Business Report: Wat is het & Hoe schrijf je het? (Stappen & opmaak)

de verschuiving van academisch schrijven, zoals essays en artikelen, naar complexe zakelijke rapporten, kan eng zijn!

op vrijwel elk werkterrein is een bedrijfsrapport nodig. Dit zijn op feiten gebaseerde documenten die worden gebruikt om beslissingen te nemen in een bedrijf.

u kunt bedrijfsrapporten gebruiken voor verschillende doeleinden, zoals het pitchen van een idee, het analyseren van een idee, het pitchen van een fusie, het analyseren van een fusie, het aantonen dat uw bedrijf voldoet aan wettelijke en sociale richtlijnen of een specifiek onderwerp met betrekking tot uw werk en werk.

dus als u een baan hebt, is het van cruciaal belang dat u het concept van zakelijke rapporten begrijpt en hoe u ze effectief kunt schrijven.

In dit artikel zullen we het hebben over de verschillende soorten rapporten en hun doel, het belang van zakelijke rapporten, en hoe u uw eigen rapporten op een impactvolle manier kunt structureren!

maar hey, eerste ding eerst. Laten we begrijpen het concept van zakelijke rapporten een beetje beter.

Wat is een bedrijfsrapport? (Definitie)

een bedrijfsrapport wordt gedefinieerd als een officieel document dat feitelijke informatie, statistische gegevens, onderzoeksresultaten of enige andere vorm van informatie bevat die relevant is voor het verloop van de baan.

dit verslag is een formeel document dat To-the-point is geschreven om informatie op een beknopte maar duidelijke manier over te brengen. Zakelijke rapporten worden voornamelijk gebruikt voor interne communicatie binnen een organisatie.

objectiviteit is een belangrijk element bij het schrijven van zakelijke rapporten. Wat je ook zegt moet worden ondersteund door gegevens en feiten, niet door meningen en perspectief. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen “de verkoop in het laatste kwartaal was zeer laag”, je laat het zien door middel van gegevens.

het rapport kan variëren van één pagina tot meerdere pagina ‘ s, afhankelijk van het doel en het type rapport.Dit brengt ons bij het tweede deel: soorten zakelijke rapporten.

Lees meer: zakelijke brieven: definitie, typen, formaat en Tips!

soorten zakelijke rapporten

er zijn vele soorten zakelijke rapporten die in een organisatie voor verschillende doeleinden worden gebruikt. Het is duidelijk dat je niet hetzelfde rapport kunt gebruiken om de prestaties en verkoop van werknemers te analyseren in het laatste kwartaal, toch?

hier zijn enkele veelvoorkomende soorten zakelijke rapporten:

informatieve rapporten

u gebruikt dit rapport wanneer uw baas om gegevens vraagt die zuiver objectief zijn, dat wil zeggen gewoon feiten zonder enig redeneren of potentiële resultaten. Bijvoorbeeld, een personeelsrapport met vermelding van het aantal werknemers in het bedrijf, hun taken, afdeling van het werk, en verantwoordelijkheden.

Lees meer: Hoe schrijf ik projectrapporten die uw klanten ‘Wow’ geven? (Sjabloon inbegrepen)

analyserapport

zoals de naam al doet vermoeden, wordt dit rapport gebruikt wanneer bepaalde kritieke bedrijfsgegevens moeten worden geanalyseerd om met kennis van zaken beslissingen te kunnen nemen.

bijvoorbeeld, het analyseren van de verkoopdaling in het laatste boekjaar. Dit rapport bestaat uit verkoopcijfers, een vergelijking van die cijfers met eerdere jaren, en het vinden van redenen voor de daling. Het rapport zal ook aangeven welke maatregelen de onderneming kan nemen om dit probleem op te lossen.

onderzoeksrapport

u gebruikt een onderzoeksrapport als er iets groots op komst is! Het kan een potentiële fusie zijn, of een nieuwe productlijn, of een verschuiving in de huidige manier van werken.

een grote verandering vereist een uitgebreid rapport waarin alle implicaties ervan worden bestudeerd. Als het bedrijf bijvoorbeeld een nieuw product wil introduceren, zal het onderzoeksrapport bestaan uit elementen als doelgroep, marketingstrategie, reclamecampagnes, enz.

verklarend rapport

u gebruikt dit rapport wanneer u uw individuele project aan het hele team wilt uitleggen. Stel dat je onderzoek hebt gedaan.

in een verklarend rapport worden de feiten uiteengezet, de bevindingen opgesomd en de conclusie van het onderzoek vastgesteld. Het moet worden geschreven in zeer eenvoudige, beknopte en duidelijke woorden. Hoewel de lezers zijn meestal collega ‘ s van dezelfde industrie, jargon moet worden vermeden.

voortgangsrapport

Dit is een klein rapport dat wordt gebruikt om updates in een bedrijf te melden.

