9 stappen voor het omgaan met moeilijke deelnemers aan vergaderingen

omgaan met moeilijke deelnemers aan vergaderingen is een essentiële vaardigheid voor elke professional. Leren hoe je conflicten in een vergadering kunt gladstrijken, zal je niet alleen helpen om een effectievere communicator te worden, het zal je helpen om een effectievere leider te zijn.

soms moet u werken met niet-meewerkende of vijandige mensen die niet prettig zijn om in de buurt te zijn. Of, er kunnen eenmalige situaties waarin je iemand in een vergadering is plotseling domineert elke discussie, het gooien van de agenda van het spoor, en het zetten van de doelstellingen van de vergadering in gevaar.

bij het omgaan met moeilijke mensen in vergaderingen, zijn er 9 belangrijke factoren waarmee rekening moet worden gehouden om conflicten effectief te beheersen.

<h-cirkel>1<h-cirkel>probeer te begrijpen waarom ze zo handelen.

zorg ervoor dat u zich concentreert op het feit dat het niet persoonlijk is. Het is gewoon de manier waarop ze zich gedragen. Soms ontstaat een conflict in een vergadering uit conflicten tussen persoonlijkheidstypes. Je bent misschien geneigd om iemands persoonlijkheid te beoordelen, maar dat is niet productief.

vermijd persoonlijke oordelen en denk in plaats daarvan na over het gedrag. Hoe beïnvloedt hun gedrag jou en het team? Het begrip persoonlijkheden en persoonlijkheden zijn hulpmiddelen om mensen te helpen elkaar beter te begrijpen, maar in de echte wereld, moeten we kijken naar wat mensen zeggen en doen in plaats van enkele generalisaties over wie we denken dat ze zouden kunnen zijn.

<h-cirkel>2<h-cirkel>vraag uzelf af hoe u de communicatie met de persoon kunt verbeteren.

mensen zijn soms voortdurend moeilijk omdat ze het gevoel hebben dat ze niet gehoord worden. Hebben ze tijd nodig buiten de vergadering om over een aantal van hun ideeën te praten? Probeer te begrijpen waar de moeilijke energie vandaan komt. Focus op de toekomst en hoe je persoonlijke relaties in de toekomst kunt verbeteren.

<h-cirkel>3<h-cirkel>overweeg de directe gevolgen van hoe u in een vergadering handelt.

onthoud dat u in een vergadering in een openbare omgeving bent. Je kunt een slechte situatie erger maken door te agressief te reageren, maar het kan zijn dat je agressief moet zijn om iemand tegen te houden die ook agressief is.

wat u ook doet, u zult het voor de groep doen, wat een voorbeeld is voor uw organisatie. Als een werknemer bijvoorbeeld schaamteloos onbeleefd is tegen andere teamleden, reageer dan assertief op het probleem. Behandel het incident serieus, in plaats van het af te geven op een toevallige manier, om een voorbeeld te stellen voor alle aanwezigen.

<h-cirkel> 4<h-cirkel>Houd een gelijke kiel.

wanneer iemand moeilijk doet in een vergadering, probeer vriendelijk te zijn, maar niet te vriendelijk. Lach niet te veel, maar wees ook niet agressief of openlijk onbeleefd. Soms is een onbewust doel van het moeilijke gedrag om een stijging van u en andere deelnemers aan de vergadering te krijgen. Door niet te zwaar te reageren in welke richting dan ook, vermijd je je te voeden in dit verlangen.

<h-cirkel>5<h-cirkel>komen ze van een goede plaats?

sommige mensen zijn moeilijk te behandelen omdat ze op een manier interageren die mensen op de zenuwen werkt. Bijvoorbeeld, ze lijken oneerlijk of voortdurend onbehulpzaam, maar ze zijn eigenlijk niet kwaadaardig.

wees altijd op zoek naar mensen die het goed bedoelen, maar de resultaten komen als moeilijk over. Meestal proberen collega ‘ s en partners te helpen. Ze zijn moeilijk omdat ze passie hebben, sterke meningen, een geweldig idee (in hun hoofd), of ze proberen een punt te maken. Misschien willen ze de controle over een discussie te nemen om ervoor te zorgen dat bepaalde opmerkingen of punten serieus worden genomen.

maar in de kern van het probleem wil iedereen hetzelfde: een tevreden klant, een winstgevend bedrijf, een bug-free product.Conflictexperts stellen voor om deze zinnen te gebruiken om de-escaleren:
– ik weet dat je boos/gefrustreerd/verward/geïrriteerd bent en ik respecteer dat. Is het goed om er met jou over te praten?
– Ik wil graag met u praten over wat er tussen ons gaande is en proberen het achter ons te laten. We zijn zowel boos als boos, maar ik denk dat het ons zou helpen om verder te gaan als we eerlijk konden praten over hoe we verder kunnen.
– ik ben oprecht in mijn pogingen om samen met u een oplossing te vinden in de hoop dat we onze relatie opnieuw kunnen opbouwen. Zou je daar open voor staan?

