in de huidige markt moeten kleine bedrijven concurreren met grote ondernemingen. Een manier om ervoor te zorgen dat ze bij kunnen blijven, is door de juiste tools en software te gebruiken om processen te verbeteren, workflows te optimaliseren en de productiviteit te verhogen. Met een sterke en efficiënte workflow voor alle belangrijke processen binnen een bedrijf, is het mogelijk om meer omzet in minder tijd te brengen.
maar als het zo eenvoudig was, zouden alle bedrijven het doen. Het vinden van het perfecte platform voor uw zakelijke behoeften betekent dat je tijd en aandacht besteden aan onderzoek en mogelijke opties, en in de meeste gevallen, een potentieel aanzienlijke financiële investering.
niet alleen dit, maar mensen zijn gewoontedieren en die gewoonten zijn moeilijk te veranderen. Uw team kan worden gebruikt om dingen te doen op een bepaalde manier al en als die manier werkt prima voor hen, volledig veranderen van hun bedrijfsprocessen kan leiden tot hun weerstand tegen verandering. Dit verzet kan schadelijk zijn voor het hele bedrijf.
het antwoord: ontwikkel eerst een plan.
Wat is een software-implementatieplan? Waarom Heb Je Er Een Nodig?
een software-implementatieplan helpt uw bedrijf bij het vinden en implementeren van de juiste software voor uw zakelijke behoeften. Het aannemen van nieuwe software is zowel tijdrovend en kan kostbaar zijn in termen van Financiën en personele middelen. Zonder een plan op zijn plaats voordat het proces begint, is het waarschijnlijk dat uw software adoptie zal mislukken.
met een goed ontwikkeld plan kunt u overhaaste beslissingen vermijden, ervoor zorgen dat de juiste mensen bij de implementatie worden betrokken, het systeem correct configureren en een situatie creëren waarin werknemers de volledige voordelen van de software kunnen waarderen en tegelijkertijd een adequate opleiding kunnen bieden.
voor veel bedrijven is het gebruik van nieuwe software een serieuze onderneming. Als u het implementatieproces verknoeit, zult u waarschijnlijk operationele downtime ervaren, wat zich vertaalt naar verloren inkomsten. Aan de andere kant, als u de tijd nemen om uw onderzoek te doen en voor te bereiden van tevoren, uw bedrijf kan profiteren van vele voordelen, waaronder, versnelde groei, kostenbesparingen, verhoging van de efficiëntie van het proces, en verbeterde zichtbaarheid.
Software implementatieplan: 5 kritieke stappen
stap één: Bouw uw Business Case
ongeacht hoe groot of klein uw bedrijf is, het implementeren van nieuwe software is niet iets wat je doet alleen maar omdat je er zin in hebt.
terwijl kleinere bedrijven wendbaarder zijn dan hun grotere concurrenten, kunnen fouten van welke aard dan ook kostbaar zijn en elk bedrijf schaden, vooral die met een beperkt budget.
veranderingen, zoals het upgraden van de huidige software of het uitrollen van iets nieuws, zijn ook moeilijk voor grotere organisaties omdat het besluitvormingsproces complexer wordt naarmate een bedrijf groeit. Uit onderzoek blijkt dat ongeveer 72% van de senior executives denkt dat slechte strategische beslissingen “ongeveer net zo vaak als goede beslissingen waren of de heersende norm in hun organisatie waren.”
Hoe maakt u uw zaak?
- Overweeg uw pijnpunten: voor welke uitdagingen staat uw bedrijf? Welke aspecten moeten worden verbeterd? Praat met uw medewerkers en andere relevante stakeholders om antwoorden te krijgen. Als u vindt dat de organisatorische efficiëntie laag is en het bedrijf verliest omzet, focus inspanningen op dat. Werk om uw zakelijke doelstellingen af te stemmen op uw doelen.
- bedenk een oplossing: Geef een gedetailleerd overzicht van bijvoorbeeld hoe een nieuwe inkoopsoftware of nieuwe projectmanagementsoftware zowel de teamefficiëntie als de productiviteit kan verbeteren en waarom het cruciaal is om de pijnpunten aan te pakken die u hebt gevonden.
- een kosten-batenanalyse uitvoeren: de belangrijkste reden om een sterke business case op te bouwen is de investering te rechtvaardigen. Analyseer zowel de materiële als immateriële kosten samen met de materiële en immateriële winsten die het bedrijf met een succesvolle implementatie kan behalen.
