Inleiding
Hallo! Het is Kristine hier met de Express om indruk te maken op podcast.
tegenwoordig zijn conference calls de norm. Of uw teamleden nu binnen een straal van 30 minuten van elkaar wonen of op verschillende continenten wonen, u zult waarschijnlijk alle vergaderingen houden via conference calls. Je kent nu de potentiële gevaren van conference calls. Iemand vergeet om zichzelf te dempen, en je hoort ze ademen of het eten van hun lunch, iemand vergeet om zichzelf te ontmaskeren wanneer ze beginnen te praten, iemand praat, en dan hun kind of echtgenoot schepen in hun kantoor maken lawaai. Het maakt niet uit wat ongewone situatie zich ontvouwt tijdens een conference call, iemand moet het gesprek te beheren en maken het zo effectief mogelijk.
in deze aflevering leert u hoe u conference calls leidt. We zullen ons richten op audio conference calls, niet video conference calls, die hun eigen aflevering verdienen.
elke week deel ik verhalen en tips om u te helpen duidelijk en met vertrouwen te communiceren in uw zoektocht naar een baan, interviews en de werkplek, zodat u uw carrièredoelen kunt bereiken. Als je mijn podcast leuk vindt, vergeet dan niet je te abonneren op nieuwe afleveringen. U kunt zich overal abonneren u podcasts zoals Apple, Pandora, of mijn website te downloaden op express-to-impress.com.
laten we nu beginnen!
Story
nu zal ik je vertellen over een verhaal over een misgelopen conference call.
een vriend in HR leidde een conference call toen zijn vriendin de kamer binnenstormde. Met een bord in de ene hand kondigde ze vrolijk aan: “het ontbijt is klaar!”onmiddellijk gevolgd door de vieze bijnaam die ze heeft voor haar vriendje.
mijn vriend was natuurlijk verbijsterd. Zijn vriendin was verbijsterd. En toch moest hij de oproep blijven leiden, in de hoop dat het op een of andere manier zou overwaaien.
maar hij leidde de oproep, en hij verstomde zijn oproep niet, dus natuurlijk leerden zijn collega ‘ s zijn Smerige naam en andere details over zijn persoonlijke leven.
omdat de anderen op de oproep hun tekst verstomden, werden happen of lachen verborgen voor mijn vriend. En gelukkig was dat het einde!
maar hij ging verder, hopend dat zijn collega ‘ s niet hoorden wat zij zeker hoorden.
dit is slechts een van de vele horrorverhalen van conference calls. Saturday Night Live heeft een hilarische skit genaamd “Zoom Call” die ongetwijfeld is geïnspireerd door een aantal echte gebeurtenissen.
nu hoeft u zich geen zorgen te maken over het leiden van een conference call. We kunnen allemaal leren van grappige fouten. Laten we doorgaan naar de tips sectie, waar je leert hoe je een succesvolle conference call leiden.
wat te doen voordat u Conference Calls leidt
uw conference call zal productief en efficiënt zijn bij de voorbereiding.
een Agenda voor de vergadering delen
mijn eerste tip is om een agenda aan te maken en deze te delen met alle deelnemers voor de vergadering.
Master the Technology
vervolgens moet u de technologie beheersen die u gaat gebruiken. Dus, ga je gang en test uit Microsoft Teams, Zoom, of een andere tool die u zult gebruiken tijdens de conference call. Zorg ervoor dat u weet hoe de functies werken, zodat u de controle over de vergadering kunt nemen en anderen indien nodig helpen.
Bereid uw omgeving voor
ten slotte, en het belangrijkste, bereid uw omgeving voor op de oproep. Vertel uw huisgenoten over het gesprek, plaats een briefje op uw deur, sluit de deur, en doe uw best om ervoor te zorgen dat uw omgeving zo stil mogelijk zal zijn. Dat kan betekenen dat je kind een dutje doet voor de oproep of je dier instrueert om in hun krat te komen.
Tips voor toonaangevende Conference Calls
laten we nu ingaan op het leiden van een conference call.
vroeg aankomen
u wilt vroeg aankomen om er zeker van te zijn dat de technologie correct werkt en om mensen welkom te heten bij de oproep wanneer ze deelnemen. Je aanwezigheid zal de aanwezigen ook laten zien dat je voorbereid bent en de leiding hebt. U wilt ook ingrijpen voor of tijdens het gesprek als iemand een slechte verbinding of afleidend geluid op de achtergrond heeft.
Open een vergadering
na wat small talk met collega ‘ s, wilt u ieders aandacht krijgen om de oproep te starten. Als uw bedrijfscultuur is om te beginnen conference calls op de stip, zorg ervoor dat de oproep op tijd te starten. Als het normaal is om een of twee minuten te wachten om te zorgen voor late aanmeldingen bij uw bedrijf, geef mensen dan die extra tijd.
dus, om een bijeenkomst te openen, moet u het volgende doen:
- krijgen ieders aandacht
- welkom en dank uw publiek voor het deelnemen aan de oproep
- introduceer nieuwe collega ‘ s of bezoekers
- leg het doel en de doelstellingen van de vergadering uit
- schets de agenda
- deel verwachtingen zoals wanneer mensen hun lijnen moeten dempen als ze niet praten of een hulpmiddel moeten gebruiken om aan te geven dat ze een vraag of opmerking hebben in een online chat-tool
- vraag de eerste persoon op de agenda om te beginnen
hier is een voorbeeld van hoe u een vergadering kunt openen.
goed. Het lijkt erop dat de meeste mensen zijn aangekomen. Rebecca is onderweg. Ze belde om ons te laten weten dat ze zou worden vertraagd, maar zal binnenkort bij ons komen. Laten we verder gaan en de show op gang brengen.
wel, Goedemiddag, iedereen. Ik wil onze bezoeker welkom heten, Jane Doe van Corporate, voor ons gesprek vandaag. We zijn blij dat je vandaag bij ons bent. Het doel van deze oproep is om mogelijke bezuinigingen te identificeren. Laten we snel naar de agenda kijken.
zoals u kunt zien, zullen de vijf afdelingshoofden verslag uitbrengen over mogelijke gebieden die in hun afdelingen moeten worden ingekort. Elk afdelingshoofd krijgt 10 minuten om te presenteren, en dan heb je de kans om ze vragen te stellen. Zorg ervoor dat uw lijn is gedempt, tenzij u presenteren of een vraag te stellen. Nog vragen voor we beginnen? Geweldig, laten we ter zake komen. Sam, kun jij beginnen?
