en hoe het het bedrijf op een tastbare en niet-tastbare manier heeft beïnvloed.
laten we daarom in dit artikel kijken wat de mogelijke evaluatieparameters zijn om het succes van het project te kwantificeren.
waarom het succes van een project meten?
dit lijkt misschien een domme vraag, maar wat is het belangrijkste punt om het succes van het project te meten?
als een project eenmaal is voltooid, kunt u er niet veel meer aan doen, of het nu een succes of een mislukking is, toch?
Dit is al lange tijd de belangrijkste filosofie, maar met de ontwikkeling van het concept van leren en beste praktijken, is de waarde van het vastleggen van informatie over het verleden van een organisatie als leidraad voor haar toekomstige strategie steeds belangrijker geworden.
tegenwoordig wordt de waarde van continue verbetering op basis van gegevens uit het verleden erkend en op basis daarvan kunnen bedrijven begrijpen wat er tijdens een bepaald project fout ging, zodat ze niet in dezelfde fouten vallen tijdens volgende projecten.
door nieuwe kennis, met name over successen en mislukkingen, in nieuwe processen te integreren, worden minder fouten gemaakt en kunnen betere prestaties worden bereikt.
daarom is het meten van projectsucces cruciaal geworden voor elke projectmanager.
het probleem met het meten van projectsucces is dat het niet zo eenvoudig is als het klinkt.
Wat is er zo moeilijk aan het meten van het succes van een project?
het lijkt logisch dat door het meten van het succes van een project, het mogelijk zal zijn gegevens te verzamelen over wat bijzonder goed of slecht is verlopen en dat u in staat zult zijn om de succesfactoren vast te stellen die voor toekomstige projecten moeten worden toegepast.
Wat gebeurt er als het project op tijd en binnen het budget wordt geleverd, maar twee maanden later de klant niet profiteert van het resultaat? Of ben je absoluut niet tevreden?
integendeel, sommige klanten kunnen volledig tevreden zijn met het resultaat van een project dat in termen van beheer bijna een ramp is geweest, met bijvoorbeeld onvoorziene vertragingen, buitensporige middelen, financiële verliezen voor het bedrijf, enz.Het projectmanagement probeert al jaren een nauwkeuriger beeld te krijgen van wat wordt bedoeld met “projectsucces” en al jaren proberen we te bepalen wat nodig is om het succes van het project te garanderen.
er is veel onderzoek naar dit onderwerp verricht en er zijn vele studies gepubliceerd.
de resultaten waren echter niet zo homogeen: ondanks duizenden en duizenden teksten over projectmanagement, ondanks tientallen jaren individuele en collectieve ervaring en ondanks een aanzienlijke toename van het aantal projectgebaseerd werk, hebben de gegevens ertoe geleid dat het succes van een project ook gedeeltelijk zeer subjectief is en varieert naar gelang van situaties, organisaties, sectoren en stakeholders.
inderdaad, iedereen zou een ander beeld kunnen hebben van het project en het resultaat ervan.
gelukkig zijn er ook goede praktijken naar voren gekomen die een projectmanager zouden moeten helpen het succes van zijn projecten met behulp van eenvoudige processen te meten.
Criteria voor succesvol projectbeheer
in deze criteria zullen we alle criteria vinden die betrekking hebben op het project zelf en de uitvoering ervan.
deze helpen met name om de interne efficiëntie van de organisatie bij de uitvoering van projecten te meten en hier vinden we de “klassieke” elementen van projectmanagement:
- Het project is afgerond binnen schema
- Het project is afgerond binnen budget
- Het project voldoet aan de kwaliteitsdoelstellingen
Andere project management criteria kunnen worden toegevoegd, zoals:
- Het project omvat alle punten die onder het toepassingsgebied
- Het project voldoet aan de commerciële doelstellingen in termen van omzet en winst
En weer in deze categorie is het mogelijk om criteria in verband met de verschillende stakeholders:
- tevredenheid van het projectteam
- tevredenheid van de eindgebruiker
- tevredenheid van de leverancier
de subjectiviteit van succes wordt daarom geminimaliseerd door het gebruik van vooraf gedefinieerde succescriteria.
iedereen zal weten waaraan hij werkt en wanneer het tijd is om succes te meten, zullen vastgestelde benchmarks beschikbaar zijn.
het” define, align and approve ” – paradigma
om ervoor te zorgen dat de vastgestelde succescriteria voldoende realistisch zijn, moet de ontwikkeling van de criteria het “define, align and approve” – paradigma volgen.
kortom, de succescriteria moeten naar behoren in meetbare termen worden vastgesteld, moeten worden afgestemd op de behoeften en beperkingen van het project en moeten worden goedgekeurd door alle bij het besluitvormingsproces betrokken partijen.
laten we elk punt verder in detail bekijken:
1. Succescriteria moeten expliciet worden vermeld
succescriteria moeten worden vermeld in specifieke termen die verband houden met de uitvoering van het projectbeheerproces, de projectactiviteiten en de resultaten ervan. Bijvoorbeeld: het is een succes als het project is voltooid tegen het einde van Q4.
2. De criteria voor succes moeten adequaat op elkaar worden afgestemd.
de succescriteria moeten adequaat worden afgestemd op de visie, de reikwijdte en de inspanning van het project, rekening houdend met het algemene doel, de te bereiken voordelen, de organisatorische capaciteit, de prioriteiten, de risico ‘ s en de operationele beperkingen. Bijvoorbeeld: het is een succes als het project leidt tot een vermindering van 5% van de meldingen van problemen in verband met toegang op afstand tot het systeem.
3. Succescriteria moeten naar behoren worden goedgekeurd
succescriteria moeten worden ontwikkeld en gedefinieerd door middel van een gestructureerd en samenwerkingsproces, waarbij alle bij het besluitvormingsproces betrokken partijen de mogelijkheid hebben om input te leveren, hypothesen aan te vechten, te onderhandelen en uiteindelijk aanvaarding en goedkeuring te verlenen.
ongeacht het project in kwestie, wanneer het succes kan worden gemeten aan de hand van optimale evaluatieparameters, zal kritische informatie worden verkregen die misschien niet zal leiden tot de verbetering van het project zelf, maar zal bijdragen tot de oprichting van een database van kennis voor de ontwikkeling van toekomstige succesvolle programma ‘ s en projecten.
