implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem: beste praktijken

implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) is evenzeer een kunst als een wetenschap. Het vereist data, een methodologische aanpak en het vermogen om mensen te betrekken.

dit artikel bespreekt de implementatie van een QMS en beantwoordt uw veelgestelde vragen over het onderwerp.

bij Ideagen helpen we organisaties al meer dan 25 jaar om kwaliteit en operationele uitmuntendheid te bereiken. We hebben ervaring met het implementeren en consulteren van organisaties van alle groottes, daarom kunnen we een deskundig perspectief bieden op het succesvol implementeren van een nieuw kwaliteitsmanagementsysteem.

ontdek:

• wat een Kwaliteit Management Systeem
• waarom is het belangrijk voor alle organisaties die willen slagen
• de voordelen van het implementeren van een QMS
• de vereisten van een QMS
• De logistiek van het gebruik van een QMS in een sterk gereguleerde omgeving
• het belang van een hiërarchische cultuur
• Cruciale stappen voor implementatie

Wat is een Quality Management System (QMS)?

een QMS is een gecoördineerde reeks waarden en processen die door een organisatie worden geïmplementeerd om te waarborgen en aan te tonen dat het voldoet aan de normen die vereist zijn om aan de eisen en verwachtingen van haar klanten te voldoen. De internationale ISO 9001: 2015-norm is de geaccepteerde verklaring van de brede eisen van een kwaliteitsmanagementsysteem.

Waarom is een QMS belangrijk?

een volledig operationeel QMS zal een organisatie helpen bepaalde doelen te bereiken en aan te tonen:

1. consequent voldoen aan de eisen van de klant.
2. consistent beheer van interne vereisten.
3. consistent beheer van externe vereisten. bijvoorbeeld de effectieve toewijzing van middelen

Wat zijn de voordelen van de implementatie van een KMS?

de invoering van een kwaliteitsmanagementsysteem zal een aantal commerciële voordelen op lange termijn opleveren. Hier zijn slechts een paar voordelen van het effectief implementeren van een QMS:

1. organisatorische doelen bereiken
2. kostbare fouten en verspilling verminderen
3. de klanttevredenheid verhogen
4. uw bedrijf effectiever op de markt brengen
5. de groei effectiever beheren
6. de beschikbaarheid van documentatie verbeteren
7. juiste kwesties om producten en diensten voortdurend te verbeteren
8. marktaandeel in nieuwe gebieden en marktsectoren vergroten
9. een kwaliteitscultuur creëren
10. visie integreren in alle projecten
11. betere interne communicatie
12. consistente producten
13. effectief meet de prestaties van individuen en teams
14. verbeter de naleving

hoe ondersteunt een QMS een organisatie om culturele kwesties te beheren?

de invoering van een kwaliteitsmanagementsysteem kan de werknemers in de war brengen. Het kan hen uit hun comfortzone halen en weg van geïnstitutionaliseerde processen. Daarom is de ondersteuning van het operationele en uitvoerende management vanaf het begin van cruciaal belang voor de implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem.

Ideagen heeft met honderden kwaliteitsmanagers samengewerkt en vond altijd dat het de beste praktijk is om het management kwaliteit te laten bevorderen. Het is raadzaam voor managers om te beginnen met een routine van positieve versterking tijdens de vroege stadia van het leven van de systemen. Dit zal niet alleen het gebruik van het systeem bevorderen, maar het zal het personeel motiveren.