<h-cirkel>6<h-cirkel>neem een pauze.

In een lange vergadering waar een beslissing moet worden genomen voor het bedrijf, kan een uitdagende ontmoeting de stroom verknallen. Soms is het beste om op de vergadering reset te drukken, een pauze te nemen en de negatieve energie uit de kamer te laten verdwijnen.

moedig teamleden aan om een wandeling door het kantoor te maken (fysiek of virtueel). Met een paar minuten van rustige tijd, een ontwrichtende persoon zou kunnen krijgen wat inzicht in hun probleem en terug te keren naar de sessie verfrist en met een ander perspectief. Wie weet komen ze misschien terug met een verontschuldiging.

<h-cirkel>7<h-cirkel>hebben op dit moment redelijke verwachtingen.

wees ervan bewust dat bij sommige mensen uw acties slechts een beperkte impact hebben op het veranderen van hun gedrag. Op zijn best, je zou in staat zijn om het gedrag te stoppen op de korte termijn en krijgen door de vergadering, maar een interactie is niet van plan om het leven te veranderen.

echter, het beoefenen van goede communicatieve vaardigheden keer op keer zal leiden tot een verandering in uw vergadering cultuur en zie minder problematische ontmoetingen als gevolg.

<h-cirkel>8<h-cirkel>weet wanneer het de verantwoordelijkheid van de manager is

het managen van conflicten op de werkplek moet vaak worden benaderd in een één-op-één gesprek tussen de manager en zijn directe verslag. Als sommige van de tips in deze blog niet werken (en zelfs als ze dat doen), vaak is er een ander gesprek apart worden gehouden.

sommige teamleden hebben wellicht een opleiding nodig om hun ideeën doeltreffend tot uitdrukking te brengen. Ze kunnen de neiging om te praten over anderen zonder het te beseffen. Nogmaals, als er hier een persoonlijkheidstype probleem is, kan de persoon zich niet realiseren dat het bestaat of de vaardigheden hebben om het aan te pakken.

maar als een manager kan wijzen op een specifieke disruptieve actie die iemand onderneemt en vervolgens vaardigheden of training kan bieden om zich aan te passen, zal dit beter zijn voor iedereen in het bedrijf. Je pakt het probleem in de kern aan, in plaats van in een enkel incident.

<h-cirkel>9<h-cirkel>begrijpen wanneer nieuwe regels nodig zijn.

het is leuk als iedereen gewoon doet wat ze moeten doen. We zijn over het algemeen geen fans van het zetten van te veel beleid in de plaats, maar soms zijn een paar basisregels zijn wat nodig is om een wake-up call te creëren.

u kunt bijvoorbeeld een team hebben waar sommige deelnemers constant te laat zijn voor vergaderingen. Dan lopen de meeste vergaderingen lang.

u kunt een confronterende houding aannemen ten opzichte van dit slechte gedrag en elke keer als ze te laat zijn in hun gezicht komen. Maar dit zal alleen effectief zijn voor een paar vergaderingen en het zal zeker niet maken ze meer enthousiast om punctueel te zijn in de toekomst.

Voer in plaats daarvan voor de lange termijn een planningsbeleid in dat het probleem aanpakt. Zie het als een team kwestie, niet een persoonlijke, zeggen dat vergaderingen duren lang, die niemand leuk vindt. Laat de voordelen zien van op tijd komen, zoals eerder vertrekken, en koppel de verandering mogelijk met andere verbeteringen, zoals een gestroomlijnde vergaderagenda, zodat het beleid niet gericht lijkt te zijn op Iemand in het bijzonder.

Wat moet je vragen in één-op-één?

voelt u zich ooit geïsoleerd op het werk?
hoe wilt u erkenning ontvangen?
welk type feedback mist u?
…en 300 + andere vragen

bekijk 1: 1 Vragen