denk aan je favoriete avonturenverhaal. Of dat nu The Lord of the Rings is of Spirit Away, ze hebben allemaal één ding gemeen: een overkoepelende missie — met taken onderweg, en (hopelijk) een plan om de held naar zijn doel te leiden.
wanneer u aan een nieuw project begint — of dat nu het renoveren van een huis is of het ontwerpen van een nieuwe app — zal hetzelfde gevoel van structuur en momentum helpen om de dingen op koers te houden. Hier komt een werkplan van pas.
een werkplan is een document dat de route naar uw doel in kaart brengt. Het omvat zaken als budgetten en middelen, evenals schema ‘ s en beperkingen. Het is een gedeelde inspanning tussen u, vaak uw teamleden, en bijna altijd stakeholders — die u nodig hebt voor de buy-in.
hier is alles wat u moet weten over het maken van uw eerste werkplan, inclusief hoe u het kunt laten goedkeuren en wat u moet doen nadat uw project is voltooid. Laten we erin duiken.
Wat is een werkplan?
een werkplan is een formeel document dat belangrijke stappen bevat die u naar het bereiken van een doel brengen. Het omvat budgetten, middelen, deadlines, mijlpalen, en een tijdlijn. Het is meestal gereserveerd voor grotere projecten, maar u kunt een pared-back Versie gebruiken voor kleinere taken.
het is een leidend document dat iedereen helpt om samen te werken om het einddoel te bereiken. Voordat we een kijkje nemen op hoe je een te maken, laten we snel lopen door een aantal belangrijke termen.
het doel beschrijft wat u wilt bereiken. Bijvoorbeeld, rebrand uw bedrijf, Maak een app, of het verhogen van de winst.
de strategie is de route die u neemt om uw doel te bereiken. Bijvoorbeeld, als je doel was om rebranding, het zou kunnen omvatten het ontwerpen van een nieuw logo, het definiëren van een nieuwe toon van de stem, en het creëren van een nieuwe missie statement.
uw doelstellingen zijn deliverables die zijn uiteengezet in uw strategie. Ze moeten duidelijk worden gedefinieerd, met termijnen en meetbare factoren. Het instellen van deze helpt u op het spoor te blijven en de vooruitgang te meten.
tactieken zijn technieken die u zult gebruiken om u te helpen specifieke doelstellingen te bereiken. Bijvoorbeeld, als uw doel is om het aantal bezoekers van uw website te verhogen, tactiek zou kunnen zijn zoekwoord onderzoek, SEO blog posts, PPC reclame, enzovoort.
waarom een werkplan gebruiken?
een werkplan kan u helpen op schema te blijven en uzelf te organiseren. Het is ook nuttig voor momentum: Het hebben van een document dat elke fase van uw project in kaart brengt houdt u en andere teamleden verantwoordelijk voor belangrijke mijlpalen, wat bovendien handig is voor tussentijdse vergaderingen wanneer u uw voortgang moet uitleggen aan stakeholders en senior management.
Werkplan voorbeeld
een werkplan maken
een werkplan maken kan een beetje tijdrovend zijn. Maar je weet hoe het werkt: hoe meer tijd je vooraf investeert, hoe soepeler je project zal zijn-dus het loont om wat tijd opzij te zetten om het goed te doen.
werk het ‘waarom’
uit voordat u met uw werkblad begint, moet u uw doel vaststellen. Of, met andere woorden, definieer waarom je doet wat je doet.
het Waarom staat centraal in alles. Dit is je doel, je zoektocht, de reden waarom je project bestaat in de eerste plaats. Probeer dit samen te vatten in een of twee zinjes die je aan het begin (of bovenaan) van je werkplan kunt zetten. Het geeft iedereen die het leest (inclusief jezelf) een pittige herinnering aan wat het allemaal over. Het is ook handig voor stakeholders en senior management, die vaak niet veel tijd hebben en gewoon de topline samenvatting willen van wat je aan het doen bent.
om het waarom uit te werken, zult u waarschijnlijk moeten beginnen met enkele eerste startbijeenkomsten met stakeholders. Dit zal u helpen uw doelen, omvang en beperkingen vast te stellen. Voordat je naar deze vergadering gaat, wil je misschien zelf wat voorbereidend werk doen. Als je moeite hebt om aan de slag te gaan, probeer dan je slimme doelen te stellen. Deze kunnen u helpen uw gedachten te organiseren en de eerste hindernis van het uitwerken van wat het is dat u wilt bereiken te overwinnen.
geef uw projectcontext
u hebt hier hopelijk over nagedacht tijdens stap één, dus deze fase zou makkelijker moeten zijn. Werk de context van uw project uit, inclusief informatie over concurrenten, de huidige markt en hoe uw project past in de bredere bedrijfsdoelstellingen.
hier zijn enkele vragen die u uzelf kunt stellen (en, heads-up, vragen die u waarschijnlijk door belanghebbenden zult worden gesteld):
- Wat is het doel van uw project en hoe ondersteunt het bredere bedrijfsdoelstellingen?