- een tijdlijn ontwikkelen: Stel redelijke tijd verwachtingen rond hoe lang het duurt om de software te evalueren, implementeren van het nieuwe systeem, en het realiseren van een rendement op de investering.
- plannen hoe u veranderingen wilt beheren: onderzoek wijst uit dat 70% van de organisatorische transformatieprogramma ‘ s falen. Als het minder riskant is om een voorstel af te wijzen, kan het voor leidinggevenden moeilijker zijn om het te steunen. Benadruk de kosten van het niet aanpakken van deze pijnpunten en zorg ervoor dat ze begrijpen dat u de risico ‘ s kent, evenals de stappen die u gaat nemen om uit de buurt te blijven van dezelfde fouten die andere organisaties in het verleden hebben gemaakt. Change management is cruciaal voor een soepele implementatiefase.
stap twee: Kies de juiste leverancier
zodra u de nodige ondersteuning hebt, moet u de meest geschikte softwareleverancier vinden. Welke leverancier u ook kiest zal een strategische partner in uw bedrijf zijn, dus het is belangrijk om uw tijd te nemen met het selectieproces.
vragen die u moet stellen als u uw opties beperkt zijn::
- wat heb je nodig? overweeg dingen zoals functies, prijs, cloud-based vs.on-premise vs. hybride, en ga zo maar door.
- hoe lang is de verkoper actief? Wat zijn hun referenties?
- is de software schaalbaar?
- zijn er verborgen kosten?
- wat zeggen hun klanten over hen?
- integreert de software met de systemen die u al hebt?
- geeft de verkoper softwareopleiding?
- zijn de uitvoeringskosten inclusief klantenservice?
- zijn updates en upgrades cloudgebaseerd?
Stap drie: beschermen tegen Scope-kruip
als u niet oppast, kunnen de extra functies die verschillende softwareopties bieden u van het spoor jagen. De softwaremarkt biedt een verscheidenheid aan opties en aanpassingen, zodat het voorbereiden van een behoeften document dat alles wat u zoekt schetst is van cruciaal belang als het gaat om software-evaluatie.
idealiter zou het document verkopers een duidelijk beeld moeten geven van wat de specifieke behoeften van uw organisatie zijn. Als u besluit om de software die elke beschikbare functionaliteit in te stellen of om alle mogelijkheden aan te passen in een keer, Dit is wanneer scope creep gebeurt. Het is een val waar je in trapt die resulteert in:
- exponentieel hogere kosten
- Stakeholders die interesse verliezen
- het implementatieproces slepen
projecten blijken zelden precies te zijn zoals verwacht en de implementatie van software is niet anders. Veranderingen tijdens de levenscyclus van het project zijn een natuurlijk onderdeel van het bedrijf, maar om te voorkomen dat scope kruipt, moet u een bepaalde mate van controle uit te oefenen.
daarom is het van cruciaal belang dat uw implementatieteam best practices voor projectmanagement toepast en dat iedereen samenwerkt om het gebruik van software voor hun afdelingen te maximaliseren.
ongeacht de grootte van uw team, een samenwerkingsproject management tool kunt u spoelen uit uw software implementatie proces plan. Sommige opties omvatten:
- Wrike: Dit is een goede keuze voor project tracking functies zoals Gantt grafieken en Kanban boards.
- Asana: deze optie is ideaal voor werk of centrale functies zoals het bewaken van de werkbelasting. het bevat een aantal ingebouwde projectsjablonen en is gebruiksvriendelijk.
- Basecamp: dit is een ideale keuze voor taakprioritering, planningsfuncties en documentopslag.
- Trello: Dit is een zeer aanpasbaar platform dat kan worden aangepast aan elke workflow of proces. Borden bestaan uit kaarten, die kunnen worden toegewezen aan individuen en verplaatst als dat nodig is. Het integreert ook met een aantal andere tools.
Stap vier: Stel een implementatieteam samen
uw software-implementatieteam is cruciaal voor het succes van het project. Het kan zo klein als twee mensen en kan groeien tot zo veel mensen als je nodig hebt om de klus te klaren. Hoe meer afdelingen software nodig hebben, hoe groter het implementatieteam wordt. Elke afdeling moet een vertegenwoordiger hebben om te functioneren als de kampioen van de nieuwe software. Deze vertegenwoordiger zal ook vragen beantwoorden en helpen hun collega ‘ s op te leiden.
een team kan:
- projecteigenaar: dit is meestal het hoofd van een bedrijf of de afdeling die het nieuwe systeem implementeert. Het kan ook een team van leidinggevenden in plaats van een enkele persoon.
