de essentiële methode voor het definiëren van een proces is zonder twijfel de process map. De process map helpt u om een proces en de onderdelen ervan te begrijpen. Proceskaarten helpen bepalen waar en hoe een proces begint en eindigt, evenals alle stappen en beslissingen daartussen. Door het leren van de basisprincipes van proces mapping kunt u bedreven worden op:
- begrijpen hoe u een bestaand proces documenteert
- leren hoe u de “as is” of de huidige toestand van een proces weergeeft
- identificeren van gebieden van inefficiëntie in een proces
er zijn een aantal typen proceskaarten (hoog niveau, gedetailleerd, functioneel, enz.). In de Meetfase van Six Sigma gaan we zelfs in op meer geavanceerde soorten proceskaarten zoals value stream maps en SIPOC. In dit artikel zijn we echter gericht op het definiëren van een proces door het leren van de basisprincipes van proces mapping en hoe een proces kaart op hoog niveau te gebruiken.
een procesafbeelding is een grafische weergave van een processtroom. Een procesmap illustreert hoe een product wordt gemaakt of hoe een transactie wordt uitgevoerd. Proceskaarten geven deze activiteiten stap voor stap weer. Proceskaarten geven ook weer hoe materialen of informatie sequentieel van de ene bedrijfseenheid naar de andere stromen. Sommige proceskaarten helpen zelfs aan te tonen wie verantwoordelijk is voor elke stap.
Hoe maak ik een procestoewijzing?
de meest gebruikte process mapping symbolen staan in de process Mapping hieronder. Dit zijn de essentiële vier symbolen. Het is onwaarschijnlijk dat een proces kaart ooit wordt gemaakt zonder gebruik te maken van alle vier deze symbolen. Ze vertegenwoordigen de meest elementaire en gebruikelijke grafische elementen die nodig zijn om je eerste procesmap te tekenen, en zelfs je meest geavanceerde. Proces kaarten beginnen en eindigen met het ovale symbool hierboven gelabeld als “start / end”. Alle kaarten hebben dan processtappen en de meeste hebben beslissingen. Om uw eerste procesmap te tekenen moet u het proces identificeren dat u wilt in kaart brengen en beginnen met het labelen van de eerste stap met de oval. De volgende stap in een proces moet dan worden weergegeven met een vierkant. Als opeenvolgende processtappen volgen, blijven met behulp van een vierkant. Als u een plaats in het proces tegenkomt waar een beslissing moet worden genomen, representeer dan die vraag/beslissing met een diamantsymbool. Alle beslissingen hebben meer dan één mogelijk resultaat. Daarom hebben de meeste diamanten 2 aansluitingen die wijzen op afzonderlijke processtappen. Typisch deze pointers vertegenwoordigen ” Ja “en” nee ” antwoorden op de vraag of beslissing. Hieronder is een eenvoudig voorbeeld van een generieke process map:
in het algemeen stel ik voor dat proceskaarten op hoog niveau worden beperkt tot 4-6 stappen. De sleutel is het kunnen condenseren van een proces in logische groepen van gemakkelijk beschrijvende categorieën. Als je een proces niet kunt condenseren tot zijn eenvoudigste vorm en het in 4-6 stappen weergeeft, dan begrijp je het proces waarschijnlijk niet goed genoeg of je bent een slachtoffer van overcomplicerende dingen.
het zal ongetwijfeld nodig zijn om het niveau van informatie en details van uw procesafbeelding verder te verfijnen, maar de eerste stap moet altijd zijn om het in zijn meest basale vorm in kaart te brengen. We hebben process mapping technieken die u zullen helpen details toe te voegen op een gestructureerde en georganiseerde manier, maar die les is voor een andere dag. Vandaag, accepteer de uitdaging van het in kaart brengen van uw proces in 4-6 stappen … kunt u het doen?