Hoe was de week ervoor?

hoe gaat het met de verkoop voor dit kwartaal?

Wat is de procentuele verandering in omzettingen sinds de laatste week/maand?

vragen als deze worden beantwoord in een voortgangsverslag. Het bevat geen analytics. Alleen informatie en wijzigingen.

voortgangsverslagen zijn een goed medium voor bedrijven om hun dagelijkse werk te volgen en met nieuwe ideeën voor groei en expansie te komen.

nog steeds niet overtuigd? Hier zijn 4 dwingende redenen waarom zakelijke rapporten zijn belangrijk voor een efficiënte workflow in een organisatie.

Lees meer: Wat is een voortgangsrapport en hoe schrijf je er een?

belang van zakelijke rapporten

communicatiewijze

u weet hoe u in het dagelijks leven sms ‘ t of belt om te communiceren? In bedrijven worden er rapporten op voorbereid. We kunnen zeggen dat bedrijfsrapporten fungeren als communicatiemiddel in een organisatie.

maar waarom wordt het gedaan?

wel, in grote bedrijven, is er een hele lijn van workflow die plaatsvindt. Het is ook bekend als een delegatie van taken. In deze workflow zijn er branches, sub-branches, afdelingen en niche-specifieke zones. Als de communicatie mondeling wordt gedaan, kan informatie verloren gaan of besmet raken.

voor elk belangrijk communicatiemiddel wordt een schriftelijk verslag opgesteld. Iedereen die toegang tot die informatie nodig heeft, kan het rapport lezen en zichzelf uitrusten met gegevens uit de eerste hand.

besluitvorming

overweegt u een nieuwe productlijn te lanceren? Maak een rapport.

streven naar verlaging van de bedrijfskosten? Maak een rapport.

van het bepalen van de doelgroep tot het ontslaan van werknemers, wordt elke beslissing genomen op basis van gedetailleerde rapporten opgesteld met feiten en statistieken.

Rapporten worden in twee richtingen overgedragen in een organisatie. Medewerkers maken zakelijke rapporten en sturen ze naar het hogere management voor besluitvorming. Upper management maakt rapporten om informatie, taken, enz.te verspreiden. onder de werknemers.

Crisismanagement

in geval van een crisis, chaos en paniekuitbarstingen heeft iedereen een mening over de zaak, en de overdracht van gedachten leidt mondeling tot roddels op het werk.

in een dergelijke situatie worden zakelijke rapporten gemaakt om iedereen op dezelfde pagina te krijgen en vervolgens het probleem feitelijk te analyseren.De Crisisbeheersingsverslagen bevatten de oorzaak van het probleem, de maatregelen die moeten worden genomen om de schade te beperken en het beleid dat erop gericht is in de toekomst tegen een dergelijke crisis te beschermen.

effectief beheer

de delegatie van taken gebeurt via verslagen. Elke medewerker heeft zijn eigen to-do taken met een toegewezen deadline. Dit helpt bij een gezonder en effectiever beheer van het bedrijf.

alle informatie staat in levensvatbare schriftelijke documenten, beslissingen worden genomen na zorgvuldige analyse en de algemene werking van de onderneming is beter met behulp van bedrijfsrapporten.

nu we weten dat we bedrijfsrapporten moeten opstellen om te overleven in de bedrijfswereld, gaan we verder met de volgende en waarschijnlijk de belangrijkste sectie waar we je leren hoe je kunt beginnen met het schrijven van een goed rapport.

Lees meer: Business Requirements Document (BRD): wat, waarom en hoe te schrijven?