- projectmanager: dit is de persoon die verantwoordelijk is voor de organisatie van het uitvoeringsproces, inclusief de begroting.
- systeembeheerder: deze persoon houdt toezicht op de installatie van het systeem en de technische administratie
- communicatie liaison: deze persoon dient als de verbinding tussen het projectteam en de eindgebruikers.
- Kerndepartementsleden: Dit zijn de mensen die opkomen voor de software, van elke afdeling in uw organisatie.
onthoud dat het type mensen dat u aan uw implementatieteam hebt toegewezen, uw inzet voor het succes van het initiatief weerspiegelt. Daarom is het het beste om alleen teamleden op te nemen die extreem getalenteerd, teamgericht en even toegewijd zijn aan het succes van het project.
Stap vijf: zet het op
het laatste wat je wilt is software die niemand wil gebruiken. Natuurlijk, als je de baas bent, kun je gewoon van je team verlangen om het nieuwe systeem over te nemen, of ze het nu leuk vinden of niet. Maar als je dit doet, moet je voorbereid zijn op pushback en een toename van de ontevredenheid van werknemers.
om te voorkomen dat uw team de nieuwe software moet gebruiken, zijn er een paar dingen die u kunt doen:
- bereid je team zo vroeg mogelijk voor op de overstap: hoe eerder je de medewerkers op de hoogte brengt van de verandering, hoe meer ze het accepteren.
- een wijzigingsbeheer toewijzen: Deze persoon zal het voortouw nemen bij de verandering en medewerkers een duidelijk persoon geven om te benaderen als het gaat om vragen, training, feedback en andere informatie.
- communiceer duidelijk voordelen: wanneer iedereen de voordelen van de software begrijpt, ziet u meer kans op hogere acceptatiepercentages.
- zorgen voor adequate opleiding: om de software te kunnen gebruiken en de voordelen ervan te kunnen benutten, moeten zij weten hoe de software werkt.
- steun blijven verlenen: Zelfs als het implementatieproces zelf soepel verloopt, is het belangrijk om te verwachten dat er vooral in de vroege stadia problemen ontstaan. Om dingen zo soepel mogelijk te laten verlopen, zorg ervoor dat ik help desk of tech support team beschikbaar is om te helpen wanneer dat nodig is.
u kunt het adkar-Veranderingsmodel gebruiken om een duurzame adoptie te garanderen. Beter nog, u kunt deze methodologie gebruiken om elke vorm van verandering binnen uw organisatie te beheren.
- bewustzijn: zorg ervoor dat iedereen het probleem herkent.
- verlangen: Incentivize using benefits and consequences
- Knowledge: Know how to create and maintain change
- Ability: Work to close skill hiaten that limit change
- Reinforcement: Measure and reward wins
hoewel het verleidelijk kan zijn om dezelfde messaging en communicatie te gebruiken over het implementatieproces voor elk team binnen uw organisatie, zult u meer geluk hebben als u de tijd neemt om alles voor elk team te personaliseren. Elk team heeft waarschijnlijk verschillende doelen die het nieuwe systeem hen helpt te bereiken. Door in te spelen op deze Team-specifieke doelen, zult u in staat zijn om adoptie te stimuleren.
het kan tijd kosten om iedereen op volle snelheid te krijgen met het nieuwe systeem en dat is in orde. Zolang je elke dag beter met de software werkt, kom je er. Om de implementatie van de nieuwe software op de lange termijn te ondersteunen, moet eerst prioriteit worden gegeven aan de mogelijkheden die moeten worden beheerst. Dit helpt de training te beïnvloeden en biedt benchmarks voor uw check-ins.
Focus de inspanningen op continue verbetering. Opleiding is een centraal onderdeel van dit proces. Na het opleiden van personeel over hoe het systeem te gebruiken, bieden extra leermogelijkheden indien nodig. Wanneer er een belangrijke systeemupdate is, overweeg dan om een andere trainingssessie te organiseren om ervoor te zorgen dat iedereen de veranderingen begrijpt.
voor een succesvolle software-implementatie is communicatie de sleutel. IT-leiders, systeemkampioenen en implementatieteams delen het proces en spelen allemaal een rol in betrokkenheid en adoptie.
