nadat het project is opgedeeld in taken en middelen die aan deze taken zijn toegewezen, is het tijd om de duur van de taak te bepalen. Dit belang van deze stap moet niet licht worden opgevat, omdat deze duur zal worden gebruikt om het project schema te construeren.
net als de kleine o-ringen die de Spaceshuttle Challenger hebben neergehaald, resulteert een kleine onderschatting vaak in een kettingreactie waarvan het project niet kan herstellen.
de PMBOK
de PMBOK bevat een proces genaamd “Estimate Activity Durations” dat de taken omvat die betrokken zijn bij het opstellen van schattingen van de duur van de taak.
PMBOK, 5e editie, paragraaf 6.5,”Estimate Activity Durations”
Estimate Activity Durations is the process of estimating the number of work periods necessary to complete individual activities with estimated resources. Het belangrijkste voordeel van dit proces is dat het voorziet in de hoeveelheid tijd die elke activiteit zal duren om te voltooien, wat een belangrijke input in de ontwikkeling schema proces.
om de beschikbaarheid van bronnen te bepalen, raadpleegt een projectmanager een document dat een bronkalender wordt genoemd. Dit geeft de beschikbaarheid van een resource aan, bijvoorbeeld,
Mark staat op jobsite X van Sep. 1 tot Sept. 30
uiteraard kan het nieuwe project dat gepland wordt op dat moment geen gebruik maken van deze werknemer (tenzij er afspraken worden gemaakt met de andere projectmanager, neem ik aan). De resource kalender kan variëren van een eenvoudige lijst van de beschikbaarheid van werknemers om volledige kalender binnen project management software die medewerkers schema’ s volgt.
op de vorige bladzijde hebben we de drie belangrijkste soorten schattingen opgesomd. Op deze pagina zullen we ze uitbreiden, er doorheen werken en er nog een toevoegen. De vier soorten schattingen zijn::
- analoog schatten
- parametrisch schatten
- driepunts schatten
- deskundigenoordeel
analoog schatten
zoals de naam al doet vermoeden, is dit wanneer u een analogie maakt met dezelfde of soortgelijke taak die eerder is uitgevoerd. Dit is de beste bron van informatie, omdat het daadwerkelijk uitgevoerde werk uiterst betrouwbaar is, zelfs als het aanpassingen vereist. Voor ons log home voorbeeld bieden eerdere projecten een uitstekende vergelijking om middelen, kosten en duur te bepalen. In feite hebben veel bedrijven tal van soortgelijke projecten, en dit is het natuurlijke uitgangspunt. Voor elke taak, echter, moet je vaak een aantal aanpassingen te maken. Hier is een checklist van aanpassingen:
- de taak is groter of kleiner dan de vorige.
schaal de duur omhoog of omlaag met het juiste bedrag. Bijvoorbeeld, de log huis heeft iets meer vierkante meter, of de oprit is langer, of meerdere meer ramen zijn toegevoegd. Dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar het zijn niet de grote, voor de hand liggende dingen die problemen veroorzaken voor projectmanagers, het zijn de kleine dingen, en je moet ervoor zorgen dat je genoeg onvoorziene omstandigheden voor hen opneemt. - de taak heeft speciale producten of diensten nodig die de laatste niet had.
voeg in dit geval de juiste producten en diensten toe en ga zoals gewoonlijk door. Dit klinkt ook voor de hand liggend, maar heeft even veel potentieel voor projectoverschrijdingen. Bijvoorbeeld, de iets grotere dakspanten vereisen de volgende grotere maat kraan. Of de fundering vereist verwijdering van steen in plaats van klei. - de taak is voor een iets ander eindproduct.
Bepaal het verschil in materialen en / of vakmanschap en bereken het verschil in middelen, kosten en tijd. Bijvoorbeeld, je zou kunnen berekenen uit de plannen dat de log huis vereist 20% meer hout dan de vorige. Dan zou je kunnen schatten dat het 20% meer tijd in beslag zou nemen in de houtbewerking taak.
een van de meest problematische problemen met analoge schattingen is dat het slechts zo betrouwbaar is als de taak waarvan de schatting wordt genomen. Vaak moet je de projectmanager van het comparator project zijn geweest, of op zijn minst dicht genoeg bij het om te weten wat er gebeurde en hoe het ging. Zeg, bijvoorbeeld de kraan brak en bracht vier dagen op de site in plaats van twee, je zou het dubbele van de duur (en de prijs) als je niet wist over dat detail en dus niet rekening houden met het.