- hoe zal uw project beter voldoen aan de eisen van de klant?
- hoe verhoudt uw project zich tot wat concurrenten doen? Dit kan ook bijdragen aan je ‘waarom’ (misschien moet je een nieuwe versie van iets uitbrengen om concurrerend te blijven).
Bepaal uw strategie en doelstellingen
gebruik brede penseelstreken en begin met het in kaart brengen van uw route naar het bereiken van uw doel, inclusief doelstellingen, die meetbaar moeten zijn. Als u dit nog niet hebt gedaan, maak dan een slim diagram om u te helpen dit uit te werken. Of, als je dit al gedaan hebt, wil je het misschien met meer detail uitwerken.
definieer en coördineer uw resources
werk vervolgens uw resources uit. Meer gedetailleerde vragen en antwoorden kunnen betrekking hebben op de volgende:
- Hoe lang duurt uw project?
- Wat is uw budget en waar komt het vandaan?
- zijn er beperkingen?
- welke tools zult u gebruiken om u te helpen (project management tools, diagramming software…)
- wie zal worden toegewezen aan welke rol?
- wat zijn uw mijlpalen en deadlines?
- hoe ziet succes eruit, en wat zijn uw maatstaven om dit te meten?
u moet ook meer te weten komen over de Triple constraint. Het hebben van een begrip van dit kan u helpen jongleren omvang, tijd, en kosten efficiënter. Het kan u ook helpen plannen en voor te bereiden op dingen die niet ideaal zijn, maar zijn ook onvermijdelijk — zoals personeel zieke dagen, software crashes, of sponsors trekken uit.
definieer risico ‘ s en maak een rampenplan
Planning voor het ergste betekent niet dat je pessimistisch bent: het is gewoon goed, gezond verstand. Het betekent dat als er iets gebeurt, je meer kans om te weten wat te doen.
risico ‘ s bestaan in alle vormen en vormen — van personeelsongevallen tot ongevallen die gevolgen hebben voor budgetten en dienstregelingen. Praat met zoveel mogelijk mensen om een zo breed mogelijk beeld te krijgen, en maak dan een noodplan om op zijn plaats te hebben, voor het geval dat. Het is ook een goed idee om iemand aan te stellen om hier verantwoordelijkheid te nemen, voor het geval een van deze risico ‘ s werkelijkheid wordt. Met elk potentieel probleem aangepakt, zult u betere antwoorden voor uw stakeholders, en in staat zijn om hen gerust te stellen dat je geen steen onbeproefd gelaten.
maak uw werkplan
zodra u al deze informatie hebt verzameld, is het tijd om een werkplansjabloon te maken en deze te vullen. Het moet onder meer Uw doel, uw statistieken voor succes, uw doelstellingen, deadlines, risico ‘ s, en andere nuttige informatie. U kunt een Excel-spreadsheet gebruiken of kiezen voor projectbeheersoftware, die meestal vooraf gebouwde sjablonen en grafieken bevat, evenals andere tools die samenwerking gemakkelijker maken.
in andere diagrammen onderdompelen kan u in dit stadium helpen. Sommige projectmanagers gebruiken graag Gantt-grafieken (zoals hieronder) om hun tijdlijnen in kaart te brengen.
aangemaakt in Cacoo
Check-in en follow-up
zodra u van start bent gegaan, is het belangrijk om de voortgang bij te houden en elk teamlid te volgen om er zeker van te zijn dat iedereen de werklast aankan en zijn doelstellingen voltooit.
nogmaals, project management software kan u helpen om op de hoogte te blijven en problemen vroegtijdig te herkennen, zonder dat u op kantoor hoeft rond te lopen en iedereen persoonlijk hoeft te vragen of honderden e — mails hoeft te versturen-iets wat uw team net zo zal waarderen als u. Het is ook een goed idee om regelmatig inchecken te plannen, die de vorm kan aannemen van één of alle volgende: dagelijkse stand-ups, Snelle teamvergaderingen één keer per week, vergaderingen met het management en/of stakeholders op belangrijke mijlpalen.
hoe meer u communiceert en samenwerkt, hoe minder kans het is dat dingen door de mazen glippen. Het is ook een goede gelegenheid om de kwaliteit van het werk te beoordelen en feedback te geven en aanpassingen te maken als je gaat.
evalueer het project
tenslotte moet u uitzoeken hoe goed u het deed. Een post-mortem meeting (niet zo morbide als het klinkt) is hier essentieel omdat het iedereen in het team de kans geeft om samen te komen, een stap terug te doen, en overwinningen te vieren (evenals constructief eventuele mislukkingen aan te pakken).
evaluatie is om drie redenen belangrijk: Ten eerste helpt het u uit te zoeken of u uw doel hebt bereikt of niet. Ten tweede helpt het je het succes van het project (of de problemen) uit te leggen aan stakeholders. En ten derde, het schept een nuttig precedent voor toekomstige projecten, met waardevolle lessen geleerd langs de weg.