Hoe schrijf ik een zakelijk rapport? (Stappen en formaat)

volg deze stap-voor-stap handleiding om uw krachtige business report te maken:

Stap 1: Maak een actieplan

u schrijft een business report, niet een school essay. Je kunt je rapport niet baseren op gedachten als en wanneer ze komen. Voordat u met het rapport begint, moet u het doel ervan identificeren.

definieer wat u met het rapport wilt bereiken en hoe u het wilt presenteren. Sla er niet omheen! Dit zal u helpen een duidelijk en beknopt rapport te schrijven.

Stap 2: Controleer op een intern formaat

uw bedrijf heeft mogelijk een specifiek formaat voor het schrijven van rapporten. Vraag uw leidinggevende of check het bedrijfshandboek om het te vinden. Vertrouw het internet niet blindelings.

als een dergelijk formaat echter niet is opgegeven, kunt u de standaard globale indeling gebruiken die in de volgende stappen wordt weergegeven.

Stap 3: Voeg een titel toe

de titel van het verslag kan worden gespecificeerd in de opdracht die u van uw leidinggevende hebt ontvangen. Zo niet, dan mag je je eigen titel schrijven. Het moet duidelijk, helder en in staat zijn om het doel van het verslag over te brengen.

vermijd het gebruik van zeer lange en ingewikkelde titels. Gebruik bijvoorbeeld ‘ Sales report for FY 2020-21 ‘in plaats van’analyse van de klantinteractie met het bedrijf in de afgelopen 12 maanden in vergelijking met voorgaande jaren’. Mensen zullen geeuwen en de kamer verlaten bij het begin van uw rapport!

voeg ook uw naam en de namen van andere personen die betrokken zijn bij het maken van het rapport. Het uitbeelden van iemands achtergrond hard werken als uw eigen is zeer onethisch op de werkplek.

Stap 4: Schrijf een inhoudsopgave

u dient alleen een inhoudsopgave op te nemen als het rapport lang is en subrubrieken bevat.

als deze pagina wordt toegevoegd, zorg er dan voor dat de inhoud precies op de manier wordt geschreven waarop de kopjes in het rapport worden geschreven. Alle inhoud moet goed worden genummerd zodat de lezer gemakkelijk door het rapport kan navigeren of op een specifieke sectie kan springen.

Stap 5: Voeg een samenvatting / Samenvatting

toe Dit is een zeer belangrijke pagina in elk rapport. Je moet het abstract zo schrijven dat zelfs als een persoon het hele rapport niet leest, deze pagina hen een duidelijk en gedetailleerd idee van het hele ding kan geven.

het moet uw titel, nummer, belangrijkste bevindingen en conclusies bevatten. U moet in principe alles samenvatten wat u in het verslag hebt geschreven om in het abstracte te passen.

Stap 6: Schrijf een inleiding

nu begint uw eigenlijke rapport. Geef op deze pagina het doel van het schrijven van het rapport aan, samen met een kort idee van het belangrijkste argument.

u kunt ook een achtergrond van het onderwerp op deze pagina toevoegen.

Stap 7: geef uw methodologie

op deze pagina, vertel de lezers hoe u dit rapport hebt gemaakt. Het omvat de informatiebronnen, het type (kwalitatieve of kwantitatieve) gegevens, de kanalen voor het ontvangen van informatie, enz.

dit is om uw lezers uit te rusten met het proces dat u hebt doorlopen of, zoals we kunnen zeggen in de stedelijke slang, de BTS van het rapport. Het maakt je verslag geloofwaardiger.

Stap 8: presenteer uw bevindingen

Dit is de hoofdsectie waar u uw bevindingen presenteert. Het moet duidelijk zijn dat je grondig onderzoek hebt gedaan. Dus omvatten statistieken, feiten, en grafieken om de informatie te portretteren.

om te voorkomen dat het rommelig wordt, moeten de gegevens in verschillende rubrieken en subrubrieken worden samengebracht. Gebruik pointers, opsommingstekens of genummerd wanneer dat nodig is.

stap 9: Geef een conclusie of aanbeveling

beëindig uw rapport met een overtuigende conclusie. Dit moet worden afgeleid uit eerder genoemde bevindingen.

u kunt ook aanbevelingen geven voor wijziging of verbetering van een beleid, ondersteund door geldige documentatie. De conclusie moet duidelijk zijn, gebaseerd op feitelijke gegevens, niet bevooroordeelde meningen of meningen.