ook de productiviteit van het werk is een belangrijke overweging. Voor kenniswerkers zoals ingenieurs vertraagt het toevoegen van meer van hen soms het productie – en besluitvormingsproces in plaats van het te versnellen. Evenzo heeft een zeer ervaren arbeider een hogere productiviteit dan een minder ervaren arbeider. Dus, als het vorige project gebruikt een onervaren arbeider om het dak spanten te plaatsen, en deze keer wordt u met behulp van een meer ervaren, de schatting kan, en moet, anders zijn.
parametrische schatting
een tweede gemeenschappelijke methode voor het schatten van de duur van de taak vereist dat het werk wordt geboord in een kosteneenheid, zoals een bouwtijd per vierkante voet log home. Hier zijn enkele voorbeelden:
- totale bouwtijd per vierkante voet van log huis.
- Storttijd per kubieke meter beton.
- installatietijd van tapijt per vierkante voet.
in de machinebouw wordt bijna alles op deze manier gedaan, van de machinebouwtijd tot de bouwmaterialen. Als de log home company bijgehouden van de bouwtijd, vooral voor de individuele taak van “houtwerk”, samen met de vierkante meter van het huis, konden ze uiteindelijk komen tot een vrij goede parametrische schatting voor de duur van de taak. Als uw bedrijf veel vergelijkbare projecten heeft en dit niet doet, moet het.
soms omvat een parametrische waarde vaste items, zoals deuren en ramen die een vaste tijd nodig hebben voor de installatie, ongeacht hoeveel hout er gebouwd moet worden. In dit geval kunnen de vaste posten worden gescheiden en toegevoegd aan de Algemene parametrische schatting.
Driepuntschatting
bij deze methode bepaalt de schatter drie getallen:
- optimistisch
- hoogstwaarschijnlijk
- pessimistisch
de tweede,” hoogstwaarschijnlijk ” is het gemiddelde van wat de duur van de taak zou zijn indien deze vele malen zou worden uitgevoerd. Het is de “normale” schatting dat je anders zou kunnen komen met behulp van de andere methoden. De andere twee vertegenwoordigen de boven-en ondergrenzen die u waarschijnlijk niet zult overschrijden.
om dit numeriek te doen zou u een betrouwbaarheidsinterval toekennen voor de boven-en ondergrenzen (optimistische en pessimistische waarden), zoals 90%. Veel studieboeken gebruiken 99% of een andere waarde, de methodologie varieert. Maar als je eerdere projecten raadpleegt en het 90% betrouwbaarheidsinterval bepaalt (1 van de 10 projecten overschrijdt) kun je daarmee lopen.
in het algemeen wordt een van de twee distributies gebruikt. De driehoekige verdeling is gewoon een gemiddelde van de drie schattingen en de beta-verdeling is een beetje strakker.
| Driehoekige (gemiddelde) distributie | Beta-verdeling |
|---|---|
| te = (a + m + b) / 3 | te = (a + 4m + b) / 6 |
Waar:
- te = Verwachte duur
- a = Optimistisch
- m = Meest waarschijnlijk
- b = Pessimistisch
De driehoekige verdeling scheef, en de resultaten aan de waarde die is ver weg van de Meest Waarschijnlijke waarde. Als u wilt dat de schatting dichter (dichter) bij de meest waarschijnlijke waarde, gebruik maken van de beta-distributie. Ik denk niet dat het ingewikkelder moet worden dan dit. Je moet beslissen hoe strak om de meest waarschijnlijke waarde die u wilt zijn.
bijvoorbeeld, laten we zeggen dat de verwachte duur van het houtwerk 18 dagen is (m = 18), en u denkt dat er aanzienlijke mogelijkheden voor vertragingen zijn. De optimistische schatting is 15 dagen (a = 15), maar de pessimistische schatting is 33 dagen (b = 33). De beta distributie opbrengsten:
te = (15 + 4 x 18 + 33) / 6 = 20 dagen
de oorspronkelijke schatting was 18 dagen, maar vanwege de mogelijkheid tot 33 dagen, moet de schatting worden verhoogd tot 20 dagen.
verdergaande op deze weg is de standaardafwijking van de taak eenvoudig:
σte = (b – a) / 6
als u alle duur (∑m) en standaardafwijkingen (∑σ) voor elke taak optelt, krijgt u zowel de totale projectduur als de standaardafwijking. U kunt hieruit de volgende conclusies trekken:
- het betrouwbaarheidsniveau bij één standaardafwijking, d.w.z. m ± σ, is ongeveer 68%.