Download onze stakeholder engagement template voor een stap-voor-stap plan om buy-in van uw interne stakeholders te krijgen.

om doeltreffend te zijn, moet een kwaliteitsmanagementsysteem robuust, intuïtief en flexibel zijn. Het onderstaande diagram laat zien hoe de softwaremodules van Ideagen interageren om een holistische QMS te versterken.

bij een QMS moeten processen aan een strikter beheer worden onderworpen. Het is verstandig om veranderingen te verwachten in de manier waarop medewerkers met elkaar omgaan en in de verdeling van verantwoordelijkheid en verantwoording. Houd rekening met de perceptie van het personeel en herken de bestaande attitudes van werknemers en het wegnemen van eventuele zorgen die zij hebben is een essentieel onderdeel van de managementstrategie bij het implementeren van een QMS.

voortbouwend op het thema personeelscommunicatie, moet een organisatie bij het implementeren van een QMS haar oren niet sluiten voor suggesties van werknemers. Werknemers zijn degenen die het kwaliteitsmanagementsysteem zullen gebruiken, zodat het zinvol is om alle noodzakelijke aanpassingen aan hun behoeften te maken en de bruikbaarheid te verbeteren.

het is ook raadzaam voor een organisatie om een initiële lag-fase toe te staan voordat verbeteringen de norm worden. Een QMS biedt gemoedsrust dat aan de wettelijke vereisten wordt voldaan en dat de organisatie voortdurend een klantgerichte aanpak hanteert.

wat vereist een QMS?

een kwaliteitsbeheersysteem vereist een aantal essentiële elementen. Hier zijn er zes van.:

1. een kader en hulpmiddel voor communicatie, meestal qms software.
2. een kwaliteitsbeleid en kwaliteitsdoelstellingen. Deze verklaringen moeten worden gedocumenteerd.
3. een kwaliteitshandboek met toepassingsgebied, motivering van uitsluiting, gedocumenteerde procedures en beschrijvingen van procesinteractie. Hiermee wordt aangegeven hoe een QMS zal worden nageleefd en wordt de nadruk gelegd op de inzet van het bedrijf voor zowel continue verbetering als kwaliteit.
4. alle door de nalevingsnorm vereiste gedocumenteerde procedures.
5. alle documenten die nodig zijn voor de effectieve werking, planning en controle van bedrijfsprocessen.
6. Records zoals bewijs van overeenstemming met de eisen en van effectieve QMS-werking zijn vereist door de nalevingsnorm.

werkzaam in een gecontroleerde omgeving:

veel organisaties gebruiken een kwaliteitsbeheersysteem om aan te tonen dat aan de wettelijke vereisten wordt voldaan. Een QMS kan een organisatie ondersteunen die in een gecontroleerde omgeving opereert op een aantal manieren:

• om ervoor te zorgen dat aan de nalevingsnormen wordt voldaan, moeten alle bedrijfsdocumenten voldoen aan QMS-processen.
• dit zal zorgen voor overeenstemming in het gedrag van het personeel bij de uitvoering van hun taken, een uniforme methode voor gegevensregistratie en consistentie in de opleiding van het personeel.
• het bijhouden van gegevens zoals auditbevindingen, gegevensmonitoring, verslagen over non-conformiteit en corrigerende maatregelen, enz. kan worden gebruikt als bewijs van QMS gebruik en effectiviteit.
• een QMS kan worden gebruikt om de vereiste goedkeuring en verwijdering van documenten en records af te dwingen.
• het is belangrijk dat alleen de meest actuele versie van documenten beschikbaar is voor gebruikers van het bedrijf. Om compatibel te zijn, moeten documenten een unieke identiteit en versiecontrole hebben wanneer ze worden gewijzigd.
• handtekeningen van auteurs en goedkeurders van het document zijn mogelijk vereist.
• een samenvatting van de documentgeschiedenis met wijzigingen en revisiedata kan nodig zijn.

om ervoor te zorgen dat alle records zowel traceerbaar als opvraagbaar zijn, moeten de records op dezelfde wijze als documenten worden beheerd en gecontroleerd. Het is raadzaam om hen unieke identificatiecodes toe te wijzen, die worden geleverd door een elektronische QMS-tool.

het belang van hiërarchische organisatie:

organisatie is van vitaal belang bij de behandeling van gecontroleerde documenten. Een voorgestelde hiërarchie voor het beheren van QMS-documentatie is:

1. Kwaliteitshandleiding
2. beleid
3. Procedures
4. werkinstructies
5. lijsten
6. formulieren

aanvullende soorten documenten kunnen naar goeddunken van de onderneming worden gebruikt.