Discussieer over problemen
laten we nu eens kijken naar uw rol terwijl mensen over problemen praten.
houd u aan de Agenda
wanneer iemand probeert van onderwerp te veranderen, moet u ze terug naar de agenda brengen om de discussie op het juiste spoor te houden.
u kunt de discussie terugleiden naar het doel van de bijeenkomst door te erkennen dat iemand een goed punt naar voren bracht, maar dat u de groep terug moet brengen naar het hoofdpunt. Hier, kunt u het voordeel van een verblijf op de rails te benadrukken door het publiek gerust te stellen dat je weet dat ze bezig zijn en willen ze uit de oproep op tijd.
Wijzig het onderwerp
een van uw belangrijkste rollen is het controleren van de tijd en interject bij het verplaatsen naar een nieuw onderwerp. Soms moet je een dringende discussie afronden terwijl het zich ontvouwt. Om dit te doen, kunt u erkennen dat het een belangrijk punt en geef een aantal opties voor het oplossen van het. Het team kan het later in de oproep bespreken als er extra tijd is, een vervolggesprek kan worden gepland, of het gesprek kan per e-mail worden voortgezet na de conference call. Als je eenmaal een onderwerp hebt afgerond, is het tijd om de aandacht van de groep te richten op het volgende onderwerp met een opmerking als:
laten we Seth onze aandacht geven terwijl hij ons updates geeft over de IT-afdeling.
Engagement aanmoedigen
de discussie verbreden
u zult veel petten dragen tijdens de conference call. Een daarvan is het betrekken van deelnemers. Als je merkt dat sommige mensen niet hebben bijgedragen, kun je een vraag stellen als,
dus, wat denken anderen?
dit soort vragen zal de discussie uitbreiden tot meer mensen.
controle op overeenstemming
vooruitgang vereist het nemen van beslissingen, en als conference call leider, moet u controleren op overeenstemming om beslissingen te nemen. Hoe kun je dat doen? Je kunt vragen of iedereen het ermee eens is of gewoon vragen of iemand het er niet mee eens is of zich zorgen maakt over plannen die worden besproken.
beëindig een vergadering
Uiteindelijk is het tijd om de vergadering af te maken, en je moet dat proces ook leiden. Naast het aangeven dat het tijd is om de vergadering af te ronden, herformuleren overeenkomsten en follow-up items, en vragen om definitieve input.
deelnemers zullen waarderen dat je hun tijd respecteert, dus zorg ervoor dat je op tijd klaar bent.
zo kunt u een bijeenkomst beëindigen.
goed, ik weet dat jullie allemaal drukke schema ‘ s hebben, en Ik wil jullie hier op tijd uit krijgen. Dus laten we samenvatten wat we afgesproken hebben. We gaan verder met het snijden van het laaghangende fruit uit het budget, in totaal $55.000. Dan bekijken we het budget in kwart vier en kijken of er nog meer bezuinigingen nodig zijn. Terwijl we ons richten op het elimineren van alleen echt onnodige kosten, zullen we onszelf wat tijd besparen en geen oproer veroorzaken in het kantoor. Is iedereen het daarmee eens?
goed, nu weet je hoe je een conference call moet leiden. Je weet wat je verantwoordelijkheden zijn en hebt een aantal zinnen te gebruiken op belangrijke punten in conference calls.
INTERVIEW COACHING
de laatste tijd ben ik bezig geweest met het coachen van 14 internationale artsen uit Korea, Saudi-Arabië, Peru, Taiwan, Palestina en Turkije, terwijl ze zich voorbereiden op medische residency en fellowshipinterviews in de VS. Ze zijn ongelooflijk deskundig en bekwaam, maar interviewen in een tweede taal is geen gemakkelijke prestatie. Ze imponeren me elke dag met hun openheid voor het leren en het proberen van nieuwe manieren van communiceren om verbinding te maken met hun interviewers en hen te overtuigen dat ze succesvol zouden zijn in hun programma ‘ s.
Als u binnenkort een sollicitatiegesprek hebt–een sollicitatiegesprek, een sollicitatiegesprek met een medische residentie, een sollicitatiegesprek met een fellowship of een academisch interview–dan wil ik graag met u samenwerken. Ik zal helpen met de inhoud van uw antwoorden, evenals de manier waarop u uw antwoorden te zeggen. Ik zal u ook helpen om de informatie beknopt en indrukwekkend te presenteren! Na het samenwerken kom je bij interviews evenwichtig, zelfverzekerd en voorbereid.
u kunt een nep-interview met mij boeken op mijn website op express-to-impress.com.
stem volgende Week af
goed, ik nodig u uit om de volgende keer af te stemmen om uw Engelse vaardigheden te verbeteren. U zult definities van zinnen en idiomen leren uit deze aflevering.
hartelijk dank voor het luisteren naar de Express to Impress podcast. Als je deze aflevering leuk vond, vergeet dan niet om het te delen met een vriend! Tot de volgende keer. Dag!