- het betrouwbaarheidsniveau bij twee standaardafwijkingen, d.w.z. m ± σ, is ongeveer 95%.
- het betrouwbaarheidsniveau bij twee standaardafwijkingen, d.w.z. m ± σ, is ongeveer 99,7%.
in het voorbeeld hierboven is de standaardafwijking voor de Houtbewerkingsopdracht:(33 – 15) / 6 = 3.0. Daarom is de duur van de taak:
- 20 dagen is de officiële schatting.
- 23 dagen met een betrouwbaarheid van 68%.
- 26 dagen met een betrouwbaarheid van 95%.
- 29 dagen met een betrouwbaarheid van 99,7%.
zou uw baas dit niet geweldig vinden?
laat u niet misleiden door mooie statistieken als uw invoergegevens onbetrouwbaar zijn. Het resultaat is slechts zo goed als de invoergegevens, met andere woorden, vuilnis erin, vuilnis eruit.
oordeel van deskundigen
professionele schatters zullen u vertellen dat, ondanks alle technieken in het boek, een technisch deskundige de beste hulpbron zal zijn die u ooit zou kunnen hebben. Ze kunnen de enige bron die je nodig hebt voor het schatten. Technische experts zijn notoir druk bezig omdat hun expertise wordt ingezet op veel projecten. Maar als je er toegang toe hebt, binnen of buiten het bedrijf, moet je een manier vinden om ze te gebruiken.
maar wat als een technische deskundige de andere methoden tegenspreekt? Bijvoorbeeld, laten we zeggen dat je het installeren van tapijt en uw tapijt installateur vertelt u een bepaald project zal duren 4 dagen, maar ervaring uit het verleden (analagous) is het vertellen van uw het zal 10 dagen duren. Hoe waardevol is de mening van de expert dan? Het is moeilijk om goed advies te geven dat van toepassing is op alle situaties. Je moet gewoon de twee methoden tegen elkaar afwegen, rekening houdend met de onderliggende gegevens van elke methode. Bijvoorbeeld, misschien onderschat deze Tapijt installateur vaak de duur, of de eerdere ervaring schattingen worden scheefgetrokken door een bepaald stuk van de gegevens.
het projectbeheer zelf bestaat niet onafhankelijk van de technische deskundigheid die inherent is aan het project. Dat wil zeggen, de projectmanager of het managementteam moet op zijn minst voldoende vertrouwd zijn met de technische aspecten van het werk of het project heeft weinig kans van slagen.
voorbeeldproject
om ons logbestand te bouwen, inspecteren we elke brontabel uit de vorige stap en bepalen we de benodigde tijd. In dit geval heb ik onvoorziene omstandigheden tussen 50% en 100% opgenomen, omdat de duur ook downtime moet omvatten. Er kunnen bijvoorbeeld 3 dagen sanitair zijn, maar de taak moet de tijd omvatten voordat ze aankomen, en ik geloof niet dat ze waarschijnlijk op tijd aankomen.
| Taak-ID | Naam | Duur | Kosten |
|---|---|---|---|
| 110 | Opgraving | 6 dagen | $5,850 |
| 120 | Giet Foundation | 10 dagen | $4,700 |
| 210 | Hout werk | 20 dagen | $60,850 |
| 310 | Elektrische & Sanitair | 10 dagen | $20,260 |
| 320 | Vloeren | 8 dagen | $18,760 |
| 330 | Afwerking | 12 dagen | $16,760 |
| 410 | landschapsarchitectuur | 14 dagen | $7,620 |
| totaal | 80 dagen | $134,800 | |
denk je dat je een klein huis kunt bouwen voor $134.800?
de totale duur van 80 dagen op dit moment betekent niet veel. Een eenvoudige toevoeging van de duur van de taken houdt geen rekening met een potentiële vermindering als gevolg van het gelijktijdig uitvoeren van taken, noch met een potentiële toename als gevolg van de beschikbaarheid van middelen. In de volgende stap zullen we het “kritische pad” bepalen zodat we het schema mogelijk kunnen inkorten.