Uitvoeringsstappen:

implementatie van een QMS is een veelzijdige uitdaging. Hier is een ruw plan voor het krijgen van een QMS geïmplementeerd:

1. algemene sjablonen voor alle gecontroleerde documenten die het bedrijf van plan is te gebruiken, moeten worden opgesteld voordat QMS-documenten worden geschreven. Sjablonen moeten consistente stijlen en formaten hebben, waardoor ze gemakkelijk te lezen en te navigeren zijn. Alle templateprocedures en-instructies moeten secties met betrekking tot doel, reikwijdte en verantwoordelijkheden bevatten. Templates moeten ook voldoen aan de vereisten van gecontroleerde documenten, bv. unieke identificatiecode, enz. Het is optioneel dat een bedrijfslogo in een documentkop wordt opgenomen.
2. veel ondernemingen zullen reeds over schriftelijke procedures beschikken; deze huidige procedures zijn echter niet volledig of verouderd, enz. Er kunnen bepaalde onderdelen van het bedrijf zijn, zoals financiën, die niet onder het toepassingsgebied van de KMS vallen en bestaande procedures kunnen worden beschouwd als de beste optie om naleving te bereiken. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat deze gebieden geen invloed hebben op het algehele kwaliteitsbeheer.
3. bedrijven moeten een stroomdiagram maken van processen voor kwaliteitsbeheer. Dit helpt om alle belanghebbenden bij het proces te betrekken, belicht gebieden van niet-naleving en ontbrekende documenten, en is een uitstekende methode om gebieden te identificeren waar verandering nodig is.
4. het is nuttig om uw QMS-documenten en-structuur in kaart te brengen volgens de hiërarchie met behulp van proces – /documentkaarten en organisatieschema ‘ s.
5. documenten moeten worden opgesteld volgens de specificaties in de documentkaarten; wees je bewust van je publiek en gebruik de juiste taal dienovereenkomstig. Een groot internationaal bedrijf met tweetalig personeel moet mogelijk documentatie in verschillende talen publiceren.
6. elektronische Concepten moeten op passende wijze worden beheerd. Ze moeten worden gedocumenteerd en gearchiveerd, zodat ze gemakkelijk kunnen worden geïdentificeerd, opgehaald, beoordeeld, gevolgd en beheerd. Het proces dat in het documentcontrolemechanisme wordt gebruikt, moet consistent zijn met het proces dat in het redactieproces wordt gebruikt.
7. het is belangrijk dat alle documenten worden beoordeeld door deskundigen op alle gebieden waarop het toepassingsgebied van het document betrekking heeft. Het niet-controleren van documenten kan leiden tot een vermindering van de naleving, het risico op afwijkingen van de QMS vergroten en wrijving tussen personeel/afdelingen creëren.
8. het is belangrijk om het juiste goedkeuringsniveau te verkrijgen voor een afgegeven document dat zal worden bepaald door de nalevingsnorm. Na afgifte en goedkeuring moet een papieren kopie van het document op een veilige plaats worden bewaard. Zodra documenten zijn gepubliceerd, kunnen medewerkers worden opgeleid om ze te gebruiken.

in samenvatting

• Evalueer uw bestaande bedrijf
• zorg ervoor dat een QMS moet worden geïmplementeerd
• zorg ervoor dat de processen werken
• Herzie deze processen waar nodig en onderneem continue evaluaties
• onderzoek oplossingen voor elektronisch kwaliteitsbeheer (EQMS) als een manier om het proces te automatiseren en te vereenvoudigen

wat nu?

ontdek hoe Ideagen uw bedrijf kan helpen met het implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem. Q-Pulse QMS is de software bij uitstek voor meer dan 2000 bedrijven over de hele wereld, één systeem, ondersteund door 25 jaar innovatie, van een gevestigde en vertrouwde leverancier.