stap 10: bibliografie en referenties toevoegen

het toevoegen van deze sectie is een juridische verplichting in elk rapport waarin de gegevens zijn ontleend aan eerder gepubliceerde bronnen.

laten we het eenvoudig uitleggen. Als u gegevens of statistieken in uw rapport hebt toegevoegd, moet u de oorspronkelijke auteur de eer geven. Anders geldt het als plagiaat, wat een strafbaar feit is.

let ook op het verschil tussen referenties en bibliografie, en verwar de twee niet!

hier is een voorbeeld:

stel dat u een zakelijk rapport online leest en er zich door laat inspireren. Hoewel, je hebt geen van de gegevens gebruikt in uw eigen rapport. In dit scenario zal je dat rapport onder de bibliografie sectie vermelden.

echter, als u gegevens uit dat rapport hebt genomen om direct in uw rapport op te nemen, zult u dat in de referentiesectie weergeven.

stap 11: proeflezen

proeflezen of reviseren is zeer belangrijk voordat een rapport wordt afgerond. Controleer in deze sectie op spelfouten, grammaticale fouten of interpuncties. Dit zijn kleine ongelukken die een zeer slechte indruk kunnen maken.

controleer bij het proeflezen ook de citaten, voetnoten, bijlagen, enz.volgens de normen van de onderneming. Er kunnen richtlijnen zijn die je hebt gemist tijdens het schrijven van het rapport!

Bit.ai: de ultieme Tool voor het schrijven van zakelijke rapporten

met zijn New-age cloud technologie bit geeft uw business rapport superkrachten!

u kunt kiezen uit vooraf ontworpen sjablonen en u hoeft zich alleen maar zorgen te maken over het plaatsen van uw inhoud.

met de slimme integratie van Bit kunt u binnen enkele seconden rijke media-elementen zoals weblinks, PDF ‘ s, embeds, wiskundige vergelijkingen, grafieken en nog veel meer toevoegen aan uw zakelijke rapporten.

niet alleen dit, bit.ai kunt u werken met uw team in real-time. U kunt Co-bewerken en inline opmerkingen gebruiken om uw collega ‘ s naar dezelfde plaats te brengen om beslissingen te nemen met betrekking tot uw zakelijke rapporten.

u hebt zelfs document tracking om te zien wie uw rapport opent en hoeveel tijd ze eraan hebben besteed.

probeer vandaag nog een van de gratis sjablonen van Bit te gebruiken.

Wrap Up

zoals we hebben gezien, heeft het schrijven van een bedrijfsrapport veel aspecten. Alle tijd en energie wordt verbruikt in het schrijven van boeiende inhoud, en men heeft de neiging om te vergeten over het ontwerpelement.

Ja, het ontwerp is een zeer belangrijk aspect van elk rapport. Wanneer uw verslag visueel aantrekkelijk is, het neemt de lezer en valt op in een kamer vol zwart-wit tekst.

…en bit helpt je precies dat te doen!

op bit kunt u het document bewerken volgens het type rapport dat u hebt gemaakt zonder afbreuk te doen aan het ontwerp. Speel rond met honderden lettertypen, thema ‘ s en kleurenpaletten met Bit om een impact op uw werk te creëren!

wat was uw laatste bedrijfsrapport dat echt een verandering teweegbracht? Welk gereedschap heb je gebruikt om het te maken?

Tweet ons @bit_docs en laat het ons weten!

verder leest:

Business Continuity Plan: Wat, waarom & Hoe maak je het?

7 soorten rapporten die uw bedrijf zeker nodig heeft!

Prestatierapport: Wat is het & Hoe maak je het aan? (Inclusief stappen)

formele rapporten: wat zijn ze & Hoe maak je ze aan!

zakelijke documenten: definitie, Types, voordelen & stappen om ze aan te maken!

Business Verticals: Definitie, Voordelen & Voorbeelden!

technisch rapport: definitie, belang en hoe het te schrijven?

16 Beste Business Tools elk bedrijf nodig heeft in 2021

Hoe schrijf je een Business Case: stap voor stap handleiding

Hoe schrijf je een Business Proposal?

Hoe Maak Je Een Volledig Proof Business Plan